Espace et collections

Au-delà des normes officielles qui préconisent certaines masses de collections pour des surfaces de bâtiment idéales, la réalité des collections dans une bibliothèque s’exerce d’abord sur l’espace existant. Mais ces locaux eux-mêmes ont changé de fonction. L’espace d’une bibliothèque n’est plus désormais un espace de stockage documentaire ouvert à la délectation d’un public, mais devient espace d’usages dans lequel c’est la rencontre entre l’usager et le document qui prend la première place. Cette conception a des conséquences aussi bien sur la dimension physique du savoir et de l’appropriation du savoir dans la gestion d’une collection, que sur la place à venir des supports électroniques multimédia dans les bibliothèques.

Beyond the official standards recommending certain quantities of collections for ideal building surface areas, in a library the reality of collections expresses itself at first on the existing space. But the function of these offices have themselves changed. From now on, the library space is no more a space for documentary storage open to the public’s delight ; it becomes a space of uses in which it is the meeting between the user and the document which has the first place. This conception has repercussions on the physical dimension of knowledge and of the appropriation of knowledge in the management of a collection as well as on the future place of the electronic multimedia within the libraries.

Über den offiziellen Normen hinaus, die für ideale Oberflächen der Gebäude entsprechende Sammlungen empfehlen, muß sich zuerst die Anzahl der Sammlungen an den vorhandenen Raum anpassen. Die Aufträge selbst dieser Anstalt haben sich verändert. Der Raum einer Bibliothek besteht nicht mehr heute in einem zugunsten eines Publikums eröffneten dokumentarischen Warenlager : er wird zum Gebrauchsraum, in dem die Begegnung der Benutzer mit dem Dokument vorsteht. Diese Auffassung gewinnt Einfluß auf die physische Weite des Wissens und dessen Aneignung in der Bestandsverwaltung, sowie auf den künftigen Platz der elektronischen multimedialen Datenträger in den Bibliotheken.

A l'occasion de la parution d'un ouvrage sur les politiques documentaires 1, l'auteur a proposé quelques outils concrets de réflexion sur la difficile question de la gestion d'une collection. Après avoir suggéré une utilisation volontariste des cotes 2, il présente ici un second volet, consacré à la gestion prévisionnelle de l'espace dans lequel les collections sont offertes.

Chaque bibliothécaire s'interroge un jour ou l'autre sur les différents aspects quantitatifs de la collection qu'il gère : quel est le nombre minimal de documents à posséder, le nombre optimal, la répartition possible des supports à acquérir et conserver ? Ecartelé entre une tradition d'accumulation, le vœu de répondre à toutes les demandes possibles de tous les publics possibles, et les contraintes budgétaires et physiques de son établissement, le bibliothécaire vit fréquemment une frustration constante dans sa pratique d'acquisition.

Du bon usage des normes ou objectifs nationaux

En effet, rares sont les établissements qui atteignent les objectifs nationaux fixés par les administrations centrales des ministères de tutelle : soit les surfaces des locaux disponibles ne permettent pas de proposer le nombre de documents prescrits, soit les capacités budgétaires ou en personnel n'autorisent pas l'accroissement annuel conseillé. Il est vrai que les modalités d'élaboration de ces « normes » nationales ne peuvent que provoquer une telle frustration : si la Direction du livre et de la lecture (DLL) a repensé ses conseils quantitatifs d'acquisition de documents 3, elle l'a fait pragmatiquement en tenant compte de la frange « supérieure » des équipements en service, laissant ainsi entendre aux autres qu'un effort était encore à réaliser. Quant à la Direction de l'information scientifique et technique et des bibliothèques (DISTB) 4, sa position est encore plus volontariste, posant en pétition de principe la construction de bâtiments ambitieux dans le cadre du schéma Universités 2000 : les aléas du financement de ces équipements (et de celui de leur fonctionnement) n'en rendent que plus amère la comparaison entre l'objectif national et la réalité moins souriante. Si, dans les deux types d'établissements, le constat peut toujours être nuancé par telle réussite ici ou tel projet pilote là, on peut remarquer que :

