La bibliothèque ouverte Montpellier Languedoc-Roussillon

La Bibliothèque ouverte Montpellier Languedoc-Roussillon (BOMLR) est un portail qui permet d’interroger par une requête unique l’ensemble des catalogues des bibliothèques universitaires et autres organismes d’enseignement supérieur de la région Languedoc-Roussillon. Un an après l’ouverture du site, les auteurs de l’article en retracent l’histoire, les objectifs et l’aspect technique. La BOMLR vit actuellement une période de transition et d’adaptation pour s’intégrer au projet d’université numérique en région.The Montpellier Languedoc-Roussillon Open Library: an added value service

The Montpellier Languedoc-Roussillon Open Library (BOMLR) is a portal which allows interrogation through a single request to all the university library catalogues and other higher education institutions in the Languedoc-Rousssillon region. A year after the launch of the site, the authors of the article retrace its history, its objectives and its technical aspects. The BOMLR is going through a period of transition and adaptation in order to be integrated into the regional university digital project.

BOMRL ist ein Portal über das man mit einer einzigen Anfrage die Kataloge aller Universitäts- und Hochschulbibliotheken in der Region Languedoc-Roussillon abfragen kann. Ein Jahr nach Eröffnung des Site wird an seine Geschichte, Ziele und technischen Aspekte erinnert. Die BOMLR befindet sich gegenwärtig in einer Übergangs- und Angleichungsphase um ihre Integration in das Projekt einer regionalen digitalen Universität zu ermöglichen.

La Biblioteca abierta de Montpellier Languedoc-Rousillon (BOMLR) es un portal que permite interrogar mediante un petición única el conjunto de los catálogos de las bibliotecas universitarias y otros organismos de enseñanza superior de la región Languedoc-Roussillon. Un año después de la apertura del site, los autores del artículo describen la historia, los objetivos y el aspecto técnico. La BOMLR aborda actualmente un período de transición y de adaptación para integrarse en el proyecto de universidad digital en la región.

La BOMLR offre aux chercheurs, enseignants, étudiants un point d’accès unique aux ressources documentaires spécialisées des organismes présents sur le territoire régional. Un an après l’ouverture au public, cet article propose un premier bilan et des pistes de réflexion pour l’avenir de l’outil.

Nombreuses sont les bibliothèques et unités documentaires qui, sur un site web, proposent à leurs usagers un éventail de services. Le contenu et les services proposés sont très différents d’un établissement à l’autre et vont de la simple page de présentation de l’unité à la consultation du texte intégral.

Selon son statut et son appartenance à un établissement, l’usager a accès à certaines ressources produites ou « achetées » par l’établissement. Il peut aussi interroger des bases bibliographiques en accès libre et d’autres catalogues de bibliothèques pour élargir sa recherche. Mais les accès aux ressources sont multiples, ce qui demande une adaptation de l’usager à chacun d’entre eux avant de parvenir aux premiers résultats, contrairement aux moteurs de recherche de type Google qui proposent, sans aucune identification, des réponses plus ou moins pertinentes, à la question posée. Il est dommage que des catalogues de bibliothèques constitués de données structurées et validées, dont les notices sont parfois enrichies (résumé, lien, sommaire, texte intégral) ne soient pas plus accessibles et utilisés par les usagers…

La Bibliothèque ouverte Montpellier Languedoc-Roussillon (BOMLR) 1, qui propose aux usagers, par une requête unique, d’accéder à de nombreuses sources documentaires spécialisées de la région, tente de répondre à cette attente. La BOMLR n’est en aucun cas concurrente des systèmes de gestion documentaire de chaque établissement, elle vise à ouvrir la recherche documentaire aux ressources régionales pertinentes pour la recherche et l’enseignement supérieur. Ce portail régional est complémentaire des catalogues nationaux comme le Sudoc (Système universitaire de documentation).

La Bibliothèque ouverte permet d’interroger ensemble et en une seule fois les catalogues des bibliothèques universitaires et des centres documentaires d’autres organismes d’enseignement supérieur et de recherche (établissements publics, associations, unités mixtes de recherche, école d’ingénieurs…), présents sur le territoire régional. Les bases de ces organismes, très spécialisées, étaient jusqu’ici consultées par un public restreint. Mais aujourd’hui, dans la recherche comme dans l’enseignement supérieur, l’interdisciplinarité et l’association des compétences sont une nécessité. Pouvoir interroger ces fonds documentaires spécialisés simultanément répond à ce souci de transversalité et d’ouverture entre établissements et disciplines.

