L'offre électronique du service commun de la documentation de Lyon 3

Le service commun de la documentation (scd) de l'université de Lyon 3 propose divers services sur le réseau de l'université à l'ensemble des bibliothèques intégrées et associées réparties sur trois sites. De 1993 à 1995, le scd a mis en place deux services classiques et éprouvés : un réseau de cd-rom et un système de gestion de bibliothèques qui a permis de constituer un catalogue commun. Un poste d'accès à Internet a également été implanté dans chaque bibliothèque. En 1995 et 1996, le scd a piloté la construction d'une nouvelle bibliothèque universitaire : un bâtiment de 5 000 m2 a été ouvert en 1996, une extension de la même superficie est prévue pour 1998. Les partis pris de transparence et flexibilité adoptés pour cette construction ont aussi conduit à réorganiser les services en réseau. Les postes du nouveau système siber proposent donc aux étudiants et aux chercheurs une interface unique et ergonomique aux divers services : accès au serveur bibliographique Z39.50, à une base multimédia en cours de constitution, aux cd-rom, à un choix organisé de ressources Internet, à des outils de conception et de déchargement de documents.

The service commun de la documentation (scd) de l'université Lyon 3 offers various facilities on the university network that brings together the integrated libraries and their associates spread over three sites. From 1993 to 1995, the scd put in place two classic and proven services : a cd-rom network and a system of library management which has permitted the creation of a common catalogue. An access post for the Internet was also installed in each library. In 1995 and 1996, the scd steered the construction of a new university library : a building of 5,000 m2 was opened in 1996, an extension of equal size is anticipated for 1998. The bias toward transparency and flexibility adopted for this construction has also driven the reorganization of services on the network. The posts of the new siber system, therefore, offer students and researchers a unique and ergonomic interface with various services : access to library server Z39.50, to the basis of a multimedia system in the process of creation, to cd-rom, to an organized choice of Internet resources, to tools for the conception and discharge of documents.

Der Dokumentationsdienst (service commun de la documentation-scd) der Universität Lyon 3 bietet verschiedene Dienstleistungen im Netz der Universität für alle integrierten und assoziierten Bibliotheken an, die sich an den drei Standorten befinden. Von 1993-1995, hat der scd zwei klassische und erprobte Dienstleistungen aufgebaut: ein cd-rom-Netz und ein Bibliotheksautomatisierungssystem, das ermöglichte, einen gemeinsamen Katalog aufzubauen. Ein Internetarbeitsplatz ist ebenfalls in jeder Bibliothek eingerichtet worden. 1995 und 1996 hat der scd den Bau einer neuen Bibliothek durchführen lassen: ein Gebäude von 5000 Quadratmetern ist 1996 eröffnet worden und ein Erweiterungsbau von 5000 Quadratmetern ist für 1998 vorgesehen. Die Hinwendung zu Transparenz und Flexibilität bei dieser Konstruktion haben auch zu einer neuen Organisation der Netzdienste geführt. Die Geräte des neuen Systems siber bieten somit den Studenten und Forschern einen einmaligen und ergonomischen Zugang für die verschiedenen Angebote: einem bibliographischen Server auf Z39.50-Basis, einer im Aufbau befindlichen Multimediadatenbank, den cd-roms, einer Auswahl von Internetquellen und Programmen für das Finden und Liefern von Dokumenten

Depuis la création du service commun de la documentation, en septembre 1990, son environnement s’est fondamentalement transformé.

L’explosion des sources documentaires s’est accélérée, avec une mondialisation généralisée de l’information, une obsolescence plus rapide des livres dans les disciplines les plus évolutives et, en parallèle, une prise de conscience de l’importance de la littérature grise. L’accroissement permanent du nombre de périodiques s’est poursuivi et les banques de données se sont multipliées. L’intégration de l’image et du son s’est intensifiée.

La révolution des supports d’information a complètement changé le rapport entre le lecteur, l’information et la recherche : CD-Rom, bases de données locales ou distantes, Internet ont multiplié la taille des gisements documentaires et la mise en réseau de ceux-ci a permis une accélération de la recherche, parfois même au détriment de sa pertinence.

