La documentation à l’université

Les besoins documentaires des étudiants varient grandement non seulement entre disciplines mais aussi en fonction de l’avancée dans le cursus. On distingue ainsi usuellement la documentation pour l’enseignement (le 1er cycle) et la documentation pour la recherche (en gros, à partir du master). Comment, à l’intérieur de budgets contraints, en tenant compte d’une offre numérique évolutive (et de plus en plus chère) et d’usages contrastés, construire une politique, définir des moyens, rationaliser des arbitrages ? Cette difficile recherche de l’équilibre trouvera peut-être des réponses dans le développement d’outils et ressources mutualisés (Cadist, Istex, Open Access…).

What students require from their libraries depends a great deal on the nature of their course and their level of study. One typical distinction is between undergraduate and post-graduate material, the latter being used for Masters and doctoral research. Given the constraints on library budgets, the development of ever more costly e-resources, and differences in document use patterns, how can librarians come up with a coherent policy, apportion budgets, and justify decisions on expenditure? A number of new pooled resources, such as Cadist, Istex, and Open Access, play a role in helping librarians strike a delicate balance on such issues.

Die Literaturbedürfnisse der Studenten variieren in hohem Masse, nicht nur zwischen den Disziplinen, sondern auch je nach Fortschreiten innerhalb des Studiengangs. Man unterscheidet somit üblicherweise Literatur für den Unterricht (Grundstudium) und Literatur zur Forschung (etwa ab dem Master). Wie können innerhalb beschränkter Mittel unter Berücksichtigung eines evolutionären digitalen Angebots (zunehmend teurer) und kontrastreicher Anwendungen eine Politik entwickelt, Massnahmen definiert, Arbitragen rationalisiert werden? Vielleicht wird diese schwierige Suche nach der Ausgewogenheit Antworten in der Entwicklung gemeinsam genutzter Hilfsmittel und Ressourcen (Cadist, Istex, Open Access…) finden.

Las necesidades documentales de los estudiantes varían enormemente no solamente entre disciplinas sino en función del avance en el cursus. Se distingue de esta manera usualmente la documentación para la enseñanza (el 1er ciclo) y la documentación para la investigación (en resumen, a partir de la maestría). ¿Cómo, al interior de presupuestos limitados, habida cuenta de una oferta digital evolutiva (y cada vez más cara) y de usos contrastados, construir una política, definir medios, racionalizar arbitrajes? Esta difícil búsqueda de equilibrio encontrará quizás respuestas en el desarrollo de herramientas y recursos mutualizados (Cadist, Istex, Open Access…).

Créés dans les universités pour regrouper et fédérer l’ensemble des bibliothèques universitaires, bibliothèques d’UFR, de composantes, de centres de recherche, de laboratoires ou autres instituts, les services communs de la documentation ont hérité de la vocation particulière des unes et des autres : desservir l’enseignement, desservir la recherche, et parfois les deux de manière concomitante. Depuis le décret 2011-996 du 23 août 2011, cette mission à double facette est inscrite de manière encore plus explicite dans les statuts des services communs de la documentation : « Les bibliothèques contribuent aux activités de formation et de recherche des établissements » (article 2 du décret).

Contribuer : le vocabulaire a son importance… Il montre que la documentation n’est pas « à part », mais bien partie prenante des deux versants de l’activité universitaire. Elle ne prend sens que dans le dialogue et la concertation avec l’enseignement et la recherche, dont elle doit accompagner le développement et les projets. Dans ces conditions, elle a pleinement son rôle à tenir et participe à la réussite de l’université et à son attractivité.

Belle partition à jouer donc pour les bibliothèques d’université, et qui peut s’interpréter à la lumière des différentes missions qui leur sont dévolues : acquisition et mise à disposition de collections, services proposés aux publics, formation documentaire des usagers, etc. Pour ce qui est de la politique documentaire, qui nous intéressera ici plus particulièrement, comment se fait dans nos bibliothèques la mise en pratique et l’application concrète de cette double orientation formation et recherche ?

Politique documentaire pour l’enseignement, politique documentaire pour la recherche : un dilemme ?

Pour essayer de donner à chacun selon ses besoins, encore faut-il cerner ces derniers. Aussi, avant d’aller plus loin, et au risque d’énoncer des évidences pour la majeure partie des lecteurs du BBF, rappelons que les pratiques documentaires, et donc les demandes des étudiants des premiers cycles universitaires, diffèrent fondamentalement de ceux des étudiants avancés et des chercheurs. De ce fait, les collections développées pour les uns et pour les autres présentent des différences structurelles.

