En apparence absente des missions du PRES université Paris-Est lors de sa création en 2007, la documentation est représentée dans l’organigramme actuel parmi les groupes interétablissements. Si « la mise en place et la gestion d’équipements partagés entre les membres participants » sont prévues par la loi et peuvent concerner des projets documentaires, une longue maturation est nécessaire. L’existence d’une politique de mutualisation locale est un préalable essentiel, qu’elle passe par une structuration en SICD ou par une forme moins courante à l’exemple du groupement d’intérêt public (GIP) Polytechnicum de Marne-la-Vallée.

Information resources, which appeared to have been left out of the initial specifications for the PRES at université Paris-Est, founded in 2007, now feature in the organisation chart as one of a number of inter-institutional bodies. The law allows participating members to set up and manage pooled resources, including information resources, but the process takes considerable time. It is vital to be able to draw on extant policy for managing pooled resources at a local level, whether this takes the form of a SICD or a more unusual set-up such as the Polytechnicum groupement d’intérêt public (GIP, or public interest consortium) at Marne-la-Vallée.

Trotz der scheinbar fehlenden Aufgaben des universitären Exzellenzzentrums für Forschung und Lehre (PRES) der Universität Paris-Est bei seiner Gründung im Jahre 2007 wird die Dokumentation im aktuellen Organigramm unter den einrichtungsübergreifenden Abteilungen dargestellt. Auch wenn die „Errichtung und die Verwaltung von den teilnehmenden Angehörigen gemeinsam genutzten Einrichtungen“ im Gesetz vorgesehen sind und Medienprojekte betreffen können, so ist dennoch ein langdauerndes Heranreifen notwendig. Die Existenz einer Politik der gemeinsamen lokalen Nutzung ist eine wesentliche Vorbedingung, ob sie über eine Strukturierung in gemeinsame einrichtungsübergreifende Bibliotheksdienste (SICD) oder aber in weniger geläufiger Form der öffentlichen Interessenvereinigung (groupement d’intérêt public, GIP) nach dem Vorbild des Polytechnicum Marne-la-Vallée verläuft.

En apariencia ausente de las misiones del PRES universidad Paris-Este luego de su creación en 2007, la documentación está representada en el organigrama actual entre los grupos interestablecimientos. Si “la instalación y la gestión de equipos compartidos entre los miembros participantes” están previstas por la ley y pueden concernir proyectos documentales, una larga maduración es necesaria. La existencia de una política de mutualización local es un requisito esencial, ya sea que pase por una estructuración en SICD o por una forma menos corriente teniendo como ejemplo el agrupamiento de interés público (groupement d’intérêt public, GIP) Polytechnicum de Marne-la-Vallée.

Du Polytechnicum de Marne-la-Vallée à l’université Paris-Est

Située à l’est de Paris, la cité Descartes (ville nouvelle de Marne-la-Vallée) regroupe sur son territoire des établissements d’enseignement supérieur et de recherche qui ont, dès l’origine, mis en place des coopérations sur divers plans : incubateur d’entreprises, réseau à haut débit, accueil des chercheurs et doctorants étrangers, construction d’une résidence internationale, mais aussi documentation… Ces actions de coopération stratégique ont été menées dans le cadre du Polytechnicum de Marne-la-Vallée, une association créée il y a une quinzaine d’années, devenue en 2001 un GIP (Groupement d’intérêt public) fédérant les projets communs de dix-huit établissements aux statuts et tutelles divers (voir encadré n° 1).

« Sciences et technologies », « Ville, territoire et environnement », « Entreprises, services » sont les domaines de recherche privilégiés, pour lesquels il existe des laboratoires de recherche en cotutelle ainsi que des masters 2e année, cohabilités entre établissements. Le GIP a été également à l’origine de la naissance du pôle de compétitivité « Advancity : Ville et mobilité durables », organisé autour de trois thématiques : aménagement et gestion de la ville, habitat et construction, mobilité des personnes et des biens.

La fin de 2009 est marquante pour le Polytechnicum de Marne-la-Vallée, dans la mesure où il cesse d’exister sans pour autant que les principes de coopération et de mutualisation qui le structuraient disparaissent. La mutualisation demeure en effet un axe fort dans le cadre de l’université Paris-Est (UPE)  1, l’un des premiers PRES (Pôle de recherche et d’enseignement supérieur), constitué par décret du 21 mars 2007. L’ensemble des compétences du GIP va être transféré au PRES, dont le périmètre est plus large : l’université Paris-12 Val-de-Marne, l’ENVA (École nationale vétérinaire d’Alfort)  2 et le pôle de compétitivité « Advancity : Ville et mobilité durables » font partie des membres fondateurs ou associés (voir encadré n° 2).

