Le management de la documentation électronique

« Une seule bibliothèque ne peut faire changer un éditeur ». Cette phrase prononcée par Paul Soetaert, de la bibliothèque de l’université érasme à Rotterdam, aurait pu introduire ce xxviiie congrès de l’adbu (Association des directeurs de la documentation et des bibliothèques universitaires), qui s’est tenu à Grenoble, du 17 au 19 septembre. Comment développer le partenariat afin de négocier au mieux avec les éditeurs de ressources électroniques, et répondre toujours plus aux besoins de la communauté que les bibliothèques desservent, tel fut le thème des débats qui ont captivé l’attention d’un auditoire de plus en plus concerné par le sujet.

Inventaire des besoins

L’inventaire des besoins des utilisateurs est un préalable indispensable à l’établissement de critères de choix et de modalités techniques et juridiques lors de négociations. Que ce soit dans les domaines du droit, des sciences économiques et de la gestion, avec l’intervention d’Isabelle Sabatier, du service commun de documentation de l’université de Paris IX, et de Marie-Dominique Heusse, du scd de l’université de Toulouse I, dans le domaine purement juridique, avec l’intervention d’Anny Maximin, de la bibliothèque Cujas, dans le domaine des sciences exactes, avec celle d’Iris Reibel, du scd de l’université de Strasbourg I, ou, enfin, dans celui de la médecine, avec celle de Pierrette Casseyre, de la Bibliothèque interuniversitaire de médecine, plusieurs points communs ont été relevés.

A partir d’études des besoins, menées par les bibliothèques, il semblerait que le produit électronique le plus adapté à la demande des utilisateurs soit aujourd’hui le cédérom, contrairement à ce qui s’observe aux États-Unis, où il est en perte de vitesse. Cela s’explique-t-il par le fait qu’Internet est très présent dans les universités américaines, alors qu’en France, son usage est encore frileux, surtout, semble-t-il, chez les juristes ?

Autre point commun, observé par Isabelle Sabatier, Marie-Dominique Heusse et Iris Reibel : les utilisateurs sont très attachés aux revues sur support papier, parallèlement au texte électronique, celui-ci n’étant pas considéré par eux comme un substitut de la version papier. Ils apprécient également le butinage, qui leur permet d’élargir le champ de leurs investigations documentaires et préfèrent consulter des documents à la demande, bien ciblés, plutôt que d’être submergés par trop d’information.

Consortiums

Pour faire face justement à cet afflux de ressources électroniques, et en établir un inventaire le plus exhaustif possible, les bibliothèques françaises seront de plus en plus conduites à s’organiser et à se regrouper, suivant, avec un certain retard, l’exemple des bibliothèques anglo-saxonnes et nord-européennes. Plusieurs modèles de coopération s’offrent aux bibliothécaires, non exclusifs les uns des autres, chacun d’entre eux étant adapté à un type de besoin.

Annie Motais de Narbonne, du scd de l’université de Paris XI, distingua deux grandes fonctions de coopération : une fonction de décision (quel produit acheter, pour qui ?) et une fonction de communication, complétées par une organisation à deux niveaux : un niveau stratégique, qui doit rassembler les utilisateurs potentiels et décider de l’action collective, et un niveau opérationnel, qui définit et qualifie les besoins, négocie les prix et assure la formation et la veille documentaire.

C’est ainsi que, confrontés d’une part à une offre grandissante et hétérogène, et, d’autre part, à une demande de plus en plus forte, plusieurs bibliothèques de sciences exactes ont formé un groupe de réflexion informel. Les membres de ce groupe, précisa Iris Reibel, ont choisi de partir, dans la base de discussion avec les fournisseurs, des listes des abonnements auxquels ils souscrivent et non de l’offre faite par les éditeurs.

