Politique des collections

Plusieurs raisons ont poussé la bibliothèque municipale de Grenoble à entamer une démarche en matière de politique des collections. Le contexte est caractérisé par des difficultés propres : un assez vaste réseau, doté d'un grand nombre de personnes chargées de gérer les collections. Mais il comporte aussi des atouts. Les « textes directeurs » ne sont pas encore tous élaborés comme il le faudrait : les éléments existent, et devraient pouvoir être bientôt rassemblés. Malgré cela, des actions ont été entamées : « sensibilisation » de l'ensemble des gestionnaires de collection, actions de formation, travaux menés à l'intérieur des établissements ou de façon transversale Enfin sont évoquées les perspectives d'actions prévues pour un avenir proche.

Several things have pushed Grenoble Public Library to begin a programme on the matter of holdings policy. The context is characterized by its own difficulties, linked in particular to the fact that it is part of a very large network, resulting in a large number of people charged with managing collections, but which also brings certain assets. « Directive texts » are not all developed as it would be necessary : the elements exist, and they must be brought together without delay. Despite this, certain actions have been taken : awareness training for collection managers, educative training, projects aimed at the interior functions of establishments or across the network such as committees and work groups. Also evoked are the perspectives on actions foreseen for the near future.

Mehrere Gründe haben die Stadtbibliothek Grenoble dazugebracht Schritte bezüglich ihrer Bestandspolitik einzuleiten. Der Kontext ist durch ihm eigene Schwierigkeiten gekennzeichnet, vor allem durch die ziemliche Ausdehnung des Netzes, in dem ein grosser Personenkreis mit der Bestandsbetreuung befaßt ist. Dies hat aber auch Vorteile. Die « Leittexte » sind noch nicht alle so ausgearbeitet wie sie es sein sollten : die Bestandteile bestehen und müßten demnächst zusammengetragen werden können. Trotz alledem wurden Aktionen in Gang gesetzt : « Sensibilisierung » aller Bestandsbetreuer, Schulungen, interne und in Ausschüssen geführte Arbeiten, Arbeitsgruppen. Schließlich werden die in Aussicht stehenden Aktionen erwähnt.

La question – il s’agit plutôt d’un ensemble de questions – d’une politique globale des collections s’est fait jour à la bibliothèque municipale de Grenoble comme dans de nombreuses autres bibliothèques. Elle émergea après une époque où le souci du développement de la lecture, donc de l’intensification et de la diversification des partenariats, du travail « vers l’extérieur », des diverses formes de l’animation culturelle autour de la lecture et des autres médias présents en bibliothèque, avait mobilisé beaucoup d’énergie chez les professionnels. Le souci des collections restait bien sûr très présent, celles-ci étant l’élément de base de notre travail, et devant donc être toujours pertinent et à jour. Mais le besoin d’un regard global sur cet ensemble constitué dans le feu de l’action, et donc sans faire forcément retour sur la cohérence d’ensemble ni sur les lignes directrices, a fini par se faire sentir.

Il faut reconnaître cependant (là aussi comme dans nombre d’autres bibliothèques) que les sections jeunesse avaient depuis longtemps mis en place des pratiques de réflexion sur les collections. Le manque se faisait donc d’abord sentir pour les collections adultes.

Nous avons été aiguillonnés en outre par plusieurs circonstances. D’une part, les difficultés financières auxquelles la ville de Grenoble, comme beaucoup d’autres, s’est trouvée confrontée. Même si les budgets d’acquisition ont été bien préservés à Grenoble et si l’importance de la lecture publique y demeure tout à fait reconnue, il convenait d’être particulièrement vigilants dans nos choix en des temps de prudence générale.

D’autre part, la multiplication des supports et moyens d’information supposait des décisions explicites : dans quelle bibliothèque introduit-on tel ou tel support ? Garde-t-on tel document papier lorsque l’on acquiert une autre source ? Que fait-on des disques « noirs » : met-on en place une politique de conservation ?... Toutes questions bien connues de chacun.

Enfin, le besoin s’est fait sentir de définir des positions communes sur certains principes de constitution des collections : que signifient l’encyclopédisme, le pluralisme... ?