Nul doute que l’existence du Polytechnicum de Marne-la-Vallée aura joué un rôle dans la naissance et la constitution de l’université Paris-Est, dont les missions sont orientées vers la création d’une université attractive aux niveaux national et international : ouverture de la recherche au monde professionnel, attention à la professionnalisation et à l’insertion des étudiants, contribution au développement économique et social du territoire, signature commune des publications scientifiques, délivrance du doctorat et qualité des écoles doctorales. Après une première phase active d’opérationnalisation en 2007-2008, où les forces de recherche ont été structurées en six grands départements scientifiques, l’UPE travaille actuellement à la coordination des politiques scientifiques, à la mise en place d’une structure commune de valorisation, à l’harmonisation des cartes de formation et à la création de masters communs internationaux (voir encadré n° 3).

La documentation : un service d’appui à la recherche et à l’enseignement

De Polydoc à UPEdoc

Créé il y a une dizaine d’années à l’initiative de la bibliothèque de l’UMLV (université de Marne-la-Vallée), Polydoc fut un des groupes de travail du Polytechnicum, rassemblant les services documentaires des principaux membres du GIP autour d’objectifs communs : mutualisation des abonnements aux ressources électroniques (bases de données et bases de revues en texte intégral), harmonisation des politiques documentaires dans certains domaines, visibilité des collections disponibles sur la Cité Descartes, accès facilité aux bibliothèques pour les usagers. Le bilan de l’activité de Polydoc fait ressortir l’extrême importance de la mutualisation des ressources électroniques : sans elle, certains établissements n’auraient pas été en mesure d’offrir à leur communauté l’accès à des bases de données coû­teuses.

Le groupe UPEdoc, créé en 2009 dans le cadre du PRES, se positionne dans la continuité tout en orientant son activité vers la documentation. Prenant appui sur l’expérience de travail collaboratif antérieure – fédération des compétences et optimisation des moyens –, il a adressé aux instances de l’UPE des « propositions pour un axe documentation », rédigées par les responsables des services documentaires des membres fondateurs, fait un rapide bilan et établi un cadre d’action pour le futur proche.

Cinq éléments de structuration présents et à venir

Le dépôt légal des thèses sous format électronique

L’UPEMLV, après avoir procédé au dépôt mixte des thèses (imprimé plus électronique) dès 2002, est l’une des rares universités à avoir opté en 2007 pour le dépôt légal des thèses sous leur seule version électronique. L’UPE (PRES) devenue, de par la volonté de ses fondateurs, l’unique structure habilitée à délivrer le diplôme de doctorat, a également choisi le dépôt sous format électronique, géré par les services documentaires de l’UPEMLV, de l’université Paris-12 et de l’École des ponts ParisTech  3. Cela a nécessité en 2009 une harmonisation des pratiques (dépôt et signalement dans le logiciel STAR – signalement des thèses électroniques, archivage et recherche) et conduira à une diffusion des thèses des docteurs de l’UPE principalement dans HAL archives ouvertes  4.

La formation à l’IST des doctorants

Dès la création du PRES, les services documentaires de l’UPEMLV et de l’École des ponts ParisTech ont créé une formation documentaire commune aux primo-doctorants du site Cité Descartes, formation généraliste financée par le département des Études doctorales du PRES.

L’arrivée de l’université Paris-12 parmi les membres fondateurs de l’UPE a conduit à donner plus de visibilité et de cohérence à cette formation, étoffée en nombre d’heures et spécialisée par thématique. L’objectif d’élaborer un référentiel commun est atteint, permettant de délivrer, dès la rentrée prochaine, des formations communes à l’information scientifique et technique sur les sites Cité Descartes et Créteil.

La définition d’une politique documentaire

Le groupe Polydoc avait travaillé à la définition d’une politique documentaire dans deux secteurs particuliers. Il avait mené une réflexion sur les collections dans la thématique « Ville, urbanisme », partagée par plusieurs établissements selon différentes approches (architecturale, organisationnelle, sociale, etc.) et une étude de recouvrement entre les revues imprimées présentes à l’UPEMLV et à l’École des ponts, afin de déterminer une politique commune d’abonnements. La réflexion qui devait aboutir à une cartographie des collections locales sur l’urbanisme n’a pas été poursuivie, faute d’accord sur une grille de lecture applicable partout. L’étude de recouvrement a montré qu’il n’y avait, en réalité, pas d’abonnements en double pour les revues de niveau recherche, seulement quelques doublons inévitables parmi les revues généralistes.

UPEdoc a pour projet de clarifier les choix d’acquisition pour la documentation imprimée, en tenant compte de l’évolution prévisible de la recherche et de l’enseignement dans le contexte de l’UPE. La rédaction d’une charte documentaire commune aux différents membres fait partie de ses pistes de travail pour 2010-2011.

La mutualisation des ressources électroniques

Les ressources électroniques demeurent un élément majeur de la politique documentaire : à un moment où les forces de recherche de l’UPE sont constituées, il est nécessaire de progresser selon une logique institutionnelle superposée aux logiques de chacun des membres, dans la continuité du travail mené depuis dix ans.