Le niveau enseignement

Ainsi, pour le niveau « enseignement », selon la belle formulation de la charte documentaire de la bibliothèque Sainte-Barbe  1, qui dessert exclusivement ce niveau, la bibliothèque vise à « offrir à son public la documentation nécessaire à sa réussite universitaire, susceptible de favoriser son autonomie, d’éveiller sa curiosité intellectuelle et de faciliter son insertion sociale et professionnelle ». Dans les faits, les bibliothécaires privilégient l’acquisition des manuels et des ouvrages de base prescrits par les enseignants. Cela s’accompagne d’une politique d’exemplaires multiples, pour répondre autant que possible à la demande d’étudiants ne lisant souvent, et en tout cas toujours en priorité, que ce que l’enseignant leur a recommandé. La pression des étudiants pour un grand nombre d’exemplaires disponibles au prêt a été renforcée ces dernières années par la semestrialisation des enseignements, qui fait qu’une matière est enseignée pour tous au même moment, et engendre un besoin documentaire concentré dans le temps.

Par ailleurs, les manuels, souvent caractérisés par une réactualisation fréquente, doivent être régulièrement renouvelés pour correspondre aux demandes des enseignants et conséquemment des étudiants. Le coût engendré par ce système, conjugué au peu d’appétence des étudiants de licence pour les ouvrages non prescrits, incite le plus souvent le bibliothécaire, et a fortiori dans les périodes de « vaches maigres » budgétaires, à restreindre la diversité des titres proposés. Bien entendu, l’ampleur du phénomène varie en fonction des disciplines – les étudiants en droit, par exemple, sont très sensibles à la prescription –, mais cela se remarque peu ou prou pour tous les niveaux en licence. Par ailleurs, à côté des manuels imprimés, les étudiants n’utilisent guère de revues, et encore peu la documentation numérique payante et spécialisée mise à leur disposition par les bibliothèques.

Le niveau recherche

La documentation de niveau recherche est à l’opposé des caractéristiques qui viennent d’être énoncées pour la formation. Loin des manuels « périssables », elle s’appuie sur la capitalisation des connaissances et sur la constitution dans le temps d’une collection balayant le champ d’une discipline ou d’une branche disciplinaire donnée. Les documents, souvent destinés à un petit groupe d’usagers, voire réclamés par un unique chercheur, sont généralement achetés en exemplaire unique. La notion de péremption qui prévaut pour beaucoup de disciplines n’a pas le même sens en recherche, et les politiques de conservation s’en ressentent autant que celles d’acquisition.

Par ailleurs, la documentation pour la recherche se fonde en grande partie aujourd’hui sur les revues et sur le numérique. En sciences exactes comme dans la plupart des disciplines des sciences humaines et sociales, les revues sont le creuset de la recherche et le lieu où le chercheur puise matière à nourrir son propre travail. La documentation numérique s’est également imposée ces dernières années dans toutes les disciplines, au point que certains chercheurs, disposant sur leur ordinateur, via les accès distants, de l’ensemble des données qui leur sont utiles, ne fréquentent plus physiquement les bibliothèques. Là encore, si le phénomène est avéré depuis longtemps pour les sciences dites dures, il s’étend de plus en plus à l’ensemble des disciplines. Même les juristes, longtemps rétifs au numérique et attachés au papier, disent aujourd’hui ne plus pouvoir se passer des bases de données en ligne. Nombre de bibliothèques, poussées en cela par les modèles économiques développés par les fournisseurs, renoncent d’ailleurs à la majorité de leurs abonnements papier à des revues pour se tourner vers le e-only.

Tout ceci conjugué explique le coût plus élevé de la documentation recherche. En effet, les livres destinés à la recherche coûtent généralement plus cher que ceux destinés aux premiers cycles : parce qu’ils sont plus denses et moins accessibles, que leur moindre diffusion et parfois les modalités mêmes de celle-ci s’accompagnent d’un prix plus élevé, enfin parce qu’il s’agit souvent d’ouvrages étrangers. Par ailleurs, les revues ont vu ces dernières années leurs tarifs d’abonnement s’envoler, bien au-delà de l’inflation, et la documentation numérique n’est pas en reste, nous y reviendrons.

À titre d’exemple, à Toulouse 1 Capitole, en 2011, là où 53 euros étaient dépensés en documentation pour un étudiant de licence, 72 euros l’étaient pour un étudiant en master, doctorat ou un chercheur, sans que cela corresponde à une quelconque volonté de favoriser le niveau recherche.

