Le dépôt légal ou comment aimer le papier d'un amour fou !

Le Département du dépôt légal de la Bibliothèque nationale de France ne collecte que du papier. Constitué de 5 services, il reçoit quotidiennement les dépôts « éditeur » et les dépôts « imprimeur » de la région Île-de-France. Rationalité et efficacité président à l’organisation du circuit de cette masse de livres et de périodiques. Malgré l’augmentation régulière de la production éditoriale, l’exhaustivité demeure l’objectif du département. La réforme du décret du 31 décembre 1993, parue en juin 2006, devrait alléger les flux de documents et rationaliser la redistribution des exemplaires.

The legal deposit department of the Bibliothèque Nationale de France (French National Library) only collects paper documents. It is made up of 5 services and receives “publisher” and “printer” deposits on a daily basis from the Île-de-France area. Rationality and efficiency preside over the organization and circulation of this mass of books and periodicals. Despite the regular increase in publishing production, the department’s aim remains to achieve exhaustiveness. The reform of the 31 December 1993 decree appeared in June 2006, should alleviate the flow of documents and rationalize the redistribution of copies.

Die für Pflichtexemplare verantwortliche Abteilung der französischen Nationalbibliothek sammelt ausschliesslich Papier. Sie besteht aus fünf Arbeits-gruppen die täglich die Pflichtexemplare von Verlagen und Druckereien der Region „Ile de France“ erhalten. Rationalität und Effizienz sind entscheidende Faktoren zur Steuerung des Umlaufs dieser Masse von Büchern und Zeit-schriften. Trotz der ständig steigenden Produktion der Verlage strebt die Abteilung Vollständigkeit an. Die Reform des Dekrets vom 31 Dezember 1993, die im Juni 2006 erschienen ist, könnte die Flut der Dokumente eindämmen und die Verteilung von Exemplaren rationalisieren.

El Departamento del depósito legal de la Biblioteca nacional de Francia sólamente colecciona papel. Constituida por 5 servicios, éste recibe cotidianamente los depósitos „editor” y los depósitos „impresor” de la región Île-de-France. Racionalidad y eficacia presiden la organización del circuito de esta masa de libros y periodicos. A pesar del aumento regular de la producción editorial, la exhaustividad sigue siendo el objetivo del departamento. La reforma del decreto del 31 de diciembre de 1993, aparecida en junio del 2006, debería aliviar los flujos de documentos y racionalizar la redistribución de ejemplares.

Chariots, tri, chaînes d’entrées, production de notices, stocks, délais de traitement, contrôle qualité… Où êtes-vous ? Mais si, vous êtes bien dans un service public : à la Bibliothèque nationale de France, dans le Département du dépôt légal, qui gère les entrées de livres et de périodiques reçus à ce titre. Le dépôt légal existe en France depuis 1537, institué par l’ordonnance de Montpellier promulguée par François Ier. D’abord restreint aux livres et périodiques, il s’est progressivement étendu à tous les types de publications, affiches, estampes, documents audiovisuels, documents électroniques.

Le département ne collecte que du papier

Au sein de la Direction des services et des réseaux de la BnF, le Département du dépôt légal, implanté sur le site François Mitterrand, est responsable de la collecte et du traitement bibliographique des imprimés 1 entrés par dépôt légal. Le département ne s’occupe donc que du papier ! Après catalogage, monographies et périodiques rejoignent les collections patrimoniales gérées par les départements thématiques de la Direction des collections. Le département assure également la redistribution des exemplaires excédentaires aux institutions françaises qui en sont bénéficiaires, ainsi qu’aux échanges internationaux.

Les services d’entrées du Département du dépôt légal enregistrent quotidiennement les dépôts « éditeur » ainsi que les dépôts « imprimeur 2 » de la région Île-de-France, des livres et des périodiques. Pour le moment, les dépôts se font en quatre exemplaires pour les dépôts éditeurs, et en deux exemplaires pour les dépôts imprimeurs 3.

Rationalité et efficacité sont les maîtres mots qui ont présidé à l’organisation du Département du dépôt légal : deux services d’entrées, l’un pour les monographies, l’autre pour les périodiques, deux services de bibliographie, l’un établissant la Bibliographie nationale française – livres, l’autre la Bibliographie nationale française – périodiques, et, enfin, le service des échanges.

Face aux flux : pas d’étagère = pas de stock !

