L'offre de collections à la Bibliothèque nationale de France

La Bibliothèque nationale de France a procédé, par le double biais d'une enquête interne et d'une approche statistique, à une première évaluation de l'offre de collections, essentiellement en libre accès, à Tolbiac. L'analyse permet de juger de la complémentarité entre les deux niveaux de la bibliothèque et d'obtenir des données par disciplines, mais aussi par langues, dates, supports. On en tire un programme d'actions : ajustements de la politique documentaire, désherbage, développement des évaluations, études de public.

The Bibliothèque nationale de France has proceeded, through the dual means of an internal inquiry and a statistical approach, to a first evaluation of the supply of collections, essentially on free access, at Tolbiac. This analysis allows us to judge the complementarity between the two levels of the library and to obtain data by discipline, but also by language, date and medium. From this one can draw a programme for action: adjustments to documentation policy, weeding, assessment development, user studies

Die französische Nationalbibliothek Tolbiac ist nach intern geführten Umfragen zu einer ersten statistischen Evaluierung ihrer Freihandbestände gelangt. Die Analyse gibt Aufschluss darüber inwieweit sich die beiden Bibliotheksebenen ergänzen und liefert Zahlenmaterial nach Disziplin, aber auch nach Sprache, Datum oder Träger. Daraus werden folgende Schlüsse gezogen: Anpassung der Dokumentepolitik, Aussonderung, Ausweitung der Evaluierungen und Leserumfragen

La Bibliothèque nationale de France a jugé nécessaire de conduire une première évaluation de ses choix de politique documentaire pour le site de Tolbiac. Nulle surprise dans le choix de cette période charnière pour un premier bilan, effectué par la Direction des collections. Le recul est possible pour la bibliothèque d’étude, en haut-de-jardin, après bientôt trois années d’ouverture. Quant à la bibliothèque de recherche, en rez-de-jardin, le fonds en libre accès avait atteint pour l’ouverture, en octobre 1998, un seuil de 250 000 volumes de monographies, et le déménagement des collections patrimoniales imprimées et audiovisuelles de Richelieu vers Tolbiac s’est achevé fin décembre 1998.

On peut donc considérer que l’offre de collections à la bibliothèque a atteint, dans cette première moitié de l’année 1999, une dimension autorisant une première analyse globale : la volumétrie totale est de plus de 450 000 volumes de monographies et de 6 000 titres de périodiques 1. Mais, au-delà de l’aspect quantitatif, c’est la cohérence de l’ensemble des collections, avec les articulations multiples entre magasins et libre accès, les deux niveaux et les différents départements, qui s’offre pour la première fois à l’analyse.

Celle-ci ne vise pas, toutefois, à l’exhaustivité : les outils de mesure sont plus nombreux et plus exploitables pour les collections en libre accès, en cours de constitution depuis 1991, que pour les collections en magasin. L’étude concerne donc uniquement à ce stade le site de Tolbiac et n’évoque qu’indirectement les collections entrées par dépôt légal. Quant aux acquisitions faites pour les magasins, dont le développement est différent selon les départements, en fonction de leur héritage, elles n’ont pas fait l’objet d’une étude détaillée.

Ce bilan provient à la fois d’éléments statistiques (avec combinaison de divers critères), et d’appréciations qualitatives des responsables d’acquisitions. Ceux-ci sont en effet désireux, dans cette période, d’une réflexion sur leurs axes de travail.

La phase intensive de constitution des collections pour les deux ouvertures (haut-de-jardin en décembre 1996, rez-de-jardin en octobre 1998), menée dans le cadre intellectuel et méthodologique de la charte documentaire, laisse place désormais à une activité, certes toujours soutenue, mais qui peut tenir compte d’une analyse de fond.

L’indicateur – si souvent scruté – du « taux de remplissage » parvient en effet à 70 % en moyenne en haut-de-jardin et 63 % en rez-de-jardin, avec des variations selon les disciplines qui seront développées ultérieurement. Tout en restant très modeste, on peut tirer, pour la politique documentaire, les premiers enseignements de la confrontation entre une phase de conception, liée à un très important chantier de constitution des collections, et une phase de pratique des collections in situ par le public et le personnel.

Les grands axes de la politique documentaire

Pour mieux situer le travail actuel, il convient de procéder à un rappel très sommaire des grands axes de la politique documentaire appliquée à Tolbiac 2. L’existence de salles de lecture à deux niveaux, avec une offre exclusive de documents en libre accès et de documents de substitution en haut-de-jardin, et une offre combinée de documents en libre accès et de documents patrimoniaux conservés en magasins, en rez-de-jardin, constitue à l’évidence une donnée fondamentale pour la Bibliothèque nationale de France à Tolbiac.

