La bibliothèque virtuelle

Les bibliothèques universitaires des Pays-Bas ayant vu leur pouvoir d'achat diminuer, la solution consistait à mettre leurs ressources en commun. Le pays a toutes les infrastructures nécessaires à l'échange des ressources, mais la très relative disponibilité des documents commence à poser problème. Le déclin des collections est compliqué par la proportion de plus en plus importante des ressources documentaires sur nouveaux supports. La coordination des collections a pour but d'élargir le champ couvert par les fonds de recherche en abaissant les coûts, ce qui suppose d'éviter autant que possible les redoublements inutiles entre publications savantes spécialisées. Les collections étant toujours plus réduites à l'essentiel, les possibilités d'échange paraissent compromises malgré l'efficacité du réseau de prêt entre bibliothèques. Les bibliothécaires doivent se transformer en spécialistes de l'information afin d'apporter une aide efficace et réelle à l'utilisateur, pour les publications imprimées et les documents électroniques.

The purchasing power of academic libraries in the Netherlands has declined sharply. In this critical situation the most obvious solution seems to be resource sharing. The electronic infrastructure by which this can be achieved is very well organized in the Netherlands, but the availability of documents and resources is becoming a problem. The situation is further complicated by the growing importance of information resources in new formats which compete for the limited funds. Coordinated collection building aims to broaden the coverage of research holdings by cutting costs through minimizing any unnecessary overlap of specialist research publications. However, the collections are still being increasingly restricted only to essential works, so the possibilities for exchange appear to be compromised, despite the efficiency of the inter-library loan network. The librarians have to become information specialists to help the end-user efficiently and effectively with printed as well as electronic sources.

Da die Universitätsbibliotheken in den Niederlanden zusehen mußten, wie ihre Kaufkraft immer geringer wurde, bestand die Lösung darin, ihre Ressourcen gemeinsam zu nutzen. Das Land besitzt alle nötigen Infrastrukturen für den austausch der Ressourcen, doch die sehr relative Verfügbarkeit der Dokumente beginnt ein Problem zu werden. Das Schrumpfen der Sammlungen wird verschlimmert von dem immer bedeutenderen Ausmaß der dokumentarischen Quellen bei den neuen Medien. Die Koordonierung der Sammlungen hat zum Ziel, den Bereich der forschungsrelevanten Bestände zu erweitern bei gleichzeitiger Senkung der Kosten, was voraussetzt, daß überflüssige Duplizierungen spezialisierter, gelehrter Publikationen soweit wie möglich vermieden werden. Da die Bestände im wesentlichen immer geringer werden, erscheinen die Möglichkeiten des Austausches trotz der Leistungsfähigkeit des Fernleihnetzes beeinträchtigt. Die Bibliothekare müssen Informationsspezialisten werden, um dem Benutzer eine effiziente und wirkliche Hilfe bei den gedruckten Publikationen und den elektronischen Dokumenten zu bieten.

Une bibliothèque électronique est une bibliothèque qui non seulement propose aux utilisateurs l’accès en ligne au catalogue informatisé recensant les documents imprimés, mais qui met en outre à leur disposition toute une gamme d’autres ressources électroniques possédées ou non par la bibliothèque » (1).

Bien que le partage des ressources ne soit pas un phénomène nouveau dans les bibliothèques universitaires, il mérite cependant un regain d’attention pour au moins deux raisons. Tout d’abord, les progrès rapides de la numérisation promettent d’en faciliter et d’en accélérer l’usage. Ensuite, associé à la « bibliothèque électronique », le partage des ressources permet aux bibliothèques universitaires d’espérer une réduction de l’escalade des coûts.

Depuis quelques dizaines d’années, les bibliothèques universitaires des Pays-Bas ont vu leur pouvoir d’achat baisser considérablement du fait de la stagnation de leurs budgets. Dans le même temps, la demande des utilisateurs augmentait et se diversifiait à cause, d’une part, de l’importance prise par la recherche interdisciplinaire et la spécialisation, et, d’autre part, de l’apparition de nouvelles ressources. Le volume des publications connaît une augmentation exponentielle (compliquée par la multiplication des formats, des supports et des moyens technologiques), et leur prix est toujours plus élevé.

Dans ces conditions, il serait insensé d’exiger des bibliothèques qu’elles puissent soutenir la recherche à l’aide de leurs seuls fonds documentaires. Cependant, si l’on veut que les infrastructures néerlandaises d’enseignement et de recherche servent aux générations actuelles et à celles de demain, il est crucial d’assurer le développement d’une collection nationale adéquate, tâche d’évidence irréalisable dans l’hypothèse du maintien des budgets à leur niveau actuel.

