Convergences et divergences entre archives et bibliothèques

Au fil des siècles, les relations entre archives et bibliothèques ont tendu vers une affirmation et une professionnalisation de chacune de ces institutions, et vers une définition plus précise de leurs missions respectives. Or, aujourd’hui, cette évolution semble souvent ignorée, voire remise en cause par des projets de mutualisation. Cette contribution se propose de réfléchir sur ces convergences souhaitées ou imposées, sur leur intérêt pour les professionnels et leurs services, ainsi que pour le public.

Over the course of the centuries, the relationship between archives and libraries has tended to develop towards the specialisation and professionalisation of the respective institutions and a clearer outline of their specific remits. These days, however, this development often appears to be overlooked or even challenged by plans to pool resources. The present article sets out to explore the effects of such convergence – whether requested by the institutions themselves or imposed from above – and particularly its impact on professionals and on users.

Im Laufe der Jahrhunderte haben die Beziehungen zwischen Archiven und Bibliotheken nach einer Behauptung und einer Professionalisierung dieser beiden Institutionen gestrebt und nach einer eindeutigeren Definition ihrer jeweiligen Aufgaben. Heute scheint diese Weiterentwicklung aber häufig ignoriert zu werden, ja sogar durch Projekte der gemeinsamen Nutzung in Frage gestellt zu werden. Dieser Beitrag beabsichtigt, über diese gewünschten oder aufgezwungenen Übereinstimmungen, über ihr Interesse für die Fachleute und ihre Dienste sowie für die Benutzer nachzudenken.

A lo largo de los siglos, las relaciones entre archivistas y bibliotecas han tendido hacia una afirmación y una profesionalización de cada una de las instituciones, y hacia una definición más precisa de sus misiones respectivas. Ahora bien, hoy en día, esta evolución parece a menudo ignorada, e incluso puesta en causa por proyectos de mutualización. Esta contribución se propone reflexionar sobre estas convergencias deseadas o impuestas, sobre su interés para los profesionales y sus servicios, así como para el público.

Au fil des siècles, les relations entre archives et bibliothèques ont tendu vers une affirmation et une professionnalisation de chacune de ces institutions, et vers une définition plus précise de leurs missions respectives.

Dans la seconde moitié du XXe siècle, les orientations politiques en faveur du développement de la lecture publique, d’une part, l’accroissement des volumes de la production administrative et l’ouverture des fonds d’archives au public grâce aux lois de 1978 et 1979, de l’autre, ont contribué à cette spécialisation. Pour mieux y répondre, ont été développées des formations professionnelles nécessaires aux personnels scientifiques, des normes pour la description des fonds d’archives et le catalogage en bibliothèque ainsi que les outils informatiques correspondants, des réseaux professionnels enfin, qui, sans se méconnaître bien sûr, se sont structurés autour d’associations professionnelles, de publications techniques et de moments de rencontre spécifiques.

Pourtant, aujourd’hui, il semblerait que ce mouvement ne soit plus à l’ordre du jour, alors que plusieurs tendances semblent mettre en avant les points de convergence, voire en faire un impératif : l’une d’elle répond à des objectifs de redéfinition et de resserrement de la géographie administrative de l’État, des grands établissements publics (regroupement des universités par exemple) et des collectivités territoriales. Confrontés à des obligations de mutualisation, souvent à la réduction de leurs moyens, des services fusionnent ou sont amenés à partager des équipements qui regroupent, entre autres possibilités, archives et bibliothèques. L’autre tendance est liée au mouvement de numérisation massive qui contribue à rendre floues les lignes de partage entre des fonds qui, une fois dématérialisés, se présentent comme de vastes réservoirs qu’il semble facile, sous cette forme, de regrouper en portails, sites, etc. Enfin, les professionnels eux-mêmes sont peut-être davantage soucieux de croiser leurs pratiques, voire de les faire converger, autour de problématiques comparables telles que la conservation préventive, les nouvelles technologies ou la médiation auprès des publics.

Qu’en est-il donc de ces convergences recherchées – ou imposées ? Sont-elles souhaitables pour les professionnels et leurs services ? Pour le public ? Peuvent-elles enrichir les missions de service public qui sont les nôtres ? La réflexion qui suit concerne avant tout l’univers des services publics, constitués en grands réseaux formels et informels depuis plusieurs décennies, l’univers des structures privées étant par nature moins structuré et donc plus difficile à appréhender. Il ne s’agit en tout état de cause que de quelques pistes sur un sujet somme toute relativement vaste et en pleine évolution.

