La bibliothèque a des dossiers !

Après vingt années de bons et loyaux services, le produit documentaire de la bibliothèque de Sciences Po « Les dossiers de la bibliothèque » a fait l’objet d’une transformation en 2017. Comment renouveler ce produit sans lui faire perdre son identité et sa spécificité dans le monde des bibliothèques universitaires ?

Les dossiers documentaires de la bibliothèque de Sciences Po existent depuis plus de vingt ans. Basés sur des bibliographies mettant en valeur les collections existantes, ils constituaient l’un des produits phares du travail des documentalistes de Sciences Po, en s’inscrivant dans la tradition de transmission et d’ordonnancement des ressources. Réalisés en lien avec des chercheurs et chercheuses de Sciences Po, ils offraient une sélection de documents sur un sujet spécifique (réforme territoriale, genre et marché du travail, 11-Septembre, etc.).

Poser un diagnostic avant toute transformation

Début 2016, il a été décidé de faire évoluer ce produit. Après un état des lieux qui a permis notamment de montrer la rareté de cette offre en bibliothèque universitaire, trois constats ont été établis.

1) Améliorer l’exploitation des références collectées

Les dossiers proposent des types de collecte de références très variés : sitographie, bibliographie, liste de dossiers de presse, etc., qui se présentent sous la forme d’une liste de références intégrée dans le bloc principal de la page comme du texte simple.

Ces collectes constituent un matériau précieux, contenant de très nombreuses références, mais bien qu’étant le cœur même de ces dossiers, les exploiter peut s’avérer difficile (longue bibliographie sans autre mode de navigation que les ancres HTML, permettant de se déplacer directement sur chacune des parties, et le défilement de l’écran – scroll).

Il a également fallu questionner la pertinence de séparer les différents types de références entre bibliographie, sitographie, liste de dossiers de presse, etc. Cette organisation par type de documents ne permettait pas d’envisager les références de manière transversale par sous-thèmes.

2) Renforcer la collaboration avec les communautés enseignante et de recherche

La collaboration avec les enseignant.e.s et chercheur.euse.s est en revanche une dimension à conserver, voire à promouvoir. À la suite d’une série d’entretiens avec différent.e.s bibliothécaires ayant collaboré à des dossiers, il est apparu que la collaboration avec un chercheur ou une chercheuse était considérée comme indispensable à la constitution de ces dossiers, apportant une validation en scientifique. Mais cette collaboration pouvait sembler frustrante, car limitée bien souvent à une validation du plan de la bibliographie.

3) Être un vecteur de savoirs

Enfin, il est apparu que l’on pourrait aller plus loin sur la dimension de vecteur de savoirs grand public, jusque-là sous-exploitée. Ce dernier axe résultait d’un questionnement autour des contenus mêmes de ce que l’on appelait alors un dossier. Ils se composaient uniquement de listes de références. Comment aller plus loin ? En proposant d’autres types de contenus ? En les organisant différemment ?

C’est à partir de ces trois axes de travail que la transformation du produit vers une nouvelle interface web a été amorcée.

Un site pour les dossiers de la bibliothèque

La première évolution a consisté à envisager les dossiers dans une interface spécifique. Ils étaient jusqu’alors réunis dans une page parmi d’autres du site de la bibliothèque. La décision de créer un tout nouveau site, tant dans sa forme que dans ses contenus, s’est alors imposée.

Le choix de leur donner une interface propre posait définitivement l’idée de les envisager comme un produit à part entière, et de permettre une plus grande liberté de conception (s’affranchir des modèles de pages existants, proposer une page d’accueil qui offre une vision rapide de l’ensemble des dossiers et de leur variété, etc.).

Des contenus enrichis

Dans l’objectif de développer les contenus éditoriaux des dossiers et de ne pas être enfermé dans un seul format, il a été choisi d’opter pour une gamme de contenus élargie. Toutes les listes de références seraient désormais regroupées sous un seul type de contenu : la bibliographie, à laquelle des articles, des « zooms », des entretiens, des glossaires, des chronologies seraient ajoutés. À chaque type de contenu devait correspondre un type de page ; la création de ces différents types de contenus a permis de donner la structure cadre de ces nouveaux dossiers.

La bibliographie fait peau neuve

La bibliographie en elle-même a constitué un des principaux champs de réflexion dans cette refonte. En effet, il y avait un double enjeu : améliorer l’expérience de nos lecteurs et lectrices, mais également, faciliter le travail des bibliothécaires amené.e.s à travailler sur les dossiers. En effet, dans la phase d’état des lieux, en consultant des collègues ayant participé à des dossiers, il est apparu que la collecte et surtout la mise en forme de la bibliographie constituaient des tâches chronophages.

Il a donc été décidé que la collecte se ferait désormais via l’outil de gestion bibliographique Zotero. Cela présentait dans le contexte de ce projet un double avantage, faciliter la collecte par le biais du plug-in Zotero sur le navigateur et offrir la possibilité de travail collectif. Cependant, l’utilisation de Zotero ne résolvait pas à elle seule le problème de la gestion de la bibliographie dans le cadre des dossiers.

L’option d’une synchronisation entre le site des dossiers et Zotero a ainsi été choisie. Elle permet de s’affranchir du passage par un outil de saisie type wysiwyg qui n’est jamais exempt d’erreurs de frappe, d’autant plus lorsque l’on travaille sur des centaines de références, et surtout qui ne permet pas de conserver à l’identique la collecte source et le résultat mis en ligne.

