Le coût de la documentation

Politiques d'acquisition et allocations de crédits, essai de comparaison internationale

Denis Pallier

Les achats documentaires constituent, avec les traitements des personnels, les deux principaux secteurs de dépenses dans les bibliothèques de recherche. Depuis une décennie, dans la littérature étrangère, études et statistiques soulignent le fait que le coût de la documentation augmente plus vite que les allocations budgétaires. A titre d'exemple des effets de l'inflation au cours des années 1970 et 1980, peuvent être citées les enquêtes menées dans le cadre de l'Association of research libraries, regroupant les principales bibliothèques des Etats-Unis et du Canada. Pour les quinze années 1969-1983, sur un échantillon de soixante-quinze bibliothèques, il apparaît que l'augmentation des crédits en dollars courants a été de 200 %, mais l'inflation et l'augmentation des coûts de traitement (library growth effect) ont diminué leurs ressources réelles par volume (considéré comme une unité d'activité) de 26 % par rapport à 1969 1. Les chiffres cités pour la France par Pierre Carbone indiquent une évolution semblable des coûts : inflation forte et surcoût documentaire 2.

Dans la bibliothèque universitaire traditionnelle, la constitution, à proportion des moyens disponibles, de collections qui répondent aux besoins des usagers est l'activité fondamentale. Tous ses autres services ont plus ou moins pour vocation de favoriser l'accès à ces collections et de mettre à la disposition des usagers des documents que la bibliothèque ne possède pas, mais peut identifier et localiser avec son équipement documentaire. Avec l'expansion des nouvelles technologies, le partage des ressources est facilité et s'offrent de nouvelles formes de stockage et d'accès aux documents. Les dix prochaines années verront probablement la transition entre la politique des collections et une politique de l'accès, dans la mesure où il devient plus facile de traiter et transmettre l'information, à la demande ou sous de nouvelles formes (disque optique numérique, télématique).

Cependant, dans cette période de changement, l'information est accessible sous des formes diverses. Les formes nouvelles coexistent avec les formes conventionnelles et, fréquemment, les services rendus ou les publics n'étant pas les mêmes, les coûts s'ajoutent plus qu'ils ne se substituent 3.

Etant donné que les éditeurs doivent investir dans de nouveaux équipements, l'augmentation du coût des publications de recherche se poursuit et se poursuivra très probablement, notamment dans le domaine des périodiques scientifiques, avec, dans les bibliothèques, des effets connus : diminution des crédits affectés aux monographies, réajustement dans la répartition des crédits entre disciplines.

Face à l'augmentation du nombre de publications, à la hausse de leur coût et à l'offre de nouveaux services dans une période d'austérité, le monde des bibliothèques, aux Etats-Unis, en Grande-Bretagne et en République fédérale d'Allemagne, a réagi en justifiant plus précisément les politiques d'acquisition, en utilisant ou en développant des études sur l'évolution de la documentation et de ses coûts - par discipline, par type de document, selon l'origine géographique - qui n'ont pas d'équivalent en France.

Un certain nombre de sources disponibles dans ces trois pays sont énumérées ci-après. Leur évolution probable devrait aboutir à une meilleure couverture de la documentation européenne, à une identification des documents d'étude et de recherche et aussi à la prise en compte des nouveaux supports (microformes commerciales, vidéodisques, banques de données).

Les études qui contribuent à la planification des politiques d'acquisition se situent dans des cadres d'allocation de crédits qu'il a semblé nécessaire de rappeler schématiquement, afin de situer l'intérêt des Library materials cost studies dans le domaine français et leur possibilités d'utilisation.

Sources sur les coûts

Etats-Unis

Les sources concernant le prix de la documentation sont nombreuses aux Etats-Unis, à proportion du marché, et seules les principales seront présentées.

La publication la plus connue est Publishers weekly donnant annuellement, dans ses numéros de février ou mars (preliminary figures) et d'août-septembre (final figures), les informations de base sur le prix du livre américain, utilisées au cours des dernières années par le Library materials price index committee (LMPIC) de l'American library association (ALA) pour établir ses index, publiés dans le Bowker annual et dans RTSD newsletter (ALA, Resources and technical services division). Par ailleurs, la Bibliothèque du Congrès établit annuellement une étude sur le coût du livre étranger.