Le fonds de libre accès en haut-de-jardin a bénéficié, dans sa constitution, d’une logique de relative autonomie, alors qu’en rez-de-jardin, il a été conçu comme complémentaire des collections patrimoniales. L’axe référence et l’axe recherche ont été respectivement déclinés aux deux niveaux selon les disciplines, en donnant une part importante aux textes et aux langues étrangères. On a par ailleurs préféré la diversité des titres à la multiplicité des exemplaires.

L’organisation en départements thématiques a induit une structuration du travail interne et de l’offre en salle de lecture variable selon les disciplines. Pour éviter le double écueil de l’émiettement et des redondances que pouvait risquer d’entraîner la départementalisation, des travaux de coordination ont été constamment menés, en lien avec la charte documentaire, permettant en particulier de définir des critères de répartition entre départements pour tel ou tel domaine (par exemple l’histoire politique récente entre le département Histoire et le département Droit). En créant délibérément un certain nombre de doublons, on a tenté de prendre en compte la contrainte liée à l’échelle du bâtiment et à l’éloignement entre certaines salles de lecture, particulièrement en haut-de-jardin.

Ces choix, élaborés par l’établissement en concertation avec des équipes de chercheurs, ont connu une première rencontre avec le public à partir de décembre 1996. On analysera ultérieurement les données recueillies au cours des études de public successives (juin et novembre 1997, puis décembre 1998-janvier 1999).

Méthodologie

Il fallait donc se donner les moyens d’une évaluation qui permette non seulement une photographie de l’état quantitatif des collections départementalisées (libre accès et magasins), et de leur accroissement, mais qui réponde également à des interrogations de type qualitatif, par rapport aux intentions de la charte documentaire confrontées à une certaine pratique.

Dès lors, plusieurs difficultés se sont présentées :

– l’outil informatique actuel, comme il a été dit plus haut, ne pouvait donner de renseignements utilisables que sur les fonds en libre accès, exclusivement imprimés (périodiques et monographies). Il a fallu compléter les autres données par des comptages manuels émanant des départements ;

– l’enquête qualitative restait à élaborer : en effet les acquéreurs des différentes disciplines, qui avaient développé leur plan d’acquisition à l’intérieur de la charte, avaient eu entre temps à traiter de multiples questions qui allaient de la confrontation à la production éditoriale aux demandes du public, en passant par différents problèmes de fonctionnement interne. On le sait, les enquêtes qualitatives en bibliothèque sont encore peu nombreuses, et leurs outils sont extrêmement dépendants du type de projet bibliothéconomique. Cela a donc nécessité, d’une part, une enquête approfondie auprès des services pour faire émerger ces questions, d’autre part, l’établissement, dans une grille d’évaluation, d’un questionnaire détaillé, à questions ouvertes, qui permette d’en faire une synthèse la plus quantifiée possible.

La grille présentée page suivante (dans un sommaire extrêmement simplifié), et dont les données ont été fournies par les départements thématiques, a été utilisée pour un premier volet d’évaluation, dont les résultats ont été croisés, à chaque fois que c’était possible, avec les statistiques extraites du système informatique pour les fonds en libre accès. Certaines questions se recoupaient fortement. Les résultats interprétés de l’évaluation, dont les données en final représentent plus de 100 pages, ont donc été la synthèse de ces deux méthodes, doublement coordonnées, après une exploitation des réponses au questionnaire et une analyse de statistiques centralisées.

Une grille d’enquête

Les chapitres I et II de la grille comprennent des données quantitatives, telles que pouvaient les posséder les départements, sur leurs collections, la difficulté principale étant encore de pouvoir disposer de chiffres détaillés sur les collections en magasins qui venaient d’être réparties. Seuls des ensembles de documents, à partir des mètres linéaires déménagés, ont pu être appréciés pour le moment, et les évaluations futures devront prendre en compte cette nécessité d’approfondissement.

Quant au chapitre sur les acquisitions (le chapitre II), il fait lui-même partie du rapport annuel de l’établissement, mais il était important de le rapprocher du profil de chaque département, particulièrement sur des questions comme le rapport des différents supports entre eux, le volume d’acquisitions par rapport aux entrées par dépôt légal, et autres dynamiques inégales selon les domaines.

Restait la troisième partie : la plus différente du reste de l’enquête, puisqu’elle en exprime l’aspect subjectif, l’avis des acquéreurs et des services sur leur pratique tant d’acquisition que de service public.