Étant entendu que la documentation pour la formation et la documentation destinée à la recherche ne répondent pas aux mêmes critères et n’ont pas les mêmes impacts en termes budgétaires, comment les bibliothèques des universités, qui desservent en général les deux, arrivent-elles à concilier leurs exigences distinctes et à trouver un équilibre ?

La volonté de rationaliser des choix contraints

Dans leurs chartes documentaires et autres documents de politique générale, les bibliothèques universitaires expriment généralement leur volonté de remplir équitablement leurs missions envers les publics de niveau formation et ceux de niveau recherche.

Choix budgétaires

Certaines affichent des objectifs de respect d’un certain pourcentage des dépenses pour l’enseignement et pour la recherche. À l’université Paris 7 – Diderot par exemple, lors de l’ouverture en octobre 2007 de la nouvelle bibliothèque centrale, il était prévu, en raison des effectifs à desservir et du positionnement de la bibliothèque dans l’environnement documentaire parisien, de consacrer 80 % des acquisitions à l’enseignement, 20 % à la recherche. Une proportion quasi inversée mais également assumée se retrouve à Toulouse 3.

Sans toujours traduire cela en termes de pourcentages aussi tranchés, les bibliothèques s’appuient, pour la répartition de leur budget documentaire, sur un certain nombre d’éléments issus de l’évaluation des collections, de leur usage constaté et de leur usage projeté. Les données statistiques jouent un rôle essentiel dans les plans de développement des collections dont l’affectation des budgets se veut la traduction : effectifs étudiants par discipline et par niveau, effectifs d’enseignants-chercheurs à desservir, répartition constatée des prêts, coût moyen de la documentation par niveau et discipline, production éditoriale. Le tout est, bien entendu, associé à des objectifs de développement de certains secteurs ou branches disciplinaires, en fonction des formations et des axes de recherche de l’établissement qui ont été inscrits dans les contrats pluriannuels, sans perdre de vue la cohérence historique de la collection.

Pour autant, cette louable volonté d’appuyer la répartition des dépenses sur des critères bien établis se heurte à un certain nombre de limites.

Pour commencer, et en dépit de ce que l’on a pu dire plus haut sur les différences entre documentation pour la formation et documentation pour la recherche, les frontières sont parfois moins étanches qu’il n’y paraît de prime abord. Dans la collection de référence sur laquelle travaillent les chercheurs, on va retrouver des traités, des encyclopédies spécialisées et divers ouvrages fondamentaux qui figurent aussi parmi les œuvres incontournables de l’enseignement en licence. Ainsi, c’est parfois, plus que leur contenu même, l’usage auquel on destine certains documents qui les fait émarger au budget recherche ou au budget formation. L’exemple de Toulouse 1 Capitole est à cet égard symptomatique : deux bibliothèques différentes se partagent les collections d’économie et de gestion, l’une pour le niveau licence, l’autre pour les masters, doctorants et chercheurs ; certains documents sont achetés par les deux bibliothèques, et donc un même titre se retrouve, dans les statistiques budgétaires ou d’usage, estampillé recherche ou formation, selon la bibliothèque qui le conserve.

Connaissance des usages

Par ailleurs, les politiques d’évaluation des collections, et partant de leur développement, se basent sur les usages constatés et mesurés. Or ceux-ci ne reflètent pas forcément avec exactitude les usages réels, qui échappent aux statistiques de consultation. Ainsi, pour les collections imprimées, faute d’autres outils, les bibliothécaires s’en remettent presque exclusivement aux statistiques de prêt à domicile. La consultation sur place et en libre accès est rarement analysée autrement que par des relevés ponctuels – pointage des ouvrages consultés en libre accès à reclasser lors de périodes de tests – qui sont difficilement généralisables. Cela est d’autant plus dommageable quand une partie de la collection est exclue du prêt. Ainsi en va-t-il à la Manufacture des Tabacs (Toulouse 1 Capitole) pour les revues imprimées, qui pèsent particulièrement lourd dans le budget, et dont il serait d’autant plus important de mesurer l’usage réel, au-delà des simples constatations de consultation faites par les bibliothécaires en service posté dans les salles de lecture. En 2009, pour chercher à pallier cette difficulté d’évaluation de l’usage, un questionnaire a été adressé aux enseignants-chercheurs, leur demandant, pour chaque revue, s’ils l’utilisaient ou non, à quelle fréquence, et s’ils en recommandaient l’usage à leurs étudiants. Néanmoins, les résultats n’ont permis que de légers ajustements, les réponses ayant été trop peu nombreuses pour être significatives.

