Projets en cours dans les BU

En complément de la réunion de décembre 1, consacrée aux moyens financiers et en personnel des bibliothèques universitaires, les deux journées de travail des 4 et 5 mars 1997, ont réuni, à Paris, outre les représentants de l’administration centrale, les directeurs des bibliothèques universitaires, des grands établissements, des centres régionaux de formation professionnelle et des unités régionales de formation à l’information scientifique et technique.

Ces journées, destinées à faire le point sur un certain nombre de dossiers en cours, se sont ordonnées autour de trois grands axes de travail : l’évaluation des moyens et dispositifs existants, la modernisation et la mise en place des réformes et l’accompagnement des mutations en cours en matière de documentation.

La répartition des moyens

Bernard Dizambourg, directeur de l’information scientifique, des technologies nouvelles et des bibliothèques, s’est fait le porte-parole du groupe de travail chargé des problèmes de répartition des moyens. Encore à l’étude, ce dossier devrait voir ses conclusions émerger en juin prochain.

Un examen du dispositif existant a cependant déjà permis au groupe de dégager quatre orientations visant à atténuer une certaine inégalité entre les universités :

– les coûts disciplinaires et le poids de la recherche : l’une des hypothèses retenues préconise que le système de financement prenne en considération ces deux aspects, tout en tenant compte des usagers, les enseignants-chercheurs et les étudiants, qu’il faudrait distinguer selon deux niveaux : premier cycle et moitié du deuxième cycle d’une part, troisième cycle et moitié du deuxième cycle d’autre part ;

– les coûts de structure. Quel est le meilleur moyen d’exprimer ces coûts : un financement au mètre carré, la taille des collections et, si oui, selon quels critères ? Dans les deux cas, le manque de fiabilité des données fait hésiter ;

– les coûts de rattrapage : le groupe de travail estime nécessaire de prévoir une enveloppe ad-hoc distincte des dotations normée et contractuelle. Cette enveloppe concernerait les universités nouvelles ou récentes et les antennes ou sites délocalisés (y compris les instituts universitaires de technologie délocalisés).

– la gestion de la transition, dont dépend, en partie, le succès du changement.

En résumé, les objectifs du nouveau système de financement sont surtout :

– d’être plus simple, plus équitable et compréhensible par tous au sein de l’université ;

– de clarifier les règles du jeu contractuel, afin qu’elles dépendent moins des aléas budgétaires ;

– de faire sortir, à terme, le fonctionnement courant du contrat et recentrer la négociation contractuelle sur de nouveaux objectifs ;

– de permettre une discussion annuelle sur les priorités budgétaires et d’établir des choix clairs sur chaque grande enveloppe ;

– de favoriser une meilleure intégration de la politique documentaire dans la politique globale de l’établissement.

Le souhait final de Bernard Dizambourg est que ce système de financement, plus équitable, soit effectif dès le budget de 1998.

Les fonctions des personnels

C’est à la société NOEME qu’a été confiée par la Sous-Direction des bibliothèques l’enquête sur les fonctions des personnels de bibliothèques universitaires 2. Éric Simonetti en a présenté les premiers résultats, encore à l’état brut.

Cette étude a abouti au recensement de 4 740 emplois équivalents temps plein, répartis en treize fonctions, dont six importantes. Vient en tête la communication des documents, suivie de la gestion et de la conservation des documents, du traitement documentaire, de l’administration générale, de l’accueil et de l’information des usagers et enfin de la constitution des collections.

Un pyramidage contrasté entre les différentes fonctions, surtout entre celles liées à la vie de la collection et celles liées au contact avec l’usager a pu être observé.

A terme, cette enquête, à laquelle ont répondu tous les directeurs de bibliothèque universitaire, devrait permettre d’établir une typologie des fonctions et de construire un outil qui soit une référence commune, une base de données utilisable par chaque bibliothèque. Le travail est énorme et reste encore à vérifier là aussi la fiabilité des données 3.

État de l’informatisation

Élisabeth Mener a présenté l’évolution de l’informatisation des bibliothèques universitaires depuis la dernière étude faite en 1995 4.

Cet état des lieux montre une progression logique des équipements matériels et logiciels, des réseaux et des nouveaux services qui en découlent, selon l’axe prioritaire de la politique d’informatisation du ministère, qui veut que tout projet de ce type soit lié au déroulement de la politique contractuelle. Chaque bibliothèque doit pouvoir s’équiper d’un système intégré de gestion de bibliothèques 5 dans la perspective d’intégration au système universitaire. Le budget 1997 consacré à l’informatisation des établissements est de 23 MF (19,2 MF en 1996).