Les services d’entrées ont été volontairement et judicieusement placés près du service courrier desservi par la rue intérieure. Dès le matin, les camions de la poste se succèdent. Les agents du service courrier effectuent un tri entre périodiques et livres, puis les magasiniers des services d’entrées viennent chercher les chariots.

Ce qui frappe quand on voit pour la première fois les espaces de travail, c’est la masse énorme des documents arrivés quotidiennement, et la nécessité impérative de ne pas se laisser envahir. En effet, le service de gestion des livres reçoit chaque jour environ un millier de livres : en 2005, 61 761 dépôts éditeurs ont été enregistrés, soit plus de 200 000 unités physiques 4. Sur les 4 exemplaires reçus, le premier est destiné aux magasins, le deuxième à la collection de sécurité, les troisième et quatrième aux échanges. Cela représente une moyenne de 5 146 ouvrages enregistrés par mois, 243 documents enregistrés par jour ouvré. Cette moyenne recouvre de fortes variations : de 174 à 305 livres enregistrés par jour. L’équipe des livres compte classiquement en mètres linéaires : l’accroissement des entrées par dépôt légal représente un accroissement annuel d’un kilomètre et demi.

Pour les périodiques, on recense environ 40 000 titres vivants, soit une moyenne de 5 250 fascicules reçus par jour ouvré. Sur l’année, plus de 1 200 000 fascicules sont reçus par dépôt légal éditeur et près de 350 000 fascicules sont entrés dans les collections. Avec de tels chiffres, on laisse tomber le mètre linéaire et on compte directement en tonne : les équipes manipulent 6 tonnes de fascicules par semaine.

Face à de telles masses, le premier souci est la gestion des flux. Une organisation rigoureuse régit chaque chaîne d’entrée (15 personnes aux livres, 24 aux périodiques). Les uns sont à l’ouverture des colis, les autres au tri des périodiques.  Après vérification, les documents passent à l’enregistrement ou au bulletinage. Les espaces de travail ont été conçus spécifiquement : des circulations fluides entre les différentes étapes du circuit afin de faciliter les passages des caisses et des chariots, des bureaux paysagers où chaque agent chargé de l’enregistrement ou du bulletinage dispose d’un espace suffisant pour entreposer ses documents.

Espace suffisant, mais pas espace de stockage ! La consigne est d’être à jour. Les cas compliqués sont mis de côté provisoirement afin de ne pas entraver le flux courant. La grande crainte des services d’entrées, c’est la grève des postes ou la fermeture du site.

Si l’on rencontre de gros problèmes plusieurs jours de suite, il faut réagir vite, sous peine d’être submergé par les documents et de ne plus pouvoir fermer la porte.

« Monter » au catalogage

Après l’enregistrement, les livres et les nouveaux numéros de périodiques « montent » au catalogage : en effet les services de bibliographie livres et périodiques sont situés dans les étages. Là aussi, rationalisation : les livres sont transférés toutes les semaines. Le tri a lieu tous les jeudis : les équipes de la Bibliographie nationale française – livres (69 personnes) se répartissent les ouvrages selon les secteurs thématiques 5.

Les catalogueurs établissent le catalogage de référence des documents arrivés par dépôt légal ; ils produisent les notices qui vont alimenter le catalogue BN- Opale et la Bibliographie nationale française. Depuis 2002, les notices sont disponibles en ligne sur le site de la BnF et récupérables par les bibliothèques extérieures.

Catalogage de référence, certes, avec un contrôle qualité systématique, mais dans des délais maîtrisés. La visibilité des notices sur le web nécessite une mise à disposition rapide de celles-ci. Là non plus, pas d’espaces de stockage ! Les livres à cataloguer sont rangés chronologiquement sur des étagères (volontairement peu nombreuses) dans les bureaux des catalogueurs.

On ne commence à traiter les dépôts 2006 que quand les dépôts 2005 sont finis. Et si, en fin d’année, une équipe a pris du retard, l’entraide joue et une « bourse aux stocks » est éventuellement mise en place 6. En 2005, la Bibliographie nationale française a produit 62 377 notices de monographies, 4 178 notices de périodiques, 2 267 notices de collections et a donc réussi à suivre la production éditoriale.

La parution bimensuelle du produit bibliographique rythme le travail : c’est immédiatement après la validation du produit que les monographies quittent le Département du dépôt légal pour rejoindre les départements de collections, à raison de plus de 2 500 ouvrages chaque quinzaine. À cette étape, la responsabilité du département s’arrête et le circuit s’achève.