Il convient de noter en préalable que les travaux réalisés à ce jour à Grenoble en ce domaine sont modestes : en effet, nous n’avons vraiment commencé qu’en 1996. Il est difficile, par ailleurs, de mettre entre parenthèses une partie de nos autres activités pour prendre le temps de mener cette réflexion. De plus, il faut reconnaître que la configuration de la bibliothèque municipale de Grenoble n’est pas la plus simple à cet égard : il est complexe d’y mettre en place une réflexion globale et des procédures communes.

Le contexte grenoblois

Le réseau des bibliothèques municipales de Grenoble compte 15 sites, dont les missions sont très diverses, allant d’une importante bibliothèque « d’étude et d’information », dotée de plus de 600 000 documents, pour la plupart en magasin, qui ne prête aucun ouvrage, et comprend un important fonds ancien (et également un fonds local développé, tant ancien que contemporain), jusqu’à la toute petite bibliothèque de quartier, en passant par un service de prêt aux collectivités, deux assez grandes bibliothèques multimédias, et cinq bibliothèques de « grand quartier », comportant plusieurs types de documents (livres et périodiques toujours, bien sûr, mais aussi disques, voire cédéroms).

Il va de soi que les objectifs de ces bibliothèques sont différents, puisque leurs publics actuels et potentiels le sont. L’importance et la diversité des collections posent aussi question : on ne réfléchit pas sur 400 000 documents (pour ne considérer que les collections des bibliothèques de prêt) comme sur 10 000.

En outre, nos souhaits d’une répartition raisonnée des collections entre les divers sites sont contrecarrés par le fait que nous ne pouvons actuellement « apporter le document à l’usager » : si un livre ne se trouve pas dans une bibliothèque, on ne peut le fournir au lecteur à partir d’un autre site. Si cela se fait occasionnellement, cette pratique ne peut pas être généralisée ni officialisée, faute des moyens nécessaires. Il est certain qu’un tel dispositif permettrait d’aller un peu plus loin dans la répartition des collections et nous éviterait d’effectuer trop d’achats de titres en de multiples exemplaires.

Un autre facteur de complication est que le « fonds commun des bibliothèques » 1 est pour le moment un maillon faible de notre réseau. Il ne dispose pas d’un local satisfaisant (ce lieu n’est par exemple pas équipé d’un poste informatique pour le catalogage), ni du personnel nécessaire. Cette situation complique les choix de répartition des collections, et d’élimination.

Faute d’être sûrs de pouvoir disposer d’un titre dans le fonds commun, on peut être amené à le conserver en rayon, voire en plusieurs sites, au détriment d’autres documents, ou bien on élimine, et des titres manquent au catalogue alors qu’ils peuvent nous être demandés par des lecteurs. Nous avons ainsi constaté des lacunes, à l’occasion de manifestations culturelles concernant Aragon ou Desnos, alors qu’il semblait naturel de retrouver immédiatement l’ensemble de leur œuvre.

Les gestionnaires de collections

Les deux points évoqués ci-dessus concernent des difficultés techniques, liées aux moyens. Une autre difficulté – revers en fait d’une richesse – vient du nombre de « gestionnaires de collections » 2.

Grenoble a la chance de disposer d’un personnel qualifié nombreux : plus de cent acheteurs, dispersés dans leurs bibliothèques, et presque totalement autonomes dans leur politique des collections (ceci est cependant moins vrai dans les sections jeunesse, qui ont mis en place depuis longtemps des instances collectives de réflexion).

C’est une particularité de Grenoble d’avoir depuis longtemps donné à chaque acheteur beaucoup de responsabilités dans son domaine, exercées par chacun avec un grand souci de faire pour le mieux. Cependant, ce système a ses limites. D’abord, c’est une tendance naturelle de penser « sa » collection en fonction de « sa » bibliothèque, sans toujours envisager les ressources environnantes. L’existence d’un système informatique commun en temps réel a, il est vrai, renforcé le sentiment d’appartenance à un ensemble, et favorisé la confrontation des collections d’un site à l’autre.