Son élaboration a été longuement préparée par des entretiens, discipline par discipline, qui ont eu lieu durant deux mois, et qui ont permis de faire émerger toutes les questions relatives aux fonds, tant du point de vue de leur constitution que de celui du fonctionnement. Toutes n’ont pas été reprises dans la grille ; certaines relevant des structures, des circuits, ont pu être traitées ou le seront dans les instances habituelles. Le document qui a ensuite été élaboré et proposé à nouveau aux départements pour quantification n’en a repris que ce qui relevait de la politique documentaire proprement dite, sur des thèmes qui vont du partage des contenus (« frontières », doublement, ou au contraire lacunes constatées) à l’évaluation des deux niveaux de la bibliothèque, en passant par le choix des supports, la part des langues étrangères, le désherbage envisagé, la révision de volumétrie relative de chaque discipline en libre accès. C’est ce qui fait l’objet dans le sommaire du point III, 1, appelé questions communes, et qui, lui-même, comprenait trois pages, les deux autres sous- chapitres abordant plus spécifiquement les rapports de chaque espace (haut-de-jardin et rez-de-jardin) avec leur public, et l’articulation des deux en un tout, qui était une des préconisations du projet.

Ces « questions communes » ont été, pour ce qui concerne le libre accès, celles qui pouvaient être fortement confrontées à l’analyse statistique.

Une évaluation chiffrée

Parallèlement à l’enquête menée dans les services, une évaluation chiffrée a été réalisée sur les collections imprimées en libre accès des deux niveaux du site Tolbiac. Le catalogue de ces collections d’ouvrages et de périodiques figure actuellement sur un cédérom dédié, conçu par Bibliopolis, provisoirement indépendant du catalogue BN-Opale-Plus. À l’exception des ouvrages en provenance des salles de lecture de Richelieu, l’ensemble des collections en libre accès y est recensé 3. Les fonctionnalités du logiciel Bibliopolis autorisaient une évaluation portant sur l’ensemble de la base, sans qu’il soit nécessaire de constituer des échantillons ou de procéder par sondages. C’est ainsi que des mesures précises ont pu être effectuées sur la répartition par langues des documents, leurs dates de publication, le doublement des exemplaires au même niveau de la bibliothèque et entre les deux niveaux.

À ces mesures sont venus s’ajouter les relevés du nombre de volumes par cotes Dewey, par séries de cotes et par disciplines, auxquels il est régulièrement procédé depuis 1993, afin d’assurer un suivi de la montée en charge des collections en libre accès et du « remplissage » des salles. Les volumétries y sont calculées et analysées dans un cadre qui est celui du plan de classement, l’unité de base étant la cote Dewey (ou la cote Dewey augmentée des premières lettres de l’auteur pour les corpus littéraires ou artistiques). La répartition des volumes sous chaque série de cotes présente, d’un niveau à l’autre, des différences significatives qui contribuent à donner aux deux collections en libre accès leur caractère propre.

La répétition de ces relevés à intervalles réguliers permettra d’observer l’évolution de différents paramètres dans le temps : actualité des collections, part respective des langues, différences entre les collections des deux niveaux, etc. Cette évaluation statistique ne peut malheureusement pas être étendue telle quelle aux collections patrimoniales de Tolbiac (en y incluant les acquisitions étrangères courantes directement destinées aux magasins). La collection en libre accès, en effet, constitue une collection cohérente du point de vue du traitement bibliographique (catalogage en Intermarc, cotes Dewey), réalisé dans une base unique, Geac-Libre accès, elle-même régulièrement recopiée sur un cédérom, dont les fonctionnalités facilitent les mesures de masse.

De surcroît, l’organisation de cette collection en départements thématiques regroupant, par grandes disciplines, des ouvrages classés sur les rayons selon la Dewey, fournit le cadre non seulement du suivi de l’accroissement, mais de toute évaluation chiffrée, qui s’inscrit naturellement dans cette grille.

Ainsi, la part des langues, l’actualité des collections, le doublement des exemplaires, ont été observés à différentes échelles : pour chaque discipline, pour chaque département et pour chacun des deux niveaux. Hiérarchisation du cadre de classement thématique, unité et cohérence du catalogage dans la durée, font défaut aux collections patrimoniales, ce qui rend plus délicate la mise en œuvre d’une évaluation d’ensemble, recourant à des procédures simples et uniformes. À cela s’ajoute l’absence, pour l’instant, des fonctionnalités permettant d’effectuer des comptages sur l’ensemble du catalogue BN-Opale-Plus.

