Les fonds anciens et locaux des bibliothèques de Basse-Normandie

Cet article décrit le processus de coopération entre professionnels en Basse-Normandie, avec le soutien des acteurs institutionnels locaux, autour de la constitution d'un catalogue collectif informatisé des fonds de documentation régionale et des fonds patrimoniaux conservés dans les bibliothèques publiques. La maîtrise d'oeuvre est assurée par le Centre régional des lettres, structure régionale associative. Après un rappel du contexte, les étapes de la réalisation sont évoquées : inventaire, faisabilité, partenariat, méthode de travail, acquisition de matériel et recrutement de personnel. La rationalisation induite par une gestion collective et informatisée du catalogue, sa diffusion sur support CD-Rom constituent une solution adaptée aux besoins des professionnels et usagers des bibliothèques de la région.

This article describes the process of cooperation between professionals developed in Lower Normandy with the support of the local institutions for the making up of a union catalogue meant to list the regional collections of documentation and patrimony kept in the public libraries. The Centre régional des lettres, an associative regional organism, is in charge of it. After the quotation of the context, the different stages in the realization of the catalogue are mentioned : inventory, feasability, partnership, methods of working, acquisition of equipment and recruitment of staff. The rationalization induced by a collective and computerized management of the catalogue and its distribution on CD-Rom constitute a solution adapted to the needs of professionals and users in the libraries.

Der Aufsatz beschreibt den Mitarbeitsvorgang zwischen den Bibliothekaren in Basse-Normandie mit Hilfe der örtlichen Behörden zur Bildung eines gemeinsamen EDV-Katalogs der Sammlungen der öffentlichen Büchereien, d.h. der erbschaftlichen und regionalen Bestände. Die Durchführung des Vorhabens wird vom Centre régional des Lettres (regionale Verbandsstruktur) übernommen. Nach einer Darlegung der Umwelt werden die Phasen dieses Verfahrens erwähnt: Verzeichnis, Ausführbarkeit, Partnerschaft, Arbeitsmethode, Erwerb eines Materials und Personaleinstellung. Die von einer gemeinen und elektronischen Verwaltung des Katalogs mitgebrachte Rationalisierung entspricht am besten den Anforderungen der Berufsleute und Benutzer der regionalen Bibliotheken.

La Basse-Normandie, région de petite taille, possède un riche patrimoine écrit et iconographique, dont les manuscrits enluminés du Mont-Saint-Michel conservés à Avranches et la Tapisserie de Bayeux constituent les plus beaux fleurons.

Moins connues du grand public, d’importantes collections de livres anciens se caractérisent par une assez grande dispersion. Si les bibliothèques d’Alençon, Caen ou Cherbourg conservent des fonds importants, les bibliothèques de taille plus modeste, Avranches, Bayeux, Coutances, Lisieux, Valognes, ne sont pas en reste : la bibliothèque de Valognes, qui détient à elle seule près de 4 000 ouvrages des XVe et XVIe siècles, illustre bien cette situation. Au total, la région conserve environ 100 000 ouvrages datant des débuts de l’imprimerie à la fin du XVIIIe siècle.

L’agence régionale de coopération CORAIL

En 1984, dans le contexte de la décentralisation, et à l’incitation de la Direction du livre et de la lecture (DLL), naissent les agences régionales de coopération entre bibliothèques. Structures de type associatif, elles ont pour objectif de développer la coopération entre bibliothèques sur la base du partenariat, grâce à l’aide financière de l’Etat (Directions régionales des affaires culturelles, DRAC), et cherchent à impliquer les collectivités locales (conseils régionaux en particulier) dans des missions d’information bibliographique, de préservation et de promotion du patrimoine écrit, de formation, d’action, d’animation autour du livre et de la lecture.

L’agence CORAIL (Coopération régionale pour l’animation et l’information dans le domaine du livre en Basse-Normandie) est créée en 1987, à l’initiative de la DRAC et du conseil régional. Très vite, l’intérêt des professionnels se manifeste : une quarantaine d’établissements, bibliothèques et services d’archives, adhèrent à l’association. Les réalisations des premières années se développent en direction du patrimoine écrit régional.

Dès 1987, la région prend le relais de l’opération nationale lancée par la DLL, en mettant en œuvre une politique suivie de microfilmage de la presse régionale ancienne : un bibliothécaire, recruté sur un poste à mi-temps, a pour mission la préparation des collections, le suivi de la prestation, et la fourniture des microfilms aux établissements. Du Glaneur de la Manche à l’Indicateur de Bayeux, une vingtaine de périodiques locaux sont à ce jour microfilmés, soit un total de près de 500 000 images.

