Un outil de conservation partagée

L'engorgement des magasins des bibliothèques universitaires et des grands établissements d'Ile-de-France a conduit le ministère de l'Education nationale à programmer une bibliothèque coopérative de stockage en banlieue. Située sur l'emprise de Marne-la-Vallée, à 31 km de Paris, cette bibliothèque de dépôt offrira une capacité de stockage de 100 km linéaires, correspondant à dix années d'accroissement des collections. Ce service interacadémique prendra en compte livres, périodiques, thèses et journaux reliés, à taux de consultation faible (en moyenne annuelle une communication pour 60 volumes et moins). Les documents seront communiqués par navette sous vingt-quatre heures. Sur le même site, la Bibliothèque de France aura également des magasins complémentaires et surtout d'importants ateliers pour la désacidification, le microfilmage et la numérisation, plus des capacités de désinfection ; cette proximité permettra donc de traiter une partie des documents des bibliothèques d'étude de la région parisienne. L'ouverture de la bibliothèque de stockage de l'Education nationale devrait intervenir en mars-avril 1994.

The jam of the stacks of university and academic libraries in Paris and its suburbs led the French Ministry of education to plan a deposit library in the suburbs of Paris, Marne-la-Vallée, at 31 km from Paris. This deposit library will have a storage capacity of a hundred linear kilometres, that is ten years of bookstocks growth. This service will concern books, serials, dissertations and bound newspapers with a low frequency rate. Documents will be transmitted by shuttles within 24 hours. On the same site, the Bibliothèque de France will have complementary stacks and especially important workshops for disacidifying, microfilming, electronic storage and also for disinfection. This proximity will allow to treat a part of the documents of research libraries of Paris and its suburbs. The opening is expected in March-April 1994.

Le stockage et la conservation à distance des collections peu utilisées (à faible taux de rotation) des bibliothèques d'étude et de recherche sont une pratique couramment utilisée à l'étranger pour répondre aux difficultés d'extension de ces bibliothèques surtout quand elles se situent en ville. Selon une enquête de l'américaine Association of research libraries ( 1 ) de 1990, la moitié des 90 bibliothèques ayant répondu y avaient recours, dix autres ayant un projet en la matière. Des réalisations nationales existent dans les pays nordiques, et des réalisations régionales en Allemagne (2).

Evaluation des besoins

En 1983, pour évaluer les besoins en matière de stockage des bibliothèques d'étude de la région Ile-de-France, la Direction des bibliothèques, des musées et de l'information scientifique et technique (DBMIST) envoya un questionnaire détaillé aux établissements - avec trois rubriques : situation actuelle du stockage, politique d'élimination, services attendus de la bibliothèque de dépôt. Les réponses mirent en évidence les résultats suivants :
- il restait 72 000 mètres linéaires disponibles très inégalement répartis ; l'accroissement moyen annuel s'élevait à 7 800 mètres linéaires (1 100 pour les bibliothèques des grands établissements, 4 250 pour les bibliothèques interuniversitaires, 2 450 pour les bibliothèques d'université) ; neuf bibliothèques disposaient de moins de 1 000 mètres de capacité d'accroissement ; treize bibliothèques ne pouvaient en aucune façon accroître leur capacité de stockage ;
- les pratiques d'élimination étaient très restreintes.

Après cinq années de diète budgétaire, la DBMIST lançait une étude de faisabilité d'un centre de dépôt d'ouvrages en région Ile-de-France. Parallèlement aux travaux de la Commission Miquel sur les bibliothèques universitaires, l'étude sur les besoins de stockage était actualisée : vingt des vingt-sept bibliothèques considérées étaient comme saturées avant 1995, l'accroissement annuel des collections dépassait 8 500 mètres linéaires.

Ainsi un avant-programme de construction, fondé sur une croissance annuelle de 10 000 mètres linéaires était élaboré. Un scénario de fonctionnement écartant deux extrêmes était proposé, un premier cas de figure où la bibliothèque de dépôt serait une simple juxtaposition de fonds individuels et un mode de gestion où, au contraire, tous les documents auraient été retraités et recatalogués. Un cadrage en emplois et un budget d'investissement furent validés à la fin de 1989.

Avant de donner des indications sur l'état actuel d'avancement du « chantier » , désormais budgétairement inscrit dans les priorités du programme de construction du ministère de l'Education nationale en faveur de l'enseignement supérieur, il a paru utile de décrire succinctement deux réalisations étrangères récentes.

Deux bibliothèques de dépôt étrangères

La littérature a insisté sur le caractère divers sinon hétéroclite des fonctions et des services que recouvre la notion de bibliothèque de dépôt. Il paraît intéressant de relater deux réalisations récentes qui, chacune dans son registre, constituent des succès incontestables.