Pour la documentation numérique, les choses ne sont pas forcément plus simples, sachant que certaines ressources ne disposent toujours pas de statistiques exploitables. La norme internationale Counter notamment n’est pas encore adoptée par tous les fournisseurs.

Connaissance des usagers et de leurs besoins

Si l’on a du mal, aussi bien pour le papier que pour le numérique, à savoir ce qui est réellement utilisé dans nos collections, il est de même difficile de cerner précisément les usagers, sachant que certains fréquentent la bibliothèque sans emprunter, et que d’autres n’y viennent pas mais utilisent ses services à distance… Les statistiques de prêt, là encore, sont utiles mais ne donnent qu’une image très partielle. Pour les ressources numériques, l’usage d’un proxy empêche de rien savoir de celui qui se tient face à l’écran. En accès distant, la nécessité d’une authentification permet d’obtenir un peu plus de précisions, et notamment de distinguer enseignants-chercheurs d’une part, étudiants d’autre part.

Les usagers étant imparfaitement connus, leurs besoins sont en grande partie extrapolés par les bibliothécaires. Certes, il y a les bibliographies des enseignants, les syllabus et les suggestions d’acquisition. Mais tout cela ne représente que le besoin exprimé : comment savoir ce dont aurait eu besoin l’usager qui ne vient pas signaler son désappointement face à l’absence du document qu’il recherchait ? Ce type d’enseignement peut être tiré des enquêtes qualitatives telles LibQual  2, mais encore n’obtient-on que rarement, via les commentaires libres, une orientation précise pour tel ou tel segment de la collection.

Pour la documentation numérique, la difficulté est la même. Bien entendu, les bibliothécaires effectuent une veille sur les ressources existantes. Ils sollicitent l’avis des enseignants-chercheurs via des commissions d’acquisition ou des listes de discussion. Certains chercheurs les contactent directement pour avoir accès à telle ou telle base qui leur serait utile. Mais cela reste l’expression d’une « minorité agissante ». Pour les étudiants, on suppose que telle ressource leur sera utile, mais c’est sans compter que de multiples barrières peuvent les empêcher d’utiliser à bon escient ce qu’on leur destine : pratiques de recherche limitées à Google et à Wikipédia par manque de compétence documentaire…

La manière dont les chercheurs eux-mêmes utilisent la documentation numérique peut se révéler bien différente de ce qu’on attendrait. Lors du congrès Liber de juillet 2012, une enquête menée par le centre de ressources CIBER  3 sur le comportement numérique des chercheurs a été présentée : effectuée directement sur l’observation des pratiques et non sur le déclaratif, elle a montré que les chercheurs utilisent majoritairement Google, que leurs recherches sont peu complexes et très courtes, et qu’ils ont une utilisation très horizontale de l’information, allant rarement jusqu’à la lecture du texte intégral qu’ils récupèrent pour un « plus tard » hypothétique.

On le voit donc, les outils statistiques sur lesquels se fondent les bibliothécaires pour établir leurs représentations des besoins et des usages sont loin d’être sans faille. Tout ceci doit par conséquent inciter à faire montre d’une certaine souplesse dans leur utilisation et dans leur traduction en termes budgétaires.

Les forces en présence

Par ailleurs, avec la meilleure volonté du monde de s’appuyer sur des critères d’évaluation et sur une démarche prospective pour décréter que telle bibliothèque ou tel secteur doit voir son budget renforcé par rapport à un autre, il peut s’avérer difficile de remettre en cause des situations établies : comment baisser fortement le budget habituel d’une bibliothèque sous prétexte qu’il était jusque-là mal calculé au regard de ses usagers et de ses objectifs ? Non seulement cela peut être délicat à faire admettre aux bibliothécaires concernés – et aux usagers habitués à un certain niveau quantitatif d’acquisitions – mais plus encore, cela peut être rendu impossible du fait des contraintes liées aux abonnements aux revues ou à la documentation numérique. Ainsi, tout changement de cet ordre va imposer une réflexion sur les résiliations d’abonnements à effectuer, sur les changements à prévoir dans la politique de constitution des collections de la bibliothèque concernée, et tout cela, à moins de crise imposant une intervention brutale, ne peut se faire que sur la durée.