Pour résoudre cette situation critique, la solution la plus évidente réside en un partage des ressources. Celui-ci consiste à améliorer l’accès à l’information et la fourniture des documents et à coordonner le développement des collections.

Infrastructure électronique

Entre 1970 et 1990, l’informatisation des fichiers et des principales fonctions internes des bibliothèques a été le point d’orgue de la mutation entreprise par les bibliothèques de recherche.

Cette révolution dans le traitement des tâches a sensiblement amélioré l’efficacité des services techniques, de la consultation du catalogue et de la circulation des documents. PICA, l’organisation chargée de l’automatisation et de la mise en réseau des bibliothèques des Pays-Bas, prit une part importante à ces activités par l’intermédiaire de ses services centraux, en particulier :

– le Système de catalogage partagé (opérationnel depuis 1979), qui intègre chaque semaine les nouveaux titres de la Library of Congress, de la British National Bibliography et de la Deutsche Bibliothek, pendant que ceux de la Dutch National Bibliography sont chargés en ligne par l’agence bibliographique nationale de la Koninklijke Bibliotheek (Bibliothèque royale des Pays-Bas), et peuvent donc être directement consultés par les bibliothèques associées ;

– le Catalogue central néerlandais (NCC), conçu pour faciliter le prêt entre bibliothèques ;

– l’accès aux bases de données bibliographiques centralisées.

Un deuxième type de services a trait au développement et à l’exploitation des systèmes informatiques en local. Ces mutations n’ont affecté, toutefois, que la recherche et la disponibilité des collections de la bibliothèque. Le recours à ces services fut longtemps fonction de la venue des usagers à la bibliothèque.

Des services partagés

Les outils créés à l’occasion de cette première vague de changement furent complétés par l’accès à des bases de données, en différé ou en ligne, et à des services partagés, comme le réseau de bibliothèques (OBN 1) constitué en 1989 par PICA, avec l’aide financière de SURFnet, l’organisation chargée du réseau néerlandais de la recherche scientifique.

Grâce à l’OBN, les utilisateurs peuvent consulter non seulement le catalogue de leur bibliothèque, mais aussi celui des autres bibliothèques des Pays-Bas. La mise en place de ce réseau électronique marqua le début d’une ère nouvelle.

L’accès à l’information devint le trait distinctif des années 90. Il permit d’améliorer l’échange des documents entre bibliothèques, et d’accroître l’autonomie de l’utilisateur. A partir du mois de septembre 1992, l’OBN a en outre offert à l’utilisateur un accès direct à la base de données en ligne de PICA. Cette base de données regroupe les notices d’articles des 12 500 périodiques les plus fréquemment consultés aux Pays-Bas et est connectée au Système de prêt entre bibliothèques (IBL). Depuis 1994, le Catalogue central néerlandais, qui enregistre les fonds de plus de 400 bibliothèques, soit plus de 7 millions de titres d’ouvrages et 455 000 titres de périodiques, est aussi consultable sur le réseau OBN.

L’utilisateur peut directement formuler une demande de prêt, dont le montant est débité sur un compte de dépôt : la copie des articles est envoyée dans les quarante-huit heures à son adresse électronique, les livres dans un délai de quatre jours à la bibliothèque où il est inscrit. Cette dernière enregistre le prêt dans son propre système de contrôle de circulation des documents. C’est elle aussi qui est chargée de renvoyer l’ouvrage à la bibliothèque qui le lui a prêté.

Pour l’utilisateur, tout se passe donc comme si les différentes collections des bibliothèques participant au réseau OBN étaient intégrées à un grand fonds commun (une bibliothèque « électronique » ou « virtuelle »). L’utilisateur peut donc demander, sous forme de prêt ou de copie, les publications de son choix grâce à la coopération établie au niveau national et à un puissant réseau de distribution.

L’OBN continue de s’étendre en intégrant d’autres bases de données bibliographiques dont EI TechIndex, EMbase, Pascal et Francis, pour lesquelles les procédures de consultation ont été uniformisées grâce à l’interface Z39.50. Les utilisateurs disposant d’un compte de dépôt à l’IBL peuvent directement passer par ce service pour commander des copies d’articles (2, 4).

La mise en commun des ressources documentaires (par l’accès aux fichiers bibliographiques, aux collections d’un grand nombre de bibliothèques, ainsi qu’aux autoroutes de l’information, etc.) dispose par conséquent aux Pays-Bas d’infrastructures bien organisées.

