Conserver, mutualiser, gérer des collections physiques : retour sur 25 ans d’expérience(s)

9e journée professionnelle du CTLes – 5 avril 2022, Campus Condorcet, Aubervilliers

Camille Rebours

Le 5 avril 2022, le nouveau Campus Condorcet, à Aubervilliers, accueillait dans son centre des colloques la 9journée professionnelle du Centre technique du livre de l’enseignement supérieur (CTLes). Un quart de siècle après sa création, cette journée en forme de bilan a été l’occasion de donner la parole à plusieurs utilisateurs du CTLes, et de présenter deux projets de centres de conservation, avant d’évoquer les perspectives de l’établissement pour les années à venir.

Les retours d’expérience de trois établissements utilisateurs du CTLes ont permis de dresser un panorama des possibilités offertes par cet outil commun, unique en France et adapté à la région parisienne : la bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne (BIS) et Sciences Po autour de leur recours massif et régulier à la délocalisation de leurs collections, et le Campus Condorcet, qui a utilisé le CTLes comme espace de stockage tampon et pivot dans le cadre du projet de grand équipement documentaire (GED).

La gestion dynamique des collections à la BIS : pratiques et limites

La BIS, par la volumétrie et la profondeur historique de ses collections ainsi que son implantation dans des locaux contraints, fait face à une problématique de saturation ancienne. Afin de préserver ses capacités d’accroissement, qui sont aujourd’hui de 400 mètres linéaires (ml) par an (dont 350 ml de monographies, soit 16 000 titres), elle a depuis longtemps recours à des délocalisations de collections au CTLes. Aujourd’hui, la part de collections conservée à distance représente 21,5 kilomètres linéaires (kml), et équivaut presque à celle conservée sur le site de la Sorbonne (22,5 kml).

Le partenariat avec le CTLes, concrétisé dès ses débuts par des dépôts et cessions de périodiques, s’est renforcé lors des travaux de mise en sécurité de la BIS (2009-2013) qui ont conduit à stocker provisoirement 18 kml de collections. Les travaux ayant entraîné la perte de 40 % de capacité des magasins, une large partie de ces documents sont restés au CTLes.

Le projet d’établissement réalisé en 2012 s’inscrit dans ce cadre et pose les bases d’une politique de gestion dynamique des collections pour permettre leur accroissement, malgré l’impossibilité d’en maintenir l’ensemble en Sorbonne. Son premier axe porte sur l’implantation des collections. Si pour les périodiques, les dépôts au CTLes sont systématiques par tranche de 5 ans, pour les monographies c’est l’application de critères liant politique documentaire (disciplines d’excellence de la bibliothèque) et données d’usage (collections les plus consultées) qui détermine titre à titre quels documents ont vocation à être délocalisés ou non. Une cartographie des magasins et une modélisation de l’implantation des collections ont été réalisées, prévoyant des marges d’accroissement pour les cotes vivantes, mais aussi des zones tampons pour la préparation des documents en attente de départ. Un deuxième axe consiste à gérer l’accroissement des collections, par des opérations de désherbage (chantier sur les exemplaires multiples, cessions à d’autres établissements de collections hors périmètre documentaire) et des délocalisations régulières. Depuis 2020, 840 ml par an sont ainsi déposés au CTLes. Enfin, malgré les limites des locaux parisiens, un dernier axe consiste à accroître les capacités de stockage, par la recherche de nouveaux locaux quand cela est possible, et par la densification des magasins existants (retablettage, installation de compactus en 2020).

Cette organisation connaît des limites méthodologiques (rétroconversion inachevée, disponibilité des données d’usage, complexité des critères de désherbage pour des collections de niveau recherche, etc.) et matérielles (difficulté de la sélection et du prélèvement à la pièce, nécessité de refoulement, etc.), et surtout demande un investissement conséquent en moyens humains, logistiques et financiers. Le recours au stockage distant comporte aussi des inconvénients intrinsèques (délais d’acheminement, difficulté pour l’éventuel traitement rétrospectif, coût de location). Cependant, c’est cette gestion dynamique qui permet aujourd’hui de faire vivre la collection. Tout en obligeant à un récolement complet, ce projet a en outre offert à la BIS l’opportunité de réfléchir à la politique documentaire et aux questions de conservation.

