QualiMarc, outil pédagogique pour catalogueur exigeant

D’une durée d’une heure et demie, l’atelier QualiMarc, coordonné par les membres de l’Agence bibliographique de l'enseignement supérieur (Abes) Aurélie Faivre, Laurent Piquemal et Samuel Quetin, avait pour objectif la présentation d’une nouvelle application web en libre accès destinée aux catalogueurs, dans la lignée des offres de service déployées par l’Abes visant à la qualité et à l’amélioration du signalement.

Présentation de l’application

Cette application, mise en production par l’Abes le 9 mars dernier et développée pour le réseau Système universitaire de documentation (Sudoc) en collaboration avec des établissements, a pour objectif l’amélioration et la qualité des notices bibliographiques. Il s’agit à la fois d’un outil d’aide à la vérification pour l’ensemble des catalogueurs et d’une méthode d’apprentissage pour les nouveaux catalogueurs en formation. Conçu pour être d’utilisation facile et intuitive, cet outil se veut un condensé d’outils de vérification préexistants, tels les scripts de vérification intégrés dans la base de production du Sudoc (WinIBW), des webservices ou encore des applications développées par des établissements du réseau (CheckSudoc, VerifSudoc ou Kalidos). Son usage n’est en aucun cas prescriptif. Cette application est pleinement à disposition des catalogueurs intéressés.

En pratique

Concrètement, le contrôle et la vérification des notices bibliographiques s’effectuent a posteriori, après la création des notices par le catalogueur, via la saisie des PPN (identifiants des notices du catalogue Sudoc) dans l’application. La liste des PPN avec erreurs apparaît en un bloc et pour chaque PPN s’affiche en regard le nombre d’erreurs détectées. Le détail de celles-ci apparaît ensuite grâce à un « message d’erreur » précis ciblant les zones à reprendre ou à vérifier. Les absences et incohérences sont ciblées et les enrichissements et corrections à apporter sont mentionnés.

Exemples :

• « La notice ne peut pas comporter à la fois une zone 210 et une zone 214 : supprimer la zone 210 au profit de la/les zone(s) 214 » ;
• « Zone 183 : la notice doit contenir au moins une zone 183 (type de support) » ;
• « Zone 101 : puisque la ressource n’est pas une traduction (indicateur 1 = 0), la sous-zone 700$4 contenant le code “730 (Traducteur)” n’a pas lieu d’être ».

Deux grandes familles de règles sont intégrées à l’outil : des règles portant sur le contrôle de la structure et de la syntaxe du format UNIMARC d’une part (présence ou absence de zones ou de sous-zones, articulation entre zones, etc.) et des règles dédiées aux contenus (valeur d’indicateurs de zones, comparaison de dates, code de fonction erroné ou inapproprié, etc.) d’autre part.

La vérification fonctionne pour toutes les familles de documents. Trois types d’analyse sont possibles : l’analyse « rapide » permet de vérifier les erreurs prioritaires car bloquantes ; l’analyse « complète » détaille l’intégralité des améliorations possibles ; l’analyse « ciblée » permet, quant à elle, d’effectuer un filtre, soit par grande famille de documents soit par jeux de règles thématiques (indexation-matière, données codées, liens, etc.).

Dans le rapport d’erreurs, chaque zone UNIMARC mentionnée est cliquable et renvoie à la page dédiée dans le Guide méthodologique du Sudoc. Pensée comme un outil pédagogique permettant d’améliorer ses pratiques et consolider ses connaissances, l’application propose non seulement des notifications d’erreur mais également des conseils et points d’attention, que l’utilisateur jugera ou non pertinents de prendre en compte.

Cet outil peut non seulement faire l’objet d’un usage quotidien et s’inscrire dans une routine de catalogage individuelle mais il peut aussi être utilisé de manière plus ponctuelle et collective, lors de projets précis. Par exemple, dans le cas d’un chantier lié au traitement d’un don important, l’application peut servir de support d’aide à la décision en termes de gestion de calendrier, de coordination d’équipe et de management, en visant une stratégie de traitement optimisé. La liste des PPN à reprendre dans QualiMarc permet de considérer l’ampleur du chantier et le temps qui sera dévolu à cette tâche.

Autre exemple : lors d’un chantier qualité s’intéressant à l’enrichissement des zones de liens, le rapport d’analyse ciblée « liens » permettra de détecter l’ensemble des liens absents dans les notices bibliographiques sous lesquelles un établissement est localisé.

Méthode d’élaboration et perspectives

Fonctionnant sur un principe de coconstruction avec les équipes sur le terrain via une gestion de projet et un pilotage Agile Scrum, l’équipe en charge de cet outil a travaillé avec cinq établissements du réseau Sudoc fortement engagés dans la qualité des données bibliographiques. La richesse des contributions, la prise en compte des différents besoins et les tests effectués ont largement contribué à la réussite de cet outil commun.

L’équipe en charge de QualiMarc gère actuellement les bugs éventuels, implémente de nouvelles règles, assiste et forme les utilisateurs et prend en compte leurs propositions. Chaque demande envoyée par un utilisateur est analysée dans une optique d’amélioration constante.

En deux mois et demi, les statistiques d’utilisation comptabilisent près de 7 500 visites, avec plus de 15 000 analyses lancées. En moyenne, un utilisateur reste sur l’application une dizaine de minutes pour effectuer six opérations différentes.

Une enquête auprès des utilisateurs du réseau Sudoc sera proposée. Elle permettra de juger de l’utilisation et l’appropriation de l’outil et de récolter les suggestions d’amélioration. Après étude de faisabilité, une deuxième version de QualiMarc pourrait alors être envisagée.