Ainsi par exemple, à Toulouse 1 Capitole, le service commun de la documentation s’efforce depuis plusieurs années de rationaliser l’affectation des budgets à ses trois bibliothèques universitaires en fonction de leurs publics de référence et des coûts relatifs de la documentation dans chaque niveau et discipline. Pour autant, l’application stricte de ces critères reviendrait, pour permettre à l’une des bibliothèques de satisfaire un public toujours plus nombreux, de priver les deux autres, affectées à la recherche, des moyens élémentaires nécessaires à leur fonctionnement. Le poids des revues dans la documentation recherche, et l’évolution exponentielle de leur coût, sont des éléments centraux dans cette problématique : alors que la bibliothèque de la Manufacture des Tabacs se doit d’acheter des manuels de niveau M pour l’économie, la gestion et certaines branches du droit, ainsi que de développer des collections de monographies de niveau recherche sur ces mêmes disciplines, une bonne part du budget qui peut lui être attribué se trouve absorbé par les publications périodiques.

Les critères de la répartition du budget doivent donc être confrontés à la réalité. Il arrive d’ailleurs fréquemment que la répartition décidée en début d’année soit réajustée en fin d’exercice, que ce soit parce que la production éditoriale dans un domaine n’a pas été conforme aux attentes, ou plus souvent parce qu’un projet nouveau ou une demande particulière a entraîné le développement prioritaire d’un secteur.

La répartition constatée entre enseignement et formation

Voyons donc à présent, après les objectifs affichés, la réalité de la répartition effectivement constatée des dépenses documentaires entre enseignement et recherche.

Quelques chiffres…

Depuis 2007, l’ESGBU comporte une question sur la part des dépenses consacrées à la formation et celle consacrée à la recherche au sein des bibliothèques intégrées des universités. Pour les deux dernières années disponibles dans ASIBU  4 (2008 et 2009), les dépenses « recherche » représentent en moyenne, sur l’ensemble des établissements ayant renseigné cette donnée, environ 60 % des dépenses documentaires, et donc les dépenses « formation » environ 40 %.

En regard de cette répartition, les chiffres de l’ESGBU nous indiquent qu’en 2009, les effectifs étudiants dans les universités françaises se répartissaient en 58 % d’étudiants de licence, 37,5 % d’étudiants en master et 4,5 % de doctorants. À cela, il faudrait ajouter au titre de la recherche les enseignants-chercheurs et les chercheurs.

On peut débattre de la place de la césure qui sépare le niveau formation du niveau recherche. Tous les établissements ne l’entendent pas de la même manière. Selon les cas, les documents de politique documentaire font apparaître que les masters 2, voire les masters 1, peuvent être comptabilisés en recherche, alors qu’ailleurs on ne place dans cet ensemble que les chercheurs patentés et les doctorants. Le plus souvent, néanmoins, la barre est placée entre le M1 et le M2, sachant que c’est à ce dernier niveau que les étudiants commencent à accéder à la recherche par le biais de la rédaction d’un mémoire. Pour autant, cela n’est pas toujours aussi net, y compris à l’intérieur d’un même établissement : à Toulouse 1, si la salle de recherche en droit de la bibliothèque de l’Arsenal est accessible seulement à partir du M2, les bibliothèques universitaires estampillées « recherche » que sont Garrigou et la Manufacture des Tabacs prêtent dès le M1  5 !

Que l’on considère au niveau recherche les seuls doctorants, l’ensemble des masters ou seulement les masters 2, la proportion d’étudiants affectés à ce niveau au plan national varie… entre 4 et 40 % ! L’ESGBU, encore elle, peut nous aider en nous indiquant que cette fois, parmi les lecteurs des bibliothèques universitaires et non plus les effectifs des universités, les lecteurs « recherche » représentent un peu plus de 16 %.

Quoi qu’il en soit, il est clair que les sommes dépensées pour chacun des niveaux sont absolument disproportionnées au regard des effectifs qu’elles visent à desservir, qu’ils soient usagers repérés comme actifs ou non.

Une autre donnée qui renforce encore ce constat doit être prise en considération : bien souvent, les dépenses documentaires effectuées par les services communs de la documentation, et sur lesquelles se base la répartition dépenses recherche / dépenses formation de l’ESGBU, ne représentent qu’une partie seulement des dépenses documentaires de l’université. Le reste est le fait des bibliothèques dites « associées » ou même des services généraux et composantes de l’université. Or, dans la grande majorité des cas, les bibliothèques associées sont des bibliothèques de centres de recherche et d’instituts, dont le lectorat est un public de chercheurs. Par exemple, à Paris 2 Assas, qui compte nombre de bibliothèques de centres ouvertes aux étudiants à partir du master ou du doctorat, et où les dépenses documentaires du service commun de la documentation ne représentaient en 2009 que 36,5 % des dépenses documentaires totales de l’université : les 91 % affichés pour l’enseignement seraient donc largement à réévaluer.

