La sélection des archives contemporaines

La sélection est, depuis longtemps, au cœur du processus de formation des archives. Résultant d’une nécessité matérielle incontournable, juridiquement encadrées, s’appuyant sur une méthodologie éprouvée, les éliminations d’archives touchent surtout les archives sérielles d’exécution. Elles sont facilitées par la prise en compte du fonctionnement en réseau des organisations et de leur activité éditoriale, qui justifie le recentrage de la collecte sur les archives décisionnelles. Leur caractère irréversible appelle toutefois la plus grande vigilance, car elles ne sauraient compromettre l’exercice du devoir de mémoire.

Selection has, for a long time, been at the heart of the formation of archives. Resulting from an unavoidable material necessity, legally framed, relying on a proven methodology, elimination of archives affects above all archives that are serial in execution. On the other hand, matters are made easier by taking into account the function of organizations within a net-work and their editorial operation, which justify the re-centring of the collection on decision-making archives. Their irreversible character calls, however, for the greatest vigilance for they must not compromise the exercise of becoming memory.

Seit langem steht die Selektion im Zentrum der Archivbildung. Die von einer materiell unumgehlichen Notwendigkeit herrührenden, rechtlich umrahmten und sich auf eine bewährte Methodologie stützenden Archivbeseitigungen betreffen vor allem die durch Anwendung der Entscheidung bestimmter Instanzen entstandenen Archivreihen. Sie werden andererseits durch die Berücksichtigung der Netzarbeitsweise der Organisationen und deren Verlagstätigkeit erleichtert, die eine erneute Zentrierung der Kollekte der durch Entscheidung bestimmter Instanzen entstandenen Archive rechtfertigt. Deren nicht umkehrbare Eigenschaft ruft jedoch zu höchster Wachsamkeit auf, denn sie könnten die Erfüllung der Gedächtnisaufgabe gefährden.

La selección es, desde hace mucho tiempo, un duro proceso de formación de los archivos. Al resultar de una necesidad material incontrastable, juridicamente enmarcados, al apoyarse en una metodología agotada, las eliminaciones de archivos tocan sobretodo a los archivos seriales de ejecución. Por otra parte éstas se encuentran facilitadas por la toma en cuenta del funcionamiento en red de las organizaciones y de su actividad editorial, que justifica el recentraje de la colecta sobre los archivos decisionales. Su carácter irreversible llama sin embargo a la más grande vigilancia puesto que no podrían comprometer el ejercicio del deber de memoria.

Mener une politique de conservation en matière d’archives équivaut à rationaliser les éliminations. La collecte des archives peut résulter d’une prospection volontariste; elle consiste le plus souvent à redimensionner l’offre de versement avancée par le détenteur premier des documents archivables. Mais faut-il vraiment choisir, et comment y parvenir avec la certitude que cet acte rédhibitoire ne créera pas un dommage irréparable, pour la recherche scientifique, le droit des gens, voire l’intérêt supérieur de la collectivité ?

Propre à susciter le malaise ou l’atermoiement, la question des éliminations est une figure ambiguë, insistante et comme spectrale de l’histoire de l’archivistique. Trois dates lui font, en effet, un cortège un peu trop flamboyant : 1789, la Grande Peur et les autodafés de titres féodaux; 1871, la Commune et les incendies de la Semaine sanglante, particulièrement meurtriers pour les archives parisiennes ; 1984, Orwell et son ministère de la Vérité, où s’activent des « archivistes » qui détruisent les documents en contradiction avec la « ligne générale ».

Aux éliminations sauvages qui mutilent le passé et aux éliminations calculées qui en permettent la manipulation, ne faut-il pas au surplus adjoindre les éliminations intempestives qui le décomposent, et qu’auraient trop négligemment laissé s’accomplir les archivistes du siècle dernier, ces admirables érudits prompts à stigmatiser le vandalisme révolutionnaire, mais bien désinvoltes à l’égard des archives en formation à leur époque, au motif qu’ils y vivaient bien peu, immergés qu’ils étaient dans ce Moyen Âge qu’ils s’attachaient à ressusciter ?

