La conservation partagée des fonds Jeunesse :

Cet article présente le plan régional de conservation des fonds Jeunesse coordonné par le Centre régional des lettres Midi-Pyrénées (CRL), de l’étude de faisabilité lancée début 2004 par un comité de pilotage (institutions et bibliothèques volontaires et représentatives) aux premiers bilans après trois ans de fonctionnement. Il explique l’organisation entre les établissements ressources (chargés de la conservation), les établissements associés (qui alimentent les collections par leur désherbage), les médiathèques départementales (plates-formes logistiques) et le CRL. Les témoignages de différents partenaires sont proposés en encadrés.

The article introduces the regional conservation plan for collections for young people piloted by the Centre Régional des Lettres (CRL) for the Midi-Pyrénées region. It studies the process, from the feasibility study launched early in 2004 by a steering committee consisting of volunteers from representative institutions and libraries to the first findings three years later. The article explains the respective duties of the establishments that hold the collections (in charge of conservation), associated establishments (which enrich the former’s collections through the process of weeding), multimedia libraries in each département, which provide logistical support, and the CRL. The article also gives a voice to each partner in the process, who give their own account of the experience.

Dieser Artikel stellt den regionalen Konservierungsplan der Jugendbestände vor, koordiniert vom Centre régional des lettres Midi-Pyrénées (CRL), von der 2004 von einem Pilotkomitee (freiwillige und repräsentative Institutionen und Bibliotheken) begonnenen Machbarkeitsstudie bis zu den nach dreijährigem Funktionieren ersten Bilanzen. Er erklärt die Organisation zwischen den (mit der Konservierung beauftragten) Ressourceeinrichtungen, den Partnereinrichtungen (die die Bestände durch ihre Aussonderung anreichern), die Départementsmediatheken (logistische Plattformen) und dem CRL. Die Berichte verschiedener Partner werden in Informationskästen angeboten.

Este artículo presenta el plan regional de conservación de los fondos juventud coordinado por el centro regional de las letras Midi-Pyrénées (CRL), del estudio de factibilidad lanzado a principios del 2004 por parte de un comité de pilotaje (instituciones y bibliotecas voluntarias y representativas) a los primeros balances después de tres años de funcionamiento. Este explica la organización entre los establecimientos recursos (encargados de la conservación), los establecimientos asociados (que alimentan las colecciones mediante su deshierba), las mediatecas departamentales (plataformas logísticas) y el CRL. Se proponen en los recuadros los testimonios de diferentes asociados.

Un lundi de novembre, tôt, très tôt. Remplir la thermos de café. Récupérer la camionnette louée pour une semaine. Rejoindre la rocade de Toulouse pour un circuit Gers, Hautes-Pyrénées et Ariège. Retour en fin de journée en Haute-Garonne. Mardi : Tarn, Aveyron, Lot et Tarn-et-Garonne. Mercredi : petite pause à Toulouse et refaire le chemin en sens inverse.

Un voyage qui conserve la jeunesse… Il ne s’agit pas là d’un clin d’œil à l’âge de la conductrice du véhicule, mais d’une tournée annuelle dans les huit bibliothèques départementales de prêt de Midi-Pyrénées pour récupérer ou déposer des cartons de documents dans le cadre du plan régional de conservation partagée des fonds Jeunesse  1.

Comment tout a commencé et s’est mis en place

En créant fin 2003 un secteur « Coopération entre bibliothèques », le Centre régional des lettres Midi-Pyrénées (CRL) affirme sa volonté de contribuer à la sauvegarde et à la valorisation des ressources documentaires de la région en s’engageant dans un programme pluriannuel d’actions de conservation partagée (littérature Jeunesse, périodiques, documents sonores).

La priorité est clairement énoncée : « les enfants d’abord », en écho à une double exigence. La première consiste à répondre aux attentes des bibliothécaires : pallier le manque d’espace dans les réserves (quand elles existent !), réfléchir collectivement à une meilleure rationalisation des éliminations et des acquisitions dans un contexte d’inflation éditoriale, faire découvrir ou redécouvrir à leurs publics des collections, pour beaucoup, au destin précaire  2. Il s’agit par ailleurs de trouver un établissement d’accueil pour le fonds Jeunesse du CRL riche de plus de 10 000 documents  3.

