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Les semaines tests

Évaluation de l'utilisation des collections imprimées sur place à la Bpi

Muriel Amar

Bruno Béguet

L’expression « semaine test » peut être entendue de deux façons différentes : soit de façon extensive, comme « un temps de mesure d’indicateurs spécifiques que l’on relève au cours d’une ou plusieurs semaine(s) de l’année : nombre de visiteurs, nombre de renseignements fournis, nombre de recherches documentaires effectuées, nombre de documents consultés  1 » ; soit de façon plus restrictive, comme « une semaine d’observation de la consultation sur place des documents ».

Si la Bibliothèque publique d’information (Bpi) a mené, en 2001 et en 2003, des campagnes de semaine test version extensive, elle s’est concentrée, en 2005, sur la seule évaluation de la consultation sur place des monographies imprimées (environ 320 000 titres différents).

Les objectifs ne sont évidemment pas de même nature. Les opérations de vaste envergure sont particulièrement adaptées à l’identification et à la mesure des flux d’activités et de circulation dans la bibliothèque : elles sont directement utilisables autant par les services gestionnaires des espaces et des équipements que par les chargés de collections 2. Les opérations circonscrites à l’observation de la consultation des collections imprimées permettent de tester des hypothèses de nature plus strictement bibliothéconomique relevant d’orientations de politique documentaire autant que de choix d’organisation des collections.

Cet article porte exclusivement sur l’expérience de la Bpi en matière d’analyse de la consultation sur place des documents imprimés monographiques : d’une part, parce que ces collections font l’objet d’un travail d’évaluation, d’explicitation et de prospective 3 et, d’autre part, parce que le dispositif mis en place en 2005 avait très précisément pour objectif de tester l’hypothèse d’une corrélation entre type de fréquentation (étudiante/non étudiante) et type de consultation (académique/non académique).

Cette dernière hypothèse permet d’éprouver le dispositif et la méthode « semaine test » dans la gamme des outils de gestion des collections : si la méthodologie « semaine test » relève du sondage, nécessairement partiel et limité, alors que la politique documentaire trouve sa cohérence dans la durée, comment utiliser ce type de prélèvements pour rendre audible ce dialogue muet qui s’établit entre une offre et ceux qui s’en emparent 4 ?

De ce point de vue, nous nous attacherons à décrire ici le dispositif de recueil de signaux convergents que nous avons tenté de mettre en place, en insistant sur les détours nécessaires à effectuer tant sur le plan des types de mesure retenus que sur celui des approches analytiques privilégiées.

Mesurer la consultation relativement à l’offre

Compte tenu du dispositif technique adopté et des hypothèses retenues, l’unité de comptage considérée est l’unité matérielle rangée  5.

Cette mesure, qui concerne uniquement les documents sur support imprimé, ne peut être qu’indicative du nombre de documents imprimés effectivement consultés : elle surestime certains usages (tous les documents déplacés ne font pas nécessairement l’objet d’une consultation, de quelque nature que ce soit) et en sous-estime d’autres (par exemple, pour les documents consultés en rayon et directement rangés par les lecteurs ou encore pour les documents déplacés et qui, en attente de rangement, sont utilisés par plusieurs lecteurs successivement). En outre, cette méthode de comptage tend à uniformiser les usages variés que connaissent les collections de la bibliothèque, qui vont du butinage à la lecture approfondie en passant par la consultation rapide pour de simples vérifications.

Limitée sur ce point, la méthode présente cependant le mérite de resituer chacune des consultations enregistrées dans un cadre interprétatif qui s’appuie sur les particularités de l’offre de la bibliothèque : l’actualité, la référence, l’encyclopédisme et le libre accès.

En effet, le relevé des consultations à la Bpi est systématiquement analysé à travers une combinaison de critères particulièrement structurants pour les collections, ce qui permet de contextualiser les enregistrements recueillis sous différents aspects. Ainsi, sur la base de critères d’analyse bibliothéconomiques classiques, comme la langue du document et sa date de parution, on calcule des taux qui prennent également en compte la répartition intellectuelle et matérielle de l’offre documentaire en secteurs 6 et en domaines 7.

