Quatre catégories d’outils pour l’auto-évaluation au SICD2 de Grenoble

Cognos

La suite informatique Cognos, de la société éponyme, rachetée à l’été 2008 par IBM, fait partie des outils d’informatique décisionnelle. Elle est capable de réaliser toutes les étapes de la chaîne de traitement des données du reporting : connexion aux sources, extraction des données selon critères, mise en relation des données entre elles (consolidation), mise sous forme de rapport, programmation et diffusion.

Sa structure s’articule autour de deux axes de travail : administration et gestion. Des modules permettent de créer les connexions aux sources, de consolider les données, d’administrer le portail qui lui permet de travailler les données (modules de création de rapports) et de consulter les rapports déjà existants. Cette administration nécessite la maîtrise de l’environnement « base de données », et la création de rapports nécessite, elle, d’être formé à un fonctionnement et des techniques particulières propres à Cognos (fig. 1).

Base du référentiel des indicateurs

Le référentiel se présente sous la forme d’une base de données (dans un premier temps sous Access). Cette base est dotée de formulaires de navigation et de requête pour la consultation rapide et sous différents axes des données sur les indicateurs. Elle permet de tenir à jour les éléments définissant : les problématiques dans lesquelles l’indicateur s’insère (famille, thématique, discipline, activité…) ; son circuit de production (source, responsabilités, mode, périodicité et période d’extraction et/ou de calcul…) ; ses finalités et mode d’exploitation (ESGBU, bilan d’activité du service correspondant, mode de diffusion et programmation…).

Bases intermédiaires

Dans un souci de simplification des procédures et d’optimisation de l’utilisation des outils déjà existants, deux bases de données « sources » ont été mises en place :

Indicateurs SICD2 : base de type MySQL, avec accès à distance sécurisé par authentification, ouvrant les droits sur des formulaires simples de saisie de données de base choisies pour être les briques élémentaires de la construction du suivi statistique des services concernés.

En parallèle, la source primordiale qu’est le SIGB a donné lieu à la création d’une « réplique » mise à jour quotidiennement et donnant une vision des activités suivies (inscriptions, transactions, acquisitions…) avec 24 heures de différé.

Modification des méthodes de travail

Cette démarche sur les indicateurs a eu deux conséquences sur l’organisation du travail :

• De nouvelles procédures pour la gestion comptable des collections et celle des périodiques (bulletinage, abonnements, facturation) ont enrichi les données enregistrées dans le SIGB.
• Nous sommes passés d’une gestion locale, centralisée, des données à une gestion partagée (fig. 2).

Avril 2010