L’élimination : une nécessité matérielle

Il est certain que c’est en réaction contre ce laisser-faire que leurs successeurs ont, depuis la Libération, inauguré et poursuivi une politique de collecte à la fois active et sélective. Il s’avère cependant qu’autrement réfléchies que naguère et plus nécessaires que jamais, les éliminations restent, dans leur principe même, discutées. Et ce sans doute d’autant plus que l’exercice professionnel dont elles participent suscite beaucoup plus qu’hier la curiosité de l’opinion. Aussi tentera-t-on ici l’apologie d’un geste à la fois inéluctable, praticable et profitable à l’intelligibilité même des archives.

Si prosaïque, sinon scientifiquement irrecevable, que soit cette explication, les éliminations d’archives contemporaines résultent d’abord d’une nécessité matérielle. La croissance de la production documentaire des organisations, publiques ou privées, décelable dès le premier conflit mondial, a pris depuis 1945, et dans tous les pays, une tournure exponentielle, largement facilitée par l’usage de la photocopieuse; elle se poursuit à un rythme dont rien ne laisse augurer le ralentissement. Les documents collectés par les Archives nationales françaises, dans la seconde moitié du XXe siècle, occupent déjà un rayonnage nettement supérieur à celui qui abrite les fonds pris en charge au cours du siècle et demi précédent, et qui couvrent eux-mêmes plus d’un millénaire. Les spécialistes en organisation avaient évalué que tout employé du secteur tertiaire augmente en moyenne chaque année d’un mètre la documentation papier qu’il amasse dans son cadre de travail (en additionnant documents produits et reçus).

En dépit des progrès de la dématérialisation que favorisent l’Internet et l’intranet, le ratio demeure orienté à la hausse, alors qu’en ne comptabilisant que les agents des trois fonctions publiques françaises, ce sont cinq millions de mètres linéaires qui sont virtuellement proposés chaque année à l’archivage, quand le rayonnage installé dans les trois principaux réseaux de services d’archives publics (archives nationales, départementales et communales) ne dépasse pas 3814 km!

Les causes, multiples, de ce qu’il est convenu d’appeler « l’explosion documentaire » sont identifiées depuis longtemps. On invoquera notamment la croissance démographique et le développement de l’État providence, qui concourent à la fois à l’augmentation des effectifs de l’administration et à la bureaucratisation des rapports sociaux, lesquels, par ailleurs, se « judiciarisent », stimulant la prodigalité paperassière d’une basoche structurellement papivore, le tout dans un contexte d’essor de la société de l’information.

Conscients de ces bouleversements, l’État et les collectivités locales ont réagi par des investissements à la fois logistiques (construction de cités administratives) et patrimoniaux (construction de bâtiments d’archives) qui apparaissent rien moins que négligeables ou sporadiques. L’effort, relayé par quelques grandes entreprises, peut et doit sans doute encore s’intensifier, mais il trouvera assez vite ses limites, qu’elles soient budgétaires ou sociales. D’autant que l’exercice ne se pose pas seulement en termes d’équipement immobilier : il intègre aussi des coûts de main d’œuvre imposants, car les traitements documentaires requis par les archives sont peu automatisables et peu partageables, à la différence du catalogage bibliographique. Dans ces conditions, pratiquer l’archivage de substitution en numérisant (ou en microfilmant) des archives dont les originaux sur papier seraient détruits est le type même de la solution chimérique : la minoration de la dépense immobilière qui pourrait en résulter ne compenserait certainement pas les frais engagés pour l’analyse et l’indexation des documents, sans compter les coûts ultérieurs de maintenance informatique et d’adaptation des archives numérisées aux nouveaux standards logiciels.

Un contrôle des éliminations par les archivistes

Inéluctable, l’élimination apparaît aussi largement prédéterminée. Pour l’essentiel, elle se pratique avant l’archivage proprement dit, sur le site de production du document et à la demande du producteur. Il s’agit de répondre à l’attente de ce dernier en matière d’assistance à la maîtrise des flux documentaires, en fonction des ressources propres de stockage de l’administration, donnée sur laquelle l’archiviste a peu de prise, même s’il peut en recommander l’extension, étant par ailleurs entendu qu’il évitera d’anticiper la prise en charge de documents encore susceptibles d’une exploitation soutenue pour les besoins du service ou de ses usagers.

Aboutissement logique d’un processus documentaire, l’élimination s’adosse à des méthodes et à un savoir-faire que les archivistes français ont largement empruntés à leurs collègues anglo-américains; elle obéit d’autre part à des règles de procédure fixées depuis longtemps.

Le principe d’un droit de regard de l’administration des archives sur les éliminations que les autres administrations souhaitent opérer dans les documents qu’elles détiennent a été posé dès le XIXe siècle, rappelé dans les règlements de 1921 et 1926 sur les Archives départementales et communales, nettement réaffirmé par le gouvernement de Front populaire aux administrations centrales par un décret du 21 juillet 1936, et repris de façon particulièrement détaillée dans le principal décret d’application de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives. Il s’agit d’un contrôle a priori, formalisé par un visa apposé sur la liste des documents proposés à l’élimination, dont la délivrance peut être précédée de vérifications sur pièces et sur place.

Le dispositif comporte des failles, qui résident surtout dans la disproportion entre le champ à contrôler et la disponibilité des archivistes pour s’impliquer dans les tâches de contrôle. D’autre part, même si le code pénal et certains articles de la loi de 1979 permettent d’engager des poursuites contre les responsables de destructions non autorisées d’archives publiques, il faut bien reconnaître qu’aucune action publique n’a encore été engagée sur ce grief et qu’aucune plainte n’a été déposée par l’administration des archives, un peu parce que la matérialité du délit n’est pas si aisée à établir, beaucoup parce que le code de conduite de la fonction publique française n’intègre guère ce procédé. Enfin, face à la hiérarchie policière ou aux responsables du contre-espionnage, l’autorité d’un fonctionnaire culturel, même appuyée sur la loi, n’a sans doute pas l’étoffe requise. Ce n’est cependant pas faire preuve d’angélisme que de soutenir que, pour l’essentiel, les archivistes exercent un contrôle globalement efficace sur les éliminations dans les services.

Une masse d’informations élaborées et structurées

Il est vrai qu’ils ont su, dans l’univers bureaucratique, diffuser et faire adopter des outils de gestion de la documentation administrative d’une efficacité éprouvée. En détaillant dans des listes, puis dans des tableaux dits de tri ou de gestion les différents dossiers constitués dans une unité administrative donnée, en évaluant pour chacun d’eux sa durée d’utilisation fonctionnelle et en définissant le traitement ultérieur à lui réserver (élimination ou conservation intégrale ou partielle), ils ont fixé un cadre qui s’est imposé comme une référence méthodologique. Et de l’accumulation même de ces listes et tableaux, dont les plus anciens remontent au début du siècle, mais qui se sont notablement multipliés depuis vingt ans, se dégage, avec plus de repentirs que de ruptures, une manière de doctrine.

Cette « doctrine » est d’abord fondée sur une catégorisation des archives en deux groupes fondamentaux dont le rapport intérêt/encombrement est inversement proportionnel : soit, d’un côté, des documents où s’inscrivent la conception et l’évaluation des politiques publiques et, de l’autre, des dossiers de mise en oeuvre des procédures administratives ou juridictionnelles. Les archives – parcimonieuses – des états-majors se caractérisent par leur singularité, quand les archives – pléthoriques – des bureaucraties frappent par leur répétitivité. Aussi est-ce d’une main légère qu’on taillera dans celles-là, alors qu’on s’autorisera des coupes claires dans celles-ci, en pratiquant des tris dits automatiques (alphabétique, chronologique, géographique, numérique), des échantillonnages statistiques, plus « représentatifs », mais plus délicats à opérer, ou encore des sélections fondées sur des critères qualitatifs : dossier d’une affaire judiciaire qui a défrayé la chronique ou qui s’est conclue par un renversement de jurisprudence, permis de démolir contesté, copie d’agrégation d’un prix Goncourt, etc.

Dans la dédramatisation du geste éliminatoire, a ensuite beaucoup joué la prise de conscience qu’il était loisible de relativiser le caractère unique du document d’archives. Il s’agit moins, ici, du binôme original-copie que du fonctionnement en réseau des appareils administratifs que l’archiviste a appris à déchiffrer pour identifier le ou les chefs de file dont les dossiers seront nécessairement plus substantiels que ceux de leurs partenaires. C’est ainsi par exemple qu’il considérera comme prioritaire, en matière d’archives budgétaires, la conservation des documents de Bercy et de Matignon, mais qu’il pourra juger superflue, sauf à prélever quelques pièces revêtues d’une réelle valeur ajoutée, celle des dossiers d’une direction sectorielle d’un ministère dépensier : ceux-ci s’interrompent en effet très en amont dans le processus des arbitrages et concourraient peu à l’intelligibilité des décisions finales.

L’archiviste constate aussi qu’il travaille dans un univers où la distance géographique n’est plus un obstacle à la transmission de l’information. C’est pourquoi il s’interrogera sur la pertinence d’un archivage local du registre du commerce, quand l’Institut national de la propriété industrielle met en ligne les données du registre central qu’il est chargé de tenir et de conserver.

Il vérifie enfin tous les jours l’intensité de l’activité éditoriale de l’administration, sa propension à l’auto-analyse et son empressement, ne serait-ce qu’au nom de la transparence, à en publier les conclusions. Sous leurs couvertures vertes, bleues, blanches et jaunes, ce sont des milliers de pages que le ministère du Budget imprime à chaque nouvelle loi de finances, auxquelles s’ajouteront les rapports – également imprimés – des commissions parlementaires et les pages Débats du Journal officiel. Qu’on parle d’archives imprimées ou de publications officielles, qu’on les rapproche ou qu’on les distingue de la littérature grise, force est de prendre en compte cette masse d’informations élaborées et structurées, sans équivalent dans le passé. L’histoire rurale à l’époque carolingienne s’écrit pour l’essentiel avec le polyptyque d’Irminon. Il y a fort à parier que l’historien de la politique agricole commune, qui aura dû faire la synthèse des publications du ministère de l’Agriculture, des chambres d’agriculture, des syndicats agricoles et de la commission européenne, renoncera à s’immerger dans le dépouillement des dossiers de demande de prime à la vache allaitante constitués par les agriculteurs du canton de Sainte-Feréole (Corrèze).

Replacées dans ce contexte de production, de circulation et de préservation de l’information institutionnelle, les éliminations archivistiques ne sauraient donc menacer la recherche scientifique. Lucien Fèbvre a plus d’une fois exprimé l’idée que, si l’historien ne sait pas ce qu’il cherche, il ne saura pas ce qu’il trouve. C’était pour souligner que la problématique est première et les sources secondes. Il serait même à peine paradoxal de soutenir que la surabondance des sources entrave, davantage que leur rareté, l’écriture de l’histoire. Par son questionnement, le chercheur apporte autant que le matériau qu’il interroge et le révèle en quelque sorte à lui-même. Les fonds qu’il a élus ont pris pour lui tout leur intérêt, non parce qu’ils auraient été préservés dans leur exhaustivité absolue, mais parce qu’ils ont été ordonnés et inventoriés et, par cela même, rendus intelligibles.

Un pilotage à vue

On se gardera cependant de soutenir qu’on élimine au mieux dans le meilleur des mondes possibles. D’abord parce que fait défaut une théorie générale des éliminations d’archives. Certes, il existe un ratio, qui bénéficie d’une sorte de consensus international, et qui tient dans une fourchette allant de 90 à 95 % de la masse documentaire produite. Il suffirait donc, pour un service d’archives public donné, de partir d’un dénombrement des agents publics travaillant dans des services susceptibles de lui faire des versements, pour extrapoler le métrage des archives courantes constituées dans l’année et lui appliquer ce ratio pour définir les objectifs plausibles en termes de collecte et d’élimination.

Mais ce raisonnement se révèle peu opérant, dès lors qu’on ne dispose pas d’une pesée globale sérieuse de la production écrite des services publics et de son taux d’ « évaporation » spontanée. Faute de référents, il n’y a pas réellement d’objectifs quantifiés, guère plus d’analyse coordonnée de la valeur et moins encore d’approche sérieuse en termes économiques. Il y a sans doute une politique de sélection, en tant qu’elle se réfère à quelques grands principes largement reconnus et, dans la mesure où elle consiste à appliquer, avec une marge d’interprétation, parfois trop généreusement négociée, les tableaux de gestion revêtus de la sanction interministérielle; mais elle reste un pilotage à vue, tant elle dépend des opportunités, voire des relations personnelles entre chefs de service.

D’une mémoire publique à une mémoire privée

Ensuite, il faut bien tenir compte des critiques que la méthode suscite. Exprimées de longue date par le même groupe socioprofessionnel, universitaire pour l’essentiel, portant, sans grande variété, tant sur la manière, jugée opaque, que sur la finalité, perçue comme compromettante pour l’avenir de la recherche, elles débouchent sur une revendication simple dans son énoncé, d’association de l’historien au colloque de l’archiviste avec l’administrateur, mais hasardeuse dans sa déclinaison pratique.

Alors que l’administration est une réalité de plus en plus déconcentrée et décentralisée, alors que l’univers de l’entreprise et le monde associatif, eux aussi producteurs féconds d’archives rien moins que négligeables, se caractérisent par la vitalité et l’instabilité, à quel niveau décisionnel débattre pour prendre des options efficaces, c’est-à-dire pérennisables ? Comment opérer le choix des chercheurs appelés à siéger dans ces « commissions de tri » ? Quelles seront leur représentativité et leur crédibilité sur la longue durée, alors que l’économie même de la discipline repose sur la remise en cause des problématiques précédentes ?

Et puisqu’il faut bien que les conseilleurs soient un peu les payeurs s’ils veulent que leurs recommandations soient prises en compte, peut-on sérieusement espérer que les laboratoires de recherche universitaires seront demain en mesure de subventionner les services d’archives tant publics que privés ? À moins, comme on l’a suggéré récemment, de transposer dans le domaine des recherches documentaires la technique des fouilles de sauvetage familière aux archéologues, en n’éliminant un lot d’archives particulièrement volumineux qu’après qu’une équipe scientifique aura pu y pratiquer des « carottages ».

Mais voici cependant qu’à la table des débats tend à s’inviter, aux côtés de l’archiviste, de l’administrateur et de l’historien, un quatrième personnage.

Usager de l’administration, salarié du privé, adhérent d’une association, il a longtemps été l’objet, bien plus que le sujet, de tant de dossiers d’archives. Il semble qu’il entend désormais se les réapproprier, pour faire jouer le droit à l’oubli ou, plus encore, pour honorer le souvenir des siens, dans le cadre d’une généalogie familiale ou d’une commémoration communautaire. Cette demande sociale relativement inédite débouchera-t-elle sur une revendication de préservation maximale, qui transposerait dans la sphère documentaire le « patrimonialisme » si prisé dans le domaine architectural ? Quel dossier nominatif écarter en effet, quand, du centre de protection maternelle et infantile à la maison de retraite, en passant par l’éducation nationale, le fisc et la sécurité sociale, tout individu en provoque l’ouverture d’au moins une dizaine ?

Si une telle perspective ne constitue pas l’hypothèse la plus plausible, du moins mérite-t-elle d’être soigneusement évaluée, car il s’agirait de passer d’une mémoire publique à une mémoire populaire, dont le coût sera sans commune mesure avec celui, au demeurant trop modeste, que la collectivité a jusqu’à présent consenti à payer au titre des archives.