L’objectif de ces groupements d’achat est de pouvoir faire pression lors des négociations, afin d’acquérir des ressources à moindre coût, d’une part, et d’élargir les accès à ces ressources, d’autre part, ainsi que l’a précisé Clarisse Marandin, du scd de l’université de Valenciennes. Ces négociations sont complexes, la diversité des tarifications – à l’acte, au forfait… –, de leur objet – accès au service, usage des produits, services complémentaires… – rendant difficile la comparaison des offres et l’évaluation du gain réel. Cependant, les réductions ne sont pas négligeables. Elles peuvent s’obtenir en fonction du degré d’urgence des besoins, du mode de diffusion du produit – cédérom ou online –, des regroupements de produits (packaging/bundling), des regroupements de clients (consortiums), lors d’offres spéciales – au moment du lancement du produit… –, selon la couverture du produit…

L’exemple néerlandais

Un exemple concret de constitution de consortiums fut donné par Paul Soetaert : celui des bibliothèques universitaires néerlandaises, qui ont vu dans ces regroupements un moyen de « fournir aux communautés universitaires un accès à l’information digitale à un prix raisonnable ». « Notre but, tint à préciser Paul Soetaert, n’a jamais été d’engager un combat avec les éditeurs, mais bien de parvenir à une concertation sur la question de savoir comment éditeurs ET bibliothécaires pourraient offrir aux étudiants et chercheurs des facilités dans leur recherche d’information, sur une base financière équitable pour les deux parties ».

Les négociations que les bibliothèques universitaires néerlandaises engagent avec les éditeurs reposent sur des règles que l’ukb (l’équivalent néerlandais de l’adbu) a édictées, sous le nom de licensing principles 1. L’un de ces principes demande aux bibliothèques d’utiliser l’information électronique loyalement (fair use), s’engageant à ne pas la transmettre à des personnes non autorisées ; un autre de ces principes stipule que la souscription à un périodique imprimé doit entraîner l’accès gratuit à la version électronique. Selon Paul Soetaert, les négociations doivent se faire au niveau national et il est souhaitable que les membres du consortium aient des compétences techniques et juridiques en plus de leurs connaissances dans le domaine de l’information concernée. Enfin, Paul Soetaert défend l’idée que le fournisseur de l’information électronique devrait s’engager à la fournir… pour l’éternité.

Compétences informatiques et juridiques

Les compétences techniques sont particulièrement nécessaires pour l’élaboration de l’architecture d’un serveur Web, qui demande des connaissances en infographie, vidéo numérique, système informatique et micro-informatique, comme l’a souligné Alain Mayeur, du centre de ressources informatiques de Valenciennes.

Il est important, insista-t-il, de disposer d’un réseau performant, de travailler sur des systèmes distribués, d’utiliser les standards d’Internet et d’intégrer le multimédia. Ce que confirma Anne Steiner, qui a détaillé les choix faits par elle et son équipe du scd de Valenciennes, lors de la création du système d’information. Avoir le choix de la maîtrise du contenu permet ainsi aisément et rapidement de le mettre à jour. Une telle réalisation ne va pas sans contraintes, notamment financières (coût des logiciels, des matériels…) et demande un haut degré de technicité de la part du service informatique.

La maîtrise de connaissances juridiques n’est pas moins indispensable. Avant la signature de licences d’utilisation, il est utile et prudent de faire relire par un juriste les clauses principales, de bien définir les besoins et les pratiques des bibliothèques : quels sont les usages autorisés, les usages interdits, que comprennent exactement la gestion et le contrôle des usages ? Clarisse Marandin a suggéré d’établir, au niveau national, des licences et des protocoles d’accord, qui puissent servir de modèles aux bibliothèques, comme c’est déjà le cas à l’étranger 2.

Il fut aussi question des interrogations que pose la conservation des ressources électroniques. Le stockage numérisé, dont un des avantages réside dans un gain de place, n’est cependant pas la panacée : les coûts de stockage et de fonctionnement sont élevés et on n’a aucune certitude quant à la durée de conservation…

Autre domaine récurrent, lorsque l’on parle des nouvelles technologies de l’information et de la communication, celui de la formation. Former à la seule utilisation des nouveaux outils, comme c’est souvent le cas, ne transforme pas les étudiants en spécialistes de la documentation, et « être connecté à Internet ne suffit pas à devenir un bon étudiant », comme l’a démontré, avec humour Séraphin Alava, de l’université de Toulouse II.

La formation, telle qu’elle est faite actuellement, est loin de convaincre Anne Dujol, de la bibliothèque interuniversitaire de Montpellier, qui a cependant présenté, sur une note plus optimiste, le projet financé par la Direction des écoles au ministère de l’Éducation nationale. Bibliothèques universitaires, lycées et collèges travaillent à trouver un langage commun, premier pas vers le développement d’un continuum dans la formation documentaire.