Par ailleurs, dans les bibliothèques les plus importantes, chaque acheteur n’a pas une vision globale des collections de son site, car il n’achète que dans un ou quelques domaines. Le reste lui échappe, sauf par ce qu’il en apprend en renseignant les usagers. Jusqu’à il y a peu, sa connaissance des autres « segments » des collections dépendait presque uniquement de ses propres initiatives : discussions avec des collègues, procédures spontanément mises en place pour éviter les doublons…

En outre, le manque d’échanges autour de la politique des collections appauvrit inévitablement la réflexion. On progresse pour soi-même lorsque l’on frotte ses idées à celle des autres, d’abord tout simplement parce que cela oblige à formuler ce que l’on laisserait sans cela implicite : il arrive souvent que l’on ne prenne conscience de sa propre démarche que lorsque l’on s’efforce de l’expliquer à des collègues ; mais aussi, parce que l’on peut emprunter à d’autres de bonnes idées, ou réviser son jugement à la suite d’une discussion.

Enfin, s’il est déjà difficile, au quotidien, de bien prendre en compte la dimension du réseau, il l’est encore bien plus de garder à l’esprit l’univers documentaire de l’agglomération grenobloise, qui est très riche. Notre politique documentaire doit aussi prendre en compte cet aspect.

Il convient toutefois de rappeler, a contrario, les aspects positifs de la situation. Outre la qualification et la motivation des acheteurs, tous intéressés par une politique des collections, et l’existence déjà citée d’un système informatique commun qui indique à chacun, en temps réel, ce que chaque bibliothèque commande, possède ou élimine, un outil informatique accessible via Internet est en cours de développement dans le « bassin documentaire » grenoblois, sous l’égide de Grenoble Pôle européen universitaire et scientifique. Ce réseau « Redoc » 3 recense les centres documentaires, indique les grandes caractéristiques des fonds et les conditions d’accès, et fournit l’accès au catalogue de la majorité d’entre eux ainsi qu’à des documents électroniques.

Enfin, au sein de la bibliothèque municipale, un conservateur consacre, entre autres missions de coordination, une partie de son temps de travail à la politique des collections. La tâche étant vaste, ce temps de travail ne permet pas de tout résoudre aussi vite qu’il serait souhaitable, mais facilite certaines avancées.

Les missions

Les missions générales des bibliothèques sont bien identifiées. Mais chaque bibliothèque doit définir, selon ses divers équipements, quelles missions elle assume, et jusqu’où, afin de pouvoir évaluer par la suite si les collections répondent bien à ces missions.

Nous ne sommes pas aussi avancés qu’on pourrait le souhaiter. Il aurait fallu que les équipes de chaque bibliothèque aient défini les missions propres à chacune d’entre elles, et qu’ensuite toutes ces contributions aient été mises en harmonie, afin de rendre l’ensemble cohérent. La mise en œuvre d’une telle démarche, impliquant une centaine de personnes, et nécessitant la sensibilisation préalable de l’ensemble des responsables, était trop lourde.

Un texte, Répartition des missions entre les bibliothèques du réseau, a donc été préparé puis soumis à chaque responsable. Ce texte s’efforce d’indiquer les fonctions de chaque type de bibliothèque, et de définir les publics auxquels chacune d’entre elles s’adresse particulièrement, ainsi que les types de documents que l’on y trouve. C’est un début, mais ce texte nécessaire est à l’évidence insuffisant. Il faudrait un document global pour le réseau, établi de façon concertée, qui accorderait tout le monde, en particulier sur la notion de niveaux, et indiquerait l’échelle de niveaux des collections de chaque bibliothèque.

Il est dommage que nous n’ayons pu élaborer un tel texte avant d’engager d’autres démarches. D’un autre côté, la tâche était si peu envisageable dans des délais raisonnables qu’il était plus mobilisateur, plus pédagogique de démarrer des actions ponctuelles, quitte à ce que, plus tard, soit recherchée la mise en cohérence de l’ensemble. Il est cependant clair que, pour des équipements de structure moins complexe, il importe beaucoup de commencer par le commencement...