ISAD/G et EAD : des convergences intéressantes

Fondamentalement, les archives sont « le fruit et le reflet des activités des hommes », ainsi que le note Jean Favier dans l’introduction de la Pratique archivistique française 1. Les bibliothèques le sont aussi, bien sûr, mais la dimension d’œuvre de l’esprit, qu’elle soit écrite, figurée, sonore ou numérique, reste prégnante dans les collections qu’elles constituent et qu’elles conservent, alors que ce n’est pas ce qui fait l’archive. En effet, la notion centrale en matière d’archives est celle de fonds d’archives, qui établit un lien primordial entre des sources originales, le plus souvent uniques, et leur contexte de production. Cette notion a son fondement dans le mode de constitution des fonds d’archives, qui est préalable à l’intervention de l’archiviste, et crée un lien indissociable entre le producteur, qu’il soit personne physique ou morale, et ses archives considérées comme telles dès leur création. Cette approche organique qui accompagne les étapes de la collecte, du traitement puis de la diffusion, n’est pas qu’un point de vue, une conception qui serait propre à l’archiviste. D’elle découle la possibilité d’une contextualisation et d’une critique des sources qui s’imposent à tout chercheur, qu’il soit professionnel ou amateur. D’où des enjeux qui relèvent de l’éthique même de la recherche en sciences sociales.

La traduction de cette approche organique s’est incarnée dans la norme internationale ISAD/G  2 et sa transcription dans un format non propriétaire XML EAD  3. Cette normalisation de la description archivistique, intervenue bien plus récemment pour les archives que pour les bibliothèques, a paradoxalement intéressé des bibliothèques confrontées à la difficulté de rendre compte de la présence d’ensembles au sein des collections, souvent invisibles en raison d’une description « à plat » dans un système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB). Cette problématique a été la source d’une convergence intéressante, puisque plusieurs bibliothèques, dont la Bibliothèque nationale de France, ont souhaité recourir à l’EAD, et ont pu ainsi partager des problématiques communes avec les archives, notamment la nécessité de former les agents et de disposer d’outils de description et de publication adaptés.

Cependant, il n’est pas sûr que ce mouvement concernera à terme l’ensemble des bibliothèques, certaines n’ayant pas les moyens de mettre en œuvre l’EAD (comment acquérir les outils de description lorsqu’on a déjà un SIGB en Unimarc ?), d’autres ne souhaitant pas le faire ou se tournant vers d’autres formats. De plus, l’usage de l’EAD en bibliothèque a nécessité certaines adaptations qui s’éloignent de la pratique archivistique. Ainsi, pour le catalogue général des manuscrits français, l’EAD permet de conserver la description de niveau haut d’un ensemble de manuscrits, mais n’a pas permis de reconstituer des fonds d’ouvrages (confiscations révolutionnaires par exemple), pour des raisons que l’on conçoit aisément. Enfin, l’interrogation commune de bases réalisées dans des formats différents (Unimarc et EAD en l’occurrence) reste pour l’instant décevante, car les formats d’interopérabilité sont relativement pauvres, qu’il s’agisse du Dublin Core  4 ou de ses versions enrichies (comme le propose la Banque numérique du savoir d’Aquitaine – BnsA – pour son format Aquitaine patrimoines) 5, et obligent de toute façon à faire un retour vers l’outil de publication initial pour retrouver toute la richesse de la description dans son format d’origine.

Une répartition claire des compétences ?

Si la répartition des compétences et donc des procédures à mettre en œuvre sur les missions de lecture publique et de conservation du patrimoine écrit, d’une part, et de collecte d’archives publiques, de l’autre, est en principe parfaitement claire, c’est lorsque l’on se trouve sur le terrain des fonds privés, par définition concurrentiel, que les choses sont plus floues. Une circulaire  6 prise en 1994 par le ministère de la Culture, et cosignée à l’époque par le directeur du livre et de la lecture et celui des Archives de France, rappelait ainsi tout l’intérêt d’accueillir les fonds selon leur nature dans les institutions pertinentes, à la fois pour disposer d’un personnel qualifié pour leur traitement et pour permettre un accès plus clair aux lecteurs. Ces précisions valent d’ailleurs tout autant pour les bibliothèques historiques et administratives présentes dans les services d’archives nationales, départementales et communales, qui ne bénéficient pas toujours des compétences adéquates pour un catalogage normalisé.

Ainsi, s’il y a des fonds d’archives dans les bibliothèques, il y a des bibliothèques dans les services d’archives  7. Et il y a même mieux : des fonds d’archives qui sont en réalité archives et bibliothèque (voire collections d’objets d’arts) et demandent de maîtriser deux champs de compétences. C’est précisément dans le traitement de ces fonds composites, ou lorsqu’il s’agit de traiter de façon désormais normalisée des fonds collectés « hors contexte » que les convergences de compétences sont tout à fait nécessaires, à la fois pour la description des contenus et pour leur signalement croisé (notamment des fonds de bibliothèques contenus dans des fonds d’archives, généralement très peu utilisés), au bénéfice du public.