Le Département du dépôt légal s’est doté d’indicateurs quantitatifs suivis régulièrement par son encadrement. La comparaison entre la courbe des entrées et la courbe du catalogage donne lieu a des échanges heureusement cordiaux entre les deux chefs de service (« t’as vu, on a fait une journée à 300, t’as vu, on t’a dépassé ! »).

Ventilation

Parallèlement, le deuxième exemplaire des monographies part sur le site de Bussy-Saint-Georges (navette hebdomadaire) pour constituer la collection de sécurité et les troisième et quatrième exemplaires rejoignent quotidiennement le service des échanges.

En effet, la BnF attribue à d’autres bibliothèques françaises et étrangères les exemplaires excédentaires des livres et périodiques, auxquels s’ajoutent des achats effectués en vue d’échanges ainsi que les publications de la BnF. Chaque année, c’est près de 120 000 monographies et de 89 000 fascicules de périodiques qui transitent par le service des échanges.

Exhaustivité et diversité : le papier résiste !

On aurait pu penser qu’avec l’essor des documents numériques et le développement du « en ligne », un transfert de support allait s’opérer. On nous annonçait la mort du papier ! Loin de constater une baisse de la production traditionnelle, on assiste en fait depuis plusieurs années à une augmentation continue des dépôts, aussi bien pour les livres que pour les publications en série. Elle résulte de l’augmentation de la production éditoriale, puisque l’essentiel des dépôts est effectué de manière spontanée par les éditeurs.

Cette augmentation est particulièrement nette pour les livres dont les dépôts augmentent régulièrement depuis une quinzaine d’années, la barre des 50 000 dépôts ayant été franchie en 1999. En 2002, 53 155 dépôts ; en 2003, 55 302 ; en 2004, 60 972 ; en 2005, 61 761 ! Et 2006 se maintient à ce niveau.

Depuis 1945, les entrées par dépôt légal éditeur représentent 1 917 080 titres.

L’analyse des statistiques de la Bibliographie nationale française montre pour les 15 dernières années une grande stabilité par disciplines : la littérature représente plus de 35% de la production éditoriale, l’histoire et la géographie 12%. À un niveau d’analyse plus fin, par disciplines ou selon des catégories de documents, des évolutions peuvent être observées, notamment une augmentation des beaux livres, de l’auto-édition, des livres de poche et des éditions « club », des livres pratiques et des guides, et une diminution de l’édition scienti-fique.

D’une façon générale, le nombre des rééditions augmente, la durée de vie d’un titre étant de plus en plus courte. Parmi les domaines en augmentation : la littérature pour la jeunesse, les bandes dessinées, les mangas, les autobiographies, la généalogie, l’histoire locale, les sciences sociales, les problèmes sociaux, les sciences de l’éducation, la cuisine, le bien-être, la décoration, les manuels d’informatique, les religions orientales. En diminution : les sciences et techniques et les généralités.

Éventail des déposants

Les déposants présentent aussi une grande diversité : en 2005, 6 419 déposants (dont 2 692 nouveaux, soit un taux de renouvellement de plus de 40 %) ont envoyé au moins un document dans l’année au titre du dépôt légal éditeur. L’analyse de la répartition du nombre de déposants actifs confronté au nombre de dépôts réalisés en 2005 présente un paysage très contrasté, caractéristique du dépôt légal : près de la moitié des déposants actifs en 2005 n’ont déposé cette année qu’un seul document. Cette large représentation de la microédition (éditeurs occasionnels, associations, auto-éditeurs…) constitue une des spécificités des collections issues du dépôt légal. On observe parallèlement que moins de 2 % des déposants (ceux ayant déposé plus de 101 documents) assurent plus de 40 % des dépôts qui sont le fait des grands éditeurs commerciaux à forte production.

On aurait pu croire que, devant la masse des documents, un échantillonnage, voire une sélection allait s’opérer. Pas du tout ! Le but de la collecte reste toujours l’exhaustivité. En outre celle-ci est loin d’être passive. Une équipe de bibliothécaires est chargée de la veille éditoriale, c’est-à-dire de s’assurer de la complétude de la collecte, en vérifiant que les dépôts existants ne sont pas lacunaires. Mais cette équipe est aussi et surtout chargée de repérer ce qui n’a pas été déposé. La veille éditoriale « ramène » près de 12 % de la collecte puisqu’en 2005, 6 937 monographies sont entrées par ce biais.