Une chargée de mission est recrutée à titre temporaire pour mener une enquête sur les fonds patrimoniaux des bibliothèques et services d’archives, qui débouche, en 1989, sur la publication d’un inventaire des fonds d’ouvrages imprimés avant 1850, conservés dans trente-trois établissements : bibliothèques municipales, universitaires, de collectivités religieuses, et services d’archives 1. Une répartition de ces 200 000 ouvrages est ainsi disponible par lieux de dépôt d’édition, par thèmes, par siècles. Un bilan sommaire de l’état matériel de chaque fonds et de son traitement est également dressé.

Entreprise plus médiatique, une importante exposition de livres anciens réunissant les plus belles pièces du patrimoine écrit bas-normand est organisée en 1992 au conseil régional. Rêve de livre est une exposition délibérément orientée vers le grand public, grâce à un effort particulier de mise en espace, et la publication du catalogue, est le fruit de la collaboration entre bibliothécaires et archivistes de la région 2.

Ainsi, sous l’impulsion de l’agence, en complément des actions de promotion et de préservation menées individuellement par les établissements, des actions de coopération s’articulent et se développent. Cependant, les professionnels ont conscience que la dispersion des collections, amplifiée par l’hétérogénéité des catalogues, est un obstacle majeur à la recherche et à la communication des documents. De plus, les bibliothèques, surtout les plus petites, n’ont pas individuellement les moyens de mettre en place des outils modernes et unifiés de signalement des collections.

Les collections patrimoniales

De l’inventaire manuscrit aux catalogues imprimés à la fin du XIXe siècle, en passant par les fichiers manuels, une multitude d’outils de signalisation coexistent... quand ils ne font pas tout simplement défaut sur tout ou partie du fonds de certaines bibliothèques. La qualité de la description bibliographique est fort variable : si les fichiers réalisés après les années 50, ou certains catalogues du XIXe siècle – le catalogue imprimé de la bibliothèque d’Alençon en est un bel exemple – présentent un bon niveau de fiabilité, d’autres méritent de sérieuses révisions.

C’est avec la publication du travail de deux bibliothécaires bas-normands qu’un saut qualitatif est franchi 3. Près de 10 000 ouvrages des XVe et XVIe siècles, localisés dans une vingtaine d’établissements de la région, sont décrits au moyen de notices courtes, rédigées ouvrage en main, et complétées par des références à des bibliographies spécialisées. Entreprise inspirée des travaux réalisés outre-Manche, son objectif premier est l’identification et la localisation des ouvrages, préalable à des recherches bibliographiques plus approfondies. Elle fixe en outre des principes méthodologiques pragmatiques et réalistes, et suscite l’espoir d’en finir avec les « fiches bibliographiques ».

La documentation régionale

Constitués à partir des années 50, et marqués par des pratiques mieux normalisées, deux ensembles complémentaires sont à considérer :

– le Catalogue collectif des ouvrages normands des bibliothèques de Basse-Normandie 4, construit au fil des années à l’initiative des bibliothèques municipale et universitaire de Caen par fusion des fichiers provenant de plusieurs établissements, est un ensemble cohérent et bien articulé sur des vedettes auteurs contrôlées. Gelé en 1980 à la suite du microfichage des notices, il a fait l’objet d’une mise à jour et d’une campagne complémentaire de localisations auprès des bibliothèques qui y étaient mal représentées ;

– la Bibliographie normande 5, publiée régulièrement depuis 1951, référence des articles de revues normandes, travaux universitaires, contributions des académies, sociétés savantes ou sociétés d’histoire locale, concerne principalement le domaine historique. Elle est constituée collectivement et centralisée par le musée de Normandie, à Caen.

Si ces deux sources constituent une vraie richesse bibliographique, la consultation en est peu pratique, surtout pour les recherches rétrospectives, seules les données des dernières années étant informatisées.

Constitution et étude de faisabilité

Dès 1991, une réflexion est engagée au sein d’un comité de pilotage, à partir de la prise en compte de l’ensemble de ces outils, afin d’envisager leur unification éventuelle et la mise en place d’une base de données collective informatisée, aux accès multiples. Le support de diffusion choisi est a priori le CD-Rom. De par sa facilité d’utilisation au moyen d’une configuration informatique peu coûteuse, ce support semble adapté à une diffusion en région, en particulier dans les bibliothèques les plus petites... Mais le projet pose des problèmes complexes d’organisation, de priorités à définir, d’évaluation des coûts...

En 1992, une étude de faisabilité est commandée à une société de conseil spécialisée, Tosca Consultants, qui dresse un bilan de l’existant, détaille les tâches de constitution du catalogue, décrit les besoins en matériel et logiciel, propose une méthode de travail et présente une évaluation des coûts. Les scénarios de réalisation variaient en fonction du recours plus ou moins systématique à la sous-traitance. Une solution mixte est finalement retenue : CORAIL assume la prise en charge du catalogage et la saisie des fichiers complexes ; pour ne pas allonger les délais, la conversion des catalogues imprimés sera confiée à une société spécialisée.