– dans les bibliothèques municipales, l'effort de construction ou d'aménagement, largement soutenu par le « concours particulier bibliothèques municipales » de la Dotation générale de décentralisation, ne s'accompagne plus de l'effet concomitant de création d'emplois. Depuis deux ans environ, les crédits de fonctionnement, et donc d'acquisition, sont généralement revus à la baisse 5 ;

– dans les bibliothèques universitaires, l'effort volontariste de l'Etat en matière de construction se heurte à ses difficultés de financement, et parfois aux réticences d'universités pour lesquelles les programmes nationaux peuvent paraître démesurés. Surtout, les créations d'emploi ne suivent plus. Pis encore, nul ne maîtrise l'accroissement du nombre d'étudiants, et le programme hier encore correct pour une université se révélera finalement insuffisant (situation accrue par les vagues d'étudiants oscillant entre différentes filières en fonction des débouchés professionnels espérés).

Faut-il donc jeter le bébé (d'une politique documentaire) avec l'eau du bain (des normes du bâtiment) ? Les bibliothécaires municipaux ont parfois connu cette tentation à la fin des années 70, lorsque leurs difficultés financières mettaient plus encore en évidence l'irréalisme des propositions de l'Etat ; on peut craindre une telle attitude de la part des bibliothécaires d'enseignement supérieur les plus touchés par cette crise de croissance. Il est clair que ces « normes » ou objectifs nationaux ne sont d'aucun usage pour la définition et la gestion de la politique documentaire d'un établissement. Leur utilité se situe ailleurs, à deux niveaux :

– au niveau national, afin de permettre une évaluation des performances des différents établissements par rapport à un objectif validé 6, et donc aussi pour chaque bibliothèque dans une auto-évaluation comparée à celle de ses voisins mais aussi à cet objectif national ;

– au niveau local, qui dispose ainsi d'un outil national de référence pour la programmation d'un nouvel équipement ; il faut bien qualifier un tel outil de « proposition contractuelle » et non de « norme », puisque les décideurs et financeurs ne sont plus uniquement l'Etat.

L'espace disponible, seule réalité concrète

En fait, tout raisonnement quantitatif sur les collections d'une bibliothèque ne peut s'appuyer que sur l'espace dont dispose réellement cette bibliothèque. Cet espace documentaire comprend deux parties : l'espace offert en libre accès aux usagers de la bibliothèque, et l'espace clos des magasins où sont conservés les documents d'intérêt immédiat moindre pour un usage courant. Nous poserons en pétition de principe que la part vivante de la collection se situe dans le secteur de libre accès : c'est là que se concentre toute l'activité publique (y compris les lieux de consultation des collections en magasins), c'est là que sont engloutis au moins les quatre cinquièmes des budgets d'acquisition.

Cette réalité une fois admise, il convient de s'interroger sur l'utilisation de cet espace, dans son rapport avec les documents mais aussi avec les publics. Force est de constater qu'un tel espace n'atteint pas son but si les utilisateurs n'ont pas la place de s'approprier les outils d'information présentés. En d'autres termes, une mise en libre accès n'est pas une ouverture des magasins au public, mais un aménagement de l'espace destiné à favoriser la rencontre entre les fonds et le public. Cela signifie que, au-delà du stockage des documents dans cet espace, c'est l'usage de ces documents qui est étudié et valorisé.

Espace d'accumulation / espace d'usages

Les documents normatifs déjà cités font d'ailleurs une large place à cette notion d'usage : places de lecture de livres, zone de feuilletage de périodiques, espace nécessaire pour la consultation d'écrans, etc. En fait, l'encombrement matériel d'un document précis n'est rien en comparaison de l'usage prévu de ce document : par exemple, les rayonnages denses et l'absence de tables de lecture favorisent une lecture d'emprunt, la présence d'une encyclopédie nécessite un lieu de consultation, l'existence de cassettes vidéo documentaires nécessite un appareillage et un espace de visionnement, etc. En allant plus loin, on constate que les supports optiques mais aussi le choix de l'accès à une information en ligne ont des conséquences spatiales sur la bibliothèque. Il en va de même de la consultation des documents classés en magasins. L'espace disponible n'est pas un espace d'accumulation, mais un espace d'usages. L'argument du libre accès ne tient pas tant aux documents stockés qu'aux possibilités offertes aux usagers de s'approprier l'information contenue dans ces collections : c'est ainsi qu'on peut concevoir la salle de consultation des ouvrages rares et précieux (classés en magasins) comme un espace de libre accès.