Donner une vue d’ensemble de l’offre en libre accès et élaborer des séries statistiques permettant d’en analyser les principales caractéristiques n’est pas l’unique objectif de cette évaluation. Il s’agit également de fournir aux acteurs de la politique documentaire dans les départements thématiques, et particulièrement aux responsables d’acquisitions et aux chefs de service, des éléments supplémentaires de connaissance de leurs collections, éléments qui viennent compléter ou préciser les observations et le suivi effectué dans les services, en favorisant la comparaison d’un fonds à l’autre, la recherche d’homogénéité, le repérage des divergences et des anomalies éventuelles.

Analyse

Avant d’aborder des pans spécifiques des résultats de l’analyse, dont la méthodologie vient d’être présentée, on peut brosser à grands traits le tableau de ses enseignements majeurs.

La complémentarité des collections en libre accès aux deux niveaux semble satisfaisante ; le recouvrement est assez limité, puisqu’on peut estimer à 27 % de l’ensemble des titres ceux qui sont communs au haut et au rez-de-jardin (moins de 80 000 titres pour des éditions identiques), avec des variations importantes selon les disciplines.

Une offre documentaire variée, directement accessible, a été constituée. On en analysera infra les caractéristiques, en particulier linguistiques et chronologiques, propres à chacun des niveaux.

Le libre accès en haut-de-jardin présente une cohérence d’ensemble, que bientôt trois années de fonctionnement ont permis de mesurer. Toutefois la question de l’adéquation des collections à un public en majorité étudiant s’est posée rapidement.

Le bilan montre à la fois quelques infléchissements et le maintien délibéré des axes définis par la charte documentaire. On peut citer comme exemples l’augmentation des achats d’ouvrages de présentation générale, d’introduction, le développement des traductions en français, la volonté de donner une place plus importante à la géographie.

Mais la part limitée des exemplaires multiples (sauf pour les dictionnaires et certains ouvrages de référence), des manuels, ainsi que la logique d’une bibliothèque de référence, continuent à prévaloir.

Le rez-de-jardin s’appréhende à l’évidence plus difficilement : le caractère récent de l’offre en libre accès, son articulation avec les collections héritées et avec l’enrichissement courant par dépôt légal constituent des facteurs de complexité 4.

À cela s’ajoute le développement inégal selon les départements des acquisitions destinées aux magasins, en fonction de leur héritage : deux tiers des acquisitions pour le département Philosophie, Histoire, Sciences de l’homme, un tiers pour le département Littérature et Art, à ses débuts pour les départements Droit, Économie, Politique et Sciences et Techniques, qui ont d’abord privilégié le libre accès dans la constitution de leur fonds de recherche.

La dimension encyclopédique des collections est réelle, mais diverse selon les disciplines dans les modes d’accès proposés.

L’articulation entre libre accès et magasins est, comme on l’a dit, difficile à évaluer en raison de l’absence de disponibilité immédiate d’outils de mesure, permettant les comparaisons, pour les collections en magasins. S’y ajoute l’effet d’échelle. Il est clair cependant que la collection en libre accès du rez-de-jardin a été conçue en complémentarité avec l’offre des magasins, notamment pour les départements « riches héritiers » : Histoire, Littérature et Art. La production française (abondante) étant, pour eux particulièrement, reçue par dépôt légal et conservée de longue date en magasins, elle n’a pas été « doublée » en libre accès, mais plutôt complétée par la production étrangère.

Le libre accès de la bibliothèque de recherche apparaît donc comme moins unifié que celui du haut-de-jardin, et la part des langues étrangères y est plus importante.

L’analyse permet, outre cette approche globale par grandes familles de collections, une vision plus détaillée des liens entre disciplines.

Frontières et lacunes

Toute collection organisée en bibliothèque, tout plan de classement supposent un partage de contenus, parfois en raison de l’imbrication de disciplines, parfois sur des thèmes par eux-mêmes interdisciplinaires.

Les équipes de l’EPBF (Établissement public Bibliothèque de France), au moment de l’élaboration du projet de libre accès, en avaient été tout à fait conscientes et un travail fin de définition avait été réalisé cote par cote en relation avec la charte documentaire 5. Néanmoins, deux facteurs rendaient les décisions à prendre plus drastiques qu’elles n’auraient dû l’être : la configuration du bâtiment et la départementalisation.

La répartition entre départements, très largement positive, en ce sens qu’elle redonnait aux fonds une gestion thématique, a néanmoins eu quelques conséquences sur les méthodes de veille éditoriale de certains acquéreurs habitués à acquérir par langues, et par là même a pu entraîner des redondances ou des manques en certains domaines.