Le catalogage partagé, qui se faisait jusqu’à présent à partir de trois sources – OCLC, BN Opale et Sibil –, soutenu par le ministère depuis plusieurs années, se limite en 1997 à oclc, bn Opale ne prenant pas de nouveaux adhérents et Sibil ayant un avenir limité.

Pratiquement tous les établissements ont une page d’information sur le serveur de leur université, quand ils n’ont pas eux-mêmes le leur. 30 % des bibliothèques proposent leur catalogue sur Renater par le Web, Wais, ou encore Telnet. Parmi les systèmes d’exploitation, Unix est le plus répandu.

Le système universitaire

L’informatisation des bibliothèques universitaires est un enjeu majeur pour la réussite du système universitaire. Celle-ci tient, en effet, en une bonne compatibilité entre les systèmes locaux et le système collectif géré par l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur.

Le système universitaire consiste en la mise en œuvre d’une nouvelle génération de catalogues collectifs et d’accès à l’information. Maggy Pézeril, responsable de l’ABES, après avoir rappelé l’historique du projet, en a détaillé les grandes orientations, les spécificités techniques, ainsi que le calendrier prévisionnel, dont les principales lignes sont, en 1997, l’installation d’un prototype, en 1998, des tests sur sept sites pilotes, pour aboutir au déploiement, en 1999, sur l’ensemble des bibliothèques universitaires 6. Un groupe de travail sera constitué afin de gérer au mieux le changement, auquel participeront des bibliothèques universitaires.

Chantal Freschard, de la Sous-Direction des bibliothèques, a ensuite replacé le système universitaire dans le contexte national. Le système universitaire ne pouvant se suffire à lui-même, il est prévu qu’il soit alimenté par des données externes, notamment celles de la Bibliothèque nationale de France. Les relations CCF-SU se traduisent en termes d’échanges de données : données bibliographiques, notices d’autorité, et fichier autorité auteurs.

Souhaits, difficultés, positionnements respectifs du CCF et du SU, passerelles entre le PEB et le PIB, système de prêt que le CCF proposera essentiellement aux bibliothèques non universitaires, sont les principaux points des négociations en cours entre le ministère et la BnF, que Chantal Freschard a clairement exposés.

La bibliothèque électronique

La réflexion menée par Béatrix Rubin sur la bibliothèque électronique a été induite par le développement d’Internet et les nouvelles ressources qui en découlent.

Un appel à intérêt a été lancé auprès des bibliothèques universitaires dans le but d’établir un état des lieux des projets et des besoins. De quelles ressources (BDD en ligne ou sur CD-rom, Internet...) et de quels outils disposent les bibliothèques pour répondre aux besoins de leurs usagers ? Afin de répondre à ces questions, deux groupes de travail ont été constitués, coordonnés l’un par Clarisse Marandin dans le domaine de la médecine-santé et l’autre par Jean-Pierre Cressent dans celui de la physique et de la chimie. Deux autres groupes de travail devraient être formés en mai-juin 1997 sur l’offre en droit et en économie-gestion.

En outre, un appel d’offres vient d’être lancé auprès de sociétés de service pour recenser et comparer les solutions techniques proposées. Un groupe de pilotage associant des services communs de documentation, l’abes et des centres de ressources informatiques des universités va être mis en place pour suivre cette étude.

Ces mutations dans le paysage documentaire s’accompagnent de programmes de formation des bibliothécaires et des utilisateurs aux outils et aux ressources. C’est dans ce but qu’est en projet la création d’un serveur Internet Formalist, qui permettra entre autres la démultiplication des actions des URFIST. Ce projet, dont le responsable est Alain Colas, vise à développer l’autoformation à l’information scientifique et technique des bibliothécaires, enseignants-chercheurs et étudiants dits avancés (maîtrise, troisième cycle), et d’apporter de l’aide aux formateurs. La première phase de ce projet consiste, en 1997, à réaliser un prototype et à effectuer des tests et la seconde phase à mettre en place le serveur, en 1998, après appel d’offres.

A côté de ces projets, deux réformes en cours d’application ont été présentées, l’une par François Dupuigrenet Desroussilles, concernant le nouveau DCB 7, et l’autre, par Hubert Dupuy, sur le dispositif d’attribution d’exemplaires du dépôt légal éditeur à des bibliothèques de l’enseignement supérieur, dont la liste ne devrait pas dépasser 25 établissements.

Ces deux journées, très riches en informations, ont permis de faire le point à un moment donné sur un certain nombre de dossiers ouverts à l’initiative des différents bureaux de la Sous-Direction des bibliothèques.