Magasins distants et gestion des collections physiques : méthodologie et retour d’expérience de Sciences Po Paris

La bibliothèque de Sciences Po Paris possède une collection de près d’un million de volumes, avec un accroissement annuel de 180 à 200 ml (pour 7 300 titres de monographies et 700 abonnements de périodiques). Tout comme la BIS, la bibliothèque est confrontée depuis plus de 40 ans au manque d’espace, les différents travaux de rénovation ayant eu pour premier objectif d’accroître le nombre de places pour les étudiants. Sur un total de 25 kml de collections, un peu moins de la moitié est conservée sur le campus parisien (dont 90 % en magasins).

Le stockage distant a été nécessaire dès les années 1980, avec la location de magasins où ont été stockés jusqu’à 8 000 ml. En parallèle, Sciences Po débute son partenariat avec le CTLes dès son ouverture, par la cession de périodiques et de double de thèses (1 600 ml au total), ainsi que le transfert de plusieurs dépôts (385 ml). Fin 1999, la location de magasins à Paris n’étant pas renouvelée, la bibliothèque choisit de recourir à un tiers-archiveur situé à Dreux. Les envois s’y succèdent pour atteindre 12 000 ml. Des navettes quotidiennes sont assurées par le prestataire, et suite à une rétroconversion réalisée entre 2002 et 2006 les communications doublent, jusqu’à un pic de 16 000 prêts annuels.

C’est dans ce contexte que Sciences Po reprend son partenariat avec le CTLes, auquel il transfère des périodiques et des doubles. À partir de 2017, un projet conséquent visant à transférer progressivement au CTLes la totalité des collections conservées à Dreux aboutit à une intensification des dépôts, à raison de 1 200 ml par an. L’objectif est triple : améliorer la gestion des collections par la proximité de professionnels des bibliothèques, gagner en efficacité pour les plans de conservation partagée des périodiques (PCP) et avoir un meilleur rapport entre les coûts et le service rendu. Le choix des collections à délocaliser se fait sur le taux de rotation, les collections les plus demandées étant destinées au libre accès du campus parisien puis aux magasins, les autres rejoignant le CTLes. La sélection se fait par cotes complètes pour faciliter les opérations. Ce projet est, comme pour la BIS, l’occasion d’un récolement et d’une fiabilisation du catalogue, et d’un travail sur la politique documentaire et la conservation des collections (désherbage des doublons et ouvrages obsolètes, évaluation physique des collections).

Bien que ce travail préparatoire soit conséquent, les magasins distants apparaissent nécessaires pour maintenir une offre documentaire adéquate. Afin de contrebalancer l’inconvénient du stockage distant pour les usagers, outre la navette quotidienne proposée par le CTLes, Sciences Po a choisi de faire évoluer ses règles de prêt, en proposant un prêt d’un mois renouvelable et sans limite de nombre de documents pour les ouvrages en magasins.

GED du Campus Condorcet : constitution d'une collection mutualisée en libre accès et recours au CTLes

Le partenariat entre le GED du Campus Condorcet et le CTLes illustre un usage exceptionnel du CTLes. Au sein du projet du Campus Condorcet, le GED réunit une cinquantaine de bibliothèques et fonds d’archives venant de 25 sites en Île-de-France. La collection ainsi constituée représente 34 kml pour un million de volumes, auxquels s’ajoutent 5 kml d’archives. Dès le début du projet, le GED prévoyait une implantation de ses collections reposant sur un partenariat avec le CTLes :

  • libre accès pour la majorité des documents, notamment les premiers exemplaires de monographies ;
  • réserve uniquement pour les archives et documents rares ;
  • recours au CTLes pour les 2es exemplaires de monographies et pour les périodiques.

Cependant, les services du CTLes ont finalement été requis dès la phase de projet. En effet, le décalage entre l’ouverture du Campus Condorcet en août 2019 et celle du GED fin 2021 (deux ans après la date initialement prévue) a conduit à trouver un espace de stockage intermédiaire. Ce délai a rendu nécessaire la mise en place d’une offre de continuité documentaire, le « GED-Hors-les-murs », ainsi que l’anticipation de la préparation des collections (reclassement, équipement) avant leur déménagement final. Le GED a ainsi fait le choix d’organiser plusieurs déménagements, en utilisant le CTLes comme pivot.