Nous misons, quant à nous, sur l’effet progressif des « chartes des collections » de telle ou telle bibliothèque, et des réflexions interéquipements sur tel ou tel domaine : portés à la connaissance de tous grâce aux moyens de communication interne, ces travaux permettent de faire mûrir la réflexion collective, dans la mesure où l’intérêt pour ces questions est manifeste chez tous.

Il manque également un document explicitant la répartition des rôles entre la bibliothèque municipale et les autres bibliothèques de l’agglomération : « Nous n’avons pas cela dans nos collections, parce que c’est aisément accessible à notre public à tel endroit ».

La question de la répartition des rôles se pose d’abord par rapport aux institutions qui partagent le même catalogue informatique, et sont acces-sibles avec la même carte de la biblio-thèque. Des principes existent, mais ils devraient être explicités par écrit : par exemple, la répartition des achats de partitions entre la bibliothèque du conservatoire national de région et la bibliothèque municipale, ou des acquisitions de livres d’art avec le musée de peinture, etc. Ce besoin est aussi ressenti par rapport à d’autres institutions, telles les archives départementales : il existe une concertation dans certains cas concernant les acquisitions, mais elle ne figure pas, là non plus, par écrit. Concertation et répartition des rôles seraient aussi à développer dans le domaine des périodiques, au niveau de l’agglomération.

Les besoins du public

Pour évaluer si nos collections sont pertinentes par rapport aux publics, et juger de ce qui manque pour intéresser ceux qui ne viennent pas, il faut, bien sûr, une bonne connaissance de leurs attentes. Il faut aussi avoir rédigé un document décrivant clairement les priorités que nous nous donnons en matière de publics.

Ce document reste à réaliser. Non que nous n’ayons pas de lignes directrices : mieux desservir les personnes aveugles et malvoyantes, les personnes âgées, les adolescents et jeunes adultes faibles lecteurs... Elles se trouvent inscrites dans le projet annuel de service, et énoncées à l’occasion de la mise en œuvre de chaque nouveau service.

Mais il importe qu’un texte particulier rassemble ces éléments. En effet, le projet annuel de service ne reprend pas toujours les objectifs sur le long terme, qui ne font pas l’objet d’une action particulière pour l’année considérée, comme, par exemple, la réduction de la déperdition de public ouvrier entre les sections jeunesse et adultes. Le fait d’écrire un texte particulier devrait d’ailleurs obliger à un meilleur suivi de cette question, et à une actualisation régulière.

Pour connaître les publics, nous utilisons un dispositif statistique important. Désormais, grâce à l’informatisation, la plupart des bibliothèques disposent de nombreuses données. On peut cependant insister sur l’intérêt de demander aux fournisseurs de nombreux produits statistiques, bien que ceux-ci ne concernent souvent que les emprunteurs. Suivre aussi finement que possible les évolutions, globalement et par site, de la répartition par professions, tranches d’âge, origine géographique dans la ville et au-delà, celles de la mobilité dans le réseau, des pratiques d’emprunt, fournit des données précieuses.

Il importe ainsi de vérifier, par exemple, si l’introduction du prêt de vidéos dans tel quartier « difficile » a atteint ses objectifs, à savoir intéresser des publics que l’imprimé n’attirait pas, désenclaver la bibliothèque en faisant venir des personnes d’autres quartiers, faire croître l’emprunt d’imprimés. Il faut aussi constater si telle bibliothèque dessert bien, comme nous pouvons en avoir l’intuition, une partie de l’agglomération et non la seule ville de Grenoble, et quels types de documents y sont empruntés. Il faut encore analyser, en comparant la répartition par âge des emprunteurs d’une bibliothèque et la structure de la population des quartiers qu’elle dessert en priorité, si les distorsions décelées donnent l’idée d’améliorations à apporter dans la constitution des collections (même s’il est certain que le remaniement des collections n’est pas la seule réponse à la sous-représentation de telle ou telle catégorie de la population).

Les statistiques de prêt fournissent aussi de précieuses indications, si l’on garde bien d’emblée en mémoire leurs limites : adéquation ou écart entre le nombre de documents détenus et le nombre de prêts (par grandes classes Dewey ou, un peu plus finement, sur les deux premiers chiffres) ; adéquation ou écart entre le nombre de documents détenus par telle bibliothèque sur tel sujet, et la moyenne pour l’ensemble du réseau, etc.