Mais il ne faut pas oublier que les moyens électroniques qui, à l’intérieur ou à l’extérieur de la bibliothèque, donnent les clefs de cet accès, viennent en plus des fonctions traditionnelles de constitution et de gestion des collections. Ensemble, ces moyens et ces fonctions contribuent à la qualité du service offert par la bibliothèque.

Pour que l’utilisateur en soit pleinement satisfait, il doit cependant pouvoir non seulement localiser les types de documents les plus divers, mais aussi se procurer ceux dont il a besoin. L’aspect le plus important réside donc dans la disponibilité de l’information recherchée. Reste toutefois à déterminer si la somme des collections conservées par les différentes bibliothèques de recherche peut se substituer à une collection nationale appropriée.

Une politique coordonnée de développement des collections

Le motif qui conduit aujourd’hui à partager les ressources est le coût toujours plus élevé des documents (auquel s’ajoutent les dépenses afférentes à la technologie), alors que le budget consacré aux acquisitions diminue, et que les publications sont toujours plus nombreuses et diversifiées. Ainsi, la proportion de publications mondiales que les bibliothèques de recherche sont en mesure d’acquérir baisse-t-elle constamment.

Depuis 1970, les bibliothèques universitaires consacrent plus d’argent à l’acquisition d’un nombre plus restreint de documents sur toutes sortes de supports. En 1990, le nombre de volumes venus s’ajouter aux fonds des treize bibliothèques universitaires néerlandaises était de 30 à 50 % inférieur aux chiffres de 1980, alors que, tous établissements confondus, les budgets d’acquisition n’avaient augmenté que de 28 %.

Malgré les nombreux abonnements non renouvelés, les périodiques absorbent une part sans cesse croissante des crédits (70 % en moyenne). Ce qui signifie que le développement des fonds d’ouvrages est en déclin rapide et qu’il y aura à court terme des lacunes irréparables. Dans un tel contexte, une coordination dans le développement des collections s’avère indispensable.

En 1993, la Koninklijke Bibliotheek a mis en œuvre une stratégie destinée à encourager la coopération dans le domaine des acquisitions. A une approche centralisée et globale, couvrant tout le champ de la connaissance et de la science, elle préfère celle, plus personnalisée, de groupes de discussion, auxquels participent les bibliothécaires chargés du développement des collections et responsables de « leurs » fonds. Les méthodes choisies pour le développement des collections sont Conspectus 2, le Système de classification néerlandais (NBC) et le Système de catalogage partagé ou base de données centrale de PICA. Un tel développement des collections ne peut s’effectuer qu’au travers d’efforts collectifs. Et, bien que la participation se fasse sur la base du volontariat, il y a un empressement à coopérer, parce que la situation est grave.

Dans une première étape, il s’agit de dresser des profils de développement des collections de l’ensemble des bibliothèques qui participent au projet, afin de juger en connaissance de cause des forces, des faiblesses et des lacunes des collections néerlandaises. La camisole de force financière, qui limite de plus en plus sévèrement le développement des fonds, les réduisant au strict nécessaire (au moyen de stratégies d’acquisition ciblées sur l’« essentiel ») et les uniformisant de plus en plus, menace tout particulièrement les documents peu consultés ou réservés à la recherche spécialisée. D’autant plus qu’ils affrontent désormais la concurrence croissante des documents électroniques.

Un des objectifs de cette coordination est d’employer au mieux les (maigres) crédits destinés à développer les collections. Il s’agit, en d’autres termes, d’élargir la diversité du champ des ressources consacrées à la recherche en réduisant les chevauchements inutiles des documents peu utilisés ou des publications savantes très pointues, ce qui aura pour effet de modifier les coûts.

Au niveau local, huit des dix bibliothèques qui participent au projet ont dressé les profils de trois collections existantes et de huit politiques d’acquisitions courantes. La méthode utilisée – Conspectus et le Système de classification NBC – consiste à évaluer la force des collections existantes (niveau d’où l’on part) et l’intensité des acquisitions courantes (niveau de développement présent). Avec la méthode Conspectus, les bibliothèques attribuent une valeur de 1 à 5 aux domaines couverts par les quelque deux mille vedettes matière de NBC. Une procédure mise au point par PICA permet ensuite d’intégrer ces profils dans la base de données centrale, ce qui permettra aussi aux utilisateurs de localiser les fonds couvrant le mieux le sujet qui les intéresse.

L’appauvrissement des collections

En 1995, la Koninklijke Bibliotheek a étudié, d’un point de vue essentiellement quantitatif, le niveau de développement actuel des collections des bibliothèques universitaires dans vingt-deux disciplines.

