Documentation électronique à l'université

La documentation électronique, en particulier les périodiques, représente une part de plus en plus importante des ressources documentaires des universités. Au-delà du constat, cet article cherche à interroger les mutations engendrées par ce nouveau mode de diffusion : mutations en matière d’évaluation et de sélection des ressources, de coopération entre bibliothèques, de distribution des titres – avec un double effet d’extension et de raréfaction. Devant désormais prendre en compte la notion de « stocks » et celle de « flux », la carte documentaire appelle une définition renouvelée et élargie des bibliothèques de référence et de recours.

Digital material, in particular periodicals, represents a more and more important part of the documentary resources of universities. After a main statement, this article seeks to examine the transformations engendered by this new mode of dissemination: transformations concerned with the evaluation and selection of resources, with co-operation between libraries, and with the distribution of titles – with a dual effect of expansion and growing shortage. Before taking into account in future the notion of “stocks” and that of “flux”, the documentary map calls for a remodelled and extended definition of libraries of reference and resort.

Elektronische Unterlagen, vor allem Zeitschriften, machen zunehmend einen wichtigen Bestandteil der Dokumentensammlungen an Universitäten aus. Der Artikel begnügt sich nicht mit dieser Feststellung, sondern versucht, die Umwälzungen zu beschreiben, die diese neue Methode der Bereitstellung von Dokumenten auslöst. Tiefgreifende Änderungen auf den Gebieten der Bewertung und Auswahl von Dokumenten, der Zusammenarbeit zwischen Bibliotheken und der Bereitstellung von Artikeln aus Zeitschriften ziehen entweder einen Überfluss oder einen Mangel an Ressourcen nach sich. Da man von nun an zwischen „Stock« und „Flow« unterscheiden muss, ist eine neue und erweiterte Definition von Referenz– bzw. Zugriffsbibliotheken notwendig.

La documentación electrónica, en particular los periódicos, representa una parte cada vez más importante de los recursos documentales de las universidades. Más allá de la constatación, este artículo busca interrogar las mutaciones engendradas por este nuevo modo de difusión : mutaciones en materia de evaluación y de selección de los recursos, de cooperación entre bibliotecas, de distribución de los títulos -con un doble efecto de extensión y de rarefacción. Debiendo a partir de ahora en adelante tomar en cuenta la noción de “stocks” y la de “flujos”, la carta documental llama a una definición renovada y ampliada de las bibliotecas de referencia y de recursos.

Bases de données, périodiques électroniques, corpus en ligne, campus numériques, signets, etc. : l’accès aux ressources numériques s’est considérablement développé au cours des dernières années. Depuis 1998, on observe un saut quantitatif qui est l’expression d’une véritable mutation qualitative. Celle-ci se poursuit sans que l’on soit capable de dire quand et à quel niveau des points d’équilibre stabiliseront à un palier le dispositif documentaire.

Pour prendre la mesure du phénomène, on dispose de plusieurs éléments. Pour 1998, l’enquête statistique générale sur les bibliothèques universitaires (ESGBU) indiquait que les achats de ressources électroniques représentaient 5,1 millions d’euros pour un total de dépenses documentaires de 58,5 M €, soit 8,7 % 1. Quatre ans plus tard, en 2001, ces achats atteignaient 9,3 M € pour un total de 67 M €, soit 13,8 %. On observe ainsi une croissance forte, en valeur absolue comme en pourcentage, qui ne donne à voir cependant qu’une image amoindrie de la réalité : on sait en effet que la facturation des périodiques électroniques ne prend le plus souvent en compte qu’un surcoût calculé en fonction de la charge des abonnements sur papier.

Pour l’exercice 2002, une enquête plus fine lancée par la Direction de l’enseignement supérieur (Sous-direction des bibliothèques et de la documentation) indique que les universités ont dépensé cette année-là 11,6 M € pour les ressources électroniques ; les établissements avaient en moyenne accès à 21 bases de données documentaires et à plus de 1 500 titres de périodiques en ligne. Comme toutes moyennes, celles-ci ne signifient pas grand-chose et masquent des réalités disparates : 12 universités donnent ainsi accès à plus de 3 000 périodiques en ligne, et 24 entre 2 000 et 3 000 titres. Quoi qu’il en soit, le nombre de licences d’accès à des périodiques électroniques (150 000) est désormais plus élevé que le nombre d’abonnements papier (125 000) : il n’est pas rare de constater que telle université abonnée à 1 500 périodiques sur papier dispose par ailleurs de plus de 3 000 licences d’accès.

Bien entendu, le phénomène, envisagé globalement, intéresse plus la recherche que l’enseignement, plus les disciplines scientifiques que les lettres et sciences humaines (les disciplines juridico-économiques se situant dans une position intermédiaire) : la progression de l’électronique n’en reste pas moins générale et forte, même si le support traditionnel perdure et perdurera. Une telle mutation ne peut pas ne pas avoir des impacts forts tant au niveau des établissements et de leurs services de documentation qu’au niveau du réseau des bibliothèques.

