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La charte documentaire des acquisitions de la Bibliothèque nationale de France

Caroline Rives

La Charte documentaire des acquisitions de la Bibliothèque nationale de France a été publiée sous forme électronique en janvier 2005 1. Une version imprimée en a également été réalisée en juillet 2005, avec un petit tirage (500 exemplaires), et diffusée à nos partenaires professionnels. Ces publications marquent une étape importante dans un travail mené à la bibliothèque depuis le début des années 1990, et dont l’histoire a été présentée en détail lors de la journée d’étude 2003 du groupe Poldoc 2.

Le souci de formaliser la politique documentaire n’y est en effet pas récent. Les Propositions pour une charte documentaire, 1993, ont été élaborées dans le contexte de l’Établissement public pour la Bibliothèque de France (EPBF), sous la direction de Valérie Tesnière : elles visaient principalement (mais pas exclusivement) à organiser les acquisitions destinées à la constitution des collections en libre accès sur le futur site de Tolbiac. Elles n’ont pas connu de diffusion in extenso hors de la Bibliothèque nationale de France, mais leurs lignes de force ont été présentées dans différents textes publiés par leur auteur 3. La Charte documentaire de la DCS  4, 1997, restée assez confidentielle, a été élaborée par les départements spécialisés sous la direction de Nicole Simon, dans le contexte du déménagement, alors imminent, des monographies, des périodiques et de l’audiovisuel à Tolbiac. Ces documents, auxquels s’ajoutaient de nombreux textes partiels (évaluations, comptes rendus de réunions, de séminaires divers sur des points particuliers…), demandaient à être synthétisés, actualisés et diffusés. La réalisation d’une charte documentaire commune a donc été mise à -l’ordre du jour du projet d’établissement 2001-2003.

Contexte professionnel

Depuis les travaux de Bertrand Calenge 5 qui ont incité les bibliothèques françaises à formaliser leurs politiques d’acquisition, bien des textes de ce type ont été élaborés. La Bibliothèque publique d’information 6 et l’Institut national d’histoire de l’art 7 ont récemment mis en ligne les leurs. La politique documentaire des bibliothèques universitaires a pris une importance croissante au sein des universités, avec le développement de la documentation électronique et l’augmentation du coût des abonnements. Le site Poldoc recense en France une trentaine de chartes de bibliothèques municipales, une quinzaine de chartes de bibliothèques universitaires, et six chartes de bibliothèques départementales. Benoît Tuleu décrit de façon intéressante et synthétique ce mouvement, et les diverses directions qu’il a prises et qu’il prendra, dans le dossier que la revue Vacarme a récemment consacré aux bibliothèques 8.

En conséquence, des besoins de formation et d’échanges se font jour : des journées d’étude, organisées d’abord à l’initiative du groupe Poldoc, puis d’autres organismes (par exemple le conseil général du Val-de-Marne et l’ABF-Centre en 2004) rencontrent à l’évidence une attente des professionnels de tous types de structures. L’École nationale supérieure des sciences de l’information et des bibliothèques (Enssib) a mis en place en mai 2005 une formation de formateurs dans ce domaine, et proposé, en novembre 2005, un stage intitulé « Piloter et coordonner une politique documentaire dans une bibliothèque multipolaire ». Les élèves de l’Enssib font de plus en plus fréquemment porter leurs travaux sur ce sujet. Si le monde anglo-saxon nous a précédés dans cette démarche, d’autres pays s’y intéressent aujourd’hui : des échanges ont été établis par exemple entre la Bibliothèque nationale de France et les Bibliothèques nationales d’Algérie et du Royaume du Maroc pour une coopération autour de l’élaboration de tels documents par ces bibliothèques.

