Une politique régionale pour les périodiques

L'élimination et la conservation partagée des périodiques font l'objet de plans concertés, coordonnés dans huit régions par les agences de coopération. Ces plans répondent à la fois à des objectifs scientifiques (dresser une carte documentaire des périodiques conservés dans une région donnée) et techniques (assurer la meilleure préservation des documents). L'exemple de l'Aquitaine montre la nécessité de construire un cadrage structurel précis pour assurer la pérennité des échanges.

Elimination and shared conservation of periodicals are the objects of concerted plans, co-ordinated in eight regions by cooperation offices. These plans respond at one and the same time to scientific objectives (to draw up a documentary map of periodicals conserved in a given region) and technical objectives (to ensure the best preservation of documents). The example of Aquitaine shows the necessity of constructing a precise structural framework in order to ensure the perennity of exchanges.

Beseitigung und geteilte Konservierung von Periodika liegen aufeinander abgestimmten Plänen zugrunde, die in acht Regionen von Kooperationsagenturen koordiniert werden. Diese Pläne entsprechen zugleich wissenschaftlichen (Entwurf einer dokumentarischen Karte der in einer bestimmten Region konservierten Periodika) und technischen (bestmögliches Bewahren der Dokumente) Zwecken. Das aquitanische Beispiel zeigt die Notwendigkeit, eines präzise strukturellen Rahmens zu bilden, um den Fortbestand des Austauschs zu gewährleisten.

La eliminación y la conservación compartida de los periódicos son objeto de planes concertados, coordinados en ocho regiones por las agencias de cooperación. Estos planes responden a la vez a objetivos científicos (levantar una carta documental de los periódicos conservados en una región dada) y técnicos (asegurar una mejor preservación de los documentos). El ejemplo de Aquitania muestra la necesidad de construir un enfoque preciso para asegurar la perennidad de los intercambios.

Dès 1982, le rapport Desgraves 1 préconisait la conservation et l'élimination partagée des documents tant au niveau régional que national. Cette proposition dont le principe rencontrait, le plus souvent, l'adhésion des professionnels, a paradoxalement connu beaucoup de difficultés dans son application concrète.

Certes, la réglementation juridique des dons ou dépôts freine parfois encore les transferts de documents, surtout lorsqu'il s'agit d'établissements sous tutelles différentes.

Par ailleurs, l'élaboration d'une politique documentaire concertée à l'échelle d'un territoire donné passe aussi par une réflexion sur les acquisitions partagées, notion qui s'est le plus souvent heurtée à de nombreuses réticences sur lesquelles il conviendrait sans doute de s'interroger plus longuement.

Seule la Bourgogne, par l'entremise de l'agence de coopération Abidoc, a mis en place une véritable carte régionale d'acquisition, de conservation et de diffusion des documents locaux, sur supports multiples. Depuis 1987, les bibliothèques s'engagent à acquérir et conserver sur un périmètre géographique donné tout document du fonds local, document signalé et localisé dans la Base bibliographique bourguignonne 2, élaborée en étroite collaboration avec le service du dépôt légal de la bibliothèque municipale de Dijon.

En dehors de cette carte documentaire intégrant l'ensemble des documents, ce sont essentiellement les périodiques qui ont fait l'objet de plans de conservation et d'élimination partagées à l'échelon régional.

Les plans de conservation et d'élimination partagées

La conservation et l'élimination partagée des périodiques ont été le plus souvent un des objectifs assignés aux agences de coopération, dès leur création. Actuellement, ils sont opérationnels dans huit régions (Aquitaine, Bourgogne, Bretagne, Centre, Champagne-Ardenne, Franche-Comté, Languedoc-Roussillon, Poitou-Charentes), réactivés dans le Nord Pas-de-Calais, et inscrits dans le projet de création d'une agence pour le livre en Provence-Alpes-Côte-d'Azur (cf tableau)

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Plusieurs éléments ont contribué à leur développement : outils privilégiés pour toute recherche documentaire, mais aussi sources d'informations pratiques et ponctuelles, les périodiques rencontrent l'intérêt de publics multiples (chercheurs, enseignants, professionnels, « grand public » ); leur conservation se heurte à des difficultés matérielles (encombrement des rayonnages) et à des exigences de préservation, liées à la fragilité du papier; enfin, les coûts élevés des abonnements et la richesse éditoriale contraignent les établissements à des politiques d'acquisition sélectives.