À compter de septembre 2019, une partie des collections ont été transférées au CTLes et installées pour une majorité sur étagères, par structure documentaire d’origine. Le GED a mis en place sa propre navette (sur le modèle de ce qui avait existé pour la BIS) pour communiquer les ouvrages au GED-Hors-les-murs. Une partie, stockée sur palettes, est quant à elle restée inaccessible (dont les grands formats).

Le CTLes a alors servi d’espace de travail pour des prestataires et une équipe de contractuels recrutée ad hoc, ainsi que des agents du CTLes :

  • équipement (pose et encodage de puces RFID) ;
  • reclassement en vue de la nouvelle implantation au GED ;
  • dédoublonnage ; création d’un stockage tampon pour les exemplaires multiples de monographies et les périodiques en attente de dépôt au CTLes.

En tout, 45 000 documents ont été rééquipés au CTLes. Des opérations du même ordre ont été organisées sur les sites de départ qui le permettaient, l’Institut de la recherche et d'histoires des textes (IRHT, site de Iéna) et la Fondation Maison des sciences de lhomme (FMSH, site de Charenton). En avril 2021, de nouveaux déménagements ont débuté, vers le GED cette fois, depuis le CTLes et depuis les sites qui n’avaient pas encore été déménagés. Une part des documents demeure au CTLes en stockage provisoire, dans l’attente de retour au GED ou avant la finalisation de leur dépôt au CTLes dans le cadre de sa programmation bisannuelle.

Le CTLes a ainsi rempli plusieurs fonctions dans le projet du GED : espace de stockage temporaire, de traitement des collections, de stockage tampon, et enfin de stockage définitif.

L’évolution des modèles de centres de conservation

Il y a 25 ans, la création du CTLes s’est appuyée sur plusieurs modèles étrangers de bibliothèques de dépôt 1

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Pour plus de détails : Hubert DUPUY, « Un outil de conservation partagée : le Centre technique du livre », Bulletin des bibliothèques de France, 1992, n° 3, p. 25-30. En ligne : https://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-1992-03-0025-002.

, comme la bibliothèque de stockage finlandaise de Kuopio, et surtout la bibliothèque de dépôt de l’université d’Harvard. Depuis, de nouveaux modèles de centres de conservation ont émergé, notamment celui très abouti de Bibliothèque de stockage coopérative suisse (BSCS), qui est l’un des établissements pris pour modèle dans la réflexion de la Bibliothèque nationale de France (BnF) pour son futur site de conservation à Amiens.

La Bibliothèque de stockage coopérative suisse : ses buts, son fonctionnement, ses perspectives

La BSCS est un magasin distant et mutualisé. Le projet est né en 2005, par une évaluation menée par la bibliothèque centrale et universitaire de Lucerne. A suivi un groupe de travail réunissant plusieurs bibliothèques à partir de 2009, puis la construction a débuté en 2014 et abouti en février 2016 avec l’ouverture du site. Les objectifs étaient d’obtenir des conditions optimales pour la conservation, de réaliser des économies d’échelle et de dédoublonner les collections.

Après une évaluation détaillée des différents types de magasins, le choix s’est porté sur un magasin robotisé dont le coût global (construction et maintenance) a été jugé le plus économique. Le magasin robotisé permet en effet de réduire quatre facteurs principaux de coût : terrain (densification du stockage), personnel (fonctionnement avec un personnel restreint : 10 agents pour 7 équivalents temps plein à la BSCS), acier (suppression des tablettes au profit de racks) et protection incendie (réduction d’oxygène, moins chère que des sprinklers). Le bâtiment, conçu pour être extensible et modulaire, dispose d’une climatisation passive.

Un autre objectif était de favoriser la coopération pour mutualiser les coûts. Conçu pour plusieurs bibliothèques, le projet est ouvert à de nouveaux partenaires, même en cours de fonctionnement. Deux modalités de stockage sont possibles :

  • stockage de fonds individuels ;
  • formation d’un fonds collectif, par la cession des ouvrages à la BSCS après un dédoublonnage entre bibliothèques à l’aide d’une base de données dédiée. Cette seconde modalité ne s’applique pour le moment qu’aux périodiques et représente entre un quart et un tiers du stock.