Néanmoins, en France, cette formalisation n’est guère uniformisée. D’aucuns ont pu critiquer l’illusion technicienne qui présiderait la réalisation des chartes documentaires 9. Dans la pratique, on se rend compte que les formes qu’elles revêtent et les objectifs auxquels elles répondent sont assez divers : à la fin des années 1990, l’Association des bibliothécaires français (ABF) avait incité à leur élaboration pour aider nos collègues à défendre l’encyclopédisme, dans un contexte politique où des villes gagnées par l’extrême-droite exerçaient une censure étroite sur les acquisitions 10.  Aujourd’hui, on les utilise souvent comme outils de pilotage pour mieux adapter les collections aux besoins des utilisateurs présents, potentiels, ou à venir 11, et donc pour justifier les demandes et optimiser l’utilisation de crédits d’acquisitions difficiles à obtenir.

Même un outil de travail aussi normalisé à son origine que le Conspectus, élaboré aux États-Unis au début des années 1980 par le Research Library Group pour permettre l’évaluation comparée des collections et donc la mise en place de politiques d’acquisitions en réseau, a connu bien des adaptations locales qui rendent difficiles les comparaisons 12.

Bertrand Calenge lui-même, lors de la journée Poldoc de 2003, soulignait le « caractère approximatif, voire polysémique » de la notion de niveau 13, une des notions de base du Conspectus. La politique documentaire reste encore un art (appliqué) plus qu’une science.

La démarche qui a présidé à l’élaboration de la Charte documentaire des acquisitions de la Bibliothèque nationale de France s’est donc voulue délibérément pragmatique. Il fallait tenir compte de la complexité de l’établissement, et des orientations déjà définies, dont il n’était pas question de faire table rase. La priorité a été donnée à la réaffirmation des grands principes de la politique d’acquisition, à laquelle s’est ajouté un minutieux travail de description des modalités d’acquisitions par disciplines et par supports.

La complexité de l’établissement

La complexité de l’établissement est d’abord géographique : les collections sont réparties entre cinq sites et quatorze départements, le site de Tolbiac étant lui-même partagé entre une bibliothèque d’étude (le Haut-de-jardin), et une bibliothèque patrimoniale et de recherche (le Rez-de-jardin), qui ont des logiques d’acquisition différentes. S’y ajoute la complexité de l’organisation, caractérisée par un entrecroisement entre logique thématique et logique des supports. Depuis ses origines, la bibliothèque acquiert et conserve des supports divers, des monnaies antiques aux périodiques électroniques, en passant par tous les types d’imprimés. Dès 1720, elle a été organisée en cabinets (les futurs départements) constitués autour des supports qu’ils conservaient. Elle a depuis cumulé d’autres modes d’organisation : la Bibliothèque de l’Arsenal regroupe des thématiques et des supports divers, le département des Arts du spectacle rassemble tous types de supports autour de son thème central.

La bibliothèque encyclopédique sur le site de Tolbiac a été structurée en départements thématiques. Cette nouvelle organisation a fait éclater l’organisation par supports des départements des Imprimés et des Périodiques, en y ajoutant les supports audiovisuels et électroniques organisés en un département autonome, le département de l’Audiovisuel, qui a pris le relais de l’ancienne Phonothèque.

La diversité des modes d’entrées ajoute à la complexité.  Au dépôt légal s’ajoute l’ensemble des modes d’entrées envisageables : acquisitions onéreuses, dons, legs, donations et dations, dépôts, échanges internationaux… La longue histoire de la bibliothèque justifie la place importante qu’y occupent les acquisitions patrimoniales, en particulier à la Réserve des livres rares, ou dans les départements conservant des documents spécialisés.

À la complexité des collections s’ajoute la complexité des publics auxquels s’adresse la bibliothèque. La Bibliothèque nationale de France a littéralement à desservir tout le monde : sur place et aujourd’hui, le public des chercheurs, mais aussi toute personne ayant besoin de consulter des documents difficiles à trouver dans d’autres bibliothèques ; un public plus large et plus nouveau, celui à qui est proposée la bibliothèque d’étude ; le public à distance, par l’intermédiaire de sa Bibliothèque numérique 14, mais aussi grâce aux possibilités offertes par le service de reproduction, ou le service des réponses à distance ; et, particularité des bibliothèques qui se consacrent à la conservation, le public à venir, pour lequel on veille par exemple, avec un soin tout particulier, à la continuité des collections de périodiques, et à la pérennité des collections électroniques.