Début 2004, le CRL, en lien avec un comité de pilotage composé d’institutions et de bibliothèques volontaires et représentatives  4, lance une étude de faisabilité pour la mise en place d’un plan régional de conservation partagée des fonds Jeunesse. Des rencontres avec les professionnels dans une quarantaine d’établissements de la région et un repérage des collections par l’envoi d’un questionnaire dans toutes les bibliothèques publiques de Midi-Pyrénées permettent de recenser les besoins  5.

Grâce à cet indispensable travail préalable, les établissements détenteurs d’importantes collections sont identifiés  6 ainsi que les thématiques développées ou les fonds spécialisés. Une première constatation s’impose : si toutes les bibliothèques, selon des critères différents, désherbent (relèguent en réserve, pilonnent, donnent, vendent), rares sont celles qui ont une véritable politique de conservation et encore moins d’élimination.

Sur la base de l’ensemble des éléments recueillis, le comité de pilotage définit les critères et les axes de conservation, fixe les modalités de fonctionnement, élabore les textes de convention – assurance pour une action pérenne. Le CRL anime ces réunions où les discussions sont vives : « Que conserver en priorité ? Seulement les “bons” livres ! Impossible d’exclure les “mauvais” ! Mais qui se dévouera pour leur conservation ? » ; « Qui va prendre en charge le transfert des documents ? C’est le rôle du CRL ! Aux bibliothèques de se débrouiller ! » ; « Limiter le plan régional aux livres ? Plutôt l’élargir aux périodiques ! Pourquoi ne pas l’ouvrir à l’ensemble des fonds Jeunesse ? »

À toutes ces questions (et à bien d’autres), le comité de pilotage au fil de ses séances de travail fait en sorte de trouver des compromis acceptables, des solutions raisonnables. Pour y parvenir, les « conseillers extérieurs » sont précieux : l’Agence régionale pour le livre pour son expérience pilote en Provence-Alpes-Côte d’Azur (Paca), la Joie par les livres et l’Heure joyeuse pour leur expertise  7.

Début 2005, le cadre général de fonctionnement est arrêté et, à la fin du printemps, la concrétisation du projet de plan régional peut enfin être envisagée. Deux conditions sont en effet réunies : une dizaine de bibliothèques municipales confirment leur investissement dans une fonction de conservation et les huit médiathèques départementales donnent leur accord pour une implication dans l’organisation logistique.

Comment ça fonctionne

Le principe est simple. Les bibliothèques s’organisent en deux catégories : les établissements ressources, chargés de la conservation des documents et les établissements associés qui, par leur désherbage, alimentent les collections conservées.

Ainsi, chaque automne, selon des modalités et des critères définis dans une convention de partenariat, des documents sont transférés d’une bibliothèque à l’autre après un transit par les médiathèques départementales, plates-formes logistiques pour le mouvement des collections assuré par le CRL.

Fin 2005, 32 bibliothèques de Midi-Pyrénées participent au plan régional (13 établissements ressources et 31 établissements associés dont 12 sont également établissements ressources). Une grande majorité d’établissements associés opte pour le don de documents ; seules trois bibliothèques préfèrent le dépôt à long terme. Depuis, la formule du dépôt est définitivement abandonnée, jugée trop complexe à gérer et quelque peu « trompeuse ». En effet, est-il imaginable que des professionnels (ou des élus) réclament des ouvrages déposés pendant plusieurs années dans d’autres établissements puisque, dans leurs murs, ils représentaient un fonds mort ?

Chaque année, une réunion de bilan permet de corriger des dysfonctionnements. Ainsi, grâce aux réajustements décidés à l’issue du premier exercice, le fonctionnement général du plan connaît une nette amélioration : davantage de contacts préalables entre établissements et par conséquent peu de transfert de doublons, conditionnement plus adapté au type et au nombre de documents transférés, intégration plus rapide des documents dans les catalogues des bibliothèques chargées de la conservation  8.