Kuopio

C'est pour répondre à l'accroissement des collections des bibliothèques universitaires finlandaises qu'a été réalisée, à l'instigation du ministère de l'Education nationale finlandais, cette bibliothèque nationale de dépôt, à 390 km au Nord-Est d'Helsinki, qui a commencé à fonctionner en 1989 (3).

National et entièrement financé par les fonds publics, cet établissement conçu à l'origine pour les bibliothèques d'étude et de recherche, s'adresse également aux bibliothèques publiques. Il assume les fonctions suivantes : tri/élimination des documents, catalogage descriptif en format Fin-Marc ; inventaire ; conservation et communication des documents. De par la loi, la bibliothèque de Kuopio devient propriétaire des documents qui lui sont envoyés ; pour les dix-huit premiers mois de fonctionnement, plus de 20 % des documents reçus ont été donnés ou mis au rebut. Le catalogage s'effectue sur le système de gestion intégré VTLS (Virginia Technical Library System) qui a été choisi pour toutes les bibliothèques universitaires finlandaises en 1988.

Les documents conservés à Kuopio se limitent (en 1991) aux imprimés, livres, publications en série (sauf journaux), thèses. Tous les documents conservés sont communicables aux bibliothèques finlandaises qui adressent leur demande par télex, télécopie, messagerie, par la poste ou par téléphone. La fonction communication est demeurée très modeste (moins de 0,2 communication par mètre linéaire au premier quadrimestre 1991) ; elle devrait se développer grâce à l'interconnexion des catalogues des bibliothèques universitaires par le truchement du réseau LINNEA.

En juin 1991, la capacité de stockage s'établissait à trente kilomètres linéaires ; la bâtisse (entrepôt industriel assez récent reconverti) permet par réaménagement d'équiper 300 kilomètres linéaires de rayonnages denses.

Le personnel se compose de 21 personnes, et les locaux techniques et administratifs sont dimensionnés pour le traitement annuel de 6 000 mètres linéaires d'imprimés.

Pour les dix-huit premiers mois, 12 000 mètres linéaires de documents ont été versés à la bibliothèque de Kuopio.

Par type de bibliothèque versante, la clé de répartition des versements s'est établie ainsi : bibliothèques universitaires 79 %, autres bibliothèques de recherche 15 %, bibliothèques publiques 6 %.

Par catégorie de documents, la clé de répartition a été la suivante : revues 40 %, monographies et thèses 60 % (respectivement 35 % et 25 %).

La distribution des ouvrages par format :
- monographies et thèses L 245 mm, 85 % ; 245-345 mm, 13 % ; > 345 mm, 2 %.
- revues (hors joumaux) L 295 mm, 82 % ; 295-345 mm, 17 % ; > 345 mm, 1 %.

Au total, une réalisation performante et intéressante à deux égards : la cession de propriété - prévue légalement répétons-le - des documents transférés à la bibliothèque de dépôt ; les performances de catalogage, puisque dix personnes cataloguent en format Marc - sans indexation - et équipent en étiquettes codes à barres 400 titres par jour soit 90 à 100 000 titres par an.

Southborough

Dénommée aussi bibliothèque de dépôt et fonctionnant également sur un mode en partie coopératif, tant par ses règles de fonctionnement que par les choix techniques pour le magasinage des documents, la bibliothèque de l'université d'Harvard à Southborough (30 km de Boston) est sensiblement différente de la bibliothèque de Kuopio.

La finalité de départ est assez semblable : aide au stockage et à la conservation des accroissements documentaires des bibliothèques d'étude dans des conditions économiquement efficaces.

Les bibliothèques de l'université d'Harvard stockent près de 12 millions de volumes de monographies et revues ; elles se sont accrues de 260 000 volumes en 1990-1991. plus de 50 000 volumes ayant été éliminés par vente, dons, relégation. La bibliothèque la plus importante, la Widener library, qu'on pourrait schématiquement appeler la « Sorbonne d'Harvard », possède des collections de 4,1 millions de volumes en 1990. Dès la veille de la Deuxième Guerre mondiale, elle était engorgée, situation qui fut à l'origine d'une première bibliothèque de dépôt, la New England deposit library (NEDL) ; matrice des bibliothèques de dépôt aux Etats-Unis, commune à plusieurs bibliothèques d'étude et de recherche de la région de Boston, la NEDL a cessé d'engranger des documents en 1987. Les besoins d'espace de stockage ne s'étant pas ralentis, une nouvelle bibliothèque de dépôt d'un type entièrement nouveau quant à son mode matériel de magasinage fut créée et construite à Southborough, dédiée aux collections d'Harvard.

A l'insigne différence de la bibliothèque finlandaise, on est là dans un cadre totalement privé et local, même si cet adjectif jure un peu s'agissant de la plus grande collection universitaire au monde. Donc, la bibliothèque de Southborough n'effectue aucun dédoublonnage, aucune élimination, les concertations en matière d'acquisitions s'effectuant en aval. Aussi les fonds de la bibliothèque de dépôt restent-ils la propriété des bibliothèques déposantes et la communication des documents s'effectue-t-elle uniquement par le canal de la bibliothèque déposante.