De plus, la répartition entre ces mêmes départements de fonds patrimoniaux, dont le classement et le profil général ne sont pas homologues de celui des fonds en libre accès 6, a pu contribuer à rendre plus complexe encore le travail de ceux qui sont chargés d’alimenter une collection qui, en dépit de modes d’accès variés (magasins, libre accès des deux niveaux), doit conserver une cohérence d’ensemble.

L’enquête a montré que ces « frontières » de contenu étaient bien maîtrisées d’une manière générale, ce qui a été confirmé par le peu de doublons qui apparaissent statistiquement d’un département à l’autre, certains étant d’ailleurs des doublons rendus nécessaires par les lieux, et volontairement choisis. Des questions restent néanmoins à traiter, par des réunions d’ajustement d’un département à l’autre. Ce sont des partages qui donnent lieu à des débats (philosophie et philosophie des sciences par exemple), ou des questions thématiques qui sont traitées sous divers aspects : l’environnement, les médias sont les thèmes les plus cités. Des frontières existent également avec les départements dits « spécialisés », restés sur le site de Richelieu, dont le libre accès va connaître une extension à l’occasion de leur redéploiement (par exemple le département des Arts du spectacle avec le département Littérature et Art, ou avec le département de l’Audiovisuel pour le cinéma).

Par ailleurs, de façon plus significative, ont été pointés des problèmes de lacunes dont la découverte ne pouvait venir que du sentiment et de l’expérience des services eux-mêmes ; une politique documentaire partagée fait souvent courir le risque que certains domaines ne soient plus suivis systématiquement.

Les plus cités sont les revues culturelles transversales par leur champ d’étude, des monographies ou périodiques interdisciplinaires, des ouvrages en langue originale d’histoire ou de civilisation d’Asie ou d’Europe de l’Est, qui, du fait de la méconnaissance des langues, ne sont plus repérés par le secteur thématique concerné.

Le balayage très systématique permis par l’évaluation a conduit à s’apercevoir qu’il s’agit aussi d’un problème de veille éditoriale, pour les documents imprimés qui ont un champ général ou très particulier (bibliographies très spécialisées, ou petits éditeurs hors du circuit commercial principal dans un pays), et qu’il fallait trouver les moyens d’y remédier.

Enfin, l’absence en libre accès de domaines non universitaires est mentionnée : le sport ou la décoration, par exemple, pourraient donner lieu à des fonds plus représentatifs, sans pour autant rompre avec l’orientation générale d’une bibliothèque d’étude. Une plus grande mise en valeur de la création littéraire contemporaine est également souhaitée.

Langues et dates de publication

La structure par langues et par dates de publication des collections en libre accès constitue un autre champ d’observation et de réflexion. Si les monographies en langue française sont majoritaires dans les collections du haut-de-jardin (55 %) 7, elles cèdent nettement la place à l’anglais (43 %) en rez-de-jardin.

La place seconde du français dans les collections de recherche n’est pas surprenante, et elle a des causes multiples : hégémonie de la langue anglaise dans les disciplines scientifiques et les sciences sociales, préférence donnée à la langue originale pour les fonds de littérature, au détriment des traductions plutôt sélectionnées pour le haut-de-jardin, place naturellement occupée dans les collections de philosophie ou d’histoire ancienne par l’édition érudite allemande ou italienne, etc. La disponibilité en magasins de la production éditoriale française, conjuguée à l’acquisition pour le haut-de-jardin d’une documentation plus nettement francophone, contribue également à cette présence moindre du français en rez-de-jardin (moins de 30 %).

Les autres langues restent faiblement représentées, tant en haut-de-jardin, où les collections de littérature en langue originale en concentrent la plus grande part, qu’en rez-de-jardin, puisque seuls l’espagnol et l’allemand y représentent plus de 5 % des monographies. La concentration des langues autres que le français et l’anglais dans les collections de littérature y est encore plus nette, du fait de l’exclusion assez systématique des traductions françaises.

Au total, la structure par langues des collections en libre accès est tout à la fois le reflet de l’édition savante, le résultat de choix délibérés, et, en rez-de-jardin, pour partie, un effet, varié selon les disciplines, de l’existence des magasins. Ainsi, le fait que la totalité des acquisitions étrangères des départements juridiques et scientifiques figure pour l’instant en libre accès, alors que les acquisitions directement destinées aux magasins sont nombreuses dans les départements de sciences humaines et de littérature, renforce la présence des langues étrangères en rez-de-jardin.

L’observation de l’usage de ces collections pourrait conduire à nuancer cette répartition, qui a déjà connu depuis deux ans de légers infléchissements au profit du français, dans les collections littéraires du haut-de-jardin.