Outre les statistiques, nous suivons les cahiers de suggestions, et nous avons mis en place dans les plus grandes bibliothèques un recueil de demandes de renseignements : l’analyse de ces données est très intéressante à de nombreux points de vue, notamment pour juger de l’adéquation des collections avec la demande des usagers.

Nous n’avons pas affecté jusqu’ici de moyens financiers importants à la réalisation d’enquêtes : nous avons eu recours par exemple à des étudiants de l’Institut universitaire de technologie. Mais les études faites ailleurs sont instructives, et correspondent souvent aux constatations que nous pouvons faire empiriquement. Une étude plus approfondie sera cependant faite, dans le cadre du programme européen « Léonardo », sur les personnes âgées, sous-représentées dans nos bibliothèques.

Les objectifs prioritaires

Bien entendu, les objectifs principaux découlent, en bonne partie, de nos priorités en matière de publics, mais pas exclusivement. Ainsi, l’offre de littérature n’est pas d’abord pensée en réponse aux attentes exprimées, ni seulement en vue de conquérir tel ou tel public.

Voici quelques exemples de nos « lignes d’action » :

– l’accent a été mis sur le prêt de vidéos dans deux petites bibliothèques (il en a été question plus haut) ;

– le multimédia a été mis en place progressivement (pour la consultation) dans les bibliothèques de quartier, afin de ne pas délaisser les publics qui ont le moins de facilité à accéder à ces nouveaux moyens d’information ;

– l’augmentation du nombre de titres de périodiques a été décidée, dans les bibliothèques de quartier, concernant plusieurs domaines documentaires, avec, en contrepartie, la limitation des collections de livres correspondantes. Une baisse de la consultation des livres documentaires a en effet été constatée, hormis en certains secteurs comme celui des livres pratiques, au profit des périodiques : les budgets ne permettent pas de tenir à jour la documentation « livres » chaque année ; par ailleurs, des périodiques intéressants existent sur nombre de sujets ; enfin, la lecture de revues, moins contraignante que celle de livres, est plus accessible à ceux qui lisent peu ;

– les collections de musique enregistrée ont été développées, y compris dans les bibliothèques de quartier, où leur présence est importante pour la fréquentation des adolescents et des jeunes adultes ;

– l’accent a été mis sur la documentation scientifique et technique, qui, comme dans nombre de bibliothèques, marquait un retard ;

– les documents et services facilitant la formation et l’autoformation, ou aidant à la recherche d’un emploi se sont multipliés ;

– en littérature, l’effort doit porter sur une plus forte présence de la littérature française contemporaine, des littératures étrangères non anglo-saxonnes, et des autres genres que le roman.

Comme il a été dit précédemment, et pour les mêmes raisons, ces objectifs devraient figurer dans un document particulier, autre que le projet de service annuel. Pour chaque bibliothèque, ils devraient être présentés dans la charte des collections propre à l’établissement. Pour le moment seul un établissement a réalisé une telle charte. Une deuxième est en cours ; nous progressons lentement. Des documents partiels existent cependant : par exemple, la liste des domaines dans lesquels nous poursuivons les acquisitions patrimoniales, en fonction des fonds existants, ou celle des sujets pour lesquels nous n’effectuons pas l’élimination du dernier exemplaire, dans un but de conservation.

Comme en matière de publics, il importe d’avoir un nombre suffisant d’indications statistiques sur la composition et la « vie » des fonds documentaires – même si les statistiques informatiques ne rendent pas compte de la simple consultation sur place. Elles permettent ainsi de confronter, par type de document, le nombre d’exemplaires, de prêts, d’acquisitions, et les dépenses d’acquisition : on percevra de la sorte si l’effort fait dans les acquisitions de disques de jazz, dans telle bibliothèque, a été suivi d’une augmentation des prêts ; on verra si les acquisitions de disques sont globalement insuffisantes, lorsque, simultanément, la courbe des prêts se tasse, les collections n’augmentent pas, alors que les taux de rotation restent néanmoins très élevés.

