La charte documentaire de la BnF actualisée en 2015 donne les axes structurants de sa politique d’enrichissement des collections. Retour sur ses grands principes, les enjeux et les évolutions majeures de ces dernières années.

The BnF’s document management charter was updated in 2015, restructuring the library's collections policy. The article looks back at the main policy guidelines, issues, and major developments of recent years.

Plus longue qu’une charte documentaire au sens strict du terme 1, mais moins détaillée que des plans de développement des collections (ceux de 2005 représentaient une somme de plus de 800 pages), la charte documentaire de la BnF de 2015, qui compte un peu plus de 200 pages dans sa version intégrale et 15 pages en version synthétique, se donne pour ambition à la fois de rappeler es grandes missions et ses principes structurants en termes d’enrichissement de l’ensemble de ses collections ; faire une synthèse des évolutions de la dernière décennie ; énoncer la politique générale pour les enrichissements des collections patrimoniales et spécialisées ; dresser un panorama des entrées par grands domaines disciplinaires pour donner une lisibilité disciplinaire de toutes les collections ; et tracer les perspectives de développement à moyen terme.

Historiquement, depuis la fin du XIXe siècle, la Bibliothèque nationale, dépositaire du dépôt légal, avait conçu sa politique d’acquisition comme une sélection d’ouvrages étrangers de niveau recherche, orientée sciences humaines, se voulant complémentaire des collections patrimoniales. Le projet de la bibliothèque François-Mitterrand, au début des années 1990, a constitué un tournant pour les acquisitions, avec un double objectif : renouer avec l’idéal encyclopédique (abandonné, faute de crédits, au début du XXe siècle) en couvrant tous les domaines du savoir et en redonnant notamment une place aux sciences exactes et aux sciences sociales, et s’ouvrir à tous les publics avec près de 800 000 volumes en libre accès répartis entre deux niveaux, recherche et tous publics  2.

Ce changement d’échelle considérable a marqué la nécessité, pour la Bibliothèque nationale en train de devenir Bibliothèque nationale de France, de formaliser sa politique d’acquisition à travers les Propositions pour une charte documentaire de 1993  3 pour la constitution des collections en libre accès sur le futur site de Tolbiac, ainsi que d’une Charte documentaire de la DCS  4 pour les documents spécialisés en 1997. Ces documents ont été synthétisés et actualisés près d’une décennie plus tard en un document unique, la Charte documentaire des acquisitions de 2005  5.

De la « charte documentaire des acquisitions » de 2005
à la « charte documentaire. Politique d’enrichissement des collections » en 2015

L’actualisation de la charte documentaire  6 est inscrite dans le Contrat de performance 2014-2016 de la BnF. En effet, une mise à jour régulière de la politique documentaire est nécessaire dans toutes les bibliothèques et s’imposait donc à la BnF. Elle s’inscrit dans un contexte complexe qui tient à l’identité même de l’établissement : complexité géographique (cinq sites, quatorze départements de collections), complexité organisationnelle (entrecroisement entre logique thématique et logique des supports), diversité des modes d’entrées (dépôt légal, acquisitions onéreuses, dons, legs, donations et dations, dépôts, échanges internationaux), extrême variété des types de documents, diversité des publics.

La charte de 2015 s’inscrit dans une démarche plus englobante que celle de 2005, au sens où sont articulés, en un seul document, le dépôt légal, les acquisitions et les autres modes d’entrées des documents, qu’ils soient imprimés ou spécialisés, courants ou patrimoniaux. Pour rendre compte de la complémentarité des différents types de documents et modes d’entrées, elle prend le parti de donner une lisibilité thématique plutôt qu’institutionnelle aux collections et présente donc la politique documentaire de la BnF non plus par départements, mais par grands domaines disciplinaires. Enfin, le numérique, encore peu abordé dans la charte de 2005, est désormais présent tant dans ses enjeux globaux que, pour chaque domaine, dans son articulation avec les enrichissements des collections physiques.