Ce type de mesure croisée, qui évite les appréciations massives à partir des seules données brutes de consultation, permet de rétablir la singularité d’ensembles documentaires d’ampleur inégale qui n’appellent évidemment pas le même type de consultation.

L’analyse est en effet différente selon qu’elle est menée du seul point de vue de la répartition des consultations ou relativement à la répartition des collections (cf. tableau). Ainsi les secteurs Droit-économie et Histoire-géographie représentent-ils, parmi l’ensemble des consultations, le même pourcentage (11 %), mais ce pourcentage ne porte pas sur le même volume de documents mis à disposition (le volume des collections d’Histoire-géographie est plus de deux fois supérieur à celui des collections de Droit-économie).

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Tableau. Répartition des consultations et des collections par secteur (données 2005)

De la même façon, le critère de la date de publication du document, examiné au sein des volumes d’un secteur, permet à la fois d’observer l’ampleur des consultations de documents récents (parus les trois dernières années précédant la période de sondage) et d’identifier plus spécifiquement des ordres de grandeur significativement différents : si, globalement, la part des consultations des publications récentes est, dans tous les secteurs, supérieure à la part qu’elles occupent dans les collections, elle représente près de la moitié, voire plus, des consultations dans les secteurs Références-emploi-formation et Droit-économie (cf. graphique 1). 8

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Graphique 1. Publications parues depuis 2003 : comparaison collections-consultations par secteur.

Dans le même souci d’éviter les appréciations univoques et globalisantes, nous cherchons à distinguer les consultations selon qu’elles portent ou pas sur la même unité matérielle (appelée aussi, par abus de langage, exemplaire consulté). Deux types de calcul sont alors effectués :

  • calcul d’un taux de multiconsultations : il s’agit d’un pourcentage, qui rapporte le nombre de consultations portant sur un même exemplaire consulté, au total des consultations relevées sur l’ensemble des collections pendant les six jours constituant une semaine test Bpi ;
  • calcul d’un rapport consultations/exemplaires consultés : il s’agit d’un nombre décimal, toujours égal ou supérieur à 1, qui indique le nombre moyen de consultations enregistrées pour un même exemplaire consulté : sa valeur croît avec le nombre de multiconsultations.

Ces deux types de calcul permettent de distinguer les modalités d’utilisation des collections. Prenons deux exemples extrêmes : celui du secteur Droit-économie, révélant une utilisation très intensive d’un ensemble restreint de titres (taux de multiconsultations de 50 %, supérieur à la moyenne située à 41 % et rapport consultations/exemplaires consultés particulièrement élevé de 1,47 pour une moyenne de 1,34) et celui du secteur des Langue et littératures, caractérisé par une utilisation très extensive des collections, traduction d’une dispersion élevée des consultations portant sur un ensemble plus important de titres différents (le taux de multiconsultations de 37 % est alors faible et le rapport consultations/exemplaires consultés est de 1,27).

Cette corrélation de mesures invite à détourner l’attention des seuls segments de collection parfois spectaculairement surconsultés.

La comparaison des données de consultation et des données de collection peut donc prendre des formes plus ou moins complexes et s’exercer à plusieurs niveaux (secteurs, domaines, voire cotes lorsque les quantités en jeu sont représentatives). Le rapport du nombre d’exemplaires différents consultés et de l’offre en rayons est le plus simple. Ce simple rapprochement donne de la sollicitation différenciée à laquelle sont soumis les différents segments de la collection une image plus vraisemblable que les chiffres bruts. Ainsi, en six jours de septembre 2005, ce sont 10 % des monographies proposées en sociologie, philosophie, littérature générale, et géographie qui ont été consultés, pourcentage qui s’élève à 20 % et plus en mathématiques, chimie ou gestion, alors qu’il reste inférieur à 5 % pour les religions chrétiennes, l’histoire de l’Asie, la plupart des fonds littéraires.