Dans les régions où ils existent, ces plans associent les bibliothèques de lecture publique, les bibliothèques universitaires, les archives, mais aussi, selon les cas, les bibliothèques de musées, de centres culturels, voire l'Institut national de la statistique et des études économiques (en Franche-Comté). Généralement, leur mise en oeuvre s'effectue en plusieurs phases thématiques successives (périodiques d'intérêt local, d'actualité générale, périodiques spécialisés…) et, à l'exception de la Bourgogne, ils ne concernent que les périodiques vivants. Le nombre d'établissements concernés par la conservation et les titres de périodiques retenus varient selon les régions.

Objectifs et mise en oeuvre

Les objectifs principaux assignés à la mise en place de ces plans peuvent être d'ordre technique ou scientifique.

Au niveau technique

Le plan a pour but de « faire gagner de la place sur les rayonnages » tout en évitant les éliminations sauvages. Il s'agit avant tout d'un plan d'éliminations concertées, qui répond à une demande explicite des participants. Un recensement préalable permet de dresser la liste des bibliothèques s'engageant à conserver certains titres. Il s'établit le plus souvent en fonction de l'antériorité des abonnements. Les bibliothèques « conservatrices » signalent leurs lacunes (numéros manquants ou abîmés), lacunes qui pourront être comblées avant élimination par les autres bibliothèques du réseau.

Cette répartition permet alors de dresser le plan de conservation partagée entre les différents établissements et d'établir une liste régionale des périodiques conservés dans la région. Elle facilite ainsi la localisation des titres et, en conséquence, le prêt entre bibliothèques.

Au niveau scientifique

La mise en place d'un tel plan devrait ouvrir la réflexion sur l'élaboration d'un corpus de titres à conserver en distinguant trois niveaux.

Le niveau local : quels sont les périodiques à conserver dans un établissement donné ? Pendant combien de temps ? Pour répondre à quel type de demandes ? (1er recours).

Le niveau régional : quel est le corpus de documents à conserver à l'échelon régional ? Quels sont les périodiques pour lesquels aucun abonnement n'est souscrit, mais qui devraient néanmoins figurer dans ce corpus ? Comment se répartir les acquisitions des titres manquants ? (2e recours).

Le niveau national : quels sont les périodiques qu'il n'est pas nécessaire de conserver dans une région et pour lesquels la conservation à l'échelon national est suffisante? (3e recours).

Contexte juridique

Toute action d'élimination ou d'échange de collections s'inscrit dans un contexte juridique précis où il convient de distinguer les collections qui appartiennent à l'État (du ressort du domaine public) et les collections qui appartiennent aux municipalités (susceptibles d'aliénation) 3.

Les modalités de fonctionnement du plan doivent être indiquées dans un accord-cadre ou une convention signée par l'organisme chargé de la coordination (agence de coopération, en l'occurrence) et l'autorité légale de tutelle de l'établissement. Il y aura donc autant de conventions que d'établissements concernés. Ces conventions précisent les statuts des collections transférées, le rythme des transferts, la répartition des charges… Elles sont indispensables pour garantir un fonctionnement durable.

Zoom sur l'Aquitaine

Le plan de conservation partagée des périodiques en Aquitaine 4 est né en 1994 d'une volonté conjointe du Centre régional du Catalogue collectif national des publications en série (CCN) et de la Coopération des bibliothèques en Aquitaine (CBA). En 1999, il associe 51 établissements, dont 28 pôles de conservation et 23 bibliothèques associées.