Dans chaque discipline, le nombre total des acquisitions récentes d’ouvrages et des abonnements en cours à des périodiques (tous enregistrés dans la base de données centrale) fut comparé à un échantillon d’ouvrages (400 à 500 titres) et d’abonnements (200 à 250) acquis ou souscrits entre 1991 et 1993 par une bibliothèque allemande de référence (Sondersammelgebietsbibliothek).

La comparaison montre que l’ensemble des titres étrangers acquis par les bibliothèques des Pays-Bas est moitié moindre que dans les collections allemandes. On arrive à la proportion toujours peu satisfaisante de 70 %, une fois éliminés les titres qui, de l’avis des responsables des acquisitions, ne concernent pas les fonds de recherche néerlandais. Encore faut-il ajouter que ce pourcentage est beaucoup plus bas dans un certain nombre de disciplines de sciences humaines.

Il faut donc conclure à l’appauvrissement des collections de publications universitaires étrangères dans les bibliothèques néerlandaises. Ce retard peut sûrement être en partie compensé par une collaboration plus soutenue, une meilleure coopération en matière de développement des collections et l’utilisation plus intensive des technologies de l’information. Mais les moyens de le pallier restent limités.

Plus le développement des collections diminue, plus la tendance à l’homogénéisation augmente, moins la coordination peut s’établir, et, malgré l’efficacité du réseau de prêt entre bibliothèques, le volume des échanges va nécessairement se réduire. Pour sortir de l’impasse actuelle, il est indispensable d’augmenter des budgets (7).

Responsables du développement des collections ou spécialistes de l’information ?

L’essor rapide des technologies de l’information impose aux bibliothèques d’y participer activement. Au vu de la quantité d’informations proposées et de la diversité de l’offre, leur rôle est de guider l’utilisateur dans la « jungle électronique » pour l’aider à trouver rapidement l’information dont il a besoin.

Du fait même que les services de documentation sont désormais moins tenus de posséder les documents dans leurs propres fonds, la qualité de leurs prestations devient prépondérante. Les exigences des utilisateurs ne concernent plus simplement l’accès aux ressources : s’y ajoutent des éléments de rentabilité qui obligent à mettre au point des modalités de consultation rapides, faciles et bon marché.

Quelles sont les conséquences de ces évolutions pour les bibliothécaires chargés du développement des collections ? Elles impliquent que, en plus d’être parfaitement au courant des programmes de recherche et d’enseignement des instituts ou des facultés, ils soient bien informés sur l’offre et la demande documentaires. Ils doivent en outre connaître le maniement des ordinateurs et des programmes informatiques, des CD-Rom, des bases de données en ligne et d’Internet, et être au fait des différentes modalités de fourniture des documents. Pour que ces professionnels maîtrisent les compétences dont dépend l’efficacité de leur travail, la formation continue et la spécialisation s’avèrent indispensables.

Dans l’espace numérique, le concept de « collection » change de sens. Le terme désigne de plus en plus l’ensemble formé d’une part par les produits traditionnels (sur papier ou autres supports) et d’autre part par les ressources documentaires numérisées (les « collections virtuelles »), auxquels l’utilisateur a un accès garanti.

Par contrecoup, le « développement des collections » en vient à désigner un projet plus large, dont la mise en application et les objectifs évoluent : il s’agit de fournir à l’utilisateur final un accès efficace aux documents, qui passe par le contrôle bibliographique, une mise à disposition rapide et une aide ciblée.

A l’instar des documents sur papier, les documents électroniques sont triés, rassemblés, catalogués et stockés, de sorte que les utilisateurs de la bibliothèque puissent les consulter à l’aide d’une interface standard. Le « catalogue » du futur rassemblera des notices bibliographiques traditionnelles, des notices de documents électroniques « off-line » (CD-Rom) et ouvrira directement sur les ressources documentaires du réseau.

Internet

Avec les innombrables sources offertes par ses milliers de serveurs, Internet forme à cet égard un environnement moins maîtrisé.

Il n’en représente pas moins un défi qui, étant donné les compétences des bibliothécaires en matière d’identification, de sélection, d’évaluation, de description et d’organisation des ressources documentaires, doit les inciter à créer un réseau international de ressources destiné aux étudiants, aux enseignants et aux chercheurs. Ce faisant, ils pourront enrichir les fonds de leurs propres bibliothèques en assurant l’accès à des informations disponibles sur les réseaux, qui, sans eux, risqueraient de rester inaccessibles (6).