Plus synthétique, le taux de consultation évalue le volume des consultations qu’a connu un secteur (ou un domaine) relativement à l’ensemble des consultations d’une semaine test et à la totalité de l’offre documentaire imprimée, ce qui permet de gommer les effets dus aux écarts de volumes entre secteurs (ou domaines) : il résume les différences entre la structure des collections et celle des consultations en une seule valeur pondérée. Ce taux résulte du rapport entre le pourcentage occupé par les consultations d’un secteur (ou d’un domaine) dans l’ensemble des consultations et le pourcentage occupé par les collections du secteur (ou domaine) dans l’ensemble de la collection imprimée. Il prend des valeurs inférieures à 1 lorsque le secteur (ou le domaine) est plus représenté dans les collections que dans les consultations, supérieures à 1 lorsque le secteur (ou le domaine) est plus représenté dans les consultations que dans les collections. Le recours au taux de consultation facilite les comparaisons entre secteurs (ou domaines) et permet de mesurer des variations d’une semaine test à l’autre. Ces valeurs s’étageaient en 2005 de 0,10 pour certaines littératures à 5,6 pour le secteur Références-emploi-formation, ce qui montre bien la surconsultation impressionnante dont font l’objet certains segments de la collection, corollaire de lectures beaucoup plus dispersées ailleurs 9.

On comprendra, à l’évocation des différents moyens retenus pour pondérer la mesure de la consultation, qu’à l’inévitable question « Quel est le domaine le plus consulté ? », il y ait plusieurs réponses : en 2005 par exemple, le droit (qui vient en tête avec 2 675 consultations) ou le fonds Emploi-Formation (550 consultations qui représentent un taux de consultation supérieur à 5, le tiers des titres proposés ayant été consultés).

Tendances structurelles et variations saisonnières

Cette approche relativiste rend non seulement compte, avec les nuances requises, de l’usage de la collection à un moment donné, mais elle facilite également les comparaisons dans le temps. La répétition des semaines tests répond à plusieurs nécessités : il s’agit tout à la fois de dégager les tendances de fond dans la structure des consultations, de repérer les variations saisonnières et de prendre la mesure des évolutions à moyen et long termes.

Le choix d’examiner deux prélèvements effectués volontairement à des périodes de sondage très contrastées fait clairement apparaître qu’une moindre présence du public étudiant entraîne des modifications sensibles dans la structure et la typologie des consultations 10 La comparaison entre deux semaines tests conduit à identifier des variations sur un arrière-plan de régularités et de permanences beaucoup plus qu’à identifier un processus de modification de l’usage des collections dans la durée. En effet, la stabilité de nombreuses caractéristiques dans la répartition des consultations autorise à conclure à l’existence de tendances structurelles, que les différences et les écarts relevés viennent conjoncturellement nuancer sans les contredire.

Caractéristiques structurelles : les taux de consultation élevés des sciences sociales, du droit et de l’économie, des arts et des sciences et techniques, la part des lectures en langue française (près de 90 % des consultations) et la répartition des lectures en langues étrangères qui sont plus importantes pour les arts et les littératures (plus de 20 % des consul-tations de ces secteurs), l’intérêt manifeste pour les publications les plus récentes (près du quart des consultations) jusqu’au rapport consultations /entrées qui reste légèrement supérieur à 1 11.

Les variations à rapporter à un recul du public étudiant en septembre par rapport à mai s’expriment par la chute, spectaculaire dans certains domaines, des multiconsultations (le taux global passe de 52 % à 41 %, et de 57 % à 38 % dans le secteur art, loisirs, sports), une diversification des usages qui se lit dans une hausse du nombre d’exemplaires différents consultés (proportionnellement au volume global des consultations) et à travers le maintien ou l’augmentation du taux de consultation des domaines les moins académiques (religions, ésotérisme, généalogie, cuisine par exemple).

Le graphique 2 indique les déplacements les plus significatifs du taux de consultation entre mai 2003 et septembre 2005, négativement ou positivement selon que le domaine se trouve à gauche ou à droite d’un axe central qui donne la valeur de ce taux en 2005. La variable saisonnière, illustrée sur l’axe horizontal, permet d’apporter une réponse à l’hypothèse d’une corrélation entre type de fréquentation (étudiante/non étudiante) et type de consultation (académique/non académique) : ainsi, le domaine de la gestion, concentrant typiquement de nombreuses lectures étudiantes, conserve un taux de consultation des plus élevés, mais enregistre aussi l’un des reculs les plus importants, tandis que se détachent, de façon marquée, des domaines fort peu académiques comme celui de l’économie domestique ou de la généalogie, dont le taux de consultation en 2005 vient rejoindre celui, plus classique, de la littérature générale par exemple.