Partenariats et évolution de la structure

Le conseil régional et la DRAC sont les partenaires financiers de CORAIL, qu’ils souhaitent faire évoluer vers une structure aux objectifs plus larges dans le domaine du livre et de la lecture. C’est dans ce contexte favorable que l’étude de faisabilité est présentée au conseil d’administration ; les administrateurs valident le projet, tout en se montrant attachés à une réalisation en interne, avec recrutement de personnel en région.

Par ailleurs, la Bibliothèque nationale de France (BNF) développe une très importante opération de conversion rétrospective des catalogues des fonds anciens des bibliothèques municipales. En raison de la dispersion des fonds, aucune des bibliothèques de la région n’est retenue dans ce programme, même si certaines d’entre elles présentent des catalogues qui ne posent pas de problèmes de saisie. A l’appui de l’engagement des administrateurs et des conclusions de l’étude de faisabilité, la BNF est sollicitée et accepte de prendre en charge la saisie des catalogues des fonds anciens des bibliothèques municipales d’Alençon, Bayeux, Caen, Coutances, Cherbourg, et Valognes, en échange de la saisie par CORAIL des catalogues de leurs fonds régionaux.

En 1994, le Centre régional des lettres (CRL) est créé par fusion de CORAIL avec une autre association régionale, le Fonds d’aide à la création littéraire. Les missions sont élargies à l’aide à l’édition régionale et à l’action culturelle en direction du livre et de la littérature. Les missions patrimoniales sont confirmées et le projet de CD-Rom est inscrit au contrat de plan 1994-1998, signé par la DRAC et le conseil régional de Basse-Normandie.

Mise en œuvre et évolution du projet

L’harmonisation avec les opérations nationales donne force et cohésion au projet. L’accord avec la BNF appelle une prise en compte prioritaire des catalogues des six bibliothèques choisies, en même temps qu’une adhésion aux principes retenus pour les campagnes de rétroconversion. Sur ces bases, la saisie des catalogues des fonds régionaux incombe au CRL : elle sera réalisée en interne, sur un matériel spécifique, et par du personnel recruté sur place.

Le cahier des charges, rédigé par le bureau Van Dijk, souligne les qualités attendues du système informatique quant à la bonne ergonomie de la saisie, la capacité d’importer et d’exporter des notices bibliographiques au format UNIMARC, la possibilité de créer des notices d’autorité, la gestion de deux bases distinctes.

Le logiciel AB6 est retenu après appel d’offre adressé au principaux fournisseurs de systèmes de gestion de bibliothèques.

Une bibliothécaire, recrutée à temps complet, est chargée de la préparation et du contrôle de la saisie, de la constitution du fichier autorité auteurs en relation avec les établissements. Elle est secondée par deux opératrices de saisie, chacune à mi-temps. Cette équipe de travail, aux compétences complémentaires, motivée par le contrôle constant de la qualité bibliographique, au moyen d’un outil très performant en recherche documentaire, va réaliser dans un court délai, un catalogue 6 d’une cohérence bibliographique supérieure à celle obtenue à l’issue d’une simple opération de saisie de masse.

Ce sera bien l’objectif à atteindre pour les six catalogues de fonds anciens 7 qui seront chargés dans la base après rétroconversion : des travaux d’harmonisation seront nécessaires, révision des entrées auteurs, fusion des notices « doublons »...

Dans un troisième temps, l’enrichissement du catalogue et la prise en compte progressive des autres fonds s’effectueront après requêtes dans la base, par création de nouvelles notices ou ajouts de localisations. L’édition d’un premier CD-Rom est programmée pour la fin de l’année 1996.

Usagers, professionnels et décideurs

Il s’agit là de conserver, par la promotion d’un service nouveau et d’un support moderne, un potentiel d’usagers, étudiants, chercheurs, érudits locaux ou simples curieux, qui pourraient être découragés par la multiplicité et l’éparpillement des sources actuellement proposées. L’objectif est aussi de fournir aux professionnels un outil de travail contribuant à une meilleure connaissance de leurs fonds, comparé au fonds régional, les incitant à des actions complémentaires et concertées d’acquisition, de catalogage, d’indexation, de préservation... sur des ensembles définis en commun. Le but est enfin de susciter l’intérêt des décideurs institutionnels en créant un produit qui renforce l’identité régionale et constitue un outil de recensement et d’évaluation indispensable pour des opérations massives de maintenance et de préservation des documents patrimoniaux.

Février 1996