Les principes généraux

Il faut que nous soyons capables d’évaluer si nos collections représentent bien la diversité des écoles et des courants en tous domaines (principes d’encyclopédisme et de pluralisme). Il faut que notre position par rapport au secteur politique soit claire ; que soit écrit le refus de textes comportant incitation à la haine, à la discrimination, à la négation des crimes nazis, à la propagande pour des sectes. Un texte est en projet : il n’est pas encore finalisé.

L’évaluation et la politique des collections

Malgré les nombreuses imperfections de nos pratiques quant à ces « préalables », il nous a paru nécessaire d’entamer diverses actions, pensant au demeurant que, dans un mouvement d’aller et retour, ces expériences nous mèneraient à affiner notre réflexion sur les principes et les objectifs.

Sensibiliser

La première des tâches, après la formation de deux conservateurs, fut de sensibiliser tous les « gestionnaires de collection » à cette problématique. En effet, rien ne peut progresser sans l’adhésion et la conviction des collègues chargés des collections.

Après une discussion préalable en réunion des responsables de service, le conservateur chargé de la politique des collections consulta toutes les équipes intervenant dans une des réunions de coordination régulièrement organisées par chaque responsable. Il s’agissait d’évoquer l’importance de la mise en place de procédures communes et d’une réflexion concertée, afin de parvenir à une politique raisonnée et explicite des collections. Les méthodes d’analyse des fonds et d’établissement d’un plan de développement des collections furent présentées.

Par ailleurs, les travaux existant en la matière dans le réseau furent diffusés, soit par le biais du journal de communication interne de la bibliothèque, soit par envoi séparé. Dans le même esprit, fut distribué à toutes les bibliothèques un document de synthèse présentant le bilan annuel de chacune d’entre elles. Ce document permet de prendre connaissance des travaux et des réflexions menés dans chaque site durant l’année écoulée concernant les collections, et d’être informé des objectifs de l’année suivante : le fait que certaines bibliothèques aient à cet égard mené une réflexion plus approfondie permet à d’autres d’avancer ensuite plus vite dans leur propre démarche.

Il faut noter par parenthèse que l’existence d’un journal interne est très importante à cet égard pour un réseau de 180 personnes réparties en quinze lieux.

La formation

A ce jour, et bien que nous les ayons inscrites parmi les priorités dans le dernier plan formation de la bibliothèque, nous n’avons pas organisé de formations à l’évaluation ni à l’élaboration d’un plan de développement des collections. A l’exception d’un troisième conservateur, seuls ceux qui étaient en formation initiale d’application ont suivi un stage sur ces sujets. Il a en effet semblé prioritaire de sensibiliser d’abord le réseau à la démarche.

Cependant, il apparaît maintenant nécessaire de passer à de telles formations : en effet, les aspects techniques, qui peuvent affoler au premier abord par leur extrême exigence et leur large ambition, pourront être abordés avec plus de recul grâce à cette sensibilisation préliminaire ; et l’on ne peut aller vers des réalisations pratiques qu’en s’étant confronté précisément aux méthodes, même si, d’évidence, il faut ensuite les adapter aux circonstances locales, voire s’éloigner parfois très fortement de ce qui a été appris.

Les actions de formation proprement dites ont pour le moment surtout porté sur l’approfondissement des contenus. Il ne peut y avoir d’évaluation réelle des collections sans une connaissance suffisante des domaines concernés et de l’édition, sans cesse à remettre à jour. Ces formations doivent être constamment renouvelées. Nous avons récemment mis l’accent sur la connaissance de la littérature française contemporaine et il sera prochainement question de la littérature africaine contemporaine d’expression française. Toutes les occasions de formation doivent être saisies, afin d’en faire bénéficier le plus grand nombre possible de professionnels : le premier stage cité, par exemple, fut monté en partenariat avec le service d’action culturelle du Rectorat, et ouvert aux bibliothécaires, aux documentalistes de centres de documentation et d’information et aux enseignants.