Le troisième signe du changement a été la multiplication des besoins et des exigences des lecteurs devenus clients/utilisateurs. Si l’accès au document primaire reste leur principale demande, deux nouveaux axes ont vu le jour, qui doivent leur permettre :

– d’accéder à des sources documentaires multiples, à tout moment, dans des conditions optimales de qualité et de rapidité ;

– de traiter les données de façon explicite et de les intégrer sous des formes appropriées dans leurs propres travaux.

1993-1995 : informatisation en réseau classique

Le premier contrat avec l’État était centré sur l’informatisation des différents sites de la bibliothèque universitaire. Il s’agissait alors de procéder à l’informatisation du catalogue et à l’installation d’un serveur de CD-Rom sur le réseau de l’université. Le principal critère de choix du système a été que ce soit un produit sûr et maîtrisé, qui puisse être mis en place sans trop de difficultés et être opérationnel immédiatement.

Dès juillet 1993, un réseau de CD-Rom a été implanté sur le site des Quais et a desservi une des bibliothèques universitaires et certains laboratoires de recherche de l’Institut d’administration des entreprises et de la faculté de droit. Les efforts ont ensuite porté sur le déploiement de ce réseau dans les autres bibliothèques universitaires de ce site, puis sur celui de la Manufacture des tabacs et, enfin, à Bourg-en-Bresse. Dès l’origine, des formations individuelles ou par groupe ont été organisées à la demande.

L’implantation du système Geac-Advance, la rétroconversion des fichiers et la localisation dans BN-Opale ont permis de constituer dès 1994 un catalogue en réseau de la bibliothèque universitaire Lyon 3 (sites des Quais, de la Manufacture des tabacs et de l’antenne de Bourg-en-Bresse). Identification, localisation et mention de disponibilité des ouvrages étaient donc accessibles.

La rétroconversion des bibliothèques associées (bibliothèques de recherche), amorcée dès mars 1995 avec des moyens très réduits, se poursuit actuellement. Neuf bibliothèques sur trente sont actuellement en réseau (identification, localisation des ouvrages) et, comme nous, accessibles sur Telnet depuis octobre 1994.

En 1995 enfin, un poste d’accès à Internet a été implanté dans chaque bibliothèque, utilisable en accès semi-direct avec la médiation du personnel de la bibliothèque.

Toutes ces démarches tournaient autour de la notion d’informatisation d’une bibliothèque, d’utilisation de documentation électronique. Nous accédions sur des postes distincts à la base bibliographique, au réseau de CD-Rom et à Internet, avec des approches et des écrans différents, ce qui entraînait, pour nos lecteurs, une confusion entre les contenus des gisements documentaires accessibles sur ces différents écrans (base bibliographique, base de données, document électronique).

Nous avions alors clairement conscience que notre mission d’accompagnement de l’enseignement et de la recherche de notre université n’était pas remplie.

1995-1996 : la bibliothèque de la Manufacture

L’ancienne Manufacture des tabacs de Lyon, réhabilitée par tranches successives (1990-1998) est devenue un campus de l’université Lyon 3. Une bibliothèque universitaire de 10 000 m2 y est prévue. 5 000 m2 neufs, construits et ouverts en 1996, communiqueront avec 5 000 autres m2 dans des locaux anciens en cours de réhabilitation. Cette bibliothèque a sa place dans la carte documentaire lyonnaise qui prend forme avec l’arrivée de l’École normale supérieure de Saint-Cloud à Gerland.

La construction de ce bâtiment sur un nouveau campus a été l’occasion de repenser l’approche documentaire du SCD de façon plus globale et plus cohérente, autour d’une logique de service appliquée à l’ensemble du projet de la bibliothèque de la Manufacture, concernant aussi bien le bâtiment que le mobilier ou le système informatique. C’était l’occasion de réfléchir à la création d’un espace adapté à l’évolution très rapide de la documentation et d’anticiper la mutation de celle-ci, mutation liée au développement des nouveaux supports et des nouveaux médias. Les deux axes de réflexion donnés à l’architecte ont été la transparence et la flexibilité.