Après avoir rapidement décrit les caractéristiques du projet et les raisons qui, selon nous, ont permis son succès, nous aborderons, un an après l’ouverture du site, les perspectives du produit basées sur nos réflexions sur l’avenir des catalogues et leurs évolutions, alors que les environnements changent et que les services tendent à être mutualisés pour répondre aux besoins nouveaux et aux pratiques de la communauté scientifique. Ce service sera mis en perspective avec quelques nouveaux portails régionaux, nationaux, et internationaux.

Contexte, historique et objectifs

La BOMLR est née du rêve récurrent des usagers et des documentalistes d’un point d’accès unique à l’information s’affranchissant des contraintes de format des notices, norme de catalogage et logiciel utilisé, thésaurus ou langage classificatoire…

Avec l’arrivée d’Internet et des nouvelles technologies, ce qui ne pouvait être fait que dans un cadre et des pratiques bien codifiées (catalogues collectifs) peut désormais être envisagé sans imposer de contraintes aux différentes organisations. En effet, le désir d’autonomie et les besoins divergents des institutions de types différents, la faiblesse numérique et qualitative du personnel dédié à la documentation dans les petites structures, interdisaient l’extension de ce type de projets collectifs, les réservant aux organismes similaires, de taille importante, appliquant les normes (bibliothèques universitaires et de grands établissements), et nécessitaient un investissement récurrent important pour le reformatage et la mise à jour des données (souvent irrégulière, remise en question).

Notre projet, qui rassemble sur la base du volontariat des organismes régionaux de taille, d’organisation, de moyens et de finalité très différents (de la « petite » école à la « grosse » université, de l’unité mixte de recherche à l’EPST [Établissement public à caractère scientifique et technique] national) ne disposait pas des ressources humaines pérennes nécessaires à une homogénéisation des données a posteriori, et n’avait aucun moyen de pression pour aller vers un rapprochement des pratiques.

Avant la BOMLR, le réseau documentaire régional, mis en œuvre en 1994 sous le nom de « Relais » (Réseau en Languedoc-Roussillon pour l’information scientifique), était coordonné par le Pôle universitaire européen 2 et piloté par la Bibliothèque interuniversitaire de Montpellier 3. « Relais », hébergé par le Cines 4 jusqu’en 2000, donnait accès à 24 bibliothèques et centres de documentation et était le seul catalogue commun régional. Il a été frappé d’obsolescence technologique, un des logiciels supports Wais 5 ayant cessé d’être maintenu. Il fallait donc trouver un autre logiciel pour continuer le service rendu par « Relais ».

Parallèlement, en 1998, la Commission information scientifique et technique (Cist 6) d’Agropolis 7, qui gérait un portail documentaire régional donnant entre autres accès à 18 bases documentaires différentes, commençait une veille sur les technologies émergentes qui lui permettraient de créer un accès unique à ses différents catalogues et bases de données et de les interroger tous en une seule requête.

Les objectifs visés étaient :

• d’offrir un point d’accès unique et homogène aux divers catalogues et bases de données pertinents pour l’enseignement supérieur et la recherche dans l’espace régional et de faciliter à la fois la recherche et l’accès aux ressources documentaires ;
• de rendre visible à l’échelle nationale et internationale l’offre documentaire de la région, d’une particulière richesse dans les domaines phares de la recherche, mais dispersée dans de nombreuses unités documentaires et bibliothèques ;
• d’offrir ce service en priorité aux chercheurs, enseignants et étudiants de la région, mais également aux partenaires étrangers ou chercheurs expatriés des organismes de recherche et d’enseignement de la région, d’où la nécessité de l’ouvrir en accès libre sur Internet.

En 1999, Agropolis et le Pôle universitaire européen de Montpellier et du Languedoc-Roussillon posent les bases du projet et unissent leurs forces à celles de la Bibliothèque interuniversitaire de Montpellier. La mise en commun des compétences et des moyens des trois partenaires du projet a permis la mise en place du dispositif, avec des économies d’échelle, une mutualisation des coûts de mise en œuvre et de maintenance. Il aura fallu plusieurs projets et réalisations « pilotes » et une forte volonté des organismes de travailler en commun pour passer du projet au déploiement opérationnel.