The Bowker annual of library and book trade information, publié annuellement, fournit un ensemble de données plus vaste sur les prix des livres, périodiques et journaux américains, les prix des livres britanniques, allemands, sud-américains, etc.

Pour les périodiques, est publié annuellement dans Library journal, au mois d'août, un index des prix établi sur un échantillon de 3 500 périodiques américains (sur les 20 000 existants d'après Bowker), répartis entre 24 disciplines. Sont indiqués les prix moyens et la croissance des prix depuis 1977.

Les fournisseurs des bibliothèques ont beaucoup contribué aux études de coût en utilisant leurs fichiers informatisés. La F.W. Faxon company a produit de telles études pour les périodiques depuis 1974. Basées sur un fichier de 150 000 titres, elles fournissent des informations sur les prix par types de bibliothèques et par matières. Depuis 1975-1976, Blackwell North America publie des données sur l'évolution des prix pour les clients de ses approval plans. Des fournisseurs étrangers, comme Otto Harrassowitz ont entrepris de fournir les mêmes services.

C'est aux Etats-Unis que les analyses générales sur l'évolution de la production et des coûts ont été les plus nombreuses ainsi que les propositions d'applications pratiques. Dans la première catégorie, on peut citer l'étude de W.J. Baumol et M. Marcus, Economics of academic libraries (Washington, 1973), celle de B.M. Fry et H.S. White, Publishers and libraries : a study of scholarly and research journals (Lexington, 1976) et le rapport The Economics and financial management of research libraries : a report of an exploratory meeting, sponsored by the Association of research libraries and the Research libraries group (Washington, Council on library resources, 1981).

Dans la seconde catégorie se situe une série d'articles comportant une bibliographie abondante et publiés par la revue de la Resources and technical services division de l'American library association :
- Lynden, Frederick C. : « Library materials cost studies », Library resources and technical services, 27, 1983, p. 156-162.
- Clock, Mary E. et Williams Sally F. : « Using locally and nationally produced periodical price indexes in budget preparation », Ibid, 27, 1983, p. 345-356.
- Williams, Sally F. : « Budget justification : closing the gap between request and result », ibid., 28, 1984, p. 129-135.

Parmi les normes américaines figurent les American national standard criteria for price indexes for library materials. Cette norme recommande de compter en volumes plutôt qu'en titres, d'utiliser une classification du type Dewey ou LC, de calculer un prix moyen par volume. Révisée en 1982, elle est proposée comme modèle pour une norme internationale et pour toute étude locale.

Grande-Bretagne

The Bookseller fournit semestriellement des informations sur l'évolution du prix des livres en Grande-Bretagne. Cependant, la source la plus intéressante est l'index élaboré par le Center for library and information management de l'université de Loughborough (Department of library and information studies), qui continue le travail entrepris par le Library management research unit à l'université de Cambridge à partir de 1974 4.

Comme l'indique son titre, Average prices of British academic books, cet index ne concerne que les ouvrages d'étude et de recherche, et c'est son originalité. L'université de Cambridge bénéficie du dépôt légal britannique. Les ouvrages qu'elle retient pour la bibliothèque universitaire sont automatiquement inclus dans l'index, qui donne le prix moyen de ces livres suivant une subdivision en 45 catégories matières, avec des totaux suivant les principales catégories de la classification Dewey, et un indice d'évolution depuis 1974. L'index fournit également des informations sur les livres reliés et non reliés, les publications officielles britanniques.

République fédérale d'Allemagne

La principale source sur la production allemande est Buch und Buchhandel in Zahlen, publiée annuellement par le Börsenverein des Buchhandels à Francfort. Elle indique notamment les prix moyens pour la production de l'année précédente dans un cadre systématique.