Transparence, pour que les utilisateurs puissent immédiatement identifier la signification du bâtiment, les lieux d’animation et d’accueil, les lieux de travail individuels et collectifs. Le bâtiment a été entièrement ouvert sur l’extérieur par une façade en verre, rendue « vivante » par une résille de stores extérieurs permettant le contrôle automatique de l’ensoleillement. De l’extérieur, l’image architecturale du bâtiment est sans cesse renouvelée et, inversement, la transparence filtrée par les stores laisse deviner l’activité intérieure de la bibliothèque.

Flexibilité, par l’utilisation de cloisons en feuilles de verre collé, pour l’organisation des espaces qui restent ainsi entièrement modulables et par le choix d’un système souple, économique et évolutif de câblage du bâtiment : les plateaux de lecture sont dotés d’un réseau de boîtiers de sol (400 prises Ethernet), intégré dans les alvéoles des planchers précontraints, dont la répartition a été étudiée en fonction des scénarios possibles d’utilisation du bâtiment. De fait, les besoins d’aujourd’hui pourront être complétés à la demande.

Quant au mobilier, une étude des attentes des utilisateurs, réalisée au cours du premier semestre 1996, a permis d’identifier les pratiques de lecture et d’en tirer parti pour le choix et l’implantation des mobiliers : tables rondes pour le travail en groupe, tables rectangulaires sans vis-à-vis pour le travail individuel, en prévoyant des places de consultation à la fois face au mur, au milieu des rayonnages ou face aux fenêtres.

Par ailleurs, ont été également pris en compte des critères d’ergonomie : profondeur des tables informatiques, tables adaptées spécifiquement à la cartothèque... Le dessin et le mobilier, étudiés et choisis en cohérence avec l’architecture du bâtiment, affirment la simplicité et la lisibilité de l’ensemble. L’architecte a dessiné lui-même les meubles qui n’existaient pas sur le marché.

Ce même souci de transparence et de flexibilité a animé l’équipe du service commun de la documentation pendant l’élaboration d’un système d’accès informatisé multisupport-multimédia, qui a été réalisé en partenariat avec la Société Archimed.

La réflexion menée par le groupe Graduel (qui réunit les directeurs des bibliothèques universitaires de la région Rhône-Alpes depuis fin 1992) sur la mise en réseau de ses catalogues et, plus généralement, sur les problèmes d’accès aux sources documentaires, a apporté des éléments particulièrement utiles à la réflexion d’ensemble.

Pour donner une réponse globale à ces différents problèmes, l’occasion s’est présentée de travailler en partenariat avec la Société Archimed à l’adaptation aux bibliothèques universitaires du système d’information extrêmement communicant mis en place à la bibliothèque municipale de Valenciennes (documentation, support, lecteurs étant tous différents).

Notre réflexion n’est pas partie de l’offre mais des besoins existants, ce qui nous a permis de définir ce qu’il serait logique d’avoir pour être capable d’y répondre.

Les nouvelles offres technologiques : Siber

Siber (Système d’information des bibliothèques d’étude et de recherche) donne la possibilité, par la mise en place de systèmes ouverts et compatibles utilisant les technologies standards comme OLE (Object Linking and Embedding : liaison et insertion d’objet), d’intégration évolutive d’outils de toutes natures, accessibles sur place et à distance. C’est une informatique pensée différemment : plus autonome sur certains services, plus exigeante au niveau de l’administration.

Le principe de base de Siber est d’offrir un accès unique et uniforme à tout type d’information (texte, image, son et vidéo), à partir de tout support (CD-Rom, bases de données locales et distantes, Internet) et pour tout utilisateur local ou distant.

D’une grande complexité technique, ce projet fait coexister en réseau plusieurs serveurs hétérogènes. Le système d’organisation s’articule autour du noyau documentaire géré par le serveur Geac-Advance. Un lien normalisé est établi entre cette base bibliographique et le système multimédia, au moyen du protocole Z39.50.

L’informatique orientée objet rend totalement transparente cette complexité et, pour l’utilisateur, une interface unique permet l’accès à l’ensemble des fonctions et des services.

Outils Siber

Siber s’organise autour des produits Archimed : Book-Line, CD-Line, Web-Line, Archimed Internet Explorer, Digi-Line et Creative-Line (cf. encadré).