Une interrogation de type moteur de recherche

La Bibliothèque ouverte propose un métamoteur documentaire, qui va « fouiller » les catalogues des différents organismes de recherche et d’enseignement supérieur présents localement, et localiser les documents et collections de périodiques répondant à la question posée.

Lorsqu’un usager se connecte, il dispose d’un formulaire de recherche simple de type moteur de recherche. Un mode de recherche professionnel est également proposé (avec utilisation des opérateurs booléens et de proximité, combinaison de lignes de recherche).

Le moteur AskOnce utilisé dans le projet a été développé par la société Xerox Recherche, il est diffusé aujourd’hui par EMC Documentum 8. Ce n’est pas une application spécifique aux bibliothèques et à la documentation, mais plutôt une solution permettant l’accès unifié à la diversité de contenus d’une entreprise et leur intégration (ces contenus peuvent être documentaires, mais également bases de données, bases d’images, bases de connaissances, bibliothèques électroniques, sites web ou toute application professionnelle…).

C’est un outil performant doté de fonctionnalités offrant à tout usager une analyse des réponses, des tris des résultats, le choix des modes d’affichage. Il permet à un usager identifié de relancer automatiquent des requêtes sur des mots clés sélectionnés, et de présélectionner les bases à interroger.

L’utilisateur sélectionne son ou ses centres d’intérêt(s) avant de poser sa question, ce qui a pour effet la présélection des catalogues et des bases raccordées sur lesquels sera lancée la requête. Le système se connecte alors automatiquement à chaque source, parcourt et trie à la volée la masse d’informations et renvoie uniquement les résultats qui répondent aux critères mentionnés. Les résultats sont présentés de manière homogène, sur un seul écran ; il suffit de cliquer sur l’aperçu pour voir le détail d’une notice, ou sur la référence du document pour le visualiser (cas d’une page HTML). L’affichage des résultats, avec un classement par degré de pertinence, et l’affichage des mots clés corrélés issus du balayage des réponses permettent à l’usager de relancer immédiatement sa recherche sur ces mots clés ou sur un ensemble de résultats pertinents pour limiter le « bruit ».

La rapidité et la cohérence des réponses aux différentes requêtes dépendent non seulement de la puissance de ce moteur de recherche, mais également des performances des serveurs hébergeant les bases interrogées et notamment celles des organismes partenaires du projet.

Ce moteur est utilisé dans ce portail régional pour interroger simultanément des ressources documentaires locales et une sélection de ressources externes :

• bases des bibliothèques universitaires via des serveurs Z39.50 ;
• bases de données relationnelles (Access, MySQL) ;
• Opac ou interfaces web de logiciels documentaires spécifiques (une dizaine de logiciels différents répertoriés dans les unités documentaires participant au projet 9) ;
• pages HTML listant des publications ou de la documentation électronique (revues, productions scientifiques) ;
• AskOnce pourrait aussi donner accès aux bibliothèques électroniques locales ou nationales (avec ou sans identification).

Un autre motif du choix de ce logiciel est qu’il permet également à l’équipe locale mise en place, qui associe informaticiens et documentalistes, d’avoir la main sur le développement des « passerelles » vers les catalogues et bases à raccorder, et de modifier quelque peu les écrans et l’interface usager.

Un premier bilan

Aujourd’hui sont interrogeables simultanément :

• 52 fonds de bibliothèques et centres de documentation toutes disciplines confondues (soit plus d’un million deux cent mille notices) ;
• des catalogues de périodiques ou listes de revues papier et électroniques des établissements de recherche et d’enseignement supérieur de la région ;
• des ressources externes (moteurs intranet et Internet, bases de données en accès libre).

Depuis un an, les chercheurs, enseignants, étudiants peuvent interroger simultanément les fonds des bibliothèques universitaires et ceux d’autres organismes d’enseignement supérieur et de recherche de la région Languedoc-Roussillon. Un an c’est un peu court pour évaluer le réel intérêt des usagers pour un tel service, d’autant que les démonstrations et la communication ont touché majoritairement les chercheurs et étudiants de troisième cycle. Mais les statistiques de consultation montrent un nombre croissant d’usagers suite aux démonstrations dans les établissements et une fidélisation des utilisateurs qui, lorsqu’ils connaissent l’outil, semblent le réutiliser.