C'est en tenant compte de ces usages que le bibliothécaire peut considérer l'espace dont il dispose pour organiser la politique documentaire de son établissement. Qu'il s'agisse de 100 m2 ou de 10 000 m2, il devra penser les locaux en fonction des publics prévus, et donc des documents souhaités, et pas seulement en fonction du stock maximal qui pourrait être accumulé dans cet espace 7. Une fois cette réflexion menée, le bibliothécaire ne peut connaître qu'une seule réalité pour construire la politique documentaire : cet espace précis, et non les « normes » d'acquisition et de collections envisagées dans les objectifs nationaux d'une programmation de locaux ambitieuse.

Certes, dans une ville de 50 000 habitants par exemple, la DLL peut proposer d'offrir en accès libre une collection de 110 000 documents ; mais si la bibliothèque, après avoir analysé les usages souhaités, ne peut proposer que 80 000 documents, c'est cette donnée qui devra s'imposer au bibliothécaire pour gérer les acquisitions. L'espoir vague d'une construction lointaine ne doit jamais faire illusion : les documents acquis aujourd'hui « en surplus » dans l'espoir de ce nouvel équipement seront pour la plupart obsolètes au jour béni de l'emménagement.

Un plan de développement des collections s'inscrit dans la durée d'usage des documents acquis et proposés au public.

Une cartographie documentaire

On voit à quel point on quitte pour l'instant les ambitions d'une analyse du contenu des documents, d'une vision intellectuelle de la collection. Les documents sont objets physiques, et même lorsqu'ils deviennent « virtuels », leur consultation connaît un encombrement physique puisque les usagers, eux, ne sont guère « virtuels ». Toutefois, une collection n'est pas qu'accumulation d'objets matériels : les documents ont un sens, un contenu intellectuel, qui reste premier dans le regard que peut poser sur eux le public. La rencontre entre ce caractère physique du document ou de l'information, et le contenu intellectuel de celui-ci, se fait à travers la cote, dont on a parlé dans un précédent article 8. L'espace disponible est ainsi organisé en cotes, aboutissant à tracer les contours d'une véritable « cartographie documentaire » de l'établissement 9. Une telle cartographie pourrait tenir compte des usages et non du seul stockage, adopter une présentation « en mosaïque », dans laquelle chaque surface intégrerait aussi bien un certain nombre de documents que l'espace nécessaire pour leur usage prévisible : c'est ainsi qu'une surface de 10 m2 correspondrait à 1 000 livres adultes en prêt, mais à 500 livres usuels en consultation sur place, ou à trois postes de consultation de CD-Rom, ou à cinq places de consultation de la réserve, etc. (chiffres imaginaires). L'espace de la bibliothèque devrait être étudié dans toutes ses interactions avec les publics : espace de l'écran du minitel qui délocalise les catalogues de la bibliothèque et pourquoi pas des services de référence, espaces des lieux de dépôt extérieur de la collection, etc.

Ce n'est qu'une fois cette cartographie effectuée qu'il est réellement possible de réfléchir à l'introduction dans la bibliothèque de nouveaux usages ou de nouveaux supports, tout nouvel usage ou nouveau support bouleversant la combinaison spatiale dans un ensemble clos : en d'autres termes, un nouvel usage auxquels seront consacrés x documents amoindrira d'autant les autres usages (ou l'un d'entre eux).

L'ensemble fini que représente l'espace, cartographié en cotes qui signalent contenus et usages, devient ainsi un cadre d'exercice de la politique documentaire, et toute modification dans le nombre ou les types de documents acquis aura des conséquences sur cette cartographie (voir un exemple en encadré). Définir une telle cartographie, basée sur un espace disponible, est un premier pas vers la maîtrise d'une politique d'acquisition, dans la mesure où cette formalisation permet de rendre immédiatement visible l'impact d'une nouvelle acquisition ou la nécessité d'une élimination.