La presse vit

Pour les périodiques, on remarque depuis plusieurs années une grande stabilité, les dépôts effectués sont en moyenne de 330 000 par an. La production éditoriale imprimée est toujours active puisque environ 4 000 nouveaux titres sont enregistrés chaque année. Parallèlement, on note des cessations de parution, mais aussi des résurrections. La diversité des publications reçues au dépôt légal est frappante : à côté de la presse magazine et des revues d’études et de recherche, les titres reçus sont les organes d’expression de tous les types d’organisation de la société civile, bulletins d’associations, de syndicats, d’entreprises, des mairies, des partis politiques.

Les statistiques de la Bibliographie nationale française pour les publications en série permettent de repérer sur une période de treize ans (1993-2005) quelques grandes évolutions : stabilité de la philosophie, des religions, des sciences sociales (47 % des titres), de la linguistique et des sciences pures, progression de la presse et des magazines généralistes, de la presse pour la jeunesse et des journaux internes d’entreprise, forte montée des jeux et des sports (15 % des titres), baisse des sciences « dures » et de la littérature, forte baisse (de 21 % à 14 %) des sciences appliquées, de l’agriculture, des industries et des technologies.

Pour les périodiques aussi, la veille éditoriale est active : elle s’appuie d’abord sur les réclamations de fascicules (près de 12 000 envoyés en 2005 !). La veille proprement dite a permis de faire entrer 164 titres qui n’avaient pas été du tout déposés.

La réforme du décret de 1993

Face à ces masses, et à ce que l’on a coutume d’appeler l’explosion documentaire, la BnF et le ministère de la Culture ont souhaité depuis plusieurs années alléger la charge qui pèse aussi bien sur les acteurs de la chaîne du livre (éditeurs, imprimeurs) que sur les établissements gestionnaires du dépôt légal (BnF, mais aussi BDLI 7). C’est le sens de la réforme du décret du 31 décembre 1993 parue au JO du 15 juin 2006. Le dépôt éditeur passe de 4  exemplaires à 2, le dépôt imprimeur de 2 exemplaires à 1. La BnF renonce à conserver le deuxième exemplaire dans la collection de sécurité du site de Bussy-Saint-Georges. Une rationalisation de la redistribution des exemplaires a été proposée, avec plusieurs objectifs :

• rendre conforme avec la réglementation l’utilisation des documents redistribués entrés par dépôt légal (conservation, signalement, communication) ;
• mettre en place une conservation partagée avec le réseau des partenaires de la BnF : bibliothèques gestionnaires du dépôt légal imprimeur (BDLI), la Joie par les livres, le Centre national de la bande dessinée et de l’image d’Angoulême, le réseau de la Ville de Paris et les bibliothèques de l’enseignement supérieur. Tous ces établissements signeront une convention avec la BnF.

La contrepartie aux documents étrangers entrant par échanges dans les collections de la BnF ne sera plus apportée par des documents du dépôt légal, mais uniquement par les publications de la BnF et par des documents achetés spécifiquement pour les partenaires étrangers de l’établissement.

Le décret modifié va donner aussi la possibilité à la BnF de demander le dépôt d’un fichier numérique en lieu et place du document imprimé (ou graphique ou photographique). Cela est particulièrement intéressant pour la presse quotidienne régionale avec laquelle depuis deux ans des expérimentations sont en cours, comme par exemple avec le Populaire du Centre et Ouest-France.

Flux divisé par deux, travail constant

Une fois cette réforme mise en œuvre, les flux de documents seront divisés par deux. Mais certainement pas le travail : le nombre de documents décrits dans la Bibliographie nationale française restera le même. La redistribution nationale des documents selon une carte documentaire raisonnée impliquera de la part du service des échanges un examen des documents allant bien au-delà du simple tri.

En dépit des évolutions technologiques, il y a fort à parier que, pendant longtemps encore, le Département du dépôt légal continuera de régner sur des masses de papier. C’est ce que je souhaite, car diriger un département comme celui du dépôt légal est paradoxalement reposant : les objectifs sont clairs et concrets, l’activité principale ne dépend pas des arbitrages budgétaires et le but du jeu est de passer le plus vite possible les documents déposés à nos collègues de la Direction des collections. Quelle que soit leur place dans le maillon de la chaîne, les équipes voient la production éditoriale française dans toute sa diversité. Chacun peut s’il le souhaite feuilleter les documents et, malgré le flux incessant et les indicateurs, grappiller quelques minutes de lecture. N’est-ce pas pour cela – aussi – que nous avons choisi d’être bibliothé-caires ?

Juin 2006