Le taux de recouvrement avait été estimé à 30 % : sur 1 million de volumes au début du projet, 700 000 ont été transférés, permettant une économie de 10 kml. L’entrée à la BSCS doit respecter deux prérequis : l’absence de moisissure et le dépoussiérage des documents (par la bibliothèque ou à la BSCS), et l’équipement de chaque unité par un code-barres permettant sa localisation dans l’entrepôt.

La BSCS assure ensuite la mise à disposition des ouvrages pour la communication (assurée par des transporteurs ou par la poste), ainsi que des copies papier ou électroniques de documents.

Six ans après son ouverture, le premier module se révèle plein plus tôt que prévu : sur une capacité de 3,1 millions de volumes, 2,9 y sont stockés en avril 2022. Un projet d’extension est en discussion, qui devrait apporter du stockage supplémentaire mais aussi prendre en compte de nouveaux besoins (stockage de palettes ; modules spécifiques pour les photographies et médias audiovisuels). Le financement du projet est encore à trouver, et de nouveaux partenaires pourraient rejoindre la BSCS, qui est financée par une cotisation des établissements membres en fonction de l’espace occupé et des services utilisés (intégration, dépoussiérage, communication, copies de documents).

Présentation du projet du futur pôle de conservation de la BnF à Amiens

La BnF possède 485 kml de collections, sur plusieurs sites, avec un accroissement annuel de 6 kml. Alors que la Bibliothèque François Mitterrand (BMF) devait à son ouverture en 1996 permettre d’accueillir 30 ans d’accroissement, les magasins sont aujourd’hui saturés à 90 %. Cette problématique, ainsi que la réflexion à mener sur son parc immobilier, a conduit la BnF à élaborer une « gestion dynamique des collections ». La nécessité de construire un nouveau centre de conservation, apparue dès une étude de 2015, s’est concrétisée de 2017 à 2021 par des études préparatoires liant immobilier (schéma directeur immobilier) et collections (schéma d’implantation des collections).

La réflexion sur l’implantation et la gestion dynamique des collections (IGDC) a permis d’établir des critères qui portent sur la nature des collections (préciosité, fragilité, complexité) et leur usage (signalement, demande, disponibilité d’une reproduction) pour définir les collections destinées à rester sur les sites parisiens (les plus demandées, ainsi que celles nécessitant la proximité des personnels scientifiques qui en ont la charge) et celles pouvant être délocalisées. Ces critères ont permis d’établir que 30 % des collections étaient « délocalisables » et d’estimer à 160 kml le besoin capacitaire pour un nouveau site. Une particularité concerne le fonds de presse ancienne, dont un audit interne a souligné la fragilité : le projet doit permettre sa délocalisation, dans des conditions de conservation optimales, et des opérations massives de conservation et numérisation. Parallèlement à ce travail sur les collections, un prestataire a réalisé un audit juridique, technique et fonctionnel de chacun des sites de la BnF.

Plusieurs établissements étrangers ont été visités pour nourrir la réflexion : le centre de préservation Bibliothèque et Archives du Canada, le Harvard Depository, le centre de conservation de la Bibliothèque royale des Pays Bas, ou encore la BSCS. Un travail collaboratif en interne a été mené pour définir les services du futur centre : une grande capacité de stockage (au moins 30 ans d’accroissement), des ateliers de conservation et numérisation, un espace de consultation, un espace d’innovation culturelle et pédagogique. La question de la presse ancienne doit être prise en compte par la création d’un conservatoire dédié. Au terme de ces travaux, les éléments de cadrage pour le bâtiment sont le choix de magasins robotisés de grande hauteur, sous hypoxie et visibles pour les visiteurs, et répondant à des exigences environnementales ainsi qu’à un souci de maîtrise des coûts globaux (construction et maintenance).

Suite à un appel à manifestation d’intérêt lancé en juin 2020, visant à nouer un partenariat avec une collectivité territoriale pouvant accueillir le site (selon des critères tels que la taille du foncier, l’accessibilité depuis Paris et la qualité de vie) et contribuer à son financement, le choix s’est porté fin 2021 sur la ville d’Amiens. Cette décision ouvre désormais une nouvelle étape, avec la réalisation du programme fonctionnel et architectural de ce nouveau centre de conservation, dont l’ouverture est prévue en 2028.