Renouveler l'espace de la collection

Car les conséquences de cette cartographie sont évidentes : à partir du moment où, acquisition après acquisition, le puzzle documentaire devient complet dans l'espace, le bibliothécaire se trouve face à un dilemme : augmenter la place laissée à certains documents va gêner les usages du public, à moins de pousser les murs.

Malheureusement, comme on ne peut (ni ne veut parfois) agrandir encore et toujours les locaux accessibles au public, on tend trop fréquemment à diminuer l'espace de circulation et de consultation du public, au risque de laisser à terme... les documents face à eux-mêmes, le fonds ne méritant plus le nom de collection (« fonds rendu vivant par l'usage »). Il faut donc éliminer, ou plutôt désherber, pour reprendre le joli terme traduit de l'anglais (weeding) par la Bibliothèque publique d'information. Cette dernière bibliothèque, dotée d'importants moyens d'acquisition, s'est trouvée l'une des premières dans cette situation emblématique intéressante : installée dans des locaux absolument définitifs (pas d'extension possible), ne pratiquant pas le prêt à domicile (pas de place libérée par les emprunts), n'ayant pas vocation à la conservation (absence de tout magasin), elle a dû réfléchir aux nécessités de l'élimination. Lorsque l'espace consacré par exemple à la littérature espagnole est plein, que faire ? Compte tenu de l'espace nécessaire pour les usages du public, il n'y a que deux solutions : soit amenuiser la place laissée à la littérature anglaise, soit éliminer un livre espagnol chaque fois qu'un nouveau titre est acquis.

Une politique d'acquisition assise sur l'espace disponible contraint la bibliothèque à développer une réflexion sur l'intérêt des documents proposés, et donc à pratiquer un renouvellement de sa collection. Ce renouvellement implique une politique de désherbage raisonnée 10. L'espace des collections devient un espace renouvelé dans son contenu. Ce renouvellement est d'ailleurs l'occasion de toujours vérifier l'adéquation des collections aux usages du public, et donc de réfléchir à l'introduction de nouveaux supports, de nouveaux contenus, de nouveaux accès, non plus en ajoutant ces éléments dans le fonds accumulé, mais en substituant ces éléments à ceux qui ont quitté l'espace du libre accès 11. La marge de manœuvre n'est pas négligeable si l'on considère que le taux annuel de renouvellement de ces collections en libre accès peut atteindre 10 %, et en tout cas être égal à terme à la masse des acquisitions annuelles.

Les mémoires optiques numérisées

Le renouvellement de l'espace disponible est également l'occasion d'envisager la question de ce que l'on nomme les « nouveaux supports », et particulièrement les mémoires optiques mémorisées (CD-Rom et CD-I 12 pour l'essentiel).

Leur apparition dans les bibliothèques pousse les bibliothécaires dans leurs retranchements. Alors que l'introduction des documents sonores ou des images (estampes, diapositives, photos, etc.) relevait d'une politique d'agglutination, chaque type de support correspondant à un contenu déterminé et autorisant la création d'une section distincte, les CD-Rom (et en partie les CD-I) empiètent sur les territoires de tous ces supports, y compris sur celui de l'imprimé. En mêlant texte, image et son, ils rendent caduques les sections assises sur des supports précis. Le CD-Rom sur Beethoven mêlera les informations écrites sur sa vie, des images, sa musique, pourquoi pas un film tiré de son œuvre : la discothèque, la bibliothèque, la vidéothèque sont désarmées face à ce support unique. Par ailleurs, ces nouveaux supports sont de moins en moins négligeables dans une bibliothèque, dans la mesure où les informations qu'ils contiennent ne sont pas toujours disponibles sur papier, et l'édition électronique multimédia tend à se développer de façon autonome.