La Bibliothèque nationale de France enfin doit, comme toute bibliothèque, tenir compte de son environnement documentaire : environnement parisien, environnement français, environnement étranger 15.

Les grands principes

La réalisation de la Charte documentaire des acquisitions a été l’occasion de valider quatre grands principes (ou quatre grandes ambitions) qui sous-tendaient jusque-là, plus ou moins implicitement, l’organisation des acquisitions.

La France, objet d’étude privilégié : la Bibliothèque nationale de France a le devoir d’exercer pleinement sa responsabilité sur les collections françaises. Si l’essentiel de cette mission est assuré à travers le dépôt légal, le domaine français tient aussi une place importante dans les acquisitions : acquisitions rétrospectives de documents publiés en France et ayant échappé au dépôt légal, acquisitions de documents publiés à l’étranger concernant la France, place prépondérante de la langue française en Haut-de-jardin, acquisitions patrimoniales complétant les fonds français… Par extension, elle accorde une grande importance aux acquisitions francophones, en particulier dans les pays anciennement colonisés dont l’histoire est intimement liée à l’histoire de France.

L’ouverture sur le monde (ou universalisme) : la bibliothèque a, depuis ses origines, regroupé des collections venues d’autres horizons : la collection des manuscrits orientaux trouve ainsi son origine au XVIe siècle. Dans un contexte international où les frontières linguistiques et géographiques sont de plus en plus incertaines, dans un contexte européen où les politiques de recherche et d’enseignement tendent à se rapprocher, cette ouverture est d’autant plus nécessaire. Elle implique une politique volontariste qui affirme la place de langues, de littératures et de cultures qui ne sont pas dominantes dans un ensemble intellectuel rééquilibré.

L’encyclopédisme : le principe de l’encyclopédisme suppose que les entrées du dépôt légal, miroir de la production éditoriale nationale, de son originalité mais aussi de ses faiblesses, soient complétées par des acquisitions dans les domaines qu’elles couvrent peu ou mal. Il a présidé aux enrichissements de la bibliothèque jusqu’aux années 1920, et a été remis à l’honneur après une longue éclipse au XXe siècle, grâce au projet de la Bibliothèque nationale de France. On a pu ainsi réintégrer les sciences exactes, les sciences sociales, l’économie, domaines où une part importante des recherches est menée et publiée à l’étranger, dans un ensemble cohérent de savoirs complémentaires. La Bibliothèque nationale de France est devenue ainsi un lieu unique où se trouvent rassemblées des ressources de niveau élevé dans tous les do-maines, ce qui constitue aussi une réponse à la question difficile de l’inter-disciplinarité.

La dimension temporelle : les collections et les acquisitions de la Bibliothèque nationale de France couvrent un très large champ temporel. La complétude des fonds existants par des acquisitions rétrospectives a été régulièrement réaffirmée comme une priorité, qu’il s’agisse de combler les lacunes dans les entrées du dépôt légal ou d’enrichir les fonds spécialisés qui font la réputation de l’établissement. Cette politique peut revêtir une forme spectaculaire à l’occasion d’acquisitions remarquables (préemptions en ventes publiques, trésors nationaux), mais elle est tout aussi légitime quand il s’agit de compléter la collection lacunaire d’une revue par ses fascicules manquants. Sur le versant contemporain, la Bibliothèque nationale de France doit à ses publics d’être en prise sur son époque et son environnement. Ce souci d’actualité est vital dans des disciplines axées sur la fraîcheur des données (sciences exactes, économie…), et il est la condition de son ouverture sur la création contemporaine dans les domaines artistiques et littéraires. Il suppose évidemment l’intégration régulière des nouveaux supports de l’information.

Ces principes ne correspondent pas à des vœux pieux, et ces ambitions ont un coût. Dans une période où les moyens jusque-là considérables dévolus au projet de la Bibliothèque nationale de France ont tendance à s’amoindrir, on peut se demander comment préserver les acquisitions en sciences et techniques, plus onéreuses que dans les autres domaines disciplinaires, ou continuer à acquérir dans des langues pratiquées par peu d’utilisateurs. Le fait de les réaffirmer témoigne donc d’une volonté forte de l’établissement, qui est conscient de leurs conséquences budgétaires.