En ce qui concerne la production et le coût de la littérature publiée hors de RFA, le rapport d'un groupe de travail dirigé par Hans Jorg Hauser a été publié en 1978, à la suite d'études soutenues par la Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) et menées initialement par la bibliothèque régionale de Bade à Karlsruhe, puis par la bibliothèque universitaire d'Heidelberg. Ce rapport intitulé Literaturproduktion und-preis im Publikationswesen ausserhalb der BRD: eine statistische Sekundäranalyse (München, Verlag Dokumentation) porte sur les années 1965-1976 et repose sur le dépouillement de Publishers weekly, Bowker annual, Library journal, Library association record, la Bibliographie de la France et l'Annuaire statistique de l'UNESCO. L'information est particulièrement détaillée pour les Etats-Unis, la Grande-Bretagne, le Canada et la France, avec une division par disciplines.

L'analyse ainsi menée devait déterminer des taux réels d'augmentation pour les collections spécialisées (Sondersammelgebiete) soutenues par la DFG, par rapport aux recommandations énoncées en 1964 par le Wissenschaftsrat (Conseil de la science), qui avait proposé de retenir un taux de croissance annuel de 5 % pour la production éditoriale et de 5 % pour l'augmentation des prix. L'étude constate des taux supérieurs (par exemple, pour les Etats-Unis + 3,9 % de croissance annuelle du nombre de titres et + 7,7 % de hausse annuelle du prix des monographies; + 7,9 % de croissance annuelle du nombre de titres et + 10,8 % de hausse pour le prix des périodiques). Une suite lui a été donnée, jusqu'à l'année 1983, publiée en 1985 dans la revue Bibliothek 5.

Pour l'actualité, la Commission des acquisitions du Deutsches Bibliotheksinstitut (DBI), principalement orientée vers les bibliothèques de recherche, fournit dans la revue du DBI, Bibliotheksdienst, des informations sur les fournisseurs, leurs tarifs, la taxation, les index retraçant l'évolution des prix de la documentation. Dans ce cadre, la Staatsbibliothek Preussischer Kulturbesitz de Berlin donne, depuis 1980, d'après ses statistiques, un Preissindex :
- augmentation du prix des abonnements de périodiques, par disciplines et par pays de production ;
- augmentation du prix des monographies, par discipline et pays pour l'Europe de l'Ouest et les Etats-Unis; globalement pour l'Europe de l'Est et les publications en langues orientales 6.

La Deutsche Bibliotheksstatistik, publiée annuellement par le Deutsches Bibliotheksinstitut est très détaillée et fournit dans sa partie B (bibliothèques d'étude et de recherche) des informations sur les dépenses par disciplines ou par types de documents, mais pas d'analyse suivant les pays d'origine.

Modes d'allocation de crédits

Le mode de financement d'une université varie selon le pays et le type d'institution. Une université privée tire ses ressources des étudiants qui la fréquentent, de fondations, de dons et d'investissements. Une université publique peut recevoir des fonds directement de l'Etat ou par divers intermédiaires, ainsi en Grande-Bretagne où l'University grant committee distribue la masse des subventions au nom de l'Etat.

Les plans de développement américains

Aux Etats-Unis, comme en Grande-Bretagne, la bibliothèque universitaire reçoit la plus grande part de ses ressources de l'université elle-même, une bibliothèque pouvant cependant avoir des subventions ou des ressources affectées. La préoccupation majeure du bibliothécaire est donc d'obtenir une part des crédits de l'université suffisante pour permettre de fournir un service adapté au programme de l'université. Institutionnellement, la bibliothèque est dans l'université, dépendante de l'autorité responsable de l'ensemble de la politique universitaire, garante de l'objectivité et de la permanence d'une politique générale documentaire. Généralement, la documentation est étroitement liée à la pédagogie et à la recherche, avec des contacts fréquents entre le directeur de la bibliothèque et les doyens des facultés, entre les conservateurs responsables des acquisitions et les enseignants. Ceux-ci peuvent avoir un droit de regard sur l'emploi des crédits, mais, depuis les années 1940 et 1950, les bibliothèques anglaises et américaines ont développé la fonction de subject specialist sur le modèle du Fachreferent allemand : bibliothécaires ayant des titres universitaires élevés et chargés de la sélection des ouvrages dans des domaines spécifiques. Avec les années 1960 cette fonction s'est affirmée.