Premiers bilans et évolutions récentes

Le bilan général de ces trois années de fonctionnement est positif. L’efficacité du système logistique choisi est démontrée. Les professionnels impliqués respectent largement le calendrier et les règles fixées et ils « jouent le jeu » (quand on sait combien il peut être difficile de se séparer de collections constituées avec un investissement parfois tellement… affectif !). La diversité des axes de conservation, associée à la possibilité de se positionner sur de petits segments de la production, encourage les bibliothécaires à s’impliquer dans cette opération régionale selon leurs moyens et « leurs enthousiasmes particuliers ».

Aujourd’hui, 51 bibliothèques sont partenaires de cette action régionale de coopération, ouverte depuis peu aux établissements hors lecture publique comme le Muséum d’histoire naturelle de Toulouse et l’institut universitaire de formation des maîtres Midi-Pyrénées  9.

Le fonds régional de conservation est estimé à plus de 15 000 documents toutes catégories confondues  10 et une cinquantaine de titres de revues.

Depuis 2007, le CRL propose en téléchargement sur son site la liste des documents conservés par chacun des 17 établissements ressources, signalement provisoire nécessaire mais plutôt artisanal dans l’attente d’une formule plus performante comme un portail régional  11.

Pour faire connaître ces collections aux publics, croiser patrimoine d’hier et création contemporaine, saluer l’engagement de tous les établissements participants, le CRL organise, avec des bibliothèques partenaires, une première animation régionale à l’occasion de Lire en fête 2008 (où la jeunesse est à l’honneur). Dans plusieurs sites de Midi-Pyrénées, des rencontres et des ateliers sont proposés avec trois auteurs-illustrateurs (May Angeli, Frédéric Clément, Bruno Heitz) dont les œuvres relèvent de la conservation partagée régionale. Ainsi, les professionnels vérifient le principe énoncé dès le départ : le plan régional n’a pas pour seul objectif de conserver des documents, mais il a aussi celui de les faire (re)découvrir, les commenter, les mettre en perspective.

Encore du chemin…

Notre plan régional trouve son intérêt dans l’association d’établissements de taille et de tutelle différentes, tous acteurs à part entière, et dans la concertation entre professionnels. Interroger et confronter les pratiques pour établir à terme une politique régionale raisonnée d’élimination, de conservation, d’acquisition et de valorisation nécessite des échanges réguliers.

Les réunions annuelles doivent rapidement devenir, au-delà du bilan, des temps de travail collectif et de formation avec pour objectif de :

• faire connaître l’histoire de la littérature de jeunesse aux collègues les plus récemment entrés dans la profession ;
• enlever au désherbage son statut d’« activité à risque » en fixant quelques règles communes ;
• dégager les priorités d’achats rétrospectifs et anticiper sur les collections à construire ;
• élaborer des programmes cohérents de sauvegarde et des projets de communication régionaux et attractifs ;
• favoriser les collaborations avec d’autres acteurs de la chaîne du livre  12.

Si le CRL doit offrir les conditions d’une réflexion sur tous ces aspects, il n’intervient pas, bien sûr, dans la politique des établissements ; chacun reste maître de ses propres orientations et le CRL veille à assurer la cohérence du plan et à entretenir la dynamique régionale. En effet, un plan de conservation partagée ne peut exister sans un engagement collectif fort et un pilotage actif.

L’action en Midi-Pyrénées démontre que la Région est le bon niveau territorial pour organiser la conservation répartie. Cependant, pour son développement, il paraît indispensable de considérer les complémentarités interrégionales et d’envisager des expertises et des évaluations nationales.

D’autres questions d’importance restent à résoudre. Les BMVR ont-elles un rôle spécifique à jouer ? Quelles sont les meilleures méthodes de signalement et de valorisation de ces fonds conservés pour un accès plus large des publics à ce patrimoine ?

Ce travail en réseau peut, sans aucun doute, aider à trouver les solutions adaptées. Cette coopération régionale permet déjà d’élaborer une politique patrimoniale concertée et, à sa façon, illustre les propos si justes de Noëlle Balley : « Si nous voulons êtres les gardiens de la mémoire, soyons des passeurs de témoins, et nous ne deviendrons pas des gestionnaires de l’oubli  13. »

Septembre 2008