Le moteur de recherche multimédia accède directement au serveur documentaire Geac Advance par requête Z39.50 version 3. Grâce à ce lien normalisé, il n’y a donc aucune recopie de base. La gestion bibliothéconomique s’effectue comme auparavant. Le nouveau système intègre donc les investissements informatiques antérieurs en les valorisant.

Gestion multisite : le service commun de la documentation s’organise autour de deux sites principaux : le plus ancien dit « des Quais » et le nouveau dit « de la Manufacture des tabacs », qui sont reliés par une liaison spécialisée à deux MB par seconde. Un troisième site annexe (Bourg-en-Bresse) est relié aux Quais par une liaison à 64 KB.

Les ressources informatiques sont réparties entre les deux sites principaux et il est possible de gérer l’ensemble du système indifféremment d’un site ou de l’autre.

La station d’administration permet de lier les notices documentaires aux objets multimédias. Il est possible de définir pour chaque élément multimédia catalogué les droits d’exploitation : impression, accès public et/ou professionnel, mise à disposition sur le Web, déchargement sur disquette, utilisation par le poste de travail... L’administrateur gère les droits liés aux albums des lecteurs : durée de conservation, sauvegarde, limite de la taille des albums (cf. infra)... Cette station permet aussi d’imprimer les statistiques.

Station de numérisation : le logiciel de numérisation permet au SCD aussi bien d’être autonome dans sa politique de numérisation que de coopérer avec le service audiovisuel de l’université. En intégrant cette étape au circuit du livre, cette station permet plusieurs usages et fait baisser le coût de fonctionnement du système en faisant l’économie d’une sous-traitance extérieure.

Les postes professionnels permettent la gestion des services personnalisés : déchargement sur disquette et CD, impression de tout ou partie d’un album.

Liens extérieurs : fin mars 1997, le catalogue multimédia (notices et documents) sera accessible sur le Web.

Poste de consultation

Depuis le poste de consultation, le lecteur accède à trois services principaux : le catalogue multimédia, le réseau de CD et les sites Internet sélectionnés.

L’accès au catalogue se fait après identification de l’utilisateur (code à barres et mot de passe). Une consultation anonyme est possible : elle ne permet pas d’accéder aux fonctions personnalisées (album, dossier lecteur...).

Le réseau de CD multisites permet d’unifier l’administration de serveurs distants. Pour ne pas surcharger le réseau, les titres sont présents sur les serveurs des deux sites. Le support original se trouve sur l’un des serveurs, l’autre contient une copie de réplication sur disque dur. Le logiciel gère de façon transparente pour l’utilisateur les deux sites et les licences d’utilisation. Ainsi, lorsque la bibliothèque ne possède qu’une licence d’un CD-Rom, bien que le contenu soit présent sur les deux serveurs de CD, un accès simultané unique est garanti, sous réserve de l’accord de l’éditeur.

Accès sélectif et sécurisé à Internet : les responsables du SCD sélectionnent les serveurs Web, afin d’en proposer une consultation par l’intermédiaire d’un navigateur sécurisé. Les sites sont regroupés en différents thèmes définis par le SCD. Les sites sont également accessibles depuis le catalogue par simple « cliquage ».

Le but du système est d’être facilement reproductible en restant évolutif. Sa conception intègre les outils permettant, aux professionnels du site comme aux utilisateurs, de gérer eux-mêmes les contenus : pour les uns, la station de numérisation, celle d’administration, le réseau de CD et le poste de travail ; pour les autres, l’album et les services attachés.

Facilité et richesse d’utilisation : une interface unique permet l’accès à l’ensemble des fonctions et des services. Son ergonomie met à la portée de tous une information riche et complexe (formats, supports et localisations différentes). Un mode de recherche étendu, accompagné d’une fonction « album », permet à chaque lecteur de mémoriser ses recherches et de les reprendre à tout moment, sur place ou à distance, à travers le réseau local ou sur Internet. A terme, les données de cet « album » pourront être déchargées ou réutilisées sur un poste de travail pour la réalisation de produits spécifiques (présentation multimédia, support de cours, mémoire) entrant dans une véritable logique client/serveur.