La préparation du budget documentaire s'appuie en premier lieu sur une étude interne : évaluation des acquisitions faites, des services (analyse du prêt interbibliothèques, des réclamations des usagers, des demandes non satisfaites) et des besoins avec une prévision des coûts. En second lieu peut jouer la comparaison des données de l'établissement avec les statistiques nationales (statistiques de l'Association of research libraries et de l'Association of college and research libraries aux Etats-Unis; Statistics of higher education, University library expenditure statistics de la Standing Conference of national and university libraries, en Grande-Bretagne). Les normes apparaissent comme des données de référence générale; ainsi en Grande-Bretagne l'évaluation du budget d'une bibliothèque à 6 % du budget de son université, proposée par le rapport Parry en 1967. De nombreuses formules mathématiques d'allocations budgétaires ont été publiées aux Etats-Unis, sans emporter d'assentiment scientifique ou pratique 7.

Aux Etats-Unis, le principe est accepté que la création d'un nouvel enseignement doit être précédée d'un library impact statement; on évalue donc les collections existantes, susceptibles de soutenir ce nouvel enseignement, et, le cas échéant, les investissements à faire. De manière plus générale, depuis les années 1970, à mesure que leurs ressources financières diminuaient, les bibliothèques universitaires américaines, dans leur majorité, ont établi et publié des plans de développement des collections, déclarations de principe écrites, harmonisant le développement des collections avec les objectifs de l'institution, et guides pratiques pour la sélection quotidienne des acquisitions 8.

Ces plans de développement des collections supposent étude des utilisateurs, mesure des collections, gestion financière. L'allocation de crédits peut prendre en compte de multiples facteurs: niveau des collections, coût des livres, nombre des membres de la faculté, poids des différents cycles, prêt. Les statistiques de l'édition, le coût moyen du livre par discipline, la production par secteurs sont donc autant d'instruments utiles. Les politiques de développement des collections ont renouvelé la réflexion sur l'organisation des budgets (budget models).

Au plan national, la Grande-Bretagne est dans une situation particulière en matière de documentation de recherche, étant donné l'importance des collections et de l'activité de la British library lending division (BLLD), qui gère 2,5 millions de monographies, 56 500 périodiques courants et répond annuellement à 3 millions de demandes.

Les modèles de budget allemands

En République fédérale d'Allemagne, pays européen le plus comparable à la France en ce qui concerne l'enseignement supérieur, les compétences relatives aux universités et à leurs bibliothèques reviennent en premier lieu aux Länder (pays fédéraux). La RFA connaît actuellement la phase finale d'une révolution universitaire : depuis les années 1960, le nombre d'étudiants a été multiplié par quatre, pour atteindre 1 200 000 en 1984, le nombre d'enseignants par six. L'organisation documentaire des universités a été prise en compte dans ce bouleversement des structures traditionnelles. Au départ, la situation présentait bien des analogies avec la situation française : pluralité des bibliothèques de laboratoires et d'instituts, la bibliothèque universitaire centrale mal intégrée dans l'université étant réduite au rôle de bibliothèque de prêt. Après 1970, des recommandations de la Deutsche Forschungsgemeinschaft ont été adoptées, avec des variantes, par la législation universitaire des Länder et par les règlements des différentes universités. Elles recommandent la coopération des bibliothèques centrales avec les bibliothèques d'institut, avec pour principe fondamental l'unité du système bibliothéconomique dans l'université. La formulation la plus générale est la suivante : la bibliothèque centrale et les bibliothèques d'institut forment un système dirigé par le responsable de la bibliothèque universitaire. Celui-ci est assisté d'un conseil de bibliothèque qui prend les décisions pour le système entier. Tout le personnel documentaire relève du directeur, qui est responsable de la coordination des acquisitions.

