Ressource Management in Academic Libraries

Publiée pour la première fois en 1985, la seconde édition de Financial and Cost Management for Libraries and Information Services ne sort que cette année. Il y a treize ans, l'auteur, professeur spécialisé en management de l'information à l'université de Thames-Valley en Grande-Bretagne, écrivait que l'informatisation des bibliothèques en Grande-Bretagne et en Amérique du Nord avait permis d'étudier le coût des diverses opérations qui y sont pratiquées. Il comblait ainsi une « lacune » sur l'incontournable obligation de management des bibliothèques qu'induisait leur informatisation intégrée.

Entre 1992, date à laquelle il a entrepris la mise à jour, et 1998, le texte et les références bibliographiques ont été profondément remaniés. De nombreux schémas et encarts, des résumés, des bibliographies, agrémentent chaque chapitre et permettent d'appréhender de façon simple un sujet, qu'en France, un vocabulaire alambiqué s'ingénie en général à compliquer. Des annexes complètent l'étude à titre d'exemple ou d'illustration : bordereaux de collecte des données statistiques sur les coûts, extraits du plan comptable, liste des tâches en bibliothèque, exemples de calculs récapitulatifs, index et vocabulaire…

La gestion financière

Tout d'abord, l'auteur définit bibliothèques, information et environnement financier. Les objectifs sont posés en fonction des différents types de bibliothèques, des ressources communes, de l'évolution des techniques, de la réduction des dépenses publiques et de la concurrence des produits culturels à valeur ajoutée.

La gestion financière subit les pressions économiques et budgétaires exercées sur les organismes d'information et les bibliothèques, ce qui entraîne un besoin croissant de management scientifique. Il n'y a pas de gestion financière sans étude de coût, il n'y a pas de politique documentaire ou de choix de gestion sans information sur les services et leurs prix.

Contrôle des objectifs et planification des dépenses débouchent sur la redéfinition de ces objectifs et sur le développement et la promotion des services en bibliothèque. Les stratégies et les techniques de gestion des ressources dépendent de leur nature et des besoins de la documentation et des bibliothèques. Elles permettent de planifier et de programmer les objectifs dans le temps, de répartir le budget et de le contrôler, de mieux gérer les ressources humaines, documentaires et les produits à valeur ajoutée.

C'est alors qu'interviennent la gestion financière sous l'angle comptable et conceptuel, la planification budgétaire en terme de gestion financière, l'étude des coûts dans le cadre du contrôle financier. Ainsi sont promus, dans une totale transparence, les services à valeur ajoutée en ligne par exemple. Décide-t-on d'accroître les activités actuelles ou décide-t-on une restructuration avec ses implications et ses stratégies nouvelles ? L'évolution des financements est l'élément de base à conjuguer avec l'émergence de besoins nouveaux à prendre en compte dans les prévisions.

Besoins et exigences de l'information se déclinent en fonction des objectifs, de la normalisation, des ressources et donc du budget ; mais ils se définissent aussi en fonction de critères d'efficacité et de mesures de performance. Paramètres et données statistiques se conjuguent avec les coûts, l'évaluation et le contrôle des services.

Ce livre est véritablement un classique, un must pour les bibliothèques et les centres d'information. Les techniques de management sont plus que jamais indispensables pour une gestion intelligente de l'information et des établissements. Les bibliothèques ne font plus bande à part et sont traitées comme les entreprises efficaces qu'elles sont. Elles pratiquent le management, la gestion, l'analyse des coûts, adoptent le dernier cri de l'économie managériale. Elles se développent en gérant au mieux le dernier de leurs centimes dans l'intérêt de leur public et pour des services plus développés et plus performants.

Le management des bibliothèques universitaires

Autant le précédent titre est théorique et général et s'applique à n'importe quelle sorte d'établissement documentaire, autant le second ouvrage Ressource Management in Academic Libraries est spécifique au management des bibliothèques universitaires. Onze auteurs, tous professionnels de terrain en bibliothèque universitaire en Grande-Bretagne, ont rédigé ce livre sous l'égide de la Library Association. Ils nous proposent de partager leur expérience de gestion en bibliothèque universitaire « ancienne » ou en bibliothèque universitaire de pointe au service de la recherche et de l'enseignement.

Là encore, la répartition budgétaire tient compte de tous les objectifs et critères d'évaluation selon les contextes et permet à la bibliothèque universitaire de se montrer compétitive grâce à un management scientifique de qualité.