Techniques documentaires

En consultant les dernières publications en sciences de l'information, on ne peut constater que leur inflation, ce qui est un signe certain de bonne santé et montre l'intérêt des éditeurs pour ce domaine. Quantité ne veut pas toujours dire qualité, mais la majeure partie de ces nouveaux ouvrages sont de bonne facture – certains sont excellents – et abordent de multiples sujets liés à l'information, à son évolution. L'ouvrage collectif des éditions Weka a suscité l'attention dès avant sa publication à l'automne dernier. Nombre de documentalistes ont souhaité savoir de quoi il retournait avant de se lancer dans un tel investissement, puisqu'il s'agit d'un ouvrage avec mises à jour régulières (plusieurs par an) selon l'habitude de cet éditeur spécialisé dans les domaines administratif et gestionnaire. Cela suppose donc un budget de départ confortable que seuls un centre de documentation ou une bibliothèque peuvent envisager. Les listes de diffusion ont été saisies à plusieurs reprises et cela a donné lieu à des réponses de l'éditeur. L'objet de cette analyse n'est pas de rentrer dans une telle discussion, mais plutôt de donner l'avis d'un documentaliste sur l'utilisation possible d'un tel ouvrage. Cela est d'autant plus intéressant quand on est soi-même l'auteur d'un ouvrage récent sur le sujet 1 : comparer deux approches sensiblement différentes, voire opposées, apporte toujours une pierre à l'édifice sans cesse en construction de la documentation. Il n'est pas inutile de souligner que la profession a besoin de plus en plus d'ouvrages de référence et cette diversité démontre sa richesse et ses questionnements.

Un ouvrage collectif

Techniques documentaires est un ouvrage collectif rédigé par plus d'une douzaine d'auteurs d'horizons divers, mais venant tous du milieu des bibliothèques et des archives : conservateurs, archivistes, professeurs, consultants. Il est à noter – ce qui à mon sens est important –, l'absence de professionnels de la documentation au sens strict du terme, venant du secteur privé ou public. Que doit-on en penser ? Confier la rédaction d'un tel ouvrage à des spécialistes de la bibliothéconomie et de l'archivistique a de quoi surprendre. Ce choix volontaire dès le départ va orienter de manière significative l'ouvrage dans son ensemble. Cette question ne remet évidemment pas en cause la qualité des auteurs et leur professionnalisme, ni d'ailleurs celle du présent manuel. Mais la question mérite d'être posée. Une réponse peut être que les différentes professions de l'information et métiers du livre ont intérêt à se rejoindre. Cela démontre également que les techniques documentaires ne sont plus l'apanage d'un seul métier, les documentalistes, mais qu'elles concernent également les bibliothécaires et les archivistes.

Ceci posé, l'ouvrage se présente comme un classeur à feuillets mobiles, avec des mises à jour qui devraient être assez régulières pour suivre les évolutions des techniques et des problématiques. Cet aspect est très intéressant, car il montre que les techniques documentaires sont amenées à évoluer rapidement et qu'un professionnel ne saurait ignorer les nouvelles tendances. D'un point de vue pratique, le repérage des informations est cependant rendu malaisé dans un ouvrage qui compte, à sa première édition, quelque mille feuillets. Qu'en sera-t-il des prochaines éditions ? Une table des matières générale, un index détaillé avec renvoi aux différentes parties et chapitres, un sommaire de chacune des neuf parties font partie de l'arsenal habituel pour faciliter la lecture au futur utilisateur.

Un ouvrage complet

Neuf parties divisent Techniques documentaires : « Place de la fonction documentation dans la société de l'information » (1) montre quelques impacts des nouvelles technologies de l'information et de la communication, explique le marché de l'information, les droits et obligations des producteurs, exploitants et fournisseurs. Le documentaliste a pour rôle d'« évaluer et de transmettre l'information recueillie ». Il est « gestionnaire d'information » et une typologie des métiers est dégagée, s'appuyant sur les études faites par l'ADBS (Association des professionnels de l'information et de la documentation) ou le ROME (Répertoire opérationnel des métiers et des emplois). Formation, recrutement, secteur privé, secteur public, qualifications complètent ce panorama qui demande à être cependant plus fouillé.