Exemple a contrario, les bibliothèques d’UFR de l’université Toulouse 2 Le Mirail, qui ont choisi de développer les collections de niveau enseignement, et dont le poids budgétaire ferait donc croître la part formation. Néanmoins, de manière plus générale, on peut estimer que la prise en compte de ces dépenses effectuées en dehors des bibliothèques universitaires ne ferait qu’augmenter la part recherche.

… et quelques nuances

Bien entendu, la répartition moyenne de 40 % – 60 % cache de grandes disparités.

Parmi les groupes disciplinaires tout d’abord, on remarquera que, dans le groupe Droit et Sciences économiques, recherche et formation sont quasiment à l’équilibre. Pour les universités à dominante Lettres et Sciences humaines, ainsi que pour les universités pluridisciplinaires de grande taille, la moyenne s’établit aux alentours de 55 % pour la recherche, 45 % pour la formation. Pour les pluridisciplinaires de petite et moyenne taille, ces deux chiffres s’inversent.

Logiquement, les grands établissements qui ont vocation à servir la recherche lui consacrent l’intégralité ou la quasi-intégralité de leurs budgets documentaires : 100 % pour la Byzantine, le Collège de France, l’INRP, la MSH, le musée du Quai Branly, 99 % pour l’INHA, 98 % pour l’Observatoire…

Enfin, les universités en sciences, techniques et médecine consacrent en moyenne près de 73 % de leurs dépenses documentaires à la recherche, ce chiffre étant en assez forte augmentation entre 2008 et 2009 (il était de 67 % en 2008).

Mais il existe aussi de grandes disparités au sein d’un même groupe disciplinaire, en fonction de l’histoire des établissements, de leur environnement, de leurs missions spécifiques. On a dit, avec les réserves énoncées plus haut, que Paris 2 Assas consacrait 91 % du budget documentaire à la formation ; dans le même groupe, au contraire, Paris-Dauphine n’y investit que 33 % en 2009 – mais il convient de rappeler que Dauphine exerce la mission de Cadist (centre d’acquisition et de diffusion de l’information scientifique et technique) en économie-gestion…

Dans le groupe des établissements de lettres et sciences humaines, la Sorbonne consacre 100 % de ses dépenses documentaires à la recherche, la bibliothèque Sainte-Barbe 100 % pour la formation. Par la volonté politique des universités, les deux structures n’ont pas du tout les mêmes publics : la Sorbonne est une bibliothèque interuniversitaire ouverte aux étudiants uniquement à partir de la troisième année de licence pour les universités partenaires, et du master 1 pour les autres. Les collections sont logiquement destinées aux chercheurs, comme cela est annoncé sur son site : « La Bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne conserve et acquiert des collections spécialisées en lettres et sciences humaines destinées à un public de chercheurs, débutants comme confirmés 6. » À l’opposé, Sainte-Barbe, elle aussi bibliothèque interuniversitaire, est une bibliothèque dédiée aux premiers cycles, desservant en priorité les étudiants de licence et de première année du master des universités partenaires.

Dans le groupe des universités scientifiques, les écarts peuvent certes être marqués mais, en général, les sommes consacrées à la recherche sont supérieures, et souvent nettement, à celles consacrées à la formation. De grands établissements dédiés à la recherche y consacrent sans surprise tout leur budget documentaire ou presque : c’est le cas des bibliothèques interuniversitaires de médecine et de pharmacie  7. Mais d’autres, ayant pourtant des missions de formation, utilisent une grande part de leur budget en recherche : plus de 80 % pour Lyon 1 et Paris 6, plus de 77 % encore pour Compiègne et Toulouse 3. Or cela ne résulte en rien d’une adéquation à la structure des effectifs : à Toulouse 3 par exemple, le cursus licence représente 60 % des effectifs étudiants  8 ! À n’en pas douter, ce sont là les résultats des évolutions du coût des publications périodiques papier et de la documentation numérique, qui pèsent d’autant plus fortement sur les scientifiques que ces deux supports ont pour eux une importance prépondérante.

Évolution des coûts : une politique documentaire raisonnée est-elle encore possible ?