Tous les types de documents imprimés peuvent être déposés ; on dépose soit des volumes qui sont ensuite conditionnés dans des conteneurs en carton neutre après avoir été dûment triés par format, soit des boîtes d'archives. Ce deuxième type de conditionnement permet une grande flexibilité, des objets peuvent éventuellement être stockés dans ces boîtes d'archives.

Les modules de magasin ont la forme de parallélépipèdes oblongs de 12 mètres de hauteur, 65 mètres de long et 14 mètres de large ; grâce aux rayonnages de grande hauteur et à un rangement très fin par format (en particulier pour les formats les plus usuels), une densité de 60 mètres linéaires au mètre carré est obtenue. Un module de 836 m2 au sol est réputé pouvoir stocker 1,7 million de volumes de monographies. Les rayonnages, de grande longueur également comprennent des tablettes de 136 cm de long par 91,5 cm de profondeur. Ces tablettes stockent de 12 à 16 conteneurs pour les formats les plus répandus ; ces conteneurs, alignés sur deux profondeurs, présentent les livres perpendiculairement à la position habituelle de rangement (cf. dessin).

Ouverte en 1986 et constituée fin 1991 de deux modules de stockage avec locaux techniques attenants, la bibliothèque de Southborough assure uniquement des fonctions techniques : rangement des documents par format, conditionnement des livres en conteneurs carton, inventaire (par un système de code à barres : les livres arrivent équipés d'un code à barres et l'inventaire consiste à établir la correspondance entre le code à barres du volume et l'adresse de son conteneur sur les tablettes), communication des documents aux bibliothèques versantes. Toutes ces prestations sont facturées aux bibliothèques qui déposent, le tarif de location de mètres linéaires tient compte du volume occupé par les ouvrages, le tarif de communication tient compte de l'urgence des demandes.

Le catalogage des documents et leur équipement en étiquettes codes à barres sont réalisés avant transfert. Outre le mode de stockage tout à fait original et efficace, la procédure de sélection des documents à transférer utilisée à la bibliothèque Widener mérite d'être mentionnée. La décision ayant été prise de transférer des monographies cataloguées dans le système informatisé, ce sont des ouvrages récents (décade 1976-1985) qui sont candidats au transfert. Echappent au déménagement à Southborough les ouvrages de référence, les ouvrages ayant été empruntés depuis 1986 et les revues. Les enseignants sont non seulement prévenus, mais associés au processus de sélection ; le directeur de la bibliothèque leur demande expressément de revoir (« to review ») le travail de sélection des bibliothécaires. Il est de ce fait loisible aux enseignants de « repêcher » des ouvrages qu'il leur paraît important de conserver sur le campus de Cambridge.

En juin 1991, il y avait à Southborough : 493 000 volumes de livres, 83 000 boîtes d'archives, 5 400 boîtes d'autres documents.

Les communications ont ainsi évolué : 7 000 en 1989, 12 000 en 1990 et 17 000 en 1991.

Marne-la-Vallée

C'est sur un terrain de 65 000 m2, sis dans la zone à aménagement concerté de Bussy-sud, commune de Bussy-Saint-Georges (sur l'emprise de la ville nouvelle de Marne-la-Vallée), le long de l'autoroute de l'Est à 31 km de Paris, que va être édifié le Centre technique du livre. Ce Centre technique sera commun à la Bibliothèque de France (4) et au ministère de l'Education nationale, chaque organisme disposant de ses propres espaces de stockage. Cette proximité devrait permettre aux bibliothèques universitaires de pouvoir bénéficier dans de bonnes conditions de qualité et de proximité des prestations des ateliers qui développent leurs activités sur le site (désinfection, micrographie, désacidification-renforcement des ouvrages imprimés).

La programmation a pris en compte, pour les bibliothèques universitaires et des grands établissements, une capacité de stockage de 250 kilomètres linéaires correspondant à 25 années d'accroissement des collections. Est à l'œuvre la définition architecturale de la première phase, correspondant à dix années d'accroissement (1994-2003), soit 100 kilomètres linéaires avec les locaux techniques et administratifs attenants.

Deux types de magasins ont été retenus : des magasins de grande hauteur de « type Harvard » où seront conservés les documents à très faible taux de rotation (moins de 0,4 communication par mètre linéaire par an) ; des magasins plus traditionnels avec rayonnages autoporteurs (la structure autoporteuse ne sera pas incrustée dans la structure du bâtiment) pour les documents à faible taux de rotation, entre 0,4 et 1 communication au mètre linéaire par an. Il est clair que les taux de communication ont une incidence très forte sur l'effectif en personnel ; passés les 36 premiers mois de fonctionnement, seules les collections dont le taux de rotation est inférieur ou égal à 0,5 communication par mètre linéaire par an devraient être acceptées.

