L’organisation d’une Staff Week : un projet interculturel et fédérateur

Le Service des bibliothèques de l’Université de Strasbourg (SBU-Unistra) a organisé sa première Staff Week 1

à Strasbourg, du 9 au 13 octobre 2023, en collaboration avec la Direction des relations internationales (DRI) de l’université. Le thème portait sur les données de la recherche.

Dix-sept collègues de plusieurs universités européennes ont participé à cette semaine. Sont intervenu·es les collègues impliqué·es dans l’Atelier de la donnée Alsace 2

et dans le pôle Appui à la diffusion à la recherche 3 du Service des bibliothèques, ainsi que les partenaires au sein de l’université et du contrat de site alsacien. Des collègues des universités de Lorraine 4, Claude Bernard Lyon 1 5, Grenoble Alpes 6, et de l’Institut de l’information scientifique et technique (Inist CNRS) 7 ont également été invité·es.

Une Staff Week : un événement stratégique de coopération internationale

Par sa localisation géographique au cœur du réseau Eucor-Le Campus européen 8

(Confédération européenne des Universités du Rhin supérieur), par sa synergie avec les organismes de recherche et les collectivités régionales, nationales et internationales, par sa force de contribution à la valorisation de la recherche, l’Université de Strasbourg est un acteur central et moteur de création d’événements fédérant et mobilisant les personnels tels une Staff Week. Permettre aux collègues bibliothécaires de se rencontrer, de discuter avec des homologues européens, internationaux, est également une opportunité de formation continue, et de collaboration à l’échelle européenne. La participation des universités du réseau Eucor et des partenaires de l’Unistra a en outre renforcé la visibilité nationale et internationale de la Staff Week.

Une Staff Week s’inscrit dans le programme d’échange Erasmus+ 9

financé par l’Union européenne et s’adresse aux personnels des universités européennes.

Le projet de Staff Week répond à des objectifs de formation continue :

• connaître les activités des professionnels des bibliothèques des établissements étrangers ;
• acquérir une meilleure connaissance des réseaux professionnels transfrontaliers ;
• développer ses connaissances sur différentes thématiques professionnelles (la Science ouverte, l’e-learning…) ;
• découvrir des établissements documentaires.

De plus, mon expérience personnelle de participante à une Staff Week, et au programme d’échanges entre les universités de Strasbourg et de Hambourg, ainsi que les retours d’expérience de mes collègues, m’ont convaincue des bénéfices que les échanges internationaux peuvent apporter tant aux collègues qu’au service, et m’ont amenée à mettre en œuvre ce projet de Staff Week.

L’organisation du projet : financement, acteurs, mise en œuvre

Le format a été calqué sur un nouveau dispositif de mobilité courte et hybride, lancé par la Commission européenne dans le cadre du programme Erasmus+ 2021-2027 : le BIP (Blended Intensive Programme 10

, ou Programme intensif hybride). Il combine une mobilité physique d’apprentissage, de formation ou d’enseignement de courte durée (5 à 30 jours) et une ou plusieurs périodes de formation à distance. Pour obtenir une subvention BIP auprès de la DRI, il est nécessaire de respecter les critères d’éligibilité Erasmus+ et de remplir les conditions suivantes : caractère innovant du projet ; intérêt du partenariat ; première demande de subvention. Le programme BIP associe au minimum trois établissements de l’enseignement supérieur de trois pays différents, le nombre de participant·es au programme BIP est au minimum de quinze, issus des établissements partenaires (hors université coordinatrice et établissements français). Les participants extérieurs à l’université doivent effectuer une demande de bourse de mobilité Erasmus+ auprès de leur établissement pour la prise en charge de leurs frais de mission.

Le financement de la semaine a été assuré par la Direction des relations internationales et des crédits IdEx (initiatives d’excellence) dévolus à la politique de science ouverte de l’Unistra ont complété le budget nécessaire à la Staff Week.

Plusieurs acteurs se sont impliqués dans le projet :

• le Service des bibliothèques (SBU) : conception scientifique du programme, pilotage du projet, communication, organisation et logistique, gestion administrative ;
• la Direction des relations internationales de l’université : le pôle Erasmus+ est l’interlocuteur principal concernant l’accord de partenariat interinstitutionnel avec les partenaires et les inscriptions des participants ;
• création d’un comité organisationnel inter-établissements au niveau régional avec la Bnu (Bibliothèque nationale et universitaire de Strasbourg), l’UHA (Université de Haute-Alsace), et l’Université de Lorraine ;
• partenaires logistiques de l’université : DMG (Direction des moyens généraux), DNUM (Direction du numérique), Direction des finances, Direction de la communication.

Le programme a été conçu en collaboration étroite par l’ensemble des partenaires du projet, au sein du comité d’organisation local et régional. Il a été finalisé courant septembre 2023 a été diffusé sur la plateforme MoveOn ainsi que sur le site Science ouverte de l’Unistra. Le format des interventions était diversifié : des présentations plénières, des ateliers, des visites, des présentations des participants, des échanges, mais aussi des moments de convivialité pour apprendre à nous connaître.

Les thèmes abordés étaient les suivants : la présentation de Recherche Data Gouv ; des entrepôts de données ; de projets propres à chaque établissement ; de l’organisation d’un service d’appui à la recherche ; des politiques de science ouverte ; la médiation et l’accompagnement ; les pratiques des chercheurs ; les données en astronomie ; le projet DATACC 11

et les cahiers de laboratoires ; la certification des doctorant·es sur la science ouverte ; les supports créés par le CoSo (Comité pour la science ouverte) ; un exercice pratique sur l’élaboration d’un plan de gestion des données ; DMP OPIDoR 12 ; la gamification autour de la science ouverte ; et l’accompagnement des chercheurs dans leur projet de recherche avec Horizons Europe.