Quels impacts sur les bibliothèques ?

Nous avons dit ailleurs 2 que l’émergence de la documentation électronique n’avait rien changé et avait tout changé : rien changé, parce que les missions traditionnelles d’évaluation, de sélection et de mise à disposition de ressources par les services de documentation s’en trouvaient consolidées et acquéraient même une dimension stratégique plus forte ; tout changé, parce que l’exercice de ces missions s’en trouvait bouleversé. Nous en évoquerons ici quelques effets : sur l’offre éditoriale, la couverture documentaire, les usages, l’organisation et le fonctionnement des services.

S’agissant de l’offre, le premier élément à noter est celui du coût ou du surcoût. Globalement, on observe un accroissement de la charge de 10 à 15 % en plus du coût de l’abonnement sur papier. En se portant acquéreur d’un service et non plus d’un produit, en devenant « locataire » et non plus propriétaire, l’acheteur paie en définitive plus cher. À cela s’ajoute fréquemment le fait que les progressions annuelles des tarifs sont souvent élevées, supérieures en tout cas à la croissance des budgets. Circonstance aggravante, le taux de TVA applicable aux ressources en ligne (19,6 %) est nettement supérieur à celui en vigueur pour les périodiques traditionnels (2,1 %). Bien entendu, on sait que le dispositif du surcoût calculé en référence au papier n’aura qu’un temps et qu’un système fondé sur le nombre de titres accessibles en ligne, la population à desservir et l’intensité des usages a vocation à émerger : il reste cependant que la mutation à l’électronique constitue une mutation au moins autant économique que technologique et que les conséquences de ce phénomène sur le long terme sont généralement passées sous silence.

Le second élément déterminant de l’offre s’exprime dans le passage d’un dispositif d’achat titre par titre à un dispositif de bouquet ou de catalogue, d’une logique de la sélection à une logique du tout ou rien dont l’impact sur la politique d’acquisition est évident : on voit mal cependant pourquoi un schéma aussi rigide ne pourrait connaître ultérieurement des aménagements.

L’impact de ce qui précède sur la couverture documentaire des établissements est fort. Pour le montrer, nous nous appuierons sur les résultats de l’enquête effectuée en 2002 sur les abonnements aux périodiques scientifiques (papier et électroniques) passés par les universités en physique, chimie et sciences de la terre et de l’univers (enquête PERS 2002).

À partir d’une liste de 2 550 titres faisant référence, issus de la base Science Citation Index Expanded de l’ISI (International Science Index), toutes les bibliothèques universitaires scientifiques ou ayant une section scientifique, soit 53 établissements, ont été invitées à signaler ceux dont elles disposaient en 2002 sous la forme d’une licence d’accès et/ou d’un abonnement.

On observe d’abord que 25 % de titres ne sont présents nulle part : il s’agit de revues éditées par de tout petits éditeurs, de revues à lectorat très réduit ou dans des langues très peu parlées en France, ou encore de revues relevant d’éditeurs avec lesquels les négociations étaient en cours au moment de l’enquête.

Sur les 1 933 titres possédés au moins une fois par les 47 établissements qui ont répondu, on remarque 310 unica, 136 titres possédés 2 fois et, au total, 654 titres, soit un tiers des titres possédés, présents dans 5 ou moins de 5 bibliothèques. À l’inverse, 442 titres très répandus – principalement ceux qui sont offerts dans les grands bouquets électroniques – sont détenus par 36 à 45 bibliothèques.

De cette enquête, couplée avec les résultats de l’ESGBU 2001, on peut, en termes de couverture documentaire, tirer quelques conclusions dictées par la conjugaison du poids des périodiques, la nécessité de poursuivre les abonnements (ou licences d’accès), l’inflation des coûts et l’effet « bouquet » :

– tout d’abord, il apparaît clairement que les monographies constituent de plus en plus une variable d’ajustement. Ce sont elles qui « font les frais » du développement des périodiques en général et des périodiques électroniques en particulier ;

– ensuite, on observe que les productions des grands éditeurs (« grands » s’entendant ici soit au sens économique – éditeurs publiant beaucoup de titres – soit au sens scientifique – éditeurs publiant des titres considérés comme faisant référence et à cet égard indispensables) sont acquises au détriment de celles d’éditeurs de petite taille ou publiant des titres moins essentiels. Il s’ensuit un double effet d’extension (de titres très largement distribués) et de raréfaction (de titres de moins en moins accessibles) qui peut aller jusqu’à ce que les titres rares ne soient plus présents nulle part. L’enrichissement de chacun peut devenir l’appauvrissement de tous (entendus comme formant une collectivité).