Pour la première phase, les modules de magasin de grande hauteur permettront de conserver 58 km linéaires (pour 1 244 m2 au sol), les modules de magasin autoporteurs permettant de conserver 42 kilomètres linéaires (pour environ 3 200 m2 à construire).

Les locaux techniques et administratifs seront construits sur le front nord des magasins, dont ils seront séparés par une allée de circulation de 2m50 de large.

Ils occuperont deux niveaux de 685 m2 et seront « coiffés » par une partie des modules de magasin autoporteurs. Pour n'être pas idéale, l'orientation est justifiée par le passage de l'autoroute A4 en plein sud.

Missions, bénéficiaires, mode de fonctionnement

La bibliothèque de Bussy-Saint-Georges proposera aux bibliothèques versantes une capacité de stockage avec de bonnes conditions de conservation. De fait, ces conditions seront meilleures que celles que l'on trouve dans la plupart des magasins des bibliothèques d'étude d'Ile-de-France.

Bien entendu couplée à la fonction de conservation, celle de communication : la bibliothèque de dépôt communiquera les documents conservés aux bibliothèques d'Ile-de-France dans un délai de vingt-quatre heures après réception des demandes. Service technique commun aux bibliothèques des universités et des grands établissements des académies de Paris, Créteil et Versailles, cette réalisation s'adressera d'abord aux vingt-huit bibliothèques interuniversitaires, universitaires ou de grands établissements. Elle aura aussi à prendre en compte les besoins de bibliothèques de grandes institutions de la mouvance Education nationale (CADIST de sciences politiques ; bibliothèque de l'Institut national de la recherche pédagogique...) 1. A côté de la conservation permanente, les magasins du centre technique proposeront aussi une capacité de stockage temporaire pour les fonds d'une bibliothèque en cours de restructuration (environ 150 000 volumes).

Les différents types d'imprimés seront pris en compte, livres, revues, thèses, journaux reliés ; il est prévu également de conserver les masters de microformes.

Le mode de gestion des documents retenus tient compte de l'état de l'informatisation des fonds des bibliothèques d'étude. A cet égard, il serait erroné de s'arrêter aux outils collectifs, même s'ils sont essentiels : catalogue collectif des publications en série et catalogue collectif des livres ; en effet, pour la procédure de sélection des volumes candidats au transfert, une bonne connaissance des taux de mouvement - donc un module de prêt local qui permette tris et mémorisation de l'historique des communications sur plusieurs années - s'avère capitale.

Schématiquement, selon qu'ils seront repérables uniquement par le catalogue local de la bibliothèque versante ou par un catalogue collectif (CCN-PS uniquement au début), les documents appartiendront à un fonds individuel ou à un fonds dit collectif. Toutefois, compte tenu de la maturité de cet outil, tous les périodiques et journaux versés au Centre technique du livre devront avoir été signalés préalablement au CCN des publications en série.

Pour la communication, les demandes seront reçues par les canaux classiques, en particulier la messagerie électronique. Les documents aux bibliothèques seront livrés par navette ou par télé-transmission vingt-quatre heures après enregistrement des demandes.

Il est prévu une tarification des prestations ; il s'agit principalement d'une participation aux frais de stockage. Pour les documents conservés à la bibliothèque de dépôt et dont les bibliothèques versantes garderont la propriété, un loyer annuel de 35 F par mètre linéaire sera acquitté. Pour les fonds dont les bibliothèques céderont la propriété à la bibliothèque de dépôt - ces fonds restant dans le domaine public mobilier de l'Etat -, seule une participation (50 %) au coût de déménagement sera facturée. Un autre poste de coût sera constitué par les conteneurs en carton dans lesquels sera rangée la grande majorité des documents (là aussi la participation des bibliothèques correspondra à la moitié du prix pour les documents dont elles conserveront la propriété).

Coûts, calendrier de réalisation

Le coût d'objectif pris en charge par le ministère de l'Education nationale s'élève à 70 MF TTC pour les magasins, les locaux techniques et administratifs attenants, la participation à la logistique et aux aménagements du site. 28 MF ont été inscrits à cet effet au budget de 1992 ; 42 MF devraient compléter cet engagement financier en 1993.

Après la phase de programmation, les étapes traditionnelles d'un projet de construction sont engagées : esquisse architecturale 2, avant-projet sommaire et avant-projet détaillé. A l'issue de ces étapes, vient le dossier de consultation des entreprises ; après quoi la construction est engagée. Une ouverture du Centre technique du livre pour mars-avril 1994 demeure actuellement crédible, même si la maîtrise des délais n'est pas une science exacte.

Mars 1992