Si l’on se place du côté du public, quels sont dans ce cas les avantages réels ou supposés à cette convergence ? Il est vrai que pour l’homme (ou la femme) de la rue, la distinction n’est pas claire. Archives et bibliothèques souffrent, malgré l’augmentation de leur fréquentation (encore plus massive dans les bibliothèques que dans les archives) d’une assez large méconnaissance de leurs raisons d’être et de leurs spécificités. Ainsi, Arlette Farge, auteur du bel ouvrage Le goût de l’archive 8 que nous, archivistes, nous plaisons à citer, évoque en réalité son travail de chercheur à la bibliothèque de l’Arsenal, certes sur des fonds d’archives, mais dans une bibliothèque.

Quant aux professionnels, ils n’ont pas forcément pris le temps de clarifier certains concepts hérités du XIXe siècle. Je veux parler là de la notion de « manuscrit », abondamment utilisée depuis le XIXe siècle pour désigner, dans les archives comme dans les bibliothèques, ce qui semblait rare, précieux, à signaler à l’attention des chercheurs  9. Cette notion a ainsi présidé à la réalisation d’instruments de recherche ou de corpus dont la pertinence doit être aujourd’hui questionnée si l’on souhaite précisément des convergences sur le plan scientifique. Ainsi, lors d’un pré-inventaire du patrimoine écrit réalisé en Aquitaine au début des années 2000 par l’association « Coopération des bibliothèques en Aquitaine », il fut assez difficile aux archives municipales de Bordeaux de recenser le nombre de manuscrits conservés et leur répartition par période, l’essentiel de la production d’archives publiques ou privées, jusqu’aux années 1950 au moins, étant de toute évidence manuscrite. De même, lorsque l’Institut de recherche et d’histoire des textes (IRHT) s’est intéressé aux manuscrits médiévaux en Aquitaine pour un projet de microfilmage et de numérisation, le corpus considéré a rapidement montré son caractère hétéroclite, puisqu’on y trouvait, outre des œuvres de l’esprit, elles-mêmes très diverses, des cartulaires et documents médiévaux qui concernaient la gestion administrative et économique de villes ou de seigneuries dont la mise en ligne, aux côtés de fonds d’archives communaux ou seigneuriaux, était plus pertinente. Ce qui ne posait pas problème pour un projet de microfilmage ou de numérisation était donc plus questionnable s’agissant de la mise en œuvre d’un site internet commun.

Des projets de mutualisation

C’est pourtant bien souvent en partant des attentes supposées du public que de nombreuses collectivités réfléchissent à des projets de mutualisation des services d’archives et de bibliothèques.

Le premier niveau de mutualisation concerne des problématiques techniques qui peuvent donner lieu à des marchés publics élaborés en commun pour l’acquisition de fournitures de conservation, les prestations de restauration ou de numérisation. Et il est vrai que les professionnels et les finances publiques peuvent souvent y gagner en partage de compétences et réduction de coûts.

Dans d’autres cas, c’est l’un des deux équipements (la bibliothèque en général) qui exerce par défaut les compétences de l’autre. Plusieurs bibliothèques municipales, y compris de grandes villes, conservent les fonds d’archives anciennes de la commune, parce qu’elles ont été identifiées, à défaut d’un service d’archives compétent, comme capables d’assurer la conservation de documents patrimoniaux. Mais cela résout rarement la problématique de l’archivage contemporain, et encore moins les enjeux actuels de gouvernance documentaire au cœur des systèmes d’information des administrations, qui nécessitent, pour garantir l’accès du citoyen aux sources dématérialisées de la décision publique, la présence de professionnels des archives. Là réside aussi la question posée par la récente réorganisation du ministère de la Culture et de la Communication qui a fait le choix, lui, de rattacher archives et bibliothèques à deux directions générales distinctes, et de privilégier, pour les archives, la dimension patrimoniale, ce qui affaiblit considérablement le pilotage de l’archivage au niveau central, comme l’a récemment démontré le rapport du recteur Quénet  10.