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Graphique 2. Comparaion 2003-2005 du taux de consultation par domaine.

Les semaines tests : des signaux dans la conduite d’une politique documentaire

L’exploitation des données recueillies pendant les semaines tests ne se limite pas à des traitements statistiques de masse. Le fichier de tous les titres consultés est analysé par les quarante personnes chargées de collections qui se partagent la responsabilité des documents imprimés et électroniques. Ces analyses, conduites après la diffusion d’un rapport de synthèse, introduisent une dimension qui lui fait défaut, celle de la typologie des documents (catégories d’ouvrages, niveaux de spécialisation, thématiques traitées). Elles viennent corroborer, illustrer, mais aussi nuancer les observations plus générales issues des traitements statistiques.

Les prélèvements opérés à l’occasion des semaines tests donnent des sollicitations auxquelles est soumise la collection de monographies une photographie certes sommaire (les usages sont appréhendés sans nuance) et ponctuelle, mais qui l’emporte en précision sur les impressions diffuses et parfois faussées retirées d’observations moins systématiques. Il est donc légitime de lui donner une place dans la détermination de l’évolution de l’offre documentaire, parmi d’autres éléments (missions de l’établissement, évaluation et cohérence de la collection encyclopédique, contraintes spatiales et budgétaires), mais sans souci d’aligner cette offre sur une demande perçue à travers une fenêtre aussi étroite.

Les transformations dans le temps de l’offre imprimée, quantitativement (équilibres budgétaires et volumétriques entre les domaines) et qualitativement (actualisation, langues, catégories de document, frontières documentaires entre domaines, critères de désherbage, etc.) font l’objet d’une attention particulière, qui s’appuie sur des outils tels que le suivi thématique des acquisitions annuelles ou le tableau de suivi des collections imprimées 12 et sur l’instruction collective de choix documentaires.

Les orientations mises en œuvre sont en phase avec les tendances de fond relevées au fil des semaines tests : accentuation de l’actualisation (12 % de parutions récentes dans les collections), maintien d’un fonds de référence d’une ampleur telle qu’il puisse couvrir un spectre de demandes allant de l’initiation à un début de spécialisation, rééquilibrage des acquisitions courantes et des collections en faveur des arts, des sciences sociales et des sciences et techniques corrélatif à un repli des littératures, de l’histoire et des religions, régime différencié d’acquisitions en langues étrangères selon les domaines, par exemple.

Dans ce cadre général, le personnel chargé de collections fait évoluer les fonds dans le détail, en tenant compte des signaux convergents émis par les semaines tests successives, en recourant aux outils à sa disposition que sont l’équilibre et la nature des achats et des retraits, les modifications dans la cotation, la substitution de supports ou la mise en œuvre d’actions de valorisation.

L’existence à la Bpi d’une offre de monographies proposée, en l’absence de prêt, intégralement en libre accès, rend nécessaire et possible un mode d’évaluation des collections qui trouve sa légitimité : d’une part, par son insertion dans une panoplie d’outils de connaissance des publics et des usages (enquêtes sur les publics par sondage, études qualitatives reposant sur des entretiens et des observations, connaissance par le personnel en service public du profil des demandes) et, d’autre part, par le rôle que ce mode d’évaluation peut jouer dans la conduite fine et soutenue d’une politique documentaire volontariste, souple et attentive sans être pour autant opportuniste ou démagogique.

Outre qu’il ne nous appartient pas d’apprécier la pertinence de la méthode appliquée à d’autres contex-tes 13, on ne saurait oublier que la collection de monographies s’insère dans une offre plus large et qu’il importe de s’interroger sur les usages parallèles des différents supports. Si la consultation des documents électroniques est plus aisée à chiffrer, elle n’en reste pas moins délicate à analyser : les usages suscités par le support électronique s’éloignent, en partie, de ceux du support imprimé.

Une méthodologie reste à inventer pour conduire une analyse conjointe des consultations de documents imprimés et électroniques.