Un rétroplanning a été élaboré pour marquer les différentes étapes phares du projet. La mise en œuvre du projet a duré au total un an, depuis les premières réunions de réflexion jusqu’à l’évaluation post-Staff Week.

La communication autour du projet a été faite à plusieurs niveaux :

• en interne à l’Unistra : implication de collègues du pôle Appui à la diffusion de la recherche, communication avec les services partenaires (réservation de salles…) ;
• en externe : communication avec les intervenant·es et participant·es.

Il est important de faire preuve de réactivité face aux interrogations des participant·es et intervenant·es notamment concernant la partie administrative. Une annonce sur le site MoveOn a été mise en ligne fin mai pour faire connaître l’événement et permettre aux établissements européens de nous contacter. Une communication a également été faite sur le site Web de l’université dédiée à la science ouverte.

Deux articles en interne ont été rédigés suite à la Staff Week, un dans Bibus (journal interne du SBU) et un à l’échelle de l’université dans Savoir(s), le journal quotidien de l’université. Le but était de promouvoir l’événement en aval, de faire connaître un des projets collaboratifs du SBU au niveau international et de valoriser le travail des collègues impliqué·es dans le projet.

Les indicateurs et l’évaluation

Voici quelques données chiffrées :

• 17 participant·es (52 personnes intéressées pour participer à la Staff Week) ;
• 7 pays : République Tchèque / Lituanie / Hongrie / Grèce / Allemagne / Italie / Espagne ;
• 12 établissements : Univerzita Pardubice ; Brno University of Technology ; European University Institute Firenze ; Staats- und Universitätsbibliothek Hamburg ; Karlsruher Institut für Technologie ; Universität Hamburg ; International Hellenic University ; Vilnius University ; Vytautas Magnus University ; Vilnius Gediminas Technical University ; Károli Gáspár University of the Reformed Church in Hungary ; Universidad de La Coruña ;
• 7 jours : 2 sessions (5 jours à Strasbourg et 2 jours en visioconférence) ;
• 21 interventions avec 24 intervenant·es dont les participant·es. Leurs interventions ont été un point positif car cela n’est pas systématiquement demandé dans d’autres Staff Week ;
• 4 établissements partenaires : Bnu, UHA, Université de Lorraine, Unistra ;
• 3 visites de bibliothèques : Bnu, Learning Centre UHA, Studium Unistra) ;
• collaboration avec 7 services de l’université ;
• SBU : 6 collègues impliqué·es.

Deux questionnaires ont permis de faire ressortir des données qualitatives.

Dans l’ensemble, les collègues sont très satisfait·es de la Staff Week aussi bien sur la partie organisationnelle que sur le contenu. L’équipe organisationnelle et logistique a été félicitée pour l’organisation aussi bien en amont, pendant et en aval de la Staff Week.

Concernant la partie administrative, la plupart d’entre eux sont satisfaits malgré un processus long. Les procédures diffèrent selon les établissements, ce qui demande une adaptation de la part de l’université hôte par rapport aux demandes des participant·es.

Au niveau du contenu, les participant·es ont trouvé le programme très profitable, enrichissant, stimulant et utile. Certains, dès leur retour, ont échangé auprès de leur service sur les contenus du programme notamment les projets français. Le principe des deux sessions a été bien « accepté », d’autant plus que placer la session à distance un mois après a permis de garder le contact. Un des écueils concerne néanmoins la densité du programme, avec des journées longues qui ont affecté l’attention des participant·es pour certaines sessions. Davantage d’ateliers que de conférences pourraient être un format plus appréciable. Les participant·es auraient voulu avoir accès aux présentations des intervenant·es plus rapidement.

Quelques points de vigilance sont à prendre en compte pour la réussite de ce type d’événements : la communication, la période, le calendrier de préparation, la coordination administrative.

Et si c’était à refaire ?

Le travail collaboratif avec les services internes du SBU, de l’université, avec les établissements partenaires, les institutions des participant·es, les prestataires pour ce type d’événements m’a permis de « sortir de ma zone de confort » et de réaliser une mission hors du cadre de la bibliothèque. De plus, en termes de formation continue, organiser la Staff Week m’a permis d’acquérir des compétences en mode projet, de coordonner des activités transversales, de dialoguer avec d’autres services de l’université mais aussi avec les universités internationales.

Enfin, des contacts avec les collègues participant se sont créés et pourraient engendrer de nouveaux projets internationaux. En effet, des liens se sont tissés avec les participants de la Staff Week, notamment avec les collègues du Karlsruher Institut für Technologie (RDM@KIT 13

), de l’European University Institute Firenze (Liber Winter Event 2023 14) et de l’Université de Hambourg (Research Data Management 15).

Lors de la Staff Week, des collègues de la Staats- und Universitätsbibliothek Hamburg 16

et du FDM (Zentrum für nachhaltiges Forschungsdatenmanagement 17) ont manifesté leur intérêt pour rejoindre le groupe de travail « Germano-Bib » créé en 2021 et composé de bibliothécaires-documentalistes franco-allemands. Ainsi, des webinaires vont être animés prochainement par les protagonistes sur ChatGPT, UX design, etc., et vont être ouverts à des collègues allemands appartenant à d’autres universités.

Nous avons également remarqué avec les collègues impliqué·es dans ce projet interculturel, un resserrement de liens très positif ; ce projet fédérateur nous a permis de travailler ensemble, et si c’était à refaire, nous le referions avec beaucoup d’enthousiasme.