« Constituer et organiser un fonds documentaire » (2) traite de « la chaîne documentaire » classique : analyse des besoins, collecte des documents, traitement, diffusion. L'approche est cependant très peu démonstrative et les manières de traiter l'information souffrent du manque d'exemples concrets. Cela donne une approche trop théorique d'aspects du métier qui sont eux-mêmes très pratiques. « Informatiser un fonds documentaire » (3) donne quelques notions de base en informatique et envisage les applications à la documentation : choix d'un logiciel, fonctions à informatiser, conduite de projet, numérisation, GED (gestion électronique de documents).

« Des archives publiques aux archives d'entreprises de droit privé » (4) surprendra les documentalistes dans le choix d'un tel chapitre (soit quelque 80 pages) dans un ouvrage traitant des techniques documentaires : gestion et traitement des archives, archives publiques, d'entreprises éclaireront cependant la majorité de ceux-ci par rapport à un sujet méconnu et qu'ils doivent souvent prendre en compte dans leur pratique quotidienne. « Interroger les banques de données » (5) dresse une typologie des sources d'information, des supports et des accès et compare les ouvrages de références imprimés et informatisés. Cette partie se clôt sur les méthodes de recherche et le cadre juridique applicable.

« Explorer le réseau Internet » (6) est un chapitre assez complet sur les méthodes d'accès au réseau, les outils de communication et de recherche. Il prend en compte les origines de l'information, leur contenu, la validation nécessaire, l'indexation, l'archivage. « La veille en entreprise » (7) se voit accorder une place de choix (80 pages) : la connaissance de l'entreprise avec un rappel historique couvrant le siècle ; des grilles de lecture de l'organisation afin de dresser une « cartographie de la décision » ; la veille stratégique et l'innovation ; la mise en place d'une cellule et d'un réseau de veille, ce sont autant d'aspects d'un chapitre qui est, de loin, le plus construit et détaillé de l'ouvrage.

« Gestion des ressources matérielles, humaines et financières du centre de documentation » (8) devra intéresser une grande partie des documentalistes confrontés à ces questions quotidiennes (la littérature professionnelle est, en effet, assez pauvre sur ces sujets, et demanderait un ouvrage complet). L'aspect « ressources humaines », trop peu développé, fera que l'on se reportera à d'autres manuels plus généraux. L'aspect « ressources financières » est lui plus approfondi et donne la marche à suivre pour une bonne gestion d'un service de documentation : établissement d'un budget, notions de comptabilité (publique et privée, analytique), coûts et enfin outils de gestion et d'évaluation (rapport d'activité, tableau de bord). « De la promotion à la certification des produits et services » (9) est une approche des techniques de communication, de la vente possible des prestations documentaires et de la démarche qualité appliquée à la documentation.

Tous les éléments sont peu ou prou réunis pour faire de Techniques documentaires un ouvrage complet et utile aux professionnels. Le choix de confier la rédaction à plusieurs auteurs aurait pu être un piège, et l'est parfois. L'ouvrage est relativement homogène dans sa construction et son style, pour ne pas dérouter les lecteurs. Il existe, notamment dans les pays anglo-saxons, beaucoup d'ouvrages similaires, difficiles à lire, car trop différents d'un chapitre à l'autre. Ici, ce n'est pas le cas et l'on ne peut que s'en réjouir. Un certain décalage est à noter cependant entre le titre lui-même et le contenu. Les techniques documentaires – ce qui a déjà été relevé précédemment – sont trop peu approfondies pour satisfaire des professionnels exigeants, et c'est peut-être sur cet aspect-là que les mises à jour devront intervenir. Les derniers chapitres (de 6 à 9) sont en revanche très bien construits et dignes d'intérêt. Toute la difficulté va consister, pour l'éditeur et les auteurs, à mettre à jour un tel manuel et à le rendre plus facilement consultable au travers de ces mille pages.