La répartition par dates de publication des monographies en libre accès présente trois ou quatre caractéristiques majeures : forte présence des années de constitution des fonds (aux deux niveaux, 4 ouvrages sur 10 ont paru entre 1990 et 1995 inclus), disparité des profils selon les disciplines (à titre d’exemple, deux titres de philosophie ou de littérature française sur trois sont antérieurs à 1990 en rez-de-jardin, la proportion s’inversant pour les titres de science politique en haut-de-jardin), caractère globalement plus « historique » des collections de recherche (plus de 15 % des titres sont antérieurs à 1970), enfin faible représentation des années les plus récentes (7 % des titres parus depuis le début de l’année 1996, pour l’ensemble des collections en libre accès), si l’on excepte des fonds très spécifiques, dont l’actualité est la raison d’être (Pôle de ressources et d’information sur le monde de l’entreprise, en haut-de-jardin).

Si ces caractéristiques sont pour la plupart conformes aux attentes, la dernière réclame toutefois des actions spécifiques (raccourcissement de la chaîne de catalogage et de reliure), tandis que la proportion importante d’ouvrages publiés au début des années 1990 devra être, dans le cadre d’une politique de désherbage, progressivement réduite, afin d’éviter de figer les collections au stade de leur constitution. La structure par dates de publication, beaucoup plus que la structure par langues, est sensible aux aléas de la constitution des fonds, qu’il s’agisse de la montée en puissance des acquisitions ou, à l’inverse, des lenteurs du traitement.

Supports

Le choix de la départementalisation a impliqué bien sûr que, contrairement à ce qui prévalait dans l’ancienne organisation, chaque département gère des documents de toute nature (imprimés, périodiques, microformes…), à l’exception des documents audiovisuels qui relèvent d’un département particulier, accueillant le dépôt légal et réalisant des acquisitions 8. Dès l’élaboration de la charte documentaire, la question s’était posée de définir, en même temps que la volumétrie des disciplines, la part des différentes formes imprimées souhaitable pour chaque discipline, et particulièrement l’importance variable des collections de périodiques.

Il avait notamment été affirmé que, pour rétablir un secteur scientifique dans le cadre d’une bibliothèque encyclopédique, il était nécessaire de prévoir un volume important d’abonnements à des revues susceptibles de répondre à la recherche d’actualité. Il n’était pas beaucoup question encore des documents électroniques qui se sont largement développés depuis.

Le bilan qui peut être fait, quelques années après, montre que, si cette question « du choix des supports » concerne toutes les disciplines, elle est fortement marquée par deux nécessités d’importance variable selon les domaines : le besoin d’actualité et/ou, selon les cas, le besoin de mémoire. C’est ce qui s’est exprimé, dans l’enquête, d’une part en termes de réajustements ponctuels du rapport monographies/périodiques, d’autre part en matière de documentation élec- tronique.

La révision du rapport monographies/périodiques est souhaitée le plus souvent en faveur des seconds (avec cependant des exceptions, certaines littératures étrangères rencontrant des difficultés de suivi des titres) ; le passage, du niveau haut-de-jardin vers l’espace recherche, de titres peu consultés est également envisagé. La nécessité d’augmenter la part rétrospective des collections de périodiques en libre accès est exprimée, particulièrement pour le haut-de-jardin pour lequel il n’existe pas de recours aux magasins. Même si une accréditation de courte durée pour l’espace recherche est toujours possible pour des lecteurs souhaitant consulter les années antérieures d’un titre, l’extension des possibilités d’accès sur place paraît souhaitable. Souci que traduisent également les demandes de la part des services de reproduction interne sous différentes formes (microfichage, microfilmage, numérisation et reproduction « à la carte »), qui élargiraient l’offre documentaire disponible sans consultation des collections en magasins.

C’est une considération qui entre également en compte dans le choix des cédéroms, actuellement au nombre de 155, en réseau, accessibles aux deux niveaux. Ce sont prioritairement des cédéroms bibliographiques ou de bases de données qui sont choisis, les cédéroms de textes ou multimédias étant consultables au département de l’audiovisuel, particulièrement en rez-de-jardin au titre du dépôt légal.

L’importance de l’information périodique est bien sûr confirmée fortement pour les secteurs scientifiques, économiques ou juridiques. Ce sont ces disciplines également qui réclament une mise en application dès à présent de moyens permettant l’accès en ligne à des documents électroniques, en pleine évolution, et qui sont devenues dans certains cas une source indispensable d’information, même si, parallèlement, se pose aussi le problème de leur conservation. Ce sera un des axes prioritaires d’étude de l’année à venir.