BnF et Bpi : dispositif technique d’une évaluation de la consultation des collections en libre accès fondée sur l’enregistrement des codes à barres des documents déplacés

Dès lors que le volume des données à recueillir dépasse la possibilité d’un comptage manuel (en moyenne 40 000 consultations pour une campagne), il devient nécessaire d’automatiser le recueil des données et d’en informatiser autant que possible le traitement.

1. Enregistrement du code à barres (CAB) du document au moment du rangement

À la Bpi comme à la BnF, les équipes chargées du rangement se voient confier des douchettes portables permettant l’enregistrement des CAB des documents au fur et à mesure de leur mise en rayon (dans les deux établissements, 20 douchettes sont ainsi mises à disposition).

Le modèle de douchette adopté à la Bpi (ScanPal de la société Métrologic) ou à la BnF (Opticon) est pourvu d’un programme qui permet de décharger les données enregistrées sur un support informatique (disque dur de PC).

2. Déchargement des enregistrements de CAB pour constituer des fichiers quotidiens de consultations

Chaque jour, les enregistrements des CAB effectués via les douchettes sont déchargés de façon à pouvoir disposer d’un fichier quotidien dit de « consultations ».

On obtient ainsi des fichiers-texte comprenant, sur chaque ligne, le CAB du document douché. À la Bpi, ils sont fusionnés chaque jour pour ne former qu’un seul fichier de CAB correspondant à une journée de consultations Bpi (soit l’ensemble des documents rangés le jour même et le lendemain matin avant ouverture au public). Ils sont fusionnés à la BnF par jour et par salle de lecture.

3. Reconnaissance des notices dans le SIGB (système intégré de gestion de bibliothèque) à partir des fichiers quotidiens de CAB

À la Bpi, un programme de reconnaissance développé dans le SIGB (PortFolio) permet d’extraire des notices (bibliographiques et d’exemplaires) les zones rendant possible l’identification (notamment auteur, titre, édition, collection) et le tri (secteur, cote, code de langue, année de parution…). Ce programme produit 6 fichiers quotidiens de notices d’exemplaires consultés, en format texte (txt) comportant autant de lignes que de consultations. À la BnF, des extractions similaires du catalogue sont effectuées par le personnel du département des systèmes d’information à partir des fichiers de CAB, pour produire également des fichiers quotidiens txt.

4. Traitement sous Access des fichiers quotidiens de notices

À la Bpi, les fichiers sont fusionnés sous Access en deux fichiers de travail à l’aide de requêtes de création : un fichier des consultations comprenant la date de consultation du document, un fichier des exemplaires consultés qui comporte, pour chaque exemplaire correspondant à un CAB distinct, le nombre de consultations.

À la BnF, les fichiers txt sont convertis et enrichis sous Excel (indication de la date du pistage et de la salle où le document a été pisté, par exemple), et intégrés au fur et à mesure dans une base Access unique.

5. Outils d’analyse des données du fichier unique des exemplaires consultés

Un ensemble de requêtes de sélection Access permet d’obtenir le nombre de consultations et le nombre d’exemplaires différents consultés sur plusieurs critères croisés d’organisation des collections secteurs et domaines à la Bpi, disciplines, thèmes et cotes à la BnF, langues, dates de parution…

6. Outils de production de statistiques et de diffusion de données textuelles

À la Bpi, les résultats issus des différentes requêtes sont exportés sous Excel pour traitements statistiques et graphiques, et des fichiers sous Excel de tous les titres consultés sont diffusés aux chargés de collections. On procède de la même façon à la BnF, où la base Access et les requêtes construites sont mises sur un serveur d’échange à la disposition des chargés de collections.

7. Exploitation des résultats

Dans les deux établissements, l’exploitation des résultats donne lieu à des rapports de synthèse, qui permettent d’en tirer les principaux enseignements, et d’établir des comparaisons avec les évaluations précédentes.