Si la majorité des visiteurs est actuellement issue de la communauté scientifique locale, qui était le public cible principal, le développement des ressources et une nouvelle campagne de communication auprès des partenaires internationaux devraient accroître le public de ce service.

Le projet piloté et porté par les trois organismes fondateurs – Agropolis, la Bibliothèque interuniversitaire de Montpellier (chef de projet) et le Pôle universitaire européen – vit une période de transition et d’adaptation pour s’intégrer aux contraintes et enjeux du projet d’université numérique en région (UNR-LR 10). Parallèlement, la Bibliothèque ouverte maintiendra un point d’entrée libre et public vers les ressources documentaires présentes en région.

Les environnements numériques de travail

Très prochainement, cet outil de recherche sera intégré aux environnements numériques de travail (ENT) en cours de déploiement dans les quatre universités de la région et l’Institut universitaire de formation des maîtres (IUFM). Ce sera un des éléments du service documentaire « personnalisé » offert aux usagers (étudiants, enseignants-chercheurs, personnels) de ces établissements. Cet outil ne remplace pas, mais pourra compléter l’accès aux services spécifiques rendus par la Bibliothèque interuniversitaire de Montpellier, le service commun de documentation de Perpignan et la bibliothèque de l’IUFM (SIGB, documentation électronique…), services dont l’intégration est également prévue. L’intérêt de l’intégration de AskOnce – et des SIGB – aux ENT de chaque université réside dans l’identification et l’authentification de chaque usager, qui est faite d’emblée dès que celui-ci se connecte à son environnement numérique de travail. Dès que l’usager est identifié (via un annuaire LDAP 11) et authentifié, il est « reconnu » dans son environnement documentaire : il n’a plus besoin de s’identifier pour consulter des ressources à accès « réservé », il a des droits définis en fonction de son profil. À la rentrée 2005, ce service aura été testé à l’Université de Perpignan, avant son déploiement d’abord dans les autres universités, puis dans tous les établissements d’enseignement supérieur et de recherche membres de l’Université ouverte Montpellier Languedoc-Roussillon (UO-MLR 12).

Pour être pleinement opérationnel, ce service nécessite un certain nombre de préalables techniques :

• la mise en place au Cines d’une plate-forme serveur performante capable de supporter les milliers de connexions simultanées prévues ;
• l’intégration du moteur de recherche AskOnce à l’ENT via un mécanisme d’identification et d’authentification (SSO/CAS 13) ;
• la conception et la mise en œuvre d’un dispositif permettant la « fédération des identités » : c’est-à-dire faire en sorte qu’un usager répertorié dans l’annuaire de son établissement soit reconnu par les services interuniversitaires et interétablissements tels que les services documentaires, ceux du Crous, …

C’est dire aussi tout l’enjeu et le défi que posent les ENT aux services documentaires « traditionnels » : l’usager veut pouvoir être mobile et accéder néanmoins, de tout point, à l’ensemble des services personnalisés auxquels son profil lui donne accès : il veut pouvoir consulter, depuis son domicile, son bureau ou ailleurs, non seulement la BOMLR ou l’Opac de sa BU, mais aussi son dossier de prêt, les bibliothèques électroniques auxquelles il a le droit d’accéder, faire des opérations de réservation, de commande, voire payer certaines transactions ou opérations notamment via la carte multiservice qui est un des projets en cours de l’UNR-LR.

C’est un chantier important et complexe que nous devons réussir pour faire de la Bibliothèque ouverte Montpellier Languedoc-Roussillon un véritable service à forte valeur ajoutée pour les étudiants, les enseignants-chercheurs et pour les documentalistes de la région.

Réflexions et perspectives

Parallèlement, des réflexions sont menées pour répondre aux attentes des utilisateurs. En effet, qu’attendent les utilisateurs aujourd’hui des catalogues de ressources documentaires ?