La réalisation de la charte

La réalisation de la charte a été une œuvre de longue haleine. Initiée dès janvier 2000 à la Direction des collections, elle a fait l’objet d’un travail collectif 16.

Les coordonnatrices de la politique documentaire – Catherine Petit, puis moi-même – ont jeté les bases de ce travail en définissant le cadre général de son organisation. Celle-ci s’appuyait largement sur les nombreuses évaluations menées jusque-là par -Catherine Petit et Bruno Béguet 17.

Ce cadre a été soumis à l’ensemble des départements de collections.

Les départements thématiques (les quatre départements qui conservent des collections de monographies et de périodiques, et qui sont organisés autour d’ensembles disciplinaires) ont par ailleurs mis au point un plan type par discipline. Un cadre différent a été proposé aux autres départements (dont les singularités ont déjà été évoquées ci-dessus). Ils figurent dans la communication déjà citée, que j’ai faite à la journée d’étude de Poldoc en 2003. Les responsables de collections ont rédigé les textes qui concernaient leurs disciplines. Les principes fondamentaux de la politique d’acquisition ont connu des validations successives, en particulier à travers deux séminaires organisés par la Direction des collections. Des présentations ont été organisées en direction de l’encadrement de la bibliothèque, du conseil scientifique et bien sûr des nombreux collaborateurs.

L’ensemble des contributions constitue un document d’environ 800 pages, structuré par départements, par services et par disciplines (pour les départements thématiques), qui était à l’évidence impubliable en l’état. On a donc choisi de synthétiser les chapitres par disciplines, et d’y ajouter une introduction établissant les lignes directrices de la charte pour réaliser une version abrégée, celle qui est disponible aujourd’hui.

De tels documents sont des étapes dans un processus continu d’élaboration. Si les principes fondamentaux de la charte sont appelés à perdurer, la mise en œuvre de la politique d’acquisition doit être constamment adaptée en fonction des facteurs multiples qui la conditionnent : moyens matériels (crédits d’acquisition, moyens humains, locaux…), évolution de la production documentaire, évolution de l’environnement documentaire, pratiques des publics… Le travail est ainsi amené à se poursuivre. La mise en ligne en format PDF permet d’actualiser facilement le texte. On le remplacera, avec les modifications de détail nécessaires, selon un rythme vraisemblablement annuel.

Un travail reste à mener pour en faire un outil de pilotage pleinement opérationnel, en particulier grâce à l’élaboration d’indicateurs affinés. Reste aussi à en faire un outil de communication en direction d’un public plus large, au-delà de la communauté des professionnels. À cet effet, des textes brefs, organisés de façon thématique et non plus en suivant l’organisation administrative de l’établissement, sont en cours d’élaboration.

Par ailleurs, le texte publié n’est le reflet que d’une partie du travail accompli. La première phase de l’élaboration de la charte a en effet consisté à demander aux responsables de collection dans les différentes disciplines de mettre au point des plans d’acquisitions. Ces plans ne sont pas inclus dans le texte publié, car il aurait été beaucoup trop long. On demandera aux responsables de collections de les actualiser (leur rédaction a été effectuée entre 2002 et 2003) et on les mettra également en ligne, dans la rubrique « informations pour les professionnels ».

Une réflexion a enfin été lancée pour élaborer un texte plus complet sur la documentation électronique, qui n’est pas absente du texte actuel, mais dont la montée en charge requiert qu’on lui consacre des développements plus importants et plus précis. Un texte est en cours de mise au point pour la charte de sélection des signets de la Bibliothèque nationale de France, sous la houlette du département de Recherche bibliographique. On devra probablement lancer un travail du même ordre sur la question du désherbage du libre accès, pour lequel des outils plus performants ont été élaborés.

Ces travaux, puis d’autres à venir probablement, sont appelés à s’intégrer dans la Charte documentaire des acquisitions, un travail en perpétuelle évolution.

Octobre 2005