Actions et perspectives de travail

Le traitement des questions pointées par l’évaluation qui vient d’avoir lieu relève de différents niveaux : la Bibliothèque nationale de France, suite à son histoire récente, va élaborer un projet d’établissement qui développera ou réaffirmera ses objectifs, par rapport à ses publics et à ses missions. La politique documentaire en est tout naturellement l’expression, particulièrement pour des domaines comme la francophonie, le maintien de fonds historiquement riches de littératures étrangères, ou la définition de l’espace haut-de-jardin par rapport à son environnement interne et externe.

Gestion des collections

Reste ensuite aux structures prévues pour cela, les départements thématiques de la Direction des collections, à se saisir pour leurs domaines et disciplines, de ce qui n’est qu’un outil, on l’a vu, encore incomplet.

Un plan d’action à court et moyen terme a défini des points de rencontre et d’échange à différents niveaux, après une nouvelle réflexion des services. Ils concernent les différentes questions, d’inégale importance, que les résultats ont pu faire apparaître. Après cette nouvelle mise en commun théorique, deux leviers permettront que les décisions entrent en pratique : l’infléchissement des crédits vers tel ou tel programme d’acquisition tourné vers un secteur du libre accès ou vers les magasins, ou vers tel support plutôt que tel autre, et des premières actions de désherbage. Par le premier, il sera non seulement possible de faire évoluer la part des nouvelles technologies, point sur lequel on va revenir, mais aussi de prendre en compte, dans tous les cas, la dimension d’acquisitions réparties au niveau recherche entre documents destinés aux magasins et ceux destinés au libre accès, ce qui, actuellement, est de proportion très variable selon les départements. Concrètement, les disciplines qui ont eu à reconstituer des fonds de recherche et qui, donc, ont donné priorité au libre accès, continueront-elles à alimenter les magasins par désherbages successifs ? Et par ailleurs, les disciplines qui bénéficient de collections patrimoniales traditionnellement importantes doivent-elles donner une plus grande place aux ouvrages en français dans les fonds en libre accès ?

Le désherbage, deuxième orientation, est donc aussi à l’ordre du jour, non pas tant pour des raisons de manque de place sur les rayons (bien que le cas se produise déjà), que pour des raisons d’actualisation : c’est l’occasion maintenant de l’utiliser pour des réajustements de politique sur tous les points que nous avons évoqués (volumétries, rapport périodiques/monographies, langues). Là aussi une réflexion suivie d’actions a été prévue pour le dernier trimestre 1999.

Le développement des documents électroniques, et la nécessité d’y avoir accès pour une bibliothèque de recherche se sont récemment considérablement accélérés.

Leur présence s’impose précisément dans les secteurs qui ont défendu leur place dans l’encyclopédisme et dans la connaissance, les sciences en général, les sciences économiques et juridiques, et qui sont par ailleurs grands consommateurs de périodiques. C’est dire, et on le sait, que la question se pose autant en termes de choix économique que de logique par rapport aux orientations fondamentales : on ne peut, pour les mêmes raisons qui avaient fait que la bibliothèque s’abonne à des revues onéreuses, laisser de côté une information qui est de plus en plus exclusivement en ligne.

Cependant le processus est complexe, comprend des aspects techniques comme des aspects de politique partagée, qui, pour le moment, ne sont pas résolus. La première étape, en cours, est donc de proposer à titre expérimental la version électronique d’abonnements périodiques sur papier, à titre complémentaire, ce qui ne résout pas pour autant l’accès à tous les documents, mais a le mérite de ne pas poser la question de la conservation.

Poursuite des évaluations

Parallèlement, afin de joindre une meilleure connaissance de la demande et des usages à celle des collections, différentes évaluations seront engagées. La poursuite des évaluations portant sur les collections constitue un premier axe.

La réédition régulière, en tout ou partie, de l’évaluation réalisée sur les collections en libre accès doit s’accompagner d’une étude de l’extension de ces procédures à l’ensemble des collections : fonds imprimés patrimoniaux de Tolbiac, fonds conservés sur le site de Richelieu (particulièrement les fonds imprimés, dont une partie est en libre accès), autres supports qui contribuent pour certains (microformes, documents électroniques), avec le libre accès lorsqu’il double les magasins, à la constitution d’une « collection de substitution », qui sert tout à la fois la conservation et la communication des collections patrimoniales. Il s’agit de considérer l’offre documentaire dans sa globalité, de mieux en cerner, d’un site à l’autre, d’un support à l’autre, les recoupements, les redoublements ou les manques, afin d’en renforcer la cohérence et la lisibilité.