Pour réaliser la mutualisation, le groupe Polydoc a fonctionné selon les principes du consortium Couperin, dont chaque établissement est membre : abonnements mutualisés, grilles de répartition du financement en fonction de critères établis en commun (essentiellement le poids respectif des établissements en nombre d’ETP – équivalent temps plein – global ou par discipline), conventions entre les membres et le GIP. À la demande de Polydoc, ce dernier est devenu en 2005 la structure juridique porteuse de la mutualisation (commandes et règlement des factures aux éditeurs, signature des licences, facturation aux établissements abonnés). Les ressources électroniques concernées – six bases de données de niveau recherche et trois de niveau enseignement – ont nécessité un important travail de coordination entre les membres du groupe pour leur choix, pour les négociations avec les éditeurs et le suivi annuel de chaque dossier auprès du consortium Couperin et du GIP. Il est à noter que le financement mutualisé par plusieurs établissements d’un même site géographique dépend complètement de l’éditeur commercial du produit électronique, libre d’autoriser ou non cette pratique, facilitateur ou frein selon les cas.

La création de l’UPE ouvre de nouvelles perspectives et offre des opportunités : le transfert des compétences du GIP vers le PRES, aujourd’hui la nouvelle structure juridique porteuse de la mutualisation, est l’occasion de passer d’une logique de site à une logique d’établissement, a priori plus favorable pour les négociations avec les éditeurs. L’UPE, en tant qu’EPCS (établissement public à caractère scientifique), a adhéré au consortium Couperin début 2009, après vote de la décision en conseil d’administration. En 2009, les ressources électroniques mutualisées sont financées comme précédemment par répartition des coûts entre les membres, à l’exception notable de la base de données Web of Knowledge, financée en totalité par le PRES à la demande des établissements abonnés. Le choix de cette ressource par les instances du PRES tient à sa double nature d’outil de référence bibliographique et d’outil d’évaluation : il accompagne ainsi la communauté des chercheurs dès le doctorat et constitue un atout précieux pour une université ayant l’ambition de se positionner au niveau international. En 2010, plusieurs licences venant à échéance seront à renouveler, l’enjeu est de faire comprendre la nouvelle donne aux éditeurs, de manière à poursuivre et étendre la mutualisation.

Ces premières évolutions positives ont eu lieu à la suite d’échanges entre les responsables des services documentaires et les décisionnaires du GIP et du PRES. Les principales difficultés rencontrées tenaient à la complexité du sujet « ressources électroniques », peu propice à des synthèses courtes, à la nécessité de trouver des solutions acceptables pour une majorité et, sans doute aussi, à une communication insuffisante sur les enjeux de la documentation et le travail réalisé à l’origine par Polydoc.

Le groupe UPEdoc s’est chargé d’expliciter la diversité des politiques et des offres des éditeurs de ressources électroniques, leurs modèles économiques ainsi que les contraintes juridiques et techniques qui empêchent chaque chercheur et chaque doctorant du PRES d’accéder à tout de partout. Là réside pourtant l’enjeu fondamental : offrir à la communauté de l’UPE la documentation scientifique en ligne disponible dans l’ensemble des établissements, 24 heures sur 24. À partir des ressources déjà mutualisées, il s’agit de construire un ensemble plus large de ressources en dénominateur commun, accessibles après authentification dans l’annuaire LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) de l’UPE, actuellement en construction.

Le portail documentaire « Université Paris-Est »

Presque tous les membres de l’UPE proposent l’accès à un portail documentaire, service plus ou moins riche de documents, de liens vers des ressources en ligne, de fonctionnalités de recherche et autres. Aujourd’hui, ces accès sont restreints à des communautés d’établissement alors qu’ils devraient être ouverts à la communauté des chercheurs et doctorants du PRES.

Le groupe UPEdoc a donc proposé la création d’un portail documentaire intégré au site web institutionnel comme point d’accès unique à des ressources électroniques et à des services. Il permettra, après authentification, de disposer de fonctions essentielles telles que l’accès distant aux ressources électroniques négociées au nom de l’UPE, la recherche fédérée, les services personnalisés et le travail collaboratif. L’enjeu est fondamental à plusieurs titres : accès unique à de multiples services, visibilité des ressources et optimisation de leur usage, fédération des compétences et des moyens. Mener un tel projet suppose la réalisation d’une étude sur les conditions techniques préalables et implique une synergie forte avec le groupe « métier » informatique de l’UPE.

Par définition fédérative, la structure du PRES est adaptée au groupe « métier » documentation, acteur de réalisations communes et porteur de projets de coopération par tradition, par culture professionnelle et par pragmatisme face aux contraintes de financement et de moyens en personnel qualifié pour être à la hauteur des enjeux. Depuis deux ans, l’UPE s’est structurée et entre à présent dans une phase plus opérationnelle en se dotant notamment d’un système d’information. Il appartient au groupe UPEdoc de se saisir des opportunités, de communiquer sur ses ambitions et sur les enjeux du monde de l’information scientifique et technique, à l’heure où une tutelle unique va piloter le dispositif documentaire pour l’enseignement supérieur et pour la recherche.