Enfin, certains de ces supports s'intègrent dans une chaîne de produits qui, à partir du même contenu, décline une information identique sous des formes multiples (par exemple, Le Monde peut être consulté sur papier, microforme, CD-Rom, etc.), formes dont on sait de plus en plus qu'elles correspondent à des usages différents : feuilleter un quotidien n'est pas faire une recherche sur CD-Rom, et ne correspond pas aux mêmes publics ou du moins aux mêmes usages.

Ces mémoires optiques numérisées bouleversent donc l'espace de la bibliothèque. Le problème qu'elles posent n'est plus leur intégration physique à des collections existantes ou la seule question technique de l'installation d'appareils de lecture spécifiques (question déjà rencontrée par les bibliothèques avec les phonogrammes, vidéogrammes et microformes par exemple), mais la remise en cause des espaces tels qu'ils ont été structurés. Ajouter une CD-thèque à la bibliothèque, discothèque, vidéothèque, logithèque... devient aberrant si les CD-Rom proposent ici une encyclopédie, là une comédie musicale, là encore un logiciel d'application. Les supports optiques numérisés font exploser l'organisation fonctionnelle des espaces de la collection.

Deux solutions sont envisageables à l'heure actuelle. Ou bien la question de l'usage est privilégiée, et les postes de lecture de CD-Rom sont confinés dans un espace dit de recherche, partant du constat actuel d'une faible familiarisation du public avec ce support et d'une production éditoriale encore naissante ; c'est l'option choisie (parfois en urgence) par quelques bibliothèques universitaires qui élaborent des réseaux de CD-Rom dont l'accès est fléché vers les niveaux de recherche des bibliothèques universitaires et vers les laboratoires d'université. Cette proposition tient peu compte de l'explosion prévisible de l'édition électronique : on peut parier sans crainte que d'ici dix ans, les CD-Rom auront envahi tous les domaines de la connaissance, et à tous les niveaux.

La seconde solution est une refonte générale de l'organisation des espaces de la bibliothèque, dans laquelle le support documentaire devient secondaire par rapport au contenu du document. Cette conception vise à dégager des espaces (plus que des sections) organisées autour d'un domaine du savoir : les sciences et techniques, la littérature et la linguistique, la société, les arts, la musique, etc. Dans de tels espaces, tels qu'on les découvre par exemple à la bibliothèque municipale d'Issy-les-Moulineaux ou que la bibliothèque municipale de Lyon organise en départements, l'espace et le savoir se rencontrent au travers de supports multiples.

La cartographie documentaire évoquée plus haut peut prendre un sens encore plus vigoureux : les usages désirés ou constatés se développent non plus au sein d'espaces dédiés à tel ou tel usage particulier du fond, mais autour d'un contenu du savoir qui se décline en de multiples usages. L'espace « sciences et techniques » permettra d'appréhender ce domaine de la connaissance comme la bibliothèque le suggère, mêlant lecture sur place, emprunt de vidéocassettes, consultation (et emprunt) de logiciels, de CD-Rom, feuilletage de revues, etc. A l'accumulation d'un savoir indistinct se substitue l'organisation d'un espace consacré à un pan du savoir, à un encyclopédisme intelligent. L'élimination permet alors de rénover, réactualiser le savoir proposé par la bibliothèque ; elle ne concerne pas seulement des documents devenus obsolètes, mais tient compte des usages évolutifs de l'appropriation d'un domaine de ce savoir.

La bibliothèque comme ensemble d'espaces renouvelés

En même temps que les fonds stockés par la bibliothèque deviennent collections en recherchant un usage, l'espace de la bibliothèque perd son statut privilégié de conservatoire du savoir pour devenir lieu d'usages par des publics, et l'appropriation de ce savoir prend le pas sur le stock offert et conservé. La démarche, qui n'est pas neutre pour les espaces dits publics de la bibliothèque, ne saurait manquer d'avoir des répercussions sur ses autres espaces.