De fait, l’évolution la plus marquante de ces dernières années est l’augmentation incontrôlée du coût de la documentation recherche, et conséquemment de la part des budgets qui lui sont consacrés.

Absorber l’augmentation des coûts…

Si le prix des ouvrages augmente modérément, les revues, elles, connaissent une inflation démesurée. La « Periodicals Price Survey », publiée annuellement par le Library Journal, prévoit encore pour 2013, après plusieurs années de hausse forte, une augmentation moyenne de 6,1 % du prix des abonnements. Or, les abonnements représentent une part difficilement ajustable du budget des bibliothèques universitaires. D’une part, leur renouvellement et leur paiement se font en majeure partie par anticipation en année N– 1, ce qui contraint par avance le budget de l’année N. D’autre part, envisager leur suppression dans l’attente d’éventuels jours meilleurs conduit à des collections irrémédiablement lacunaires, et qui perdent de ce fait une grande part de leur intérêt.

Les coûts des ressources numériques explosent eux aussi littéralement, en dépit des efforts des consortiums comme Couperin pour la France. Le risque encouru par une résiliation d’abonnement peut être limité quand la ressource numérique double des collections papier. Mais malheureusement, ce n’est souvent pas ou plus le cas : parce que beaucoup d’universités, notamment scientifiques, ont fait le choix du passage au e-only ; et aussi parce que les facilités d’accès aux innombrables titres (souvent inutiles au regard des spécialités de l’établissement) contenus dans les bouquets ont « ferré » les chercheurs, qui disposent désormais d’une variété de titres bien supérieure à celle offerte sous forme papier dans leur bibliothèque. Ainsi, suspendre de tels abonnements en ligne, c’est pour les chercheurs perdre complètement et subitement l’accès à tout un pan de leur documentation usuelle.

Sachant qu’un abonnement se traduit par l’accès à un flux d’information immatérielle, et non plus par la constitution d’une collection acquise en pleine propriété, l’avoir acquitté pendant des années ne donne droit à rien lorsque l’accès s’arrête : les clauses contenues dans les contrats de licences garantissant l’accès aux contenus rétrospectifs de l’abonnement résilié n’engagent que ceux qui les croient… On imagine sans difficulté les obstacles techniques, financiers et procéduriers que cette sorte de contentieux ferait surgir si un éditeur venait à disparaître ou à être absorbé par un groupe plus puissant s’employant à éliminer les branches non rentables d’une activité éditoriale au profit des plus rentables. De fait, cela fait réfléchir à deux fois ceux qui envisagent des désabonnements, et pousse certains à tout faire pour les maintenir… le plus longtemps possible.

… jusqu’à quel point ?

Tout faire, mais jusqu’à quel point ? Si les hausses du coût de la documentation numérique et des revues ne sont pas nouvelles, jusqu’à une période récente, les budgets des bibliothèques universitaires permettaient tant bien que mal de les absorber sans mettre en péril le reste de la documentation. Aujourd’hui, ce n’est plus le cas : les budgets documentaires baissent, voire stagnent dans le meilleur des cas. D’après les premiers résultats d’une enquête menée par le consortium Couperin, la baisse attendue par les établissements pour 2013 serait de 5 à 10 %, certains allant jusqu’à 25 %.

Cette situation génère beaucoup d’inquiétude parmi les bibliothécaires qui sont les témoins et les acteurs involontaires (et encore impuissants) d’un processus qui n’est pas sans analogie avec la crise financière dite des subprimes : les coûts de la documentation s’envolent sans que ces augmentations semblent justifiées par des surcoûts de production de l’information scientifique fondés économiquement. Chacun redoute le moment où ni les bibliothèques, ni les institutions académiques ne pourront supporter les tarifs exorbitants qui leur sont imposés. Sans doute les situations seront différentes entre les disciplines et les institutions publiques et privées, il n’en reste pas moins que de nombreux éditeurs académiques réalisent une part substantielle de leur chiffre d’affaires avec des établissements publics.