On doit aussi mentionner les « Jeudis du livre », matinées organisées par Médiat, centre de formation aux métiers des bibliothèques, du livre et de la documentation, et ouvertes aux agents en poste dans les bibliothèques. Plusieurs de ces journées ont concerné la politique des collections, portant sur le désherbage, la politique à mener en matière de multimédia, la façon de se situer par rapport à la demande en bibliothèque jeunesse, etc. D’autres actions ont été menées « en interne », concernant tout le personnel de la bibliothèque : sur toute l’année 1998 a été effectué un travail sur les outils de référence, faisant une large part dans un premier temps à la connaissance des outils internes au réseau, puis de ceux des autres centres documentaires de l’agglomération.

Le travail au sein des équipements

Les responsables d’équipements, conservateurs et bibliothécaires, sont des relais essentiels pour la mise en place de travaux sur les collections. Ils sont en effet directement en relation avec les équipes, et sont responsables de leurs collections.

Les temps forts traditionnels de la vie des bibliothèques concernant les collections sont maintenant l’occasion d’une réflexion plus approfondie ; du moins, un tel mouvement est en cours, au rythme qu’il nous est possible de soutenir. Ainsi, la discussion budgétaire sur la répartition des moyens entre sections, entre secteurs documentaires, entre types de document, se fait davantage sur des questions de fond, c’est-à-dire d’objectifs et de priorités de service par rapport au public. Les désherbages font aussi désormais l’objet d’une réflexion d’équipe du même type : auparavant, ils relevaient souvent de chaque acheteur.

Dans le cadre du bilan annuel individuel, chaque « gestionnaire de collection » fait un rapport sur l’année écoulée concernant la vie des collections dont il a la responsabilité, et propose des objectifs pour l’année suivante. Une synthèse est ensuite élaborée par le responsable d’équipement ou de secteur, et doit en principe faire l’objet d’un débat en réunion. Au moment de l’entretien annuel individuel, ces aspects sont évoqués. De la sorte, la gestion des collections prend un caractère collectif, et fait l’objet de discussions, qui permettent de la situer dans un ensemble, par rapport à des objectifs définis en commun.

Au-delà des « temps forts » évoqués ci-dessus, il nous paraît nécessaire de trouver une organisation interne qui favorise l’échange et une prise en compte plus globale des collections par chacun. Dans les bibliothèques de quartier, il s’agirait d’une réflexion entre bibliothèques ; dans les services plus importants, où chacun ne s’occupe que d’un ou deux domaines, il serait intéressant de constituer des « pôles d’acquisition », dans lesquels chacun garderait ses spécialités, mais participerait à la définition des orientations pour un ensemble de domaines, et non plus solitairement pour les siens. Ceci n’est pour l’instant qu’à l’état de réflexion.

Les actions d’évaluation détaillée

Quelques actions d’évaluation détaillée ont été menées : une bibliothécaire a ainsi étudié, dans le cadre d’un stage d’application lors de sa formation initiale, le fonds d’une bibliothèque de quartier (section adultes), en le comparant à celui d’une autre bibliothèque de même type, et à la composition moyenne des fonds de l’ensemble des bibliothèques du réseau, dans la perspective de leur fusion en un seul nouvel équipement.

L’état de la collection de sciences d’une des deux médiathèques importantes a été « testé » par l’examen détaillé du début de la classe 500. Ceci a permis de repérer précisément que le fonds était vieilli, redondant en certains domaines et pauvre dans d’autres. Cela a également permis de réaliser combien, par exemple, les ouvrages utiles à la formation (préparation aux concours en particulier) étaient demandés.

Il faut souligner une fois de plus combien l’outil statistique est nécessaire : on a pu ici travailler livre à livre à partir d’une liste par titres (avec un tri principal par cote), indiquant l’année d’édition, le nombre de prêts depuis l’entrée dans la collection, et la date du dernier prêt. Cette liste avait été élaborée sur commande par le service informatique de la bibliothèque.