• Une interrogation simplifiée : devant le succès des moteurs de recherche auprès de leurs usagers, de plus en plus d’Opac et d’interfaces d’interrogation proposent une recherche dite simple sur tous les éléments de la notice, en complément des recherches sur les champs contrôlés de la description des documents (descripteurs…). Les catalogues, dont les données sont beaucoup plus structurées que les formats les plus courants d’Internet (HTML, PDF), doivent utiliser leur potentiel et offrir aux usagers une consultation de l’information qui répond aux usages en cours aujourd’hui : via des interfaces qui nécessitent moins d’apprentissage et qui retournent toujours des résultats.
• Le signalement de l’actualité : est-ce le fait de la vulgarisation de la pratique de la veille ou des possibilités offertes par la plupart des outils d’une diffusion sélective de l’information (DSI) ? L’exhaustivité semble désormais moins recherchée que la nouveauté.
• L’accès au texte intégral : les usagers de la documentation ne se contentent plus de références bibliographiques. L’accès au document en ligne est désormais attendu, au point que certains chercheurs ne consultent plus que les documents directement accessibles en ligne, au risque d’avoir une vision tronquée de leur sujet d’étude (rappelons que la numérisation remonte rarement au-delà des années 1990, et concerne surtout la littérature scientifique anglophone…). De nombreux catalogues de bibliothèques s’enrichissent de notices plus complètes (résumés, sommaires, extraits, liens vers le texte intégral…), mais un effort considérable devra être fait dans les années qui viennent pour répondre à cette « faim d’immédiateté » (généralisation du dépôt des documents numériques courants sur des serveurs d’archive et numérisation rétrospective).
• L’intégration de différents types d’information : lors de la journée d’étude sur l’avenir des catalogues 14, Christian Ducharme posait la question de la place du catalogue : « Soit il reste au centre, enrichi de notices plus complètes », soit la consultation elle-même est enrichie et « la bibliothèque s’oriente vers un portail, une interface web donnant accès à des ressources documentaires (catalogue, liste de périodiques et de nouveautés, fonds numérisés, bases de données…) ». Peut-on rester sur le modèle des Opac, alors que tout change ? Travailler avec d’autres fournisseurs d’information (service de communication, chercheurs et ingénieurs…) pour offrir un produit plus complet, même s’il nous semble hétérogène, devient désormais nécessaire. La BOMLR permet une interrogation de données hétérogènes, mais la qualité des réponses peut être enrichie si les professionnels des bibliothèques ajoutent la valeur ajoutée aux ressources (via les langages de description des contenus). Lors de l’informatisation des bibliothèques, le format Marc a été un des premiers standards des métadonnées 15 « métiers » adopté par le monde des bibliothèques pour décrire des ouvrages. Ce format a connu des évolutions depuis 1965 et aujourd’hui les professionnels des bibliothèques regardent du côté d’une utilisation plus ouverte et interopérable (MarcML 16).
• Un désir de personnalisation : les utilisateurs désirent que l’offre d’information soit adaptée à leurs usages, leurs besoins et leurs spécialités. L’utilisateur authentifié interrogeant la BOMLR pourra personnaliser son accès pour répondre au mieux à ses besoins, son utilisation.
• La mutualisation des services et des produits d’information : dans un contexte où les budgets et les effectifs des structures documentaires sont plutôt en déclin, alors que les offres documentaires sont de plus en plus onéreuses et que les besoins et l’autonomie des utilisateurs se développent, la mutualisation des services documentaires et de la valorisation de la production scientifique sont une nécessité absolue.

Un fédérateur de contenus

On peut définir la Bibliothèque ouverte comme un « service » s’appuyant sur un moteur de recherche fédérant des contenus hétérogènes. Les ENT permettent pour leur part l’identification et l’authentification de l’usager, mais les services documentaires continuent bien entendu d’être rendus avant tout par les documentalistes et bibliothécaires des organismes.

De nombreux portails documentaires sont lancés ici et là, mais, même si la BOMLR n’est pas un portail au sens informatique du terme, il nous semble intéressant de la mettre en perspective avec ces expériences régionales, nationales et internationales qui lui ressemblent.