Les grands principes

La charte se donne pour objectif d’actualiser les grandes ambitions documentaires de la BnF à l’aune des évolutions de l’établissement et de son contexte durant la dernière décennie. Il s’agit aujourd’hui de réaffirmer les principes validés en 2005 tout en les nuançant parfois : l’encyclopédisme, la France objet d’étude privilégié, l’ouverture sur le monde, la dimension temporelle. Ces quatre grandes orientations, définies en 1993 et réaffirmées en 2005, demeurent essentielles pour comprendre les principes qui président à l’enrichissement des collections de la BnF depuis deux décennies.

À ces principes affirmés de longue date, sont ajoutées désormais trois orientations qui, sans être nouvelles dans les pratiques, sont devenues majeures, compte tenu de l’évolution du contexte national et international : l’ambition de servir de plus larges publics, la complémentarité avec l’environnement documentaire, et la maîtrise de la transition vers le numérique.

Les évolutions majeures de la dernière décennie

Faut-il le rappeler ici ? Une politique documentaire se conçoit en fonction des publics visés. À la BnF, et plus encore depuis le projet de la bibliothèque François-Mitterrand, les publics accueillis sont extrêmement divers, et reflètent en cela la richesse et la complexité de l’établissement et de ses collections et la volonté de s’adresser au plus grand nombre : lycéens et étudiants en début de cursus, étudiants en master et doctorat, enseignants du supérieur et chercheurs, publics professionnels, « grand public », sans compter les publics à distance  7. La palette est très large, correspond à des attentes et usages très divers, et rend délicat l’exercice de concilier les uns et les autres dans une politique documentaire pertinente. D’autant qu’en dix ans, les publics de la BnF ont évolué : ils se sont globalement diversifiés, notamment du fait de mesures tarifaires ou de services spécifiques pour élargir à de nouveaux publics (professionnels ou avec un projet professionnel, demandeurs d’emploi, publics du champ social…), ou par l’intégration du Centre national de la littérature jeunesse. Ils se sont également rajeunis : l’âge moyen des lecteurs est de 33 ans, ce qui s’explique surtout par la part très importante des étudiants (plus de la moitié). Et ils se sont internationalisés, surtout en bibliothèque de recherche, avec plus du tiers du public de nationalité étrangère mais résidant majoritairement en Île-de-France.

Les publics évoluent, leurs pratiques aussi : comme d’autres bibliothèques, la BnF connaît depuis plusieurs années une baisse de la fréquentation de ses salles de lecture, mais aussi de l’assiduité des lecteurs de la bibliothèque de recherche. Cela peut s’expliquer par différents facteurs : une baisse significative des effectifs de doctorants dans les disciplines pour lesquelles la BnF est reconnue comme une ressource incontournable, les humanités ; un recours moindre aux sources, en particulier dans les premières années des cursus universitaires ; l’amélioration globale de la situation des bibliothèques universitaires en Île-de-France ; des motifs plus circonstanciels aussi, comme les travaux à Tolbiac et à Richelieu ; et surtout, le développement du numérique avec les évolutions qu’il entraîne dans les pratiques de l’ensemble des chercheurs. La recherche se pratique moins dans l’enceinte de la bibliothèque : les chercheurs exploitent à plein les ressources du web mondial – et notamment les trois millions de documents numérisés de la BnF accessibles librement grâce à Gallica –, consultent à distance les ressources électroniques, se déplacent moins.

Enfin, soulignons que l’établissement est passé en vingt ans d’une bibliothèque d’humanités à une bibliothèque dans laquelle les sciences sociales, le droit et l’économie ont désormais un poids non négligeable, ce qu’a souligné notamment une vaste étude menée en 2012-2013 8. On peut donc constater un élargissement des champs disciplinaires des chercheurs (les humanités, mais également les sciences sociales au sens le plus large du terme) et, a contrario, faire le constat que les chercheurs en sciences, eux, n’ont pas trouvé ou retrouvé le chemin de la BnF malgré les efforts consentis depuis vingt ans pour acquérir une documentation scientifique riche et de haut niveau.

Une politique documentaire se conçoit également en fonction des espaces dans lesquels les collections sont proposées aux publics, or les espaces des deux sites majeurs de la BnF ont connu ou connaissent des évolutions importantes  9.

