La conversion rétrospective des catalogues

La bibliothèque municipale de Dijon a bénéficié de l'opération de conversion rétrospective des catalogues de livres anciens financée par l'Établissement public de la Bibliothèque de France (EPBF), concernant les ouvrages publiés avant 1811 et les fonds spécialisés. La ville de Dijon a pris en charge la saisie des notices d'ouvrages du XIXe siècle des registres du fonds ancien non prises en compte par l'EPBF. Plus de 55 000 notices ont été saisies par la société Jouve SI et chargées sur le système informatique de la bibliothèque en 1995. Elles sont accessibles avec les ouvrages contemporains sur les terminaux et consultables sur Minitel.

The Bibliothèque municipale de Dijon benefitted by the operation of retroconversion of the catalogues of old books, financed by the Etablissement public de la Bibliothèque de France (EPBF), for the books published before 1811, and the special holdings. The city of Dijon has taken care of the capture of the entries of XIXth books from the registers of the old collection, which were not taken by the EPBF. More than 55 000 entries were captured by the Jouve Company and loaded on the computer system of the library in 1995. They are accessible with the contemporary books on the terminals and can be consulted on the Minitel.

Die Stadtbibliothek Dijon hat Nutzen gezogen aus dem Vorgang der rückschauenden Konvertierung, den der Établissement public de la Bibliothèque de France (öffentliche Anstalt der Bibliothèque de France) finanziert hatte. So wurden die Kataloge des Altbestands bis 1811 und der Fachsammlungen aufs Computer aufgenommen. Die Stadt Dijon hat die Verarbeitung der Grundaufnahmen übernommen, die die Bücher des 19. Jahrhunderts betreffen und demzufolge vom EPBF nicht behandelt wurden. Es wurden von der Gesellschaft Jouve SI mehr als 55 000 Grundaufnahmen verarbeitet, die seit 1995 auf dem Computersystem der Bibliothek vