Bibliothèques et programmes européens

Organisée par la section Etude et recherche de l’Association des bibliothécaires français à l’auditorium de la Bibliothèque nationale de France, la journée d’étude du 19 janvier 1995 s’intéressait aux programmes européens et à la façon de monter un projet communautaire.

Dans un contexte de développement de la société de l’information, les assauts de compétitivité se succèdent, auxquels l’Europe se doit de participer, si elle veut maintenir une position concurrentielle face aux investissements du Japon et des États-Unis. Des instances ont donc été créées au niveau européen, qui, souligne Jean Favier, président de la Bibliothèque nationale de France, « apportent le cadre, l’appui et les moyens » aux différents États membres.

Les instances

Un bref récapitulatif des principales instances européennes est loin d’être inutile pour se repérer dans ce dédale administratif. Les institutions communes, qui siègent à Bruxelles, Strasbourg et Luxembourg, fixent les objectifs politiques (le Conseil européen), proposent et mettent en œuvre les politiques communautaires (la Commission européenne), représentent les citoyens (le Parlement européen), adoptent les propositions de directives et de règlements européens (le Conseil des ministres)...

Si l’on pénètre un peu plus avant dans ces institutions, on trouve les Directions générales, principales sections administratives de la Commission des Communautés européennes. Parmi ces vingt-trois directions générales, deux, la DGX, Audiovisuel, information, communication et culture et la DGXIII, Télécommunication, industries de l’information et innovation, mènent les actions en faveur des bibliothèques.

Le quatrième programme-cadre

Pour renforcer la recherche et le développement technologique en Europe, le Conseil des ministres a, avec l’accord du Parlement, adopté le quatrième programme-cadre (1994-1998), dont l’une des quatre lignes d’action – programmes de recherche et de développement technologique (RDT) dans les entreprises, les centres de recherche et les universités – comprend, parmi ses programmes spécifiques, les applications télématiques. Les bibliothèques, qui se situent, avec la recherche et l’éducation et la formation, dans la partie Télématiques pour la connaissance, sont une des constituantes de ce programme spécifique. Elles s’insèrent plus particulièrement dans le sous-programme du développement des systèmes télématiques d’intérêt général.

Ariane Iljon, de la DGXIII, après avoir retracé l’historique des actions en faveur des bibliothèques, a présenté les quatre lignes d’action retenues pour les bibliothèques dans le quatrième programme-cadre :

– les services des bibliothèques fondés sur les réseaux ou les ressources partagées en interne (architecture, numérisation, gestion électronique, interfaces) ;

– l’interconnexion des bibliothèques : interconnexion des sites, des bibliothèques, entre les acteurs traditionnels : éditeurs, bibliothécaires... ;

– les technologies de découverte des ressources, la médiation de l’accès aux ressources des réseaux ;

– les questions et solutions spécifiques liées à la télématique et aux bibliothèques, mais transposables à d’autres activités économiques.

La participation à ce quatrième programme-cadre se déroulera selon trois étapes : l’appel à propositions, lancé le 15 mars 1995 et publié au Journal officiel des Communautés européennes, les dossiers remplis par les candidats, à remettre avant le 15 juin 1995 et, enfin, les résultats de l’évaluation des dossiers, qui seront diffusés à partir du 15 septembre 1995. A titre d’exemple, pour le troisième programme-cadre, de 1991 à 1993, sur les 333 projets présentés à la DGXIII, 94 avaient une participation française, 68 furent retenus et 4 avaient des coordonnateurs français.

Jacques Faule, président du Comité français pour un plan d’action en faveur des bibliothèques européennes, s’est intéressé à la place réservée au budget des bibliothèques dans le budget communautaire de l’Union européenne : 1 376 MF sur les 504,9 milliards de francs du budget communautaire sont consacrés aux applications télématiques et 49 MF aux bibliothèques de l’Union européenne, soit 3,50 %. Pour lui, monter un projet européen signifie pouvoir y consacrer une personne à temps plein pendant trois mois, bien maîtriser la langue anglaise, dans laquelle circulent la plupart des informations, avoir un projet innovant et, donc, se renseigner sur l’existant, notamment dans les banques de données de la Communauté européenne.

Participation française

Parmi les projets auxquels la France participe, EROMM : registre européen des microformes mères. Marcelle Beaudiquez, de la Bibliothèque nationale de France, a clairement décrit les différentes phases de ce projet, depuis l’étude comparative, en 1987, sur les politiques de préservation et conservation dans les pays de la Communauté européenne, jusqu’à la phase de réalisation, avec, comme bibliothèques membres, outre la BN, la British Library, la Bibliothèque nationale du Portugal et la bibliothèque universitaire de Göttingen, et, comme résultat, une base de 50 000 notices constituée à partir de quatre sources d’alimentation.

A la question de savoir comment entrer dans un projet européen, Marcelle Beaudiquez ajoute celle de savoir comment en sortir. En effet, EROMM ayant atteint la période où la Commission européenne se retirait, il a fallu trouver un mode de financement autonome. C’est la bibliothèque universitaire de Göttingen qui a accueilli la base et qui prend en charge la moitié du budget de fonctionnement. Cinq partenaires nouveaux se sont manifestés : La Haye, Bruxelles, Berlin, Copenhague et Zurich. 200 000 notices supplémentaires sont prévues.

François Role, de la Direction de l’information scientifique et technique et des bibliothèques a présenté EDIL (Electronic Document Interchange between Libraries), autre projet européen, dont le but est de permettre à des bibliothèques allemandes, anglaises, françaises et hollandaises d’échanger des documents par voie électronique, quels que soient les infrastructures et les protocoles réseaux des établissements. Ce projet, commencé en janvier 1993, doit s’achever en juin 1995. Le budget est de 2 017 000 Ecus, dont une subvention de la Communauté européenne s’élevant à 50 %.

Trois établissements français y participent : la bibliothèque interuniversitaire scientifique de Jussieu, la bibliothèque universitaire de Lyon I et l’Institut de l’information scientifique et technique, qui assure le relais français. Courant 1995 viendront s’ajouter les bibliothèques universitaires de Bordeaux, Reims et Strasbourg. Lyon, Bordeaux, Reims et Strasbourg participeront en tant qu’emprunteur et l’Inist et Jussieu en tant que prêteur et emprunteur.

Comment monter un projet ?

Professionnels des bibliothèques et représentants de société de service ont fait part de leur expérience de montages de projets européens. Tous posent comme préalable d’avoir un bon projet, dont les objectifs et les moyens sont bien compris de l’ensemble des membres du consortium ; d’avoir un bon consortium et de bien choisir le coordonnateur ; d’avoir une bonne santé financière et ne pas espérer gagner de l’argent avec un projet de ce type.

Pour qu’un projet soit accepté, il faut au moins remplir les conditions suivantes : que deux des partenaires soient installés dans deux Etats membres de l’Union européenne et que le projet comprenne au minimum un représentant des bibliothèques.

Construire un consortium se fait par relations ou en consultant les serveurs télématiques de la Commission européenne. Cordis 1, service d’information sur la recherche et le développement dans la Communauté, offre, outre des renseignements sur CD-Rom, neuf bases de données, dont RTD News, RTD Projects, RTD Results et RTD Partners, cette dernière destinée à faciliter la coopération à des propositions de projets. Les centres relais Value, établis dans tous les Etats membres, permettent également la recherche de partenaires pour les propositions de projet et la valorisation des résultats. Des journées sont également organisées, au cours desquelles les programmes sont présentés afin de faciliter la rencontre entre partenaires. Et il ne faut pas oublier les points focaux nationaux 2 qui sont de précieuses sources de renseignements et de conseils.

Méthodes et recommandations se sont succédé : pas de partenaires trop nombreux – pas plus de cinq –, car la multiplication des langues entraîne une multiplication des difficultés, des déplacements et donc une gestion plus difficile, conseille Christine Deschamps, directrice de la bibliothèque universitaire de Paris V, qui ajoute que les objectifs ne doivent pas se limiter à sa seule bibliothèque, mais être aussi profitables à d’autres. Il faut aussi bien définir le projet avec ses partenaires, répartir les tâches et les ressources, établir les responsabilités de chacun, afin que si l’un d’entre eux quitte le consortium, ce ne soit pas aux autres de payer sa part. La propriété intellectuelle des résultats, des données, des logiciels, ainsi que l’exploitation des résultats, le dépôt des brevets doivent également être déterminés.

Constituer un dossier

Prendre en charge un projet européen n’est pas chose simple, on l’avait déjà compris. Pour nous aider à constituer un dossier, Catherine Lupovici, de Jouve, a détaillé la démarche et repris pas à pas les différentes étapes :

– le plan de travail du projet, c’est-à-dire l’établissement de son contenu et son découpage en grandes unités logiques de travail ou WorkPackages (WP), dont une consacrée à la gestion du projet (10 % en termes de ressources humaines) et une autre à la dissémination des résultats (publications, réunions...) ;

– le diagramme de déroulement du projet, ou l’enchaînement logique et dans le temps des WP et la place des étapes de réalisation, ou milestones ;

– le chiffrage du projet, en ressources humaines (en homme/jour par catégorie de personnel, par WP et par partenaire), en équipement durable, sur 3 ou 5 ans, en frais de déplacement, en informatique... ;

– les modalités de subvention, la plus courante étant une subvention à 50 % des coûts imputables au projet ;

– la détermination des partenaires, et le choix du coordonnateur, qui représente les autres auprès de la Commission, qui reçoit les subventions et les redistribue en Ecus (avoir un compte en Ecus est difficile en France), qui reçoit mandat pour signer le contrat ;

– le dossier de proposition, divisé en trois parties, composées de nombreux formulaires à remplir : la partie administrative et financière, la partie description technique et gestion du projet, comprenant un résumé en anglais, les objectifs, la place dans le programme bibliothèques, l’utilisation des normes, les grandes lignes du projet, le plan de développement détaillé... ; et la troisième partie donnant des informations complémentaires sur les partenaires, les coûts, l’exploitation des résultats...

Les propositions sont ensuite évaluées sur plusieurs critères : tout d’abord sur la forme (dossier rempli entièrement, signé – un dossier auquel il manque une signature est aussitôt rejeté –, en trois parties), puis sur le fond technique et méthodologique, sur la crédibilité des partenaires, la justification technique de la somme demandée. Une fois le dossier sélectionné, le contrat est signé !

Les délais sont très courts – trois mois – entre l’appel de propositions et la remise des plis, difficulté à laquelle il faut ajouter la lourdeur administrative que doivent surmonter les bibliothèques françaises pour obtenir les signatures indispensables à l’homologation du dossier. Ce qui peut expliquer que les bibliothèques françaises soient encore peu nombreuses à s’associer à des programmes européens 3.

En conclusion, on peut, à l’instar d’Ariane Iljon, insister sur le fait qu’il ne suffit pas d’avoir une bonne idée, mais qu’il faut aussi avoir les qualités nécessaires pour mener à bien son projet.