La réalisation du site a été confiée à un prestataire. Le CMS Drupal étant le système de gestion de contenu du site de la bibliothèque, l’agence web Plume, notamment spécialisée en développement Drupal, a été sélectionnée.

Sous Drupal, des modules de bibliographies existaient déjà comme le module Biblio, mais celui-ci ne répondait pas de manière satisfaisante à notre besoin, n’ayant pas assez de fonctionnalités de facettage et de synchronisation entre Zotero et le site. Le développement réalisé par Plume a permis d’arriver à un produit qui répond à nos besoins sur le plan des pratiques (facilitation du travail sur la bibliographie) et de nos attendus pour nos lecteurs et lectrices.

Côté public, la bibliographie est désormais exploitable par tous et toutes via les facettes qui permettent de naviguer par thématique, type et langue du document, et disponibilité en ligne.

Sur le plan professionnel, les méthodes de travail intègrent Zotero, et la mise en forme manuelle a disparu. Un contrôle qualité reste nécessaire, qui consiste en la vérification des champs renseignés sur Zotero. Et, si besoin d’effectuer des modifications de la bibliographie, le travail s’effectue sur Zotero ; un bouton de synchronisation permet de l’actualiser sur le site.

Une collaboration renouvelée avec les communautés enseignante et de recherche

Le développement et l’éditorialisation des contenus des dossiers s’inscrivent dans une logique d’approfondissement de la coopération avec les communautés enseignante et de recherche de Sciences Po qui est une composante essentielle des services proposés par la bibliothèque.

En effet, chaque dossier était, dès l’origine du projet, envisagé avec la caution scientifique d’un chercheur ou d’une chercheuse qui en validait la bibliographie. Le principe a été maintenu et renforcé, le chercheur ou la chercheuse devenant un véritable partenaire du dossier, et s’engageant sur l’ensemble du projet de dossier.

Pour atteindre cet objectif, il a fallu changer l’approche des dossiers. Désormais, la bibliothèque offre un service : un sujet préalablement identifié ne conduit plus à la recherche a posteriori, mais à partir d’une thématique très large, le sujet est co-construit avec elle ou lui au plus près de ses centres d’intérêt (sujets de recherche, enseignements, etc.). Le dossier n’est ainsi plus un « à côté » chronophage pour les collaborateurs.

Deux dossiers « nouvelle formule »

Le dossier « Voir plus loin que mai : les mouvements étudiants dans le monde en 1968 » a été réalisé avec Gerd Rainer Horn du Centre d’histoire de Sciences Po.

Il est composé d’une bibliographie de plus de 500 références (livres, articles de revue, sites web, vidéos, etc.), d’un entretien avec cet historien, de neuf articles et d’une chronologie. Coordonnés par G. R. Horn, les articles ont été écrits par des chercheurs et chercheuses et des doctorant.e.s.

Cependant et bien qu’axés sur des sujets parfois « pointus », comme dans ce cas, les dossiers sont destinés à un public large et non spécialiste et ne sont pas positionnés sur le créneau de la publication scientifique.

Dans ce dossier, la bibliothèque joue son rôle de vecteur de vulgarisation scientifique, propose à son public des contenus scientifiques accessibles à tous et toutes et offre aux chercheurs et chercheuses comme aux doctorant.e.s un canal de diffusion de leurs productions à destination du plus grand nombre.

Le deuxième exemple est très différent puisqu’il met la pédagogie au centre du projet. Le dossier « Une vie politique européenne ? » a été réalisé sous la coordination d’un chercheur et enseignant de Sciences Po, Olivier Rozenberg du Centre d’études européennes et de politique comparée (CEE), et d’Eleonora Russo, responsable du pôle Master affaires européennes de l’École d’affaires publiques. Les contenus, en dehors de l’interview et de la bibliographie, ont été réalisés par des étudiant.e.s de master de Sciences Po.

Composé d’un entretien, de quatorze articles rédigés par les étudiant.e.s, d’une bibliographie et d’une chronologie, il s’est inscrit dans un travail pédagogique. La bibliothèque a joué le rôle de médiatrice pédagogique. Il s’agissait de proposer aux étudiant.e.s un exercice nouveau et de les accompagner afin de passer de l’essai/paper classique de Sciences Po, à un produit éditorial web avec ses exigences propres en ce qui concerne l’écriture et la structure qui se destine non plus à un.e enseignant.e dans la perspective d’une évaluation (l’exercice étant d’ailleurs basé sur le volontariat), mais à un public large et non spécialiste.

Résultat de ce travail de réflexion et de réinvention, le nouveau site des dossiers de la bibliothèque a été lancé en 2017. En deux ans, il s’est enrichi de cinq dossiers, et le projet est d’y ajouter deux dossiers minimum par an.

Ces dossiers ont des traits communs dans leur forme, mais aussi des spécificités dans la manière dont ils sont réalisés. Ainsi le projet de transformation des dossiers documentaires de la bibliothèque a été finalement l’opportunité d’incarner, à partir d’un produit solide et reconnu, la mutation du rôle des bibliothèques universitaires vers une coopération plus étroite avec la pédagogie et la recherche. Le projet a également mis en valeur plusieurs compétences désormais reconnues dans les bibliothèques, comme la conception d’interfaces de valorisation de contenus, la coordination d’équipes transversales, la médiation documentaire ou encore l’accompagnement des étudiant.e.s dans de nouvelles formes de travaux académiques.