Le système intégré a été installé dès le départ, à l'exception de Bochum, dans les universités nouvellement fondées. Dans les anciennes universités, le système dualiste n'a pas disparu, même si la formation d'ensembles documentaires de taille suffisante a le soutien des Länder et souvent des administrations universitaires. Dans ce cas, le Land peut accorder, d'une part, une subvention à la bibliothèque centrale, d'autre part une subvention documentaire à l'université, répartie aux bibliothèques d'institut par une commission universitaire.

Avec le développement, dans les années 1970, de la recherche en sciences de l'information et la constitution de jeunes universités comportant un système documentaire unique, de nouvelles études ont pris le relais des Empfehlungen des Wissenschaftsrats (recommandations du conseil de la science) concernant le calcul des allocations de crédits pour la documentation. Ainsi, le groupe de travail du plan des bibliothèques de Bade Würtemberg a proposé un modèle pour le calcul des budgets de monographies. Pour résoudre les problèmes des bibliothèques des nouvelles universités, qui doivent répondre à l'ensemble des demandes de documents, sans aide de bibliothèques d'instituts, des modèles de répartition des ressources entre les différents secteurs disciplinaires ont été élaborés dans les bibliothèques universitaires de Wuppertal, Siegen, Essen et Constance. Ces méthodes prennent en compte logiquement une analyse de la littérature scientifique par secteur et de l'évolution des prix, combinée avec d'autres éléments (nombre d'enseignants et d'étudiants, durée des enseignements...) 9.

Au niveau national, dès 1949, a été mis en place en RFA un plan de coopération pour les acquisitions spécialisées ( Sondersammelgebietsplan, SSG) sous la direction de la Deutsche Forschungsgemeinschaft. Ce programme intéresse fortement les bibliothèques universitaires, soit qu'elles participent au programme d'acquisition pour 14 d'entre elles, soit qu'elles recourent aux collections ainsi constituées.

Comme dans le programme des Centres d'acquisition et de diffusion de l'information scientifique et technique français (CADIST), sont attribuées des subventions spécifiques à des bibliothèques dotées de collections importantes, de façon à ce qu'elles développent leurs acquisitions au niveau de la recherche dans des domaines définis. Mais trois différences doivent être soulignées.

Le programme SSG est complet et s'appuie en outre sur des bibliothèques spécialisées. Ce système repose à la fois sur une participation volontaire et sur un cofinancement. La DFG se charge uniquement de financer à 75 % l'acquisition des publications étrangères utiles à la recherche, avec un budget annuel de 7 millions de DM; les bibliothèques (et donc l'université, le Land ou la ville qui les financent) doivent prendre en charge sur leurs propres crédits la littérature allemande de recherche, les ouvrages bibliographiques généraux et 25 % des publications étrangères. L'évaluation du SSG est à la fois quantitative (statistique financière et statistique du prêt) et qualitative. La DFG attend un taux de satisfaction de 80 % des demandes, mais l'accent est principalement mis sur la politique d'acquisition. Le SSG est jugé sur le long terme et. sur la constitution des collections. Le bibliothécaire responsable rend compte annuellement de l'évolution de la production, de l'évolution des coûts, des moyens d'information concernant son domaine.

Un pouvoir d'achat supérieur

Du point de vue de l'allocation des ressources, les caractéristiques communes aux bibliothèques universitaires américaines, anglaises et allemandes sont triples. Tout d'abord, les enveloppes dont elles disposent pour la documentation sont importantes. En moyenne, au vu des statistiques publiées, le pouvoir d'achat par étudiant d'une bibliothèque universitaire américaine est de 6 à 9 fois supérieur à celui d'une bibliothèque universitaire française, le pouvoir d'achat d'une bibliothèque anglaise ou allemande est 5 fois plus important que celui de nos bibliothèques. Dans ce cadre, une politique d'acquisition par discipline a tout son sens. Contribuent à cette situation la richesse des universités, une tradition documentaire et - sans idéaliser des situations qui comportent de multiples variantes - l'unité de gestion de la documentation. Si l'on prend l'exemple de la RFA, la réorganisation documentaire progressive a fait passer la masse budgétaire gérée de manière centralisée de 30 à 70 % du total des moyens documentaires, soit 147 millions de DM en 1984.