Le premier épisode d’un tel scénario se déroule sous nos yeux : pour assurer les besoins de la recherche, la seule variable d’ajustement restante est… la documentation destinée à l’enseignement ! Certaines bibliothèques semblent avoir franchi le pas et sacrifié, la mort dans l’âme, les acquisitions consacrées aux enseignements de licence. Le forum de l’Association des responsables de bibliothèques (ADBU) s’est fait l’écho de ces situations et des interrogations qu’elles suscitent  9. Les directeurs de bibliothèque réunis au sein du PRES de Toulouse ont choisi de dénoncer ce danger dans leur contribution commune aux Assises nationales de l’ESR  10. De même, c’est la raison qu’a invoquée récemment le consortium Couperin pour menacer de rompre la négociation avec l’American Chemical Society (ACS), indiquant que la dérive financière des contrats  11 mettait en danger la documentation destinée aux enseignements. Les universités accepteront-elles de sacrifier la documentation des étudiants (qui assurent en moyenne plus de 20 % du budget des bibliothèques universitaires) ? Au terme de choix contraints successifs, les institutions académiques insolvables n’entraîneront-elles pas l’éclatement d’une sorte de bulle documentaire ?

Or, s’il peut être tentant d’acheter moins d’exemplaires d’un manuel destiné aux étudiants, de réduire la diversité des titres qui leur sont proposés, parce que cela est moins visible que d’autres mesures et que les étudiants protestent moins que les chercheurs privés de la base qui leur est indispensable, les conséquences n’en sont pas moins préoccupantes. Les effectifs de premier cycle, toujours très élevés, méritent au contraire une attention particulière : le plan de réussite en licence n’a pas produit les effets escomptés et, pour soutenir la réussite universitaire de ces étudiants, il est essentiel que les bibliothèques puissent continuer à les accompagner, et à leur fournir, en nombre suffisant, les ressources documentaires de base sur lesquelles bâtir les fondements de leur apprentissage. Les bibliothécaires ont donc à cœur de défendre les intérêts de ces usagers à travers la construction de leurs collections.

Par ailleurs, si les budgets dépensés sont insuffisants pour la formation, sont-ils pour autant au niveau des besoins de la recherche ? La réponse est non, car les montants globalement affectés à la documentation ne suffisent plus : la fuite en avant ne sert donc à rien.

Les bibliothèques universitaires se trouvent ainsi à l’heure des choix : pour assurer à leurs chercheurs la documentation qui leur est nécessaire sans pour autant négliger le niveau formation, elles doivent organiser différemment leur politique documentaire.

D’abord sans doute en utilisant davantage le niveau national pour repenser la répartition des acquisitions. Dans cette optique, les Cadist gagneraient à voir leur rôle renforcé. Le coût d’une documentation extrêmement spécialisée et exhaustive dans un domaine étant porté par un seul établissement, les autres peuvent alors utiliser leurs budgets à d’autres fins. C’est sur cette idée qu’a été initialement constitué le réseau des Cadist, et le retour d’un contexte de pénurie budgétaire – qui avait présidé à leur création, il y a trente ans – ne fait que réactiver l’idée qu’avec des missions diversifiées et adaptées à l’ère du numérique, cette solution a de l’avenir  12.

Le projet Istex  13 et l’acquisition de licences nationales constituent également une réponse à la problématique du poids démesuré des ressources numériques pour les établissements. Certes, ce projet et ces licences ne concernent que des acquisitions pérennes, et tous les abonnements au « flux » continueront de peser sur les établissements. Néanmoins, c’est un premier pas important vers la constitution d’une collection, qui peut avec le temps rendre la recherche moins dépendante des abonnements.

Dans le même temps, il semble important que les établissements puissent travailler dans deux directions.

D’une part, il est temps de mettre en place de manière plus systématisée, et avec l’accord des instances universitaires, un système équilibré de financement de la documentation recherche. Une ressource utile à un tout petit nombre de chercheurs doit continuer à pouvoir être financée par l’ensemble de la communauté comme c’est le cas aujourd’hui. La configuration de la recherche dans les établissements d’enseignement supérieur et l’attention portée aux approches pluridisciplinaires militent en ce sens, même si tout ne peut pas être accessible partout. C’est pourquoi toute équipe de recherche doit prévoir dans ses réponses aux appels à projet une part réservée à la documentation – en partenariat avec les bibliothèques qui, point essentiel pour une vision cohérente de la politique de l’université, doivent gérer cette documentation au nom de l’intérêt général.

D’autre part, les établissements doivent favoriser la connaissance et l’utilisation au sein de la communauté scientifique des modes alternatifs de publications. Le développement des archives ouvertes, pour autant que l’évaluation de la recherche les prenne en considération, est un formidable outil dont les chercheurs, eux-mêmes producteurs des ressources qu’ils utilisent, doivent se saisir. En reprenant la maîtrise de la documentation recherche, les universités pourront ainsi plus sereinement se consacrer à leurs missions d’enseignement, de recherche et d’insertion professionnelle. •

Décembre 2012