Groupes de travail et commissions

Des groupes de travail interétablissements fonctionnent : ainsi, dans le domaine de l’histoire et de la géographie, les deux plus importantes médiathèques et la Bibliothèque d’étude et d’information se concertent tant pour leurs acquisitions que pour les éliminations, fondant leurs choix sur la définition d’objectifs propres à chaque équipement. Par ailleurs, trois médiathèques de quartier ont, en une série de réunions, confronté leurs collections, afin de comprendre le pourquoi des différences et de comparer leurs orientations. Ces trois mêmes médiathèques ont mené un travail en commun avec une médiathèque plus importante et la Bibliothèque d’étude et d’information pour constituer de façon concertée des collections sur l’emploi et la formation, qui soient complémentaires.

Des commissions régulières suivent certaines questions documentaires :

– celle qui s’occupe des périodiques a entrepris d’examiner la représentation des différents domaines documentaires dans le réseau ;

– celle du multimédia étudie l’offre éditoriale de cédéroms et réfléchit à la politique d’acquisition du réseau en la matière ;

– la commission jeunesse, entre autres préoccupations, débat des documents posant question ou de ceux que l’on souhaite fortement promouvoir ;

– la commission musique fait évoluer la répartition des secteurs musicaux dans le réseau, aide à la constitution de nouveaux fonds, participe à l’approfondissement des connaissances (présentation de genres, comptes rendus de formation...) ;

– la récente commission fiction souhaite favoriser la résistance à la standardisation des collections de fiction dans le réseau, et à la promotion de littératures peu médiatisées ;

– un groupe de travail réfléchit sur des propositions de lectures pour les adolescents et les jeunes adultes faibles lecteurs.

D’autres questions mériteraient réflexion, comme, par exemple, la place des documents en langues étrangères dans le réseau. Mais on ne peut faire face à tout simultanément...

Perspectives de travail

L’exposé ci-dessus fait bien apparaître toutes nos lacunes et imperfections. Mais il est impossible de mettre tout en chantier à la fois, d’autant plus qu’une migration informatique va prochainement requérir beaucoup d’énergie de la part de tous.

En ce qui concerne l’organisation, il faut parvenir à ce que des groupes de travail interétablissements, ana-logues à celui qui a été décrit pour l’histoire-géographie, fonctionnent régulièrement dans d’autres domaines. La réussite est pour le moment inégale. Ce sont des instances de réflexion très efficaces, permettant d’élaborer concrètement une politique concertée des collections.

Par ailleurs, dans les équipements les plus importants, où la gestion des collections est actuellement répartie entre des personnes seules responsables de leur secteur, il serait bon de mettre en place les « pôles d’acquisition » évoqués précédemment. Cela permettrait d’éviter en partie le cloisonnement entre les domaines, et entre les types de documents. Nous avons encore des difficultés à ne pas penser séparément, par exemple, les livres, les périodiques, les vidéos, les cédéroms et les sites Internet, pour un même domaine documentaire.

En matière de formation, il importe de poursuivre les stages portant sur les contenus et l’édition, particulièrement dans les domaines traditionnellement les moins bien connus des bibliothécaires : sciences, économie, droit... Mais il faut aussi entreprendre désormais de former davantage de personnes, dans tous les équipements, aux principes et aux techniques d’évaluation des collections : il est frappant de constater que c’est dans les équipements où un responsable a été formé à ces techniques que les premiers travaux ont vu le jour.

Bien entendu, et il aurait sans doute fallu mettre cet aspect en premier lieu, il faut élaborer les textes dont le manque a été souligné tout au long de cet exposé : ils sont le fondement de tout le reste, ce sont les documents d’appui et de référence, bien qu’il faille sans cesse les remettre à jour.

Ce qui semble à retenir, en conclusion, de cet ensemble d’essais, de tâtonnements, de progressions discontinues, bien éloignées certes de la perfection théorique du modèle, c’est que, surtout dans le contexte d’un vaste réseau, le premier travail est la mise en place d’un état d’esprit. Il s’agit de réfléchir collectivement à des objectifs explicites concernant conjointement nos publics et nos collections, en n’oubliant jamais que l’on est un réseau, doté de ressources diverses, et inséré dans un ensemble documentaire local encore plus vaste : c’est là le fondement de toute démarche ultérieure.

Janvier 1999