En termes d’usages, il est difficile de porter un diagnostic totalement abouti en l’absence d’instruments de mesure fiables, homogènes et suffisamment distribués pour permettre des comparaisons. On doit même dire que le travail de normalisation engagé dans ce domaine constitue un des chantiers essentiels de la période qui s’ouvre. Il reste que les indicateurs statistiques en notre possession, quoique partiels et hétérogènes, expriment des usages intensifs et variés, qui sont aussi fonction de la qualité et de la richesse des interfaces et des outils d’accès ainsi que des politiques de formation des usagers mises en œuvre, tout en réservant parfois des surprises : des titres que les bibliothèques n’auraient pas sélectionnés mais qui sont intégrés dans des bouquets peuvent ainsi rencontrer un écho inattendu.

Enfin, les changements introduits dans l’organisation et le fonctionnement des services sont considérables. En ce qui concerne les bibliothèques elles-mêmes, on se félicitera d’abord de ce que certaines ont vu dans l’émergence de la documentation électronique l’occasion d’engager un dialogue renouvelé et approfondi avec la communauté scientifique qu’elles ont vocation à desservir : à cet égard, l’enjeu que représentent les bases de données et les périodiques numériques constitue un ressort puissant d’intégration de la fonction documentaire dans les établissements. Par-delà ce dialogue, toutes les bibliothèques sont confrontées à une triple problématique :

– la charge de travail de veille est d’autant plus exigeante que l’offre éditoriale connaît une évolution permanente ;

– une approche purement disciplinaire manifeste ses limites dans la mesure où l’offre n’est pas généralement segmentée par disciplines. Cela a conduit la plupart des bibliothèques à confier la gestion de ce dossier à une instance transversale ;

– l’arbitrage entre le papier et l’électronique, notamment pour les périodiques, est appelé à prendre une importance croissante.

Mais, au-delà des bibliothèques ou des services de documentation, ce sont les établissements qui se trouvent devoir occuper en tant que tels une position centrale et, pourrait-on dire, maîtresse. En d’autres termes, la politique d’accès aux ressources électroniques ne peut être qu’une politique d’établissement pour au moins trois raisons :

– les licences d’accès sont des licences d’établissement. On ne peut plus guère imaginer que des acteurs différents et sans concertation entre eux puissent contracter avec un même fournisseur ;

– les dépenses en jeu et leur croissance forte et continue rendent indispensables une mutualisation des financements et, in fine, un arbitrage « politique ». Aujourd’hui les achats de ressources électroniques mobilisent assez fréquemment le cumul de trois types de contributions : un financement de la bibliothèque ou du service commun de la documentation, une participation du BQR (Bonus qualité recherche), une contribution des équipes de recherche (le plus souvent sur la base d’un forfait par chercheur) ;

– la nécessité de mettre en œuvre un « système d’information » global, qui homogénéise l’accès à tous les services et ressources (qu’ils relèvent de la scolarité ou de la vie étudiante, de la pédagogie ou de la recherche, en passant par la documentation) et qui gère les droits attachés à chaque membre de la communauté universitaire.

La documentation s’intègre ainsi fortement à une politique d’ensemble de la production, de l’acquisition et de la diffusion de l’information scientifique, politique généralement pilotée au plus haut niveau de l’établissement.

Quels impacts pour le réseau ?

On sait que les bibliothèques des établissements d’enseignement supérieur sont bien plus qu’une addition de services, mais qu’elles constituent un réseau. Celui-ci est fondé sur une formation et une culture communes et s’organise autour d’outils collectifs. Il a une double vertu : l’échange de services et, plus encore, par la mutualisation des expériences et des innovations réussies, un effet d’entraînement qui fait que les services les plus avancés « tirent » ceux qui le sont moins. Ce réseau ne pouvait pas ne pas être touché d’une manière ou d’une autre par un développement aussi rapide de la documentation numérique. Les principaux points d’impacts sont l’apparition d’un nouvel outil collectif (les consortiums), les évolutions potentielles de la carte documentaire et le renouvellement de la problématique de la conservation.

Le numérique a introduit une sorte de « révolution » dans la coopération entre bibliothèques. Dans la sphère de la documentation sur papier, l’établissement acquéreur devient propriétaire d’un produit qu’il peut, dans le respect de certaines règles, redistribuer (par exemple dans le cadre de prêt entre bibliothèques) : la mutualisation intervient ainsi en aval. Dans le monde de la documentation électronique, tous les termes sont inversés : l’établissement acquéreur n’est plus que le « locataire » d’un service (au demeurant fort coûteux comme nous l’avons dit) qu’il n’a pas, sauf de façon marginale, la possibilité de redistribuer. La mutualisation, si elle existe, ne peut dans ce cas se situer qu’en amont, en vue de l’achat.