Veille documentaire

Proposer aux utilisateurs les services les plus élaborés possibles tout en évitant de reproduire ce qui a été fait ailleurs, fait partie des objectifs poursuivis par les bibliothèques. C’est ce qui les pousse à organiser des systèmes de veille documentaire et de veille technologique, dans lesquels Hervé Le Men, du scd de l’université de Compiègne, voit en plus un moyen de rapprocher les universités des entreprises, deux mondes qui souvent se côtoient sans se rencontrer véritablement. En fait, les bibliothécaires ont un savoir-faire en ce qui concerne la sélection, la localisation et la fourniture de documents, mais il leur manque une formation au marketing et à la commercialisation de leurs services..

Pour pallier cette méconnaissance des milieux industriels et économiques, il faudrait, préconise Jean-Pierre Finance, vice-président de la Conférence des présidents d’université, « renforcer l’ancrage de l’université dans son milieu socio-économique ».

L’université peut jouer un rôle majeur dans le développement économique, en profitant du regain actuel de l’activité économique pour devenir le creuset de la création de nouveaux emplois et de nouveaux métiers. Il lui faut valoriser ses activités et ses produits issus, entre autres, des compétences qu’elle développe, et de l’information scientifique et technique qu’elle offre. Les bibliothèques ont les capacités et les savoir-faire pour aider les entreprises à se repérer dans le déluge d’information. Une mise en place de fonctions de médiateurs serait, pour Jean-Pierre Finance, un des éléments favorables à une démarche tournée vers le monde socio-économique. Les enjeux, pense-t-il, sont suffisamment considérables pour que se fasse une prise en compte politique au plus haut niveau de l’université.

Orientations ministérielles

Invités traditionnels du congrès de l’adbu, le sous-directeur des bibliothèques et la directrice de l’enseignement supérieur ont développé différents éléments de la politique menée par l’administration centrale en matière de bibliothèques.

Dans le dispositif de répartition des moyens normés, notons que le taux concernant les étudiants avancés et les enseignants-chercheurs sera évalué à la hausse en 1999 dans des disciplines où une baisse des effectifs s’ajoute à une augmentation du coût des abonnements.

En ce qui concerne la modernisation des bibliothèques et les nouvelles technologies de l’information et de la communication, une enquête va être lancée par la sous-direction sur les actions en cours et les projets à court terme. « Il faut organiser un dispositif mutualisé de veille scientifique sur les contenus et de veille technologique sur les outils », a souhaité Claude Jolly, qui a ensuite évoqué les questions liées au signalement et à l’accès aux ressources électroniques, à la numérisation, en particulier la rétroconversion des catalogues et la numérisation des thèses et, enfin, à la formation des usagers.

Francine Demichel a confirmé la volonté ministérielle de développer les ressources électroniques. Le plan U3M devrait, d’après elle, permettre aux bibliothèques universitaires, jusqu’à présent conçues pour le livre, de conjuguer tous les supports et d’offrir aux étudiants un accès généralisé au multimédia.

L’attribution des 149 emplois, qui seront créés en 1999 – 8 de bibliothécaires, 86 de bibliothécaires adjoints spécialisés, 25 de magasiniers en chef et 30 de magasiniers spécialisés – dépendra principalement de l’augmentation des horaires d’ouverture, répéta fermement Francine Demichel qui estime « inacceptable que des bibliothèques puissent ouvrir moins de 60h par semaine ».

En guise de synthèse, Dominique Lahary, de l’Observatoire de l’information bibliothéconomique et documentaire de l’abf, souligna plusieurs paradoxes et notamment que, malgré l’offre croissante des ressources électroniques, il n’était pas question, pour le moment, de faire l’impasse sur les versions papier, et que les promesses de baisse des coûts que devait apporter le développement de l’électronique se traduisaient, en fait, par des prix qui continuaient de monter…

On put, une fois encore, constater qu’une organisation et un accueil chaleureux ne font que renforcer agréablement la richesse des interventions et l’importance des échanges et contribuent largement au succès de ce genre de rencontres, toujours aussi indispensables malgré l’existence des listes de diffusions et des forums 3.