Appliquer une vision systémique à un système documentaire présente de nombreux avantages, dont l’un des plus importants est de mieux comprendre sa place dans le système d’information global de l’entreprise. Pour l’avoir appliquée nous-même, l’avoir expliquée ensuite à de nombreux professionnels et étudiants, la vision systémique telle que l’expose avec clarté Christiane Volant dans son ouvrage doit être comprise et intégrée dans tout projet documentaire quel qu’il soit.

L’auteur, professeur en sciences de l’information, est une des rares spécialistes du domaine appliqué à l’information-documentation. Après de nombreux articles publiés dans la presse professionnelle, C. Volant nous offre donc une synthèse de ses travaux de recherche, dont le seul point « négatif » à relever véritablement est justement l’aspect synthétique de ce qu’elle nous propose en une centaine de pages : un tel sujet demande d’autres développements que l’on peut espérer pour bientôt. Les éditions de l’ADBS ont le mérite de le publier et complètent ainsi une collection d’ouvrages qui n’a pas d’égale en France, hormis les publications des éditions du Cercle de la librairie et, dans une moindre mesure, les Presses de l’Enssib. Les professionnels disposent désormais d’ouvrages leur permettant de réfléchir à la gestion, au positionnement de leurs services. Ce type de publication est également le signe de l’importance prise par la fonction documentaire dans l’entreprise ou dans toute institution.

Le pivot de l’entreprise

La systémique est définie dans le premier chapitre comme étant « l’étude des lois, des modes de fonctionnement et des principes d’évolution des ensembles organisés », des interactions reliant les éléments de cet ensemble, et celles associant l’ensemble à son environnement. Quelques concepts-clés sont explicités tels « système », « finalité », « environnement », « autonomie », « auto-organisation », « bruit », « temps », « relation observant-observé », « représentation ». L’entreprise est vue (chapitre 2) comme un système en soi, complexe, dont le pivot est le système d’information (chapitre 3) : celui-ci capte les informations pertinentes pour l’entreprise, assure leur circulation en interne et les diffuse vers l’environnement. L’homme est considéré comme acteur du système d’information et participe à la dynamique informationnelle, dynamique vue comme une « spirale d’évolution organisationnelle » : l’acteur cherche à s’informer et donc à accéder à l’information ; il la partage ; il participe au changement organisationnel (l’accroissement de la complexité due à la diversité des représentations des acteurs est vu comme un enrichissement pour l’entreprise) ; il gère l’information signifiante et sa participation à cette dynamique fait qu’il évolue en permanence.

Le système information-documentation (SID) est un sous-système du système d’information (chapitre 4) : la fonction documentaire est analysée dans ses différentes dimensions, à la fois technique, économique, relationnelle. Elle est modélisée telle qu’on la rencontre traditionnellement – notamment au travers de la chaîne documentaire – et sa finalité (les objectifs à remplir) est clairement définie au départ, permettant ainsi de garder une ligne directrice et d’éviter des dérives. Le SID est irrigué en permanence d’informations en provenance des usagers, des projets propres à l’entreprise et d’informations externes (politique, économique, juridique, scientifique et technique, sociale et culturelle). C. Volant propose alors une vision de la chaîne documentaire qui n’est plus linéaire, mais regroupe les fonctions et les activités : les opérations sont évaluées en fonction des objectifs fixés. L’auteur souligne à juste titre qu’il s’agit « d’une révolution dans les mentalités de certains ». Dans cette optique, il convient d’envisager l’organisation du système selon les principes du management : approche qualité, analyse de la valeur, marketing, étude des coûts.

Du SID au SISE

L’évolution du système d’information documentaire (chapitre 5) est certainement une des parties qui intéressera le plus les professionnels de l’information : dans un contexte quotidien, il est parfois difficile de dégager les changements à opérer, les modifications à apporter pour que le système documentaire puisse évoluer correctement. Sont pointées notamment nos faiblesses et nos forces face à l’information stratégique, la synergie à trouver entre l’organisation et la technique, le passage du rôle d’intermédiaire à celui d’intermédiateur et de concepteur de services nouveaux. Aux compétences associées traditionnellement au métier, l’acquisition d’une compétence en management et en stratégie d’entreprise devient essentielle.

Afin de dépasser le cadre propre au système d’information documentaire, le système d’information spécifique pour l’entreprise (SISE) est exposé dans les chapitres 6 et 7. SISE est lui-même un sous-système du système d’information global de l’entreprise et englobe les archives, les ressources humaines, la formation, l’informatique, l’organisation et la méthode. Il aide à piloter les projets, à capitaliser les expériences et favorise l’autonomie des acteurs en matière d’information. SISE suit une méthode qui permet d’étudier les dysfonctionnements éventuels de l’entreprise en matière de management de l’information, de définir une politique et une organisation.

Voici donc un ouvrage clair, agrémenté de nombreux schémas explicatifs, à mi-chemin entre un travail de recherche et un ouvrage méthodologique. Il faut souligner également son accessibilité et sa lisibilité. Prendre du recul, s’interroger sur les différentes composantes d’un système documentaire, dégager des pistes d’évolution, trouver des arguments à présenter auprès de sa direction seront d’autant plus aisés après cette lecture.