C’est dans ce contexte que le réseau a eu en son sein la capacité de faire émerger des groupements ou consortiums qui ont pris en charge un travail de veille, d’évaluation, d’achat et de prospective, avec pour premier objectif l’obtention de bonnes conditions d’accès notamment au plan financier. À côté de plusieurs initiatives intéressantes qui ont été prises par différents acteurs, une place majeure est aujourd’hui occupée par le consortium Couperin qui regroupe plus de 130 bibliothèques et a su fédérer en son sein quelques groupements plus petits et spécialisés.

Les consortiums sont désormais des éléments importants du fonctionnement en réseau des bibliothèques, en ce qu’ils contribuent à organiser la coopération, à faire émerger des solutions opératoires et mutualisables et surtout à rééquilibrer au bénéfice de la communauté universitaire un rapport économique qui reste malgré tout nettement favorable aux éditeurs et distributeurs.

Cela n’est pas sans effets sur l’évolution de ce que l’on peut appeler la carte documentaire. Depuis toujours, celle-ci était structurée autour de bibliothèques de référence dont le statut tenait à l’importance des « stocks », de l’environnement scientifique et de la capacité d’enrichissement. C’est autour de ces notions qu’ont été forgés des outils comme les centres d’acquisition et de diffusion de l’information scientifique et technique (Cadist), les pôles associés de la Bibliothèque nationale de France ou les bibliothèques bénéficiaires d’exemplaires du dépôt légal. Avec le développement de l’information numérique, la carte documentaire de demain devra être fondée à la fois sur la notion de « stocks » et celle de « flux » et sur une définition renouvelée et élargie des bibliothèques de référence et de recours qui continueront à organiser le champ documentaire. Ces bibliothèques de référence et de recours auront notamment en charge les fonctions suivantes :

1. Assurer dans les disciplines pour lesquelles elles ont une responsabilité particulière une couverture documentaire qui aille très au-delà du cœur de la documentation recherche, c’est-à-dire acquérir aussi les documents rares, situés aux marges de la cible. Cette fonction est d’autant plus importante que ces marges (monographies très spécialisées, productions de petits éditeurs, voire d’éditeurs « confidentiels ») sont précisément menacées dans les arbitrages rendus au sein des établissements.

2. Etre un acteur essentiel des consortiums.

3. Assurer une veille documentaire disciplinaire et en redistribuer le produit tant au bénéfice des autres bibliothèques que de la communauté scientifique concernée. Les bibliothèques de référence et de recours ont ainsi vocation à être des instances de diffusion de l’information bibliographique disciplinaire, au moyen de la mise en œuvre de sites ou de portails permettant d’aider et d’orienter la recherche et donnant accès à l’information spécialisée.

4. Assurer la fourniture à distance de documents.

5. Garantir la conservation en propre ou partagée, cette fonction devant à l’évidence être distribuée.

6. Fonctionner en partenariat, dans la mesure où la plupart des champs disciplinaires sont désormais couverts par plusieurs bibliothèques d’excellence.

Au-delà de la conservation partagée qui appelle un travail concerté des bibliothèques de référence, des consortiums (qui, au sein du groupement, doit cumuler pour un même titre abonnement papier et licence d’accès à la version électronique ?) et d’un établissement comme le Centre technique du livre de l’enseignement supérieur (CTLes), la principale question qui reste ouverte est celle d’un archivage qui garantisse un accès sur le long terme aux documents en ligne. Pour n’être pas insurmontable en termes techniques, ce point apparaît aujourd’hui comme le plus difficile car il suppose de satisfaire à de multiples conditions : l’accord des ayants droit et une sûreté juridique, des moyens informatiques lourds, des opérateurs présentant une garantie de pérennité et enfin, last but not least, une cohérence de l’action de multiples partenaires susceptibles d’intervenir dans ce champ.

On le voit : les points d’impact de la documentation électronique dans les établissements d’enseignement supérieur et sur le réseau des bibliothèques sont multiples et importants. Ils sont positifs par beaucoup d’aspects, notamment par les nouvelles possibilités qu’ils ouvrent aux chercheurs et par le fait qu’ils accélèrent le processus de construction des politiques documentaires d’établissement. Reste le paradoxe de l’histoire : alors que l’information scientifique est, pour l’essentiel, produite par les universités et les organismes de la recherche publique, que les auteurs de publications scientifiques (dont les droits sont perpétuellement mis en avant !) abandonnent généralement leurs droits contre une rémunération symbolique ou nulle, que la communauté savante a seule la capacité de valider les contenus, cette même communauté s’est mise dans la situation d’être captive d’acteurs en position de monopoles et de payer de plus en plus cher l’accès aux informations qu’elle a produites.

Mai 2003