La bibliothèque François-Mitterrand a connu plusieurs évolutions depuis dix ans : d’une part, la bibliothèque du Haut-de-jardin a bénéficié d’une rénovation au début des années 2010, qui a été pensée comme un projet global, de politique documentaire, de politique culturelle, de services et d’espaces. Du strict point de vue documentaire, cela ne s’est pas manifesté par des ruptures radicales, puisque la politique documentaire reste orientée vers le savoir et la culture à l’intérieur d’un cadre encyclopédique maintenu. Mais cette continuité s’est accompagnée d’une augmentation nette de la part de la langue française dans les collections, de la création de points d’offres documentaires ciblées en direction de publics identifiés (par exemple, les lycéens pour lesquels des annales de bac ont été acquises), d’un accent plus marqué sur l’actualité (presse, offre numérique et audiovisuelle, fraîcheur des collections imprimées) et la création de quatre centres de ressources interdisciplinaires pour permettre à tous les publics de s’informer et réfléchir sur de grandes questions contemporaines  10. D’autre part, depuis 2005, l’accès à la bibliothèque de recherche (Rez-de-jardin) s’est simplifié par une accréditation plus ouverte, en particulier vers les étudiants en cours de cursus avant le doctorat et vers les publics non académiques. Cela induit une relation en évolution entre bibliothèque tous publics et bibliothèque de recherche au sein de la bibliothèque François-Mitterrand, ce qui se traduit nécessairement par des rééquilibrages internes de la politique documentaire entre Haut et Rez-de-jardin.

Du côté du site Richelieu, berceau historique de la Bibliothèque nationale, la mutation est en cours. L’année 2016 devrait voir la fin de la première phase des travaux (la réouverture de la moitié du quadrilatère le long de la rue de Richelieu) et le début de la deuxième phase (la rénovation de la moitié du bâtiment situé le long de la rue Vivienne). Il est évident que la politique documentaire des différents départements spécialisés de la BnF va nécessairement connaître des inflexions et se prépare dès maintenant dans une réflexion mutualisée avec les autres partenaires sur le site (au premier chef, l’Institut national d’histoire de l’art).

L’accompagnement de la montée en puissance du numérique au cours de la dernière décennie dans notre société s’est manifesté à la BnF, d’abord et avant tout, par le développement spectaculaire de Gallica, qui propose désormais plus de trois millions de documents numérisés en libre accès ; mais également par l’élargissement progressif du périmètre du dépôt légal, qui a intégré le web  11 et s’apprête à faire entrer les livres numériques et les documents audiovisuels numériques dématérialisés ; et par la diversité des services numériques proposés. Pour les acquisitions de ressources électroniques, la politique documentaire s’est adaptée aux évolutions de la production éditoriale, passant des cédéroms aux bases de données, offrant l’accès en ligne à des périodiques courants et effectuant des achats rétrospectifs d’archives de périodiques, et décidant de l’acquisition de corpus intégraux de livres numériques pluridisciplinaires. La BnF s’est rapidement inscrite dans le paysage national de l’information scientifique et technique, que ce soit par sa participation au dispositif de l’Istex et des licences nationales, ou par son intégration depuis fin 2013 au consortium Couperin. C’est donc avec le double souci d’une articulation claire entre collections physiques et numériques de la BnF, et entre collections numériques de la BnF et offre documentaire électronique des partenaires nationaux, que la politique documentaire de la BnF doit se définir.

Enfin, une politique documentaire doit prendre en compte les moyens de l’établissement qui la conduit. Durant la décennie 2005-2015, les moyens budgétaires de la Bibliothèque ont été globalement équivalents, voire supérieurs à ceux consentis pendant certaines des « années projet  12 », mais ce constat doit être nuancé selon les acquisitions. Pour les acquisitions courantes, les crédits ont incontestablement connu une baisse même s’ils restent à un niveau important dans le paysage des bibliothèques nationales. Une démarche volontariste de recherche de nouveaux financements a permis en revanche de faire entrer dans les collections patrimoniales des œuvres et des fonds majeurs grâce aux mécénats, aux dons et parfois avec l’appui des souscriptions nationales, qui ne peuvent guère s’appliquer à des acquisitions courantes. L’érosion des crédits d’acquisition courante a conduit à revoir la politique documentaire et à proratiser la baisse budgétaire en fonction des coûts documentaires tout en préservant les budgets des départements spécialisés et les collections patrimoniales.