    1.  (retour)↑  Claude Poissenot et Sophie Ranjard, Usages des bibliothèques : approche sociologique et méthodologie d’enquête, Presses de l’Enssib, 2005, p. 95 : l’expression alors retenue est plus précisément celle de « période test ».
    2.  (retour)↑  Pour un aperçu de la campagne menée en mai 2003, voir sur le site web de la Bpi (http://www.bpi.fr) : le numéro 9 du Bulletin Bpi (avril-mai-juin 2004) p. 12-13 et les rapports d’étude accessibles dans la rubrique « Espace professionnel ».
    3.  (retour)↑  Voir, sur ce point, la charte documentaire disponible sur le site web de la bibliothèque, ainsi que l’article de Sophie Danis : « Charte documentaire et politique d’acquisition : quand dire c’est faire ? », BBF, 2006, no 1, p. 36-41.
    4.  (retour)↑  Martine Poulain, Usages des bibliothèques : approche sociologique et méthodologie d’enquête, op. cit. Préface, p. 13.
    5.  (retour)↑  Unité matérielle rangée après avoir été déplacée : voir sur ce point l’encadré technique à la fin de l’article. À noter que ce dispositif considère uniquement les documents pourvus de codes à barres, ce qui n’est pas le cas, à la Bpi, des périodiques (en fascicules ou reliés).
    6.  (retour)↑  Au nombre de sept, les secteurs constituent, à la Bpi, une unité d’analyse topologique correspondant à un ensemble documentaire rattaché à un bureau de renseignement pour le public. De ce point de vue, on distingue les secteurs : Références - emploi - formation, Philosophie - religions - sciences sociales, Droit - économie, Sciences et techniques, Arts -loisirs - sports, Langues et littératures, Histoire -géographie, auxquels il faut ajouter le secteur Musique et documents parlés. Les secteurs Autoformation et Presse ne seront pas évoqués ici.
    7.  (retour)↑  Au nombre de 80 environ, les domaines à la Bpi constituent des unités d’analyse intellectuelle correspondant à un ensemble de cotes CDU le plus souvent thématiquement homogène : un domaine peut recouvrir une discipline au sens universitaire, mais il peut aussi concerner un ensemble défini par des caractéristiques documentaires (par exemple : « Emploi formation » ou « Vie à Paris ») ou renvoyer à un découpage géographique ou linguistique imposé par l’ampleur de la collection (par exemple : histoire universelle, littératures de langue espagnole d’Amérique latine).
    8.  (retour)↑  Sauf indication contraire, les données chiffrées présentées dans le tableau sont issues de la campagne de sondage menée en septembre 2005. Rapport d’étude rédigé par Muriel Amar, Bruno Béguet, Claire Dartois et Paule Ruiz, accessible sur le site web (http://www.bpi.fr), rubrique « Espace professionnel ».
    9.  (retour)↑  À titre d’exemple, la valeur du taux de consultation était en 2005 nettement inférieure à 1 en langues et littératures (à l’exception de la linguistique, de la littérature générale, de la langue française et de la littérature française jusqu’en 1900), musique, sport, histoire des pays d’Europe, d’Asie et d’Amérique, mais proche de ou supérieure à 2 pour, par exemple, le droit, les mathématiques, la médecine, la gestion, les généralités de l’art, les monographies d’artistes, les arts graphiques, la photographie.
    10.  (retour)↑  En 2003, le prélèvement s’est effectué fin mai-début juin, période où sont enregistrés des délais d’attente record, liés à la fréquentation forte et assidue d’étudiants ; en 2005, nous avons privilégié la semaine de fin septembre-début octobre, caractérisée par la quasi-inexistence de la file d’attente, dont la cause est une fréquentation moindre des étudiants de premier et second cycles.
    11.  (retour)↑  En septembre 2005, de 5 200 à 6 800 consultations par jour pour 5 000 à 6 000 entrées. Avec des variations, le rapport consultations / entrées n’est pas très différent de celui observé à la BnF en haut-de-jardin.
    12.  (retour)↑  Voir Sophie Danis, op. cit., p. 38 : tableau de suivi des collections imprimées.
    13.  (retour)↑  L’interprétation des résultats est, en dépit des réserves que nous avons émises, plus simple que dans un contexte où le prêt de documents occupe la place centrale, l’articulation entre les deux modalités d’usage des collections étant particulièrement délicate à réaliser et à analyser.