Dans un troisième cas de figure, ce sont des projets immobiliers qui ont réuni des services d’archives et de bibliothèques dans des équipements modernisés, qui semblent bénéficier aux deux institutions et à leurs publics respectifs et/ou communs. On peut citer par exemple les archives départementales des Bouches-du-Rhône, installées conjointement à la bibliothèque départementale de prêt et à une hémérothèque de quartier, dans le quartier Euroméditerranée, ou le pôle culturel et sportif du Bois-Fleuri, à Lormont (Gironde), dont l’ouverture a permis aux archives municipales d’abandonner les sous-sols de l’hôtel de ville pour rejoindre un grand espace ouvert de médiathèque.

Néanmoins, se posent très vite des questions pratiques, a fortiori lorsque la bibliothèque n’a pas de fonds patrimoniaux : comment gérer dans un même espace la communication d’archives originales, uniques, soumise à des règles bien précises en matière de communicabilité, et celle, en libre accès, d’une médiathèque orientée vers la lecture publique ? Ces interrogations ne sont pas anodines et peuvent avoir des répercussions sur l’image des services (moindres horaires d’accueil par exemple pour les archives en raison de conditions plus restrictives d’accès aux fonds), voire susciter une incompréhension assez légitime des publics.

La mutualisation immobilière, pratiquée depuis longtemps en matière culturelle, revêt en réalité des formes très différentes et semble relever plus souvent d’une réponse à des besoins coïncidents que d’un véritable projet scientifique et culturel, même si certaines structures telles que le Rize, à Villeurbanne, semblent prometteuses en la matière  11. Ainsi, on constate qu’à Rennes, les Champs libres ont réuni une bibliothèque, un musée et un centre de culture scientifique, alors qu’à Montpellier, le conseil général va regrouper dans un même bâtiment les archives départementales, la bibliothèque départementale et un organisme associé au conseil général, Hérault Sports. La multiplicité des combinaisons montre bien que la convergence archives/bibliothèque n’est pas la seule possible, et qu’elle n’est pas toujours la plus pertinente.

Enfin, ces dernières années, des projets de portails documentaires communs se sont multipliés, associant souvent archives et bibliothèques, parfois des musées ou un service de documentation. Ces plateformes de diffusion, lorsqu’elles se situent au premier niveau de l’offre en ligne, ne me semblent pas forcément gage de plus-value pour chacune des parties. Comme on l’a dit, les différences de normes de description et de formats de publication qui s’y rattachent permettent mal de fusionner les bases de description (sauf à faire disparaître la dimension organique des archives), ou alors sur des dénominateurs communs réduits (Dublin Core). Le risque apparaît également de faire disparaître la dimension administrative que portent les archives, et notamment la possibilité qu’elles offrent au citoyen de justifier ses droits et d’avoir accès, dans une démocratie, aux fondements de la décision politique, au profit d’une dimension purement patrimoniale. De plus, les logiques de collectivités conduisent parfois à privilégier, pour des questions de communication, des regroupements documentaires qui ne sont pas toujours les plus pertinents au regard des enjeux scientifiques et culturels. Ainsi, un fonds d’archives communales peut avoir autant, voire davantage, à partager, avec des archives départementales (ressources en matière de généalogie, d’histoire locale, etc.) qu’avec les fonds de la bibliothèque municipale, surtout lorsque celle-ci est principalement orientée vers la lecture publique. À l’inverse, des démarches de portail qui pratiquent le moissonnage des ressources, comme la BnsA en Aquitaine ou Europeana, ont une approche plus pragmatique, dans le sens où ils fonctionnent avant tout comme un point d’accès vers les ressources mises en ligne par l’établissement d’origine. Leur pertinence est d’autant plus forte qu’elle repose sur un volume important de réservoirs moissonnés. Leur plus-value professionnelle est réelle, car elles poussent les structures à professionnaliser les contenus qu’elles diffusent et à partager leurs pratiques.

Une vision de moyens et non de finalités

Ainsi, les projets de mutualisation de locaux ou, virtuellement, de plateformes de mise en ligne, semblent reposer, bien souvent, sur une vision de moyens et non de finalités. Si, dans les moyens, des compétences professionnelles peuvent (doivent !) être échangées avec profit, dans les finalités, cela n’est pas démontré. Le projet scientifique et culturel est peu visible, la cohabitation, qu’elle soit virtuelle ou physique, peut entraîner facilement des déséquilibres, au détriment in fine de l’utilisateur. On ne peut que souhaiter que ce type de rapprochement fasse désormais l’objet d’évaluations précises sur les bénéfices réellement obtenus tant du point de vue des professionnels que, surtout, du public, et qu’en tout état de cause, ils reposent systématiquement sur un véritable projet scientifique et culturel partagé en bonne intelligence entre les institutions concernées. •

* Je remercie Raphaële Mouren qui a bien voulu contribuer à ma réflexion sur ce vaste sujet.

Mai 2011