Du côté des moyens en personnels, la BnF a connu et connaît encore, comme d’autres institutions, une réduction des effectifs dans le cadre de la révision générale des politiques publiques. Cela s’est traduit, par exemple, par une réduction de 11 % des effectifs de catégorie A de la filière Bibliothèques dans les départements de collections entre 2010 et 2014. Ces réductions d’effectifs induisent inévitablement une évolution des fonctions d’acquisition et doivent se penser en cohérence avec l’évolution de la politique documentaire.

La politique documentaire
des entrées patrimoniales et spécialisées

Aussi étonnant que cela puisse paraître, la BnF n’avait pas, jusqu’ici, produit de texte de cadrage général sur les enrichissements de l’établissement pour les entrées patrimoniales et spécialisées. Il existe une littérature abondante sur tel type de document spécialisé, tel fonds ou telle entrée remarquable, mais cela n’avait pas été abordé de manière « panoramique », sur les lignes de force de la politique mise en œuvre, alors que la BnF a connu une décennie fort riche en entrées patrimoniales. La charte de 2015 s’efforce donc d’en donner les principales clés de compréhension.

La politique documentaire des entrées patrimoniales est encadrée par deux types de priorités : la relation privilégiée au patrimoine national ou au patrimoine étranger lié à la France par la langue, l’esprit ou l’histoire ; et la continuité des collections. Hors deux cadrages, il est peu d’exclusive dans la politique des entrées patrimoniales de la BnF, qui se veut encyclopédique, intéressée par l’ensemble des moyens d’expression qui relèvent de sa mission, sur l’ensemble des époques. Est prégnante aussi la volonté de témoigner de la production d’un éditeur, d’un auteur, d’un moyen d’expression. Elle peut s’intéresser parfois à rassembler des « curiosités » parce qu’elles sont atypiques par rapport à ces productions.

Dans les deux dernières décennies, des évolutions peuvent cependant être notées : un certain recentrage sur le patrimoine national ; une vision toujours plus ouverte de la création et de la pensée ; un souci croissant du monde contemporain ; une place plus grande encore pour les archives.

L’ensemble de ces évolutions vont très probablement s’accentuer dans les années qui viennent : la BnF poursuivra l’enrichissement de ses collections patrimoniales les plus remarquables et historiques. Mais elle s’attachera aussi à collecter un patrimoine toujours plus large dans la diversité de ses objets, ou dans l’amont de la création et de l’édition, sans modifier significativement les frontières traditionnelles d’activité entre les différentes institutions patrimoniales ; un patrimoine plus majoritairement français ou qui entretient un rapport plus étroit avec la culture française ; un patrimoine plus contemporain.

Dresser un panorama des enrichissements des collections

Afin de mener à bien l’actualisation de la charte, le projet a été lancé en 2011 par deux séminaires d’encadrement au sein de la direction des Collections afin d’établir collectivement les axes prioritaires de travail : choix de présenter la politique documentaire par le biais de fiches domaines thématiques articulant tous les sites, tous les types de documents et tous les modes d’entrées ; volonté de rendre plus visible la transition en cours vers le numérique.

Un travail coopératif a été mis en place avec un groupe de travail dédié. Chaque département de collections a désigné un correspondant, chargé de coordonner pour son département les contributions des chargés de collections à la rédaction des fiches domaines. Des réunions régulières des correspondants des départements, sous l’impulsion de la coordinatrice de la politique documentaire  13, ont permis de lever les difficultés au fur et à mesure de la rédaction par les différents départements, et d’élaborer les outils communs à construire.