Ouverture et normalisation : Siber a la volonté de mettre en synergie les publics, les professionnels et les informations indépendamment des sites et, à moyen terme, des systèmes informatiques. Il permet le décloisonnement des sources documentaires multisupports/multimédias par la mise en œuvre de protocole de requête bibliographique comme Z39.50, de standards HTML pour le texte, JPEG pour l’image, MPEG pour la vidéo et, en l’absence de normes, par la mise en place de systèmes ouverts et compatibles (exemple : le réseau de CD-Rom).

Modalités de recherche : à partir de l’écran d’accueil, la recherche simple est lancée automatiquement. Cette recherche est monocritère. Après la saisie, l’utilisateur lance la recherche par mot ou par début de mot. Il existe aussi une recherche par début de zone (titre, auteur, etc.).

Depuis le même écran, il accède à la recherche multicritère. Les index de recherche sont : titre, auteur, collection, sujet, note. L’utilisateur choisit également un ordre de tri : auteur puis titre, titre puis auteur ou année d’édition. La troncature à droite est possible. Dans la recherche multicritère, l’utilisateur saisit les termes de son équation de recherche.

La recherche est conçue dans le but de ne pas tenir en échec l’utilisateur et de lui donner toujours au moins une réponse. Un message l’avertit des éventuelles manipulations effectuées sur sa recherche.

Services personnalisés : tout utilisateur référencé dans le système possède un album et un bloc-notes. L’album est une collection ordonnée de notices et d’éléments multimédias. L’utilisateur peut effectuer des opérations sur les notices et les éléments multimédias : visualiser le détail, supprimer, imprimer, décharger sur un support sous plusieurs formats, créer des présentations avec les éléments multimédias, envoyer les objets de l’album dans une messagerie, changer l’ordre d’apparition, réserver des documents et suggérer des acquisitions. L’album est également accessible depuis Internet. La gestion des albums est réalisée depuis la station d’administration.

Le bloc-notes est un texte libre saisissable lors de la consultation du catalogue.

Le lecteur a également accès à son dossier d’usager et peut visualiser les informations liées à sa situation : documents empruntés, à retourner, en retard, réservation en cours, amendes dues.

Extensions multimédias : à partir de l’écran de visualisation d’une notice complète, l’utilisateur consulte les éléments multimédias associés à la notice : documents RTF et HTML, images, extraits sonores, vidéo MPEG 1, CD-Rom ou CD-photo, présentations du poste de travail, sites Internet.

Les professionnels du SCD disposent des outils leur permettant de numériser les objets multimédias et de les lier dynamiquement au système documentaire.

A ce jour, seuls le catalogue multimédia et le réseau de CD-Rom sont actifs. Le Web et la station de numérisation sont en cours d’installation. L’ensemble devrait être déployé avant l’été 1997.

De nombreuses demandes des clients/utilisateurs sont à l’étude dans un souci de respect de la propriété intellectuelle.

– sommaires de périodiques en ligne, liés à l’implantation des stations de numérisation et du Web, permettant de fournir un service en Intranet et par le PEB en Internet ;

– bases de littérature grise de l’université, en commençant par les enseignants-chercheurs (communications de congrès, articles de périodiques, etc.), en conformité avec les règles de la propriété intellectuelle, avec signalisation et communication en Internet et en Intranet ;

– bibliographies et polycopiés des professeurs proposés en ligne aux étudiants de l’université ;

– produits à la demande (bibliographies, veille technologique...)

La bibliothèque, lieu physique et lieu virtuel

La transformation du concept même de bibliothèque, en gestation depuis longtemps, apparaît totalement avec cette approche intégrée et communicante. Bibliothèque universitaire, puis service commun de la documentation, devenu aujourd’hui Système d’information. Si la bibliothèque reste un lieu physique, elle devient également un lieu virtuel, intégré dans un ensemble de réseaux, fenêtre ouverte sur le reste du monde.

Cette mutation est rendue possible par l’apport de couches logicielles sur des systèmes documentaires déjà existants. Tout d’abord, elle permet au service commun de la documentation d’apporter localement une réponse beaucoup plus large, adaptée aux besoins de l’enseignement et de la recherche. Elle rend ensuite possible la communication entre des solutions d’informatiques documentaires hétérogènes. Elle ouvre enfin la possibilité de mettre en synergie ces systèmes et d’augmenter ainsi leurs potentialités.

Mars 1997