Le CTLes, bilan après 25 ans et perspectives

La conjonction des besoins de l’enseignement supérieur de désengorger les bibliothèques parisiennes et de ceux de la BnF qui souhaitait construire un centre de conservation hors de Paris ont conduit à l’acquisition par l’État d’une parcelle de 65 300 m2 à Bussy-Saint-Georges (à 30 km de Paris en Seine-et-Marne), permettant en 1996 la construction du CTLes et du Centre technique de la BnF sur une emprise commune, avec des possibilités d’extension. Le modèle est alors le Harvard Depository, ouvert en 1986, et ses magasins de grande hauteur. À son ouverture, le CTLes a une capacité de 75 kml pour accueillir des collections à faible taux de rotation.

20 ans plus tard, en 2016, une extension est livrée pour le CTLes, portant sa capacité à 130 kml (avec un complément d’équipement prévu pour atteindre 180 kml). Les collections stockées s’étant révélées plus consultées qu’anticipé, les magasins de grande hauteur n’ont pas été retenus au profit de magasins traditionnels fixes et de compactus.

Outre le stockage provisoire, les collections sont confiées au CTLes sous deux statuts, le dépôt ou la cession, cette deuxième possibilité évitant la conservation inutile de multiples exemplaires et permettant de développer une collection collective, ouverte sans restrictions à la communication. 25 ans après l’ouverture, ce but souhaitable n'est pas atteint : les dépôts représentent 70 % des collections (stockage provisoire exclu), mais surtout les cessions se sont raréfiées depuis 2017, jusqu’à ce que les dépôts représentent 95 % des transferts en 2021. Malgré cette limite, le bilan est extrêmement positif, et les besoins des bibliothèques universitaires parisiennes ne faiblissent pas, qu’ils concernent le stockage provisoire (Bibliothèque universitaire des langues et civilisations, Institut national d’histoire de l’art et BIS par le passé, ou le GED Condorcet plus récemment), ou bien les transferts réguliers en dépôt et cession à raison de 3,5 kml par an. Le CTLes apporte aux établissements la possibilité d’un accroissement et d’une gestion dynamique des collections. Il sera de nouveau « saturé » à l’horizon 2025, où l’équipement en rayonnages d’un nouveau plateau apportera 26,5 kml de stockage, soit environ 7 ans d’accroissement.

En 2021, la BnF a annoncé le choix d’Amiens pour son nouveau centre, et la fermeture de son implantation sur le site de Bussy-Saint-Georges à l’horizon 2028. Cette annonce constitue une opportunité, la BnF libérant 14 000 m2 et une capacité de stockage de 60 kml déjà équipés. Leur exploitation par le CTLes repousserait de 20 ans sa saturation. Elle pourrait également permettre de nouvelles activités : accueil d’équipes extérieures pour travailler sur leurs collections, l’expérience menée avec le Campus Condorcet ayant démontré l’utilité de ce type de collaboration mais aussi les limites des espaces existants, ou encore la réception de nouveaux types de documents (archives, documents patrimoniaux). Le sujet reste ouvert.

En 1992, Hubert Dupuy, chef de projet et premier directeur du CTLes, prévoyait dans la programmation une capacité de 250 kml, représentant 25 ans d’accroissement : seuls 130 kml ont été construits, pour un établissement qui dessert une population potentielle de plus de 200 000 étudiants rien qu’à Paris intra-muros. À titre de comparaison, son « modèle », le Harvard Depository, qui dessert une université de 30 000 étudiants, a, lui, maintenu son rythme de constructions régulières de 1986 à 2009 et dispose aujourd’hui de 7 bâtiments de stockage industriel, avec la volonté d’aller jusqu’à 15 sur la même parcelle. Depuis 25 ans, le CTLes a été le facilitateur de grands projets, mais il est utile de rappeler que l’ambition initiale en capacité de stockage pour répondre aux besoins réguliers des établissements de Paris et d’Île-de-France n’a pas encore été atteinte.