• Le portail de la BM de Lyon, Catalog + 17, qui permet une interrogation sur les fonds de la Bibliothèque municipale et une base de connaissance. L’écran d’interrogation s’apparente aux moteurs de recherche comme celui de la BOMLR, à la différence qu’il s’agit d’un moteur de recherche en langage naturel.
• La bibliothèque virtuelle 18 de l’université Louis Pasteur de Strasbourg, outil d’interrogation des ressources documentaires qui a pu être intégré dans un projet d’université numérique, depuis février 2005, permet l’interrogation simultanée de périodiques électroniques, de bases de données bibliographiques et d’ouvrages en ligne pour les lecteurs authentifiés. Les personnes extérieures interrogent le catalogue du service commun de documentation qui regroupe les sections des bibliothèques universitaires et les bibliothèques associées (soit dix bibliothèques intégrées et trente bibliothèques associées), les thèses en version électronique de l’université et des bases en accès libre.
• Jusqu’ici le Sudoc permettait des recherches sur le catalogue collectif constitué des collections des bibliothèques universitaires de France et d’autres établissements d’enseignement supérieur. Le portail national 19 qui vient d’ouvrir permet d’interroger également et simultanément des collections de documents patrimoniaux (Gallica, Persée…), des bibliothèques nationales étrangères, des bases de données bibliographiques (Science Direct…), des sites Internet de référence. Certaines bases sont interrogeables en temps réel via le protocole Z39.50, d’autres sont constituées par chargement.
• Le catalogue collectif des bibliothèques membres du consortium américain des bibliothèques de recherche et d’organisations culturelles (Research Libraries Group) : le système indexe 120 millions d’enregistrements et propose une interface simple RedLightGreen 20, qui présente de nombreuses similitudes avec la BOMLR. Les deux interfaces proposent, outre une interrogation de type moteur de recherche, une recherche avancée sur quelques champs bibliographiques (titre, auteur, sujet…), un affichage direct des premiers résultats sous la forme d’une liste homogène et un affichage détaillé de la notice sur demande. Une suggestion de sujets associés est proposée à l’usager pour affiner sa recherche et naviguer dans la liste des résultats. L’interface RedLightGreen porte sur les notices du catalogue collectif qui dédoublonne les résultats et propose un lien vers le catalogue local de la bibliothèque de son choix pour voir si le document est disponible. Les données d’exemplaires sont consultables uniquement sur les catalogues locaux. Contrairement à ce système, la BOMLR présente à l’usager les notices plus ou moins enrichies en fonction des organismes et la disponibilité des exemplaires s’affiche en temps réel pour de nombreuses notices.

La particularité de la BOMLR est de permettre l’interrogation simultanée de catalogues de bibliothèques universitaires qui sont compatibles avec le protocole Z39.50, de nombreux catalogues ou bases de données ne proposant qu’une interface web Internet ou intranet (on comptabilise aujourd’hui dix systèmes différents) et d’autres ressources de tout type à partir du moment où elles sont accessibles sur Internet. Cette souplesse la rend à même de s’adapter à l’intégration de tout type de contenu, et donc aux besoins des utilisateurs comme à l’offre des organismes membres.

Aujourd’hui, vingt établissements présents en région Languedoc-Roussillon et disposant de ressources documentaires pouvant intéresser l’enseignement supérieur et la recherche adhèrent au projet sur la base du volontariat et offrent ainsi un panorama des ressources pluridisciplinaires présentes en région. D’autres unités documentaires ont manifesté leur intérêt pour le projet et leur intégration « technique » est à l’étude. Le succès du projet dépendra de la richesse, du nombre et de la diversité des ressources accessibles.

Le métamoteur utilisé dans le projet non seulement permet l’interrogation et l’identification du lieu de consultation des ressources documentaires réparties sur le territoire régional (catalogues, listes de périodiques, fonds numérisés, bases de données, listes de publications) et la consultation en ligne du document quand elle est possible, mais elle interface également l’information présente sur Internet. En cela, elle offre aux usagers une interrogation du web visible (accessible par les moteurs classiques) et du web invisible (constitué de données stockées dans des bases, dont les catalogues de bibliothèques sont un exemple).

Pour conclure, la BOMLR donne accès à des ressources qui, jusqu’à présent, n’étaient pas accessibles sur Internet ou étaient méconnues de la communauté scientifique. Un appui est effet proposé aux unités documentaires ne disposant pas d’une vitrine Internet de leurs ressources (bases de données bibliographiques, cartographiques, fonds anciens…), qui seraient d’un intérêt certain pour les chercheurs, les enseignants et les étudiants.

Mars 2005