La formation des enseignants et des doctorants aux ressources électroniques

Le Service commun de la documentation de l’Université des Antilles et de la Guyane s’est investi, comme les autres SCD, dans une politique dynamique d’acquisition et de valorisation des ressources électroniques depuis 1999.

Les ressources électroniques ont d’abord été mises en ligne sur le site Internet du SCD. Puis, par souci de lisibilité d’une part et de cohésion entre les différents sites de l’université, répartie sur trois départements (la Martinique, la Guadeloupe et la Guyane) d’autre part, le logiciel en accès ouvert « ejournal », développé par le SCD de Nancy I, a été implanté en février 2003. Parallèlement, une politique d’acquisition de ces ressources a été mise en place, non sans difficulté, compte tenu de la mouvance du secteur, tant au niveau des titres, des interfaces que… des prix.

Valoriser des ressources sous-utilisées

Restait la question du « faire-savoir »… La complexité d’utilisation de ces ressources, leur variété ne permettent plus de nous contenter de les exposer dans un catalogue, aussi ergonomique soit-il. Les questions récurrentes des utilisateurs, leur méconnaissance des produits ne peuvent laisser indifférents les gestionnaires qui passent un temps certain à les sélectionner. Enfin leur coût et leur potentialité, en termes de recherche documentaire, ne peuvent manquer de susciter une frustration pour les bibliothécaires lorsque les statistiques présentent clairement une sous-utilisation de ces ressources.

Pour toutes ces raisons, il est apparu urgent de proposer des formations, des sensibilisations aux chercheurs (enseignants et doctorants) qui seraient mieux à même ensuite de les proposer aux étudiants… Mais sous quelle forme puisque nous n’avons pas un public captif et qu’il n’est pas sûr que l’orgueil des enseignants ne soit pas mis à mal si nous prétendons, nous bibliothécaires, les former collectivement à nos outils ? De plus, en ces temps de pénurie de personnel, il n’est pas question non plus de bâtir des cours complexes, alliant théorie et pratique…

La solution choisie par le SCD des Antilles-Guyane s’est révélée simple et peu coûteuse en temps et en personnel. Elle a consisté à rassembler en 5 séances d’une heure (réparties sur juin et juillet 2004), environ 70 enseignants et doctorants qui ont pu découvrir ou redécouvrir l’ensemble de la gamme des produits électroniques mis à leur disposition sur le campus.

La procédure suivie pour les inscriptions a été réduite au minimum : un message sur la liste de diffusion des enseignants pour les informer que des séances de présentation des ressources électroniques disponibles sur le campus leur étaient dédiées. L’accent a été mis sur le principe de la présentation et non de la formation, et sur la courte durée (une heure). Pour s’inscrire, il suffisait de répondre au courriel en indiquant le jour et l’heure choisis. Cette inscription, présentée comme obligatoire, a été décidée pour inciter à l’engagement et… à son respect. Dans un premier temps, une petite affiche A4, sur Word, était jointe en fichier attaché pour affichage dans les UFR (unités de formation et de recherche), mais cette tentative s’est avérée inutile. Sans faire le tour de toutes les UFR, il est apparu clairement qu’aucun enseignant ne s’est senti suffisamment impliqué pour procéder à cet affichage pour le SCD…

Les séances ont été programmées sur des jours différents et des créneaux horaires variés. Deux jours avant la séance, le message a été de nouveau envoyé sur la liste pour rappel aux inscrits et appel à de nouvelles inscriptions.

Cette proposition correspondait à un vrai besoin, si on en juge par le taux de réponse : 17 inscrits la première séance, 25 dans le cadre de l’université d’été et environ 10 inscrits en moyenne les autres séances. Seule la présentation du mercredi soir s’est révélée décevante (3 présents).

L’organisation des séances

La séance débute par une présentation de dix minutes du site Internet du SCD et des services spécifiques aux enseignants/chercheurs (salle de recherche, accès à la salle polyvalente sur réservation, prêt entre bibliothèques…). Cette introduction, entièrement dédiée au SCD, ne fait pas partie à proprement parler du programme annoncé, mais il nous a semblé que l’occasion était trop belle pour ne pas la saisir !

Le reste du temps est consacré aux ressources électroniques selon le schéma suivant :

– la structuration de l’interface « ejournal » : catalogue des périodiques papier du SCD et des ressources électroniques accessibles en ligne, les modes d’interrogation par ordre alphabétique, mots du titre, thème…

– les différentes ressources électroniques : revues en complément du papier, bouquet d’éditeurs, bases bibliographiques, bases bibliographiques avec liens vers le texte intégral, bases en test, signets, revues spécialisées gratuites…

– les aspects de gestion : l’accent est mis sur le coût des produits et les modes de financement, largement méconnus, et la mouvance du secteur. Les auditeurs sont alertés sur le fait que les ressources présentées aujourd’hui seront différentes dans six mois pour des raisons techniques et/ou financières. Cette mise en garde a pour objectif également de nous prémunir contre des mouvements vifs de la communauté universitaire lorsque certaines ressources disparaissent du catalogue. Enfin, un rappel est fait sur les revues « gratuites » et leur développement au sein de la communauté scientifique.

Pour finir, un mémento d’une page intitulé « Les ressources électroniques du SCD » est remis aux participants.

La présentation faite à deux voix, avec vidéo-projecteur et illustration systématique du discours, est menée, compte tenu du peu de temps, à bonne allure et ne laisse pas de place à la réflexion… ni même aux questions. Les auditeurs sont invités à les garder pour la fin. Elles sont en général peu nombreuses.

Le principe est de présenter toute la gamme de produits et de services afin que les personnes décident d’elles-mêmes de ce qu’elles désirent approfondir. Celles qui souhaitent un complément sont invitées ensuite à prendre contact avec un bibliothécaire pour suivre une formation complète sur des produits spécifiques.

Devant la simplicité d’organisation, de nouvelles idées sont apparues. Une séance a ainsi été prolongée de vingt minutes pour présenter aux doctorants un logiciel de gestion de références bibliographiques. Il est prévu des présentations d’une heure sur des groupes de produits (la presse, les produits juridiques, les produits généralistes…) ou sur les modes d’interrogation (« définir les mots clés pertinents et rédiger son équation de recherche »)… La liste reste ouverte.

Outre sa souplesse, les aspects positifs de cette formule sont nombreux : (re)connaissance et valorisation des ressources électroniques, (re)connaissance et valorisation du SCD, implication du personnel chargé de la présentation et, enfin, une meilleure intégration de la bibliothèque et des bibliothécaires à l’université.

Cette expérience, menée au départ sur la section Guadeloupe, sera poursuivie également par les deux autres sections du SCD Antilles-Guyane pour faire de ces rencontres un des axes moteurs du dialogue chercheur/bibliothécaire, indispensable au développement et à la valorisation de la recherche aux Antilles et à la Guyane.