La version intégrale de la charte documentaire de 2015 comporte un ensemble de fiches domaines présentant les grands axes de développement des collections en plus de 170 pages : vingt fiches thématiques, de manière à donner une lisibilité d’ensemble à la politique documentaire de la BnF par grands domaines de la connaissance ; huit fiches par types de documents qui proposent une autre lecture, transversale, liée aux caractéristiques de certains types de documents. Pour définir les vingt domaines thématiques et les huit types de documents autour desquels structurer le propos, l’exercice consistait à découper les champs de la connaissance en ensembles cohérents, du point de vue académique comme au regard des collections de la Bibliothèque.

Il a également été décidé d’adopter le même plan-type pour toutes les fiches domaines, contrairement à la charte de 2005 où le plan était différent entre départements thématiques et départements spécialisés.

Chaque fiche domaine a ensuite été rédigée avec le-s département-s pivot-s  14 en première écriture, complétée ensuite par les autres départements concernés. C’est, bien entendu, la rédaction de ces fiches domaines qui a mobilisé le plus de rédacteurs (potentiellement les quelque 180 chargés de collections, mais avec une coordination au sein de chaque département) et fait l’objet d’un nombre d’échanges importants, à la fois pour l’énonciation des axes de développements dans toute leur complexité, la mise à jour des partages documentaires entre départements, sites et services, mais également pour les éléments chiffrés, que ce soit pour la part des langues ou, surtout, les volumétries d’entrées annuelles.

La conduite de ce projet a dû inévitablement surmonter des difficultés de divers ordres : voulue comme un projet collectif, sa rédaction a été très largement collaborative, ce qui constitue toujours un exercice ardu – mais passionnant – de coordination, pour aboutir à un document aussi homogène que possible. D’autant qu’elle a nécessité de faire état de pratiques, voire de conceptions, parfois relativement éloignées selon qu’on est un chargé de collection dans un département thématique à Tolbiac ou un département spécialisé de Richelieu, ce que le choix d’une présentation thématique mettait davantage en évidence : cela a été l’occasion de riches échanges autour des publics visés et des choix à mener pour répondre au mieux à leurs attentes quels que soient les départements et sites. Une autre difficulté a consisté à traduire de manière chiffrée une réalité – la baisse des acquisitions depuis dix ans –, en rediscutant des équilibres entre disciplines, départements, sites ; en prenant en compte l’évolution vers le numérique à moduler selon les domaines disciplinaires ; en prenant en compte également, ce qui n’était pas le cas dans la charte précédente, les autres modes d’entrées, et notamment les dons qui peuvent représenter une part importante des enrichissements d’imprimés comme de documents spécialisés dans certains départements qui ont des liens très forts à l’extérieur par les réseaux auxquels ils appartiennent. Enfin, la temporalité relativement longue du projet a aussi tenu à ce que, comme ailleurs, la logique transversale de gestion de projet bouleversant l’organisation hiérarchique, les résultats de ce travail collaboratif ont nécessité en aval de nombreuses validations.

Perspectives à moyen terme

Au terme de la rédaction des fiches domaines et des nombreux échanges qu’elle a nécessités, les perspectives de travail à moyen terme pour la politique documentaire se sont dessinées assez nettement pour être inscrites dans la charte :

– Inscrire plus nettement la politique documentaire dans une logique de pertinence par rapport aux attentes et besoins de tous les publics : sans entrer dans une logique de réponse systématique à la demande – le rôle d’une bibliothèque étant de construire une offre, à la BnF comme ailleurs, mais peut-être encore plus qu’ailleurs compte tenu de son rôle de bibliothèque nationale –, il apparaît désormais que la BnF doit concevoir sa politique documentaire plus en lien avec les pratiques des publics d’aujourd’hui tout en continuant à constituer les collections sur le long terme. Cela passe à la fois par une observation attentive et régulière des publics et de leurs attentes, mais également par davantage d’interaction avec les usagers.

– Adapter l’universalisme face à la mondialisation des savoirs : sans renoncer à donner leur place dans les collections à des langues, littératures et cultures non dominantes, et en continuant d’apporter aux chercheurs les résultats des travaux menés à l’étranger, il s’agit de réinterroger la place des acquisitions étrangères et les équilibres internes entre sphères géographiques et linguistiques.