En second lieu, on doit souligner que le mode de gestion est décentralisé et proche des universités. Si l'on pose la question « Qui définit les services fournis par la bibliothèque ? », il apparaît clairement que l'université (l'université, le Land et éventuellement la ville en RFA) est concernée non seulement par l'allocation des ressources dans la bibliothèque, qui est l'expression des priorités retenues, mais au premier chef par l'allocation des ressources à la bibliothèque, qui détermine l'échelle d'ensemble des opérations, dans la mesure où la souplesse nécessaire existe. Suivant les définitions de M.K. Buckland, le processus d'attribution de crédits demeure « politique », car les ressources des bibliothèques ne sont pas fournies par les usagers, du moins pas en leur qualité d'usagers, mais les organes proches qui allouent les crédits ont, à l'occasion du budget, fait connaître leurs objectifs et leurs valeurs, et, sans doute, pris en compte le « prix réel » du document. Entrent en jeu les notions de coût et aussi de confort : délai d'accès, effort nécessaire pour obtenir l'information, conditions de consultation 10, etc.

En ce qui concerne la RFA, les Länder, qui disposent ou non d'une bibliothèque régionale, considèrent les bibliothèques des universités comme un élément important de leur système documentaire et leur demandent d'être ouvertes au public non-universitaire, qui peut représenter une forte proportion de la population d'usagers (30 à 35 %).

En France, contractualisation des crédits ?

La situation des bibliothèques universitaires en France est-elle totalement différente de ces modèles ? Il est vrai que le système documentaire des universités françaises demeure dualiste, partagé entre des bibliothèques centrales et des bibliothèques d'UER et de laboratoires. Les bibliothèques centrales disposent de locaux appropriés, de personnel formé, mais, suivant les résultats de l'enquête menée en 1979-1980 par l'inspection générale de l'administration et l'inspection générale des bibliothèques, ne gèrent que 40 % du pouvoir d'achat documentaire. Les bibliothèques d'UER et de laboratoires sont dans une situation inverse.

Jusqu'ici les bibliothèques universitaires ont dépendu plus de l'administration centrale que des universités, qui sont par ailleurs peu impliquées dans la gestion des bibliothèques d'UER, dépendant directement des sous-ensembles auprès desquels elles fonctionnent. En termes d'organisation, la situation documentaire des universités françaises ressemble à celle que connaissaient les universités allemandes il y a vingt ans. De nouveaux textes réglementaires ont été préparés pour favoriser l'unification de la gestion des ressources documentaires dans les universités françaises et réaliser l'intégration des services documentaires dans l'institution universitaire 11.

Les ressources des bibliothèques universitaires françaises ne reposent plus exclusivement sur un système d'allocation normé. Certes, les dotations des bibliothèques interuniversitaires de Paris comme celles des bibliothèques de grands établissements sont calculées forfaitairement. Les subventions de fonctionnement et de renouvellement de matériel des bibliothèques universitaires et des bibliothèques interuniversitaires de province, ainsi que les subventions qui leur sont attribuées par le Centre national des lettres prennent en compte pour chaque bibliothèque des éléments « normés » : allocation par étudiant, par unité fonctionnelle pondérée par grand champ disciplinaire et selon l'importance du nombre des chercheurs. En 1986-1987, on peut évaluer la part de ces crédits à 50 % des ressources des bibliothèques universitaires. La part des droits d'étudiants revenant aux bibliothèques représentera 30 % de leurs moyens. Leurs ressources liées à la rémunération de services (prêt, recherche documentaire, édition, etc.) 10%. L'augmentation des droits des étudiants a donné un volant de ressources nouvelles aux universités et aux bibliothèques universitaires. Le pourcentage d'accroissement des ressources propres dues aux droits d'inscription est particulièrement sensible dans les universités où la part des sciences humaines est forte, disciplines pour lesquelles les bibliothèques constituent l'équivalent des laboratoires scientifiques.