Toutes les bibliothèques n'ont pas la « chance » d'être la BPI, et presque toutes ont l'honneur parfois pesant d'être non seulement gardiennes d'un patrimoine subi ou revendiqué, mais encore de se voir confier tacitement une mission d'accroissement. Cet accroissement patrimonial fait assez peu l'objet d'acquisitions délibérées (étant donné le caractère coûteux et par nature en constant amenuisement des documents anciens, rares ou précieux), à l'exception des fonds locaux, documents actuels par l'usage et patrimoniaux par destination. En fait, l'accroissement patrimonial découle le plus souvent des strates successives des documents retirés du libre accès (pour cause d'obsolescence ou d'usage faible) et stockés dans les magasins dans l'espoir vague qu'une demande toujours possible en revivifiera l'usage, ou que, comme pour le bon vin, le temps en bonifiera et valorisera l'intérêt conservatoire. Etant donné la masse de la production et des acquisitions, ce report de l'accroissement documentaire sur les magasins des bibliothèques ne fait que déplacer le problème de la gestion de l'espace. Certes, l'espace est ici moins contraint, l'usager n'y ayant pas sa place, mais son coût n'est pas négligeable : coût de la construction des locaux, de leur maintenance, des matériels de stockage, des infrastructures informatiques d'identification et de gestion, de la communication éventuelle de ces documents. Le rapport coût/usage est bien élevé, surtout si on l'étend à la France entière ! 13

Cet espace de « conservation » mérite également d'être analysé et géré dans le cadre d'une politique documentaire cohérente. Distinguons deux types de fonds :

– un fonds, que nous qualifierons de « semi-patrimonial », est un fonds sans valeur intrinsèque particulière, sinon par l'usage résiduel ou ponctuel qui lui est attaché. C'est lui que l'on trouve dans les magasins dits « de diffusion » (en BM) ou, dans certains cas, « d'accès réservé » (en BU). La BM de Lyon, avec son « silo », en est un exemple possible ;

– un fonds réellement patrimonial (ancien, rare ou précieux) dont la conservation s'impose au regard des critères reconnus au niveau national.

Tout le problème d'espace réside dans la question : comment éviter que le vieillissement du fonds semi-patrimonial entraîne son intégration automatique dans un fonds ancien patrimonial, rendant ce dernier ingérable à terme ? Tout dépend de ce que l'on appelle fonds ancien. Je propose de retenir la définition du Conseil supérieur des bibliothèques 14, selon laquelle est ancien tout document de plus de cent ans d'âge. Selon cette approche dynamique, les documents anciens sont en constant accroissement, chaque année qui passe ajoutant à ceux-ci les documents parus cent ans plus tôt. Qui dit production régulière autorise politique « d'acquisition » vis-à-vis de cette production : si chaque année voit une partie du fonds semi-patrimonial atteindre l'âge d'entrer dans le fonds patrimonial, elle permet aussi au bibliothécaire de choisir des documents qui connaîtront cet honneur patrimonial (le fonds local intégrant cette dimension patrimoniale par nature). On voit que la politique d'acquisition peut s'exercer au sein même de l'ensemble formé par les collections de la bibliothèque, de façon à éviter un accroissement excessif des fonds patrimoniaux.

Les contraintes pour mieux concevoir

L'espace disponible est limité comme le budget, comme les ressources humaines, comme bien d'autres données.

C'est une réalité que les bibliothécaires ont parfois tendance à subir comme un obstacle à leurs légitimes ambitions d'organiser un service public efficace d'information, de culture, de documentation, etc. La reconnaissance des usages de la collection comme élément fondateur et légitimant de la bibliothèque doit conduire celle-ci à considérer l'espace dont elle dispose comme un outil, et pas seulement comme une source de contraintes. l'important n'est plus le savoir en soi, mais l'adéquation subtile entre des documents, un budget, des agents aux compétences diverses, et bien sûr un espace réel et qui est au service des usages. Rappelons-nous nos leçons littéraires au lycée : c'est aussi en acceptant la contrainte des « trois unités » (lieu, temps, action) que les auteurs du théâtre classique ont conçu leurs chefs-d'œuvre.

Les bibliothécaires, ayant maîtrisé le champ clos des espaces physiques qu'ils savent organiser, pourront conquérir les multiples espaces d'usages de leur territoire.

Février 1995