– Poursuivre l’adaptation de l’encyclopédisme en ajustant les équilibres entre champs disciplinaires : après une première révision en 2011, une nouvelle étape est franchie en 2015 pour poursuivre la mise à jour de la politique documentaire en sciences et techniques et mieux articuler l’offre documentaire de la BnF au paysage des bibliothèques scientifiques. D’autre part, compte tenu d’un intérêt croissant des usagers pour les sciences sociales, les arbitrages documentaires veilleront à accompagner cette montée en puissance de disciplines remises à l’honneur par le projet de la bibliothèque François-Mitterrand.

– Maîtriser la transition vers le numérique : la BnF doit continuer d’affiner sa politique documentaire numérique, que ce soit en clarifiant la politique de sélection des collectes du dépôt légal du web, pour le moment hétérogènes en nombre de sites suivis, en profondeur ou en rythme de collection ; en modulant la politique d’acquisition des ressources électroniques selon les publics et en redéfinissant le positionnement de la BnF dans le paysage national ; enfin, en adaptant aussi la collecte du patrimoine aux évolutions vers le numérique par la constitution d’une collection patrimoniale de documents numériques natifs entrés à la BnF par la voie d’acquisition ou don, en complément du dépôt légal en cours de mise en place.

– Concevoir à nouveau la politique documentaire dans une dimension réseau, non plus par le dispositif des pôles associés qui s’est réorienté vers le signalement des collections et la numérisation partagée, mais à travers des partenariats et collaborations accrus avec les établissements documentaires franciliens (Bibliothèque publique d’information, bibliothèques universitaires, Campus Condorcet) et l’implication dans les projets et programmes de l’enseignement supérieur (CollEx, Istex…).

Et après ?

De manière plus immédiate, l’actualisation de la charte documentaire a des répercussions : la charte doit être un outil de travail et se traduit par des conséquences très concrètes pour les chargés de collections. Pour les monographies et les périodiques, les dotations budgétaires des départements sont désormais adossées aux volumétries cibles des acquisitions définies dans la charte, à partir d’un prix moyen constaté par grands champs disciplinaires. Et, afin de pouvoir faire un suivi de la réalité des entrées par domaines de la charte quel que soit le type de document, le département acquéreur, le site, etc., deux nouveaux champs spécifiques ont été créés dans les applications logicielles de gestion des acquisitions, dons et échanges, afin de servir de base à la production de tableaux de bord de suivi et de mesurer les éventuels ajustements à envisager.

Par ailleurs, afin de nourrir le corpus des données liées aux usages des collections, il a été décidé de relancer des campagnes régulières d’évaluation de la consultation du libre accès. En effet, ce type d’évaluation a été régulièrement mené à la BnF dès 2000, puis mis en sommeil pour mener à bien la rénovation de la politique du Haut-de-jardin et l’actualisation de la charte documentaire. D’autres établissements mènent ces pistages, et notamment la Bibliothèque publique d’information avec ses « semaines-tests 15 » . Le besoin se fait désormais sentir à la BnF de relancer ces enquêtes de manière à disposer d’éléments d’appréciation sur les inflexions à apporter pour répondre aux mieux aux attentes des publics. L’objectif serait de mener, à partir de 2016, deux campagnes par an (en alternance en Haut et en Rez-de-jardin), l’une au printemps, l’autre à l’automne, pour pouvoir constituer une base d’analyse quantitative comparable dans le temps, complémentaire des éléments qualitatifs réunis par les études régulièrement menées par la Délégation à la stratégie et la recherche de la BnF.

Enfin, à peine terminée la charte 2015, il faut penser à la prochaine actualisation ! Dans un contexte à évolutivité de plus en plus rapide, il apparaît indispensable d’envisager une mise à jour plus régulière de la charte, tous les cinq ans probablement, ou par pans disciplinaires : cela permettra d’intégrer les évolutions au fur et à mesure de l’avancée des pistes stratégiques de travail évoquées plus haut et passera vraisemblablement par la constitution de groupes projets ponctuels, transversaux, adossés aux départements de collections.