L'allocation de crédits sur une base contractuelle n'est apparue qu'à partir des années 1980. En 1980-1981, ont été créés les premiers centres d'acquisition et de diffusion de l'information scientifique et technique (CADIST), bibliothèques point d'appui du réseau de prêt interbibliothèques, dotées d'une subvention calculée sur la base de l'effort d'acquisition demandé et tenant compte de l'activité de diffusion. A partir de 1983, les contrats quadriennaux de recherche passés par le ministère de l'Education nationale avec les universités ont comporté un volet documentaire. En quatre années, 12 contrats ont été conclus, dont 4 inclus dans des contrats Etat-région, représentant une somme de 2 millions de francs. Depuis 1984, une subvention documentaire spécifique a accompagné la création de nouveaux premiers cycles par les universités. La part de ces dotations bâties sur des critères spécifiquement documentaires ne représentera en 1986-1987 que 10 % du budget de fonctionnement documentaire des bibliothèques universitaires.

Plusieurs raisons militent pour le développement de ce mode d'allocation. La procédure proposée pour les volets documentaires des contrats de recherche à partir de 1986 s'inspire des politiques de développement des collections. Dans des secteurs disciplinaires correspondant à des priorités de recherche définies par l'université, il est demandé à la bibliothèque universitaire d'examiner l'existant, c'est-à-dire d'évaluer le niveau des acquisitions pratiquées jusqu'alors (par la bibliothèque, les bibliothèques de laboratoire) et l'environnement documentaire, de comparer avec la production, d'analyser les besoins des chercheurs, de déterminer un niveau d'acquisition et d'en chiffrer le coût.

Ce processus étant dans une phase expérimentale, et vu les limites de l'enveloppe disponible pour les contrats documentaires, il est demandé aux conseils scientifiques des universités de centrer leurs propositions sur une ou deux spécialités. La méthode proposée a deux objectifs :
- associer chercheurs ef bibliothécaires, bibliothèque centrale et bibliothèques d'UER et traduire dans les faits, pour des spécialités, des procédures de gestion unifiée, dans le cadre des institutions universitaires ;
- évaluer les coûts réels d'une documentation organisée, par spécialité ou discipline et par niveau d'acquisition, alors que l'allocation normée par grand secteur disciplinaire s'est éloignée de la réalité des coûts.

Un seul essai d'évaluation des besoins des bibliothèques pour constituer des pôles cohérents dans une discipline a fait l'objet d'une publication récente en France (1983). Il concerne les bibliothèques de mathématiques et distingue trois niveaux :

Le budget annuel de fonctionnement du niveau 1, le plus élevé, correspondant à 400 abonnements onéreux, à l'acquisition de 1 000 volumes par an, dont 800 seront reliés, représentait 800 000 F/an.

Le budget du niveau 2, intermédiaire, prévoit 200 abonnements, l'acquisition de 300 volumes et leur reliure, pour 330 000 F/an.

Le budget du niveau 3, correspondant à 400 abonnements, à l'acquisition de 100 volumes et à leur reliure, représentait 105 000 F/an 12. A titre de comparaison, la subvention de base d'une section scientifique de bibliothèque universitaire représente, en 1986, 172500 F (207 500 F avec la pondération maximale, dans le cas où le nombre de chercheurs est supérieur à la moyenne), plus 26,30 F par étudiant.

Et les monographies ?

Le recours aux procédures des politiques de développement des collections et aux études de coûts paraît également nécessaire dans une perspective de couverture documentaire nationale. Le tissu documentaire français est moins riche et moins organisé que celui de la Grande-Bretagne, qui dispose de la BLLD et de réseaux régionaux, ou celui de la RFA, avec le réseau des Sondersammelgebiete et quatre bibliothèques centrales spécialisées (Bonn, Hanovre, Kiel, Cologne). Depuis les premières analyses du fonctionnement du prêt interbibliothèques, la nécessité des pôles de recours s'est imposée. Avec le Centre de documentation scientifique et technique du CNRS et les CADIST constitués depuis 1980 ces pôles existent en sciences et médecine. Il n'en est pas de même en sciences humaines et sociales.

Un phénomène proprement français de dérive en matière d'acquisition de monographies incite à réfléchir à une évaluation des CADIST en termes de politique d'acquisition plus que de volume de prêt, et à donner de l'importance dans tous les contrats documentaires par spécialité à la définition des types de documents acquis.