Les pôles de conservation s'engagent à conserver, selon les normes en vigueur, au moins une collection de référence pour l'Aquitaine, à satisfaire sur place ou à distance toutes les demandes de communication et garantissent l'accès gratuit à la consultation sur place des collections concernées. Les pôles de conservation adhèrent au CCN : un code spécifique PC A Q (Plan conservation Aquitaine) permet de repérer aisément les collections conservées régionalement. Ils représentent des établissements très diversifiés : sept bibliothèques municipales, les services communs de documentation de Bordeaux, les bibliothèques universitaires de Pau, les archives départementales, mais aussi, et entre autres, le Musée d'Aquitaine, la Maison des sciences de l'homme ou l'Institut d'études politiques de Talence.

Les établissements associés s'engagent à ne pas procéder à des éliminations sans avoir comblé les lacunes des collections de référence.

La CBA et le Centre régional du CCN assurent la coordination du programme en s'appuyant sur un comité de pilotage. Un accord-cadre est signé avec chaque établissement, qu'il soit pôle de conservation ou établissement associé.

Le groupe de pilotage se réunit régulièrement pour établir la liste des périodiques à conserver et le choix des pôles de conservation. Il donne des avis sur les conditions de conservation des collections (stockage, conditionnement) et dresse un cahier des charges minimal élaboré avec l'établissement considéré.

La liste des lacunes (numéros manquants des collections de références) est transmise aux coordinateurs qui la diffusent auprès des établissements associés. Ceux-ci disposent alors d'une année pour procéder aux dons ou dépôts. Les transferts de collections sont avalisés lors d'une réunion générale annuelle. Plus de cent titres sont actuellement concernés par ce plan.

Le plan aquitain doit son efficacité à un cadrage structurel précis (lien avec le CCN, accord-cadre avec chaque établissement, gestion des lacunes centralisées…), clairement précisé dès l'origine. Un suivi des échanges et des relances régulières sont des conditions incontournables pour assurer la pérennité de ces plans.

Des atouts et quelques difficultés

Outils essentiels pour la gestion en réseau des collections, associant des établissements de taille et de tutelles différentes, ces plans de conservation et d'élimination partagées créent également une émulation des politiques d'acquisition et de gestion des périodiques dans les bibliothèques. Ils permettent ponctuellement de répondre à des propositions de dons émanant de structures privées ou de particuliers en les orientant vers les établissements concernés.

Certains problèmes subsistent, notamment pour le transfert des collections (établissement de la liste des sortants, pose des cachets de sortie, préparation des colis, modalités juridiques de la cession…).

Il est difficile également d'évaluer le coût réel de fonctionnement de ces plans : coûts répartis entre l'agence de coopération (établissement et dépouillement des questionnaires de recensement, listes signalétiques des périodiques conservés, organisation de réunions et éventuellement microfilmage de certaines collections) et les bibliothèques participantes (préparation des colis, transfert des documents, prêt entre bibliothèques). Il n'est pas toujours aisé de convaincre les financeurs potentiels (et notamment les conseils régionaux) de l'importance de ces plans, parfois considérés encore comme « de la cuisine de bibliothécaires ». À l'échelon régional, il est indispensable d'inscrire cette opération dans une politique globale de conservation et de sauvegarde du patrimoine écrit.

À l’heure de la numérisation, certains pourraient être tentés de trouver ces procédures quelque peu archaïques. Pour une quantité non négligeable de périodiques illustrés, la numérisation en mode image s'impose. Le volume des titres concernés (incluant généralement les périodiques locaux), et les problèmes juridiques et financiers ralentissent encore considérablement la mise en oeuvre des transferts électroniques. À trop attendre le « tout virtuel », les usagers des bibliothèques pourraient être privés d'un service concret, construit le plus généralement à partir d'une démarche volontariste des professionnels.

Et pour l'avenir, ces plans permettront indubitablement de faciliter les transferts techniques en offrant l'accès à des collections complètes, facilement localisables et conservées dans de bonnes conditions.