Internet est de plus en plus populaire dans les bibliothèques universitaires des Pays-Bas. En 1993, un service Gopher pour le Système néerlandais de classification néerlandais du Web (NBW) fut créé comme subdivision d’InfoServices, un service du réseau documentaire national, dont l’équipe éditoriale travaille à la Koninklijke Bibliotheek (8). Installé sur le Web depuis le début de l’année 1995, le NBW 3 permet de localiser les ressources d’Internet présentant un intérêt pour les universitaires, les étudiants et les chercheurs.

Ces ressources sont sélectionnées sur des critères de qualité et de pertinence, puis annotées et classées selon les normes du Système de classification néerlandais par les bibliothécaires chargés du développement des collections. Au début de 1996, il fut programmé que le NBW, en collaboration avec un certain nombre de bibliothèques universitaires néerlandaises, devienne un service national, ayant deux objectifs : celui de créer un environnement expérimental pour la recherche portant sur la sélection et l’indexation des ressources Internet et celui d’étendre et de maintenir un système distribué, qui, bien que connecté à des serveurs décentralisés, deviendra un système unique intégré.

Chacun ressent la nécessité d’en passer par des phases expérimentales pour tester les nouvelles solutions et acquérir plus de savoir-faire et de connaissances dans ce domaine. Les expériences menées à la Koninklijke Bibliotheek sur la sélection, la classification et la description des ressources d’Internet ont permis de mieux saisir la complexité des problèmes que posent la définition de critères de choix cohérents, la détermination du niveau d’indexation, l’instabilité des ressources d’Internet, l’identification des documents, l’absence de metadata 4, le choix de format de descriptions, etc.

Réfléchir à ces problèmes en partenariat est un moyen d’éviter que les bibliothèques repassent toutes par les mêmes étapes. Pour les responsables du développement des collections, l’exercice représente une charge de travail considérable, en particulier parce qu’il exige une remise à jour permanente et que les ressources d’Internet sont particulièrement volatiles. Si cela ne va pas sans quelques frustrations, il est néanmoins passionnant de « surfer » sur le Net en quête de sources documentaires intéressantes. L’évaluation du projet NBW est prévue pour juin 1998.

Accès et acquisition

Les technologies de l’information ont introduit d’immenses changements dans les bibliothèques néerlandaises. Grâce aux progrès des infrastructures des réseaux électroniques et de la télématique, leur coopération et le fonctionnement de leurs services se sont nettement améliorés, surtout en ce qui concerne l’accès aux collections et aux bases de données extérieures.

Cette mutation prend place dans un contexte de stagnation, voire de baisse des crédits, de renchérissement des ressources documentaires et de nouvelles possibilités technologiques. La crise tient autant à l’insuffisance des financements qu’à la hausse excessive des prix, et notamment des périodiques scientifiques.

Le recours aux réseaux électroniques transforme l’environnement des utilisateurs, ainsi que tout le système de la communication scientifique. Le rôle d’intermédiaire de la bibliothèque s’oriente de plus en plus vers l’utilisateur, et la qualité du service offert prend une importance toujours plus grande du fait de la compétition que ces conditions nouvelles font surgir entre les bibliothèques et d’autres prestataires qui rivalisent pour élargir leur clientèle.

Reste aux bibliothèques à trouver le juste équilibre entre l’accès à l’information et l’acquisition des documents, en sachant que cet équilibre demande à être constamment corrigé. Privilégier les activités liées à la fourniture des documents au détriment des collections locales augmenterait considérablement le coût inhérent à chaque service. De plus, la possibilité de feuilleter les documents est une part essentielle du travail de nombreux chercheurs. Autrement dit, le développement et la conservation des collections sont essentiels à la recherche, et il est donc indispensable que les bibliothèques disposent à la fois d’un solide fonds documentaire conservé sur place (surtout s’agissant des livres) et d’un système à même de fournir rapidement des éléments reproductibles, comme des articles de périodiques provenant d’une source extérieure (5).

Bref, pour reprendre les arguments de Walt Crawford, les « bibliothèques d’aujourd’hui et de demain » :

– vont proposer de plus en plus leurs services à distance aussi bien que sur place, même si ce ne sera sans doute jamais avec la même efficacité ;

– doivent continuer à rechercher des procédés novateurs pour assurer l’accès à des informations et des documents qui ne sont pas conservés sur place, même si les fonds qui leur appartiennent concrètement constituent toujours pour elles des outils essentiels ;

– et ont besoin de s’adapter aux moyens et techniques qui, une fois leurs réseaux constitués, leur permettront de fonctionner aussi efficacement que possible.

Plusieurs de ces moyens existent d’ores et déjà, et de nombreux autres feront leur apparition au cours des années à venir (3).

Janvier 1997