L'impact de la hausse des périodiques a conduit les bibliothèques universitaires françaises à réduire plus qu'ailleurs le pourcentage des crédits destinés aux achats de monographies (moins de 40 % contre environ 50 % en Grande-Bretagne, et plus de 55 % en RFA et aux Etats-Unis). Les chiffres d'ouvrages acquis sont plus explicites. En moyenne, depuis douze ans, les bibliothèques universitaires françaises ont acquis 200 000 monographies par an. Les bibliothèques universitaires de RFA, à public égal, en acquéraient dix fois plus 13. La constitution des CADIST n'a pas renversé la tendance. Or, les ouvrages de synthèse nécessaires à la recherche ne demeurent plus longtemps en stock chez les éditeurs. Les statistiques du prêt interbibliothèques de 1975, 1976, 1977 ont montré que leur obtention par le prêt ne se réalise qu'une fois sur deux quand il s'agit d'ouvrages étrangers. On a mis en cause l'instrument de localisation (CCOE), catalogue manuel et ne couvrant pas également les différents champs documentaires; et pourtant celui-ci a su faire évoluer ses sources d'alimentation. Il apparaît aussi urgent de s'interroger au niveau national sur les politiques d'acquisition de monographies...

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Projet de norme

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Évolution et provenance des fiches reçues par le CCOE

  1. (retour)↑  ARL statistics 1982-1983 : a compilation of statistics from the one hundred and seventeen members of the Association of research libraries, Washington, 1984, p. 6-7.
  2. (retour)↑  Cf. p. 476-479 du présent numéro.
  3. (retour)↑  Patricia BATTIN, « The electronic library », Research libraries group, International conference on research library cooperation, 1984, p. 4.
  4. (retour)↑  Dernier index publié, sous la direction de Peter H. MANN : Average prices of British academic books, July 1984 to December 1985, Centre for hbrary and information management, report n° 50.
  5. (retour)↑  T.9, p. 150-187. Sur les études en RFA, cf. H.A. KOCH, « Research on budgeting and standards for academic libraries in the Federal republic of Germany », dans Journal of librarianship, 17, (4), 1985, p. 273-274, 288.
  6. (retour)↑  Les statistiques pour 1985-1986 figurent dans Bibliotheksdienst, 20, 1986, p. 50-66.
  7. (retour)↑  Gary M. Shirk, « Allocation formulas for budgeting library materials : science or. procedure ? » Collection management, 6, n° 3/4, p. 37-47.
  8. (retour)↑  « Politique de développement des collections », Bulletin des bibliothèques de France, t. 31, n° 2, p. 141-163, notamment p. 156-157.
  9. (retour)↑  H.A. KOCH, art. cit., p. 268-275.
  10. (retour)↑  Michael K. BUCKLAND, Library services in theory and context, New York, 1983, p. 107-111, 121-137.
  11. (retour)↑  Henri COMTE, « La réforme du système documentaire des universités », Bulletin des bibliothèques de France, t. 30, n° 5, p. 378-387.
  12. (retour)↑  H. LEFEBVRE, « Essai d'évaluation des besoins des bibliothèques de mathématiques au 1er septembre 1983 », Bilan des activités de l'Institut Henri Poincaré du 18 juin 1982 au 15 mars 1985, Paris, 1985 p. 25-29.
  13. (retour)↑  Acquisitions de monographies des BU françaises: 1974 : 221 835, 1975 : 266 766, 1976 : 205 737, 1977 : 224 982, 1978 : 211 741, 1979 : 205 863, 1980 : 177 196, 1981 : 153 664, 1982 : 159 731, 1983 : 169 317, 1984 : 193 524, 1985 : 216 393. En 1984, d'après la Deutsche Bibliotheksstatistik, partie B, les 56 bibliothèques universitaires de RFA avaient acquis 2 260 000 monographies, dont 110 000 manuels pour les Lehrbuchsammlungen, elles disposaient de 334 000 abonnements de périodiques, contre 93 220 dans les bibliothèques universitaires françaises.