Les évaluations portant sur les usages et la demande sont le corollaire des précédentes. L’utilisation des collections en libre accès et les demandes portant sur les collections patrimoniales feront l’objet d’observations plus fines, et quantifiées. Des relevés effectués au moment du rangement des ouvrages et des périodiques consultés viseront à mieux cerner l’usage effectif des fonds en libre accès de chaque département, avec une grande précision thématique, grâce au plan de classement Dewey. Ces collections faisant la part belle aux langues autres que le français, le critère linguistique ne sera évidemment pas oublié. La consultation des collections patrimoniales laisse, quant à elle, des traces directe- ment exploitables, puisque chaque demande est enregistrée dans le système d’information, et donne lieu à la production d’un bulletin imprimé. L’étude systématique, sur quelques journées choisies, de l’ensemble des communications, permettra de préciser la demande qui porte sur les magasins, en termes de langues et de dates de publication, mais aussi de sujets d’études (que ne recoupent pas nécessairement, ou mal, ou plus, selon le cas, les systèmes de cotation successivement utilisés en magasin), ou de supports consultés.

D’autres sources permettent de mieux cerner les publics de la bibliothèque et leurs demandes, en particulier les sujets d’études déclarés lors de l’accréditation en rez-de-jardin, ou les bordereaux d’orientation en haut-de-jardin, ou de réorientation vers d’autres établissements renseignés par le Service d’orientation des lecteurs.

L’exploitation de toutes ces données, qu’elles concernent les usages observés, les demandes formulées ou la connaissance de l’offre documentaire, aura naturellement des effets sur l’évolution de la politique documentaire de l’établissement.

Mais ce sont les études du public qui ont donné, jusqu’à présent, les informations les plus précises tant sur les caractéristiques des lecteurs de Tolbiac que sur leurs pratiques.

Études du public

Elles ont été conduites par un prestataire, selon les modalités permettant la comparaison entre les différentes vagues 9. Les questions sur l’usage des collections n’étaient ni très nombreuses ni très fouillées ; elles ont néanmoins permis de mesurer une progression de la consultation des documents en haut-de-jardin entre juin et novembre 1997 : plus de personnes consultant les documents en libre accès et plus de documents consultés par personne. Toutefois l’étude la plus récente, la première à porter sur les deux niveaux, relève une modification non surprenante des publics et des pratiques.

L’étude n’a pas donné lieu à une mesure de l’utilisation du libre accès par rapport aux magasins. Néanmoins sa partie qualitative permet de dégager une perte de repères des anciens lecteurs de Richelieu, déroutés, pour la plupart, par le reclassement en Dewey. A contrario, les étudiants (2e et 3e cycles) qui découvrent la BnF avec le rez-de-jardin se disent favorablement impressionnés par l’offre importante de collections.

Même si les conditions d’accès et l’offre de collections diffèrent selon les niveaux, les « passages » s’exercent dans les deux sens : on retrouve parmi les lecteurs du rez-de-jardin un nombre important de lecteurs fréquentant auparavant le haut-de-jardin. En outre, la carte du chercheur lui donne accès aux salles du haut. Cette double fréquentation fera certainement l’objet d’un suivi dans la durée par la bibliothèque.

Les enquêtes de public à venir devront comporter des questions plus détaillées sur l’usage des collections en libre accès et en magasins, sur divers supports. Elles permettront, par une analyse inscrite dans la durée, de trouver le point d’équilibre entre les axes documentaires choisis par l’établissement et l’appropriation de l’offre par les lecteurs dans leur diversité. On aura sans doute perçu la gageure que constitue cette première tentative d’approche globale des collections.

La présence, dans une même institution, de collections extrêmement riches et diverses (collections héritées, collections déposées au jour le jour, collections acquises pour les magasins et les salles de lecture sur deux sites) est d’emblée un facteur de complexité. Or celui-ci s’accroît lorsqu’on y adjoint la politique de numérisation et les articulations avec des collections extérieures. La numérisation crée à la fois une offre de substitution et un enrichissement considérable des collections et de leurs modes d’accès. Les relations privilégiées avec les pôles associés ont ouvert la voie d’une politique documentaire partagée dans les domaines spécialisés. La veille documentaire prend avec Internet des proportions nouvelles.

L’évolution très rapide des équilibres entre diverses familles de collections, qui touche l’ensemble des bibliothèques, concerne tout particulièrement la BnF en raison de l’ampleur de ses missions.

La maîtrise de sa politique documentaire globale et son insertion au sein d’un réseau national et international constituent un enjeu fort, mieux mis en lumière par ces travaux récents et les actions qui en découlent.

Septembre 1999