Parallel Lives: Digital and analog options for access and preservation

Parallel Lives: digital and analog options for access and preservation, la journée d’étude organisée à la British Library le 10 novembre 2003 par le National Preservation Office (NPO) 1 en collaboration avec King’s College, avait pour ambition de confronter systématiquement les différents supports de substitution documentaires, et de mesurer leur pertinence relative à l’aune de multiples paramètres (coûts, durée de vie, accessibilité, fidélité). Si la plupart des types de reproduction ont été évoqués, interventions et échanges ont naturellement porté en priorité sur les questions de concurrence et/ou de complémentarité entre microfilm et numérique. Au-delà de ce débat, aux enjeux évidents pour qui connaît l’ampleur des programmes de reproduction et de conservation préventive en cours ou à l’étude dans les bibliothèques, la journée fut l’occasion de présenter un certain nombre d’outils d’évaluation pour la production, la conservation, l’accessibilité et la gestion des documents de substitution eux-mêmes, ces « surrogates » dont la langue anglaise a fait un objet documentaire à part entière.

Les missions du NPO

Quelque quatre-vingts institutions étaient représentées – bibliothèques, archives, musées et centres de recherche – essentiellement européennes et principalement anglo-saxonnes, ce qu’explique aisément la nature des attributions du NPO. Cet organisme a été créé en 1984, suite au manque de coordination et d’expertise pointé du doigt par le rapport Ratcliffe sur l’état des politiques de conservation dans les bibliothèques britanniques. Rattaché à la British Library et financé par la plupart des grands établissements bibliothécaires et archivistiques du Royaume-Uni et d’Irlande, le NPO fournit conseil et formation, de manière indépendante, dans le domaine de la conservation et de l’accessibilité du patrimoine documentaire. Assurant une veille scientifique et technologique, il a dans le même temps une vocation pratique : mise en place d’outils logiciels d’analyse, diffusion de guides pratiques (sur les préconisations en matière de numérisation, photocopie, exposition de documents graphiques, préservation des collections photographiques, etc.) pour certains disponibles au format pdf sur le site du NPO, maintien d’une liste de Frequently Asked Questions (FAQ), publication d’un périodique (The NPO Journal, annoncé sous forme électronique pour avril 2004), et organisation d’un grand colloque annuel.

Caractéristiques du document de substitution

En introduisant la journée, Meg Bellinger (Yale University Library) définit la nature et les raisons d’être du document de substitution et évoqua l’ensemble des problématiques qui seraient abordées par la suite : elle insista notamment sur la nécessité de le considérer en même temps comme représentation d’un objet primaire et comme nouvel objet documentaire. Rappelant un certain nombre de données récentes sur la longévité des supports 2, elle observa que, de la tablette d’argile au document numérique, leur densité informationnelle (mesurable en caractères/cm2) a tendance à croître en proportion inverse de leur durée de vie. Les substituts numériques par ailleurs, s’ils ne présentent pas le caractère de vulnérabilité physique des supports analogiques, requièrent, du fait d’une complexité technologique croissante, la mise en place d’une politique de conservation « active ». En effet, la conservation préventive ne saurait désormais se satisfaire du « simple » et ponctuel transfert de support : assurer la lisibilité et la stabilité dans le temps du substitut, et sa capacité à représenter fidèlement l’original, impose d’une part la maintenance d’un environnement de stockage, d’interprétation et d’accessibilité, et d’autre part la prévision de migrations futures. Paradoxe coûteux : la transformation programmée est devenue essentielle à la conservation.

Projets en cours

Un certain nombre d’interventions reposaient sur la présentation de projets en cours : la numérisation des collections photographiques de l’English Heritage National Monuments Record ; celle des procédures de l’Old Bailey (la cour d’assises de Londres) de 1714 à 1799 (45 000 procès), assortie d’un balisage XML autorisant des recherches structurées ; les programmes de reproduction des collections de périodiques anciens de la British Library. Toutes ont eu le mérite de répondre aux interrogations initialement posées, en restituant l’ensemble des dilemmes et des paramètres ayant justifié le choix de telle ou telle option technique. Nous retiendrons de cette journée quelques principes et consignes largement partagés, comme la nécessité d’engager précisément, avant tout projet, une évaluation comparée des supports et formats envisagés (analogique et/ou numérique ? Microfilm et/ou TIFF ?), qui intègre l’ensemble de leurs implications en termes de coût d’acquisition et de conservation, en termes de stockage, de maintenance, de risque et d’obsolescence. Fut également soulignée l’opportunité d’assurer à chaque programme une certaine flexibilité, qui permette de maintenir sa pertinence en cas d’évolution de l’environnement technique ou scientifique, de variation des moyens disponibles ou de constats de carences insoupçonnées initialement. Quelques mises en garde ont également été formulées : contre l’« impatience numérique » de la communauté, qui risque de focaliser l’attention et les recherches sur les seules archives et documents numérisés d’un fonds ou d’une collection ; contre la tentation de confondre systématiquement conservation et accessibilité. En effet, la numérisation, qui reste avant tout un outil de mise à disposition et de communication, a certes un potentiel de conservation, mais elle ne saurait en soi constituer une mesure de préservation au même titre que le microfilmage.

Gestion des cycles de vie documentaires

Nous retiendrons enfin la présentation donnée par Helen Shenton (British Library) de la notion de « gestion des cycles de vie documentaires ». Cette approche de la conservation, récemment formalisée 3, est à la fois globale, rationalisée et prévisionnelle. Elle consiste à déterminer, pour chaque grande catégorie documentaire, les coûts de chacune des huit étapes principales de la vie d’un document (sélection ; procédures d’acquisition ; catalogage ; conditionnement initial ; manipulation ; conservation à long terme ; stockage ; remplacement/reproduction/restauration), et ceci au cours de trois périodes : la première année ; entre un et dix ans ; entre dix et cent ans. Cette modélisation, qui mérite sans doute de faire l’objet d’applications concrètes, doit pouvoir s’appliquer également à la conservation des collections numériques et des archives électroniques.

Les actes de cette journée devraient être publiés au printemps 2004. En attendant, les supports d’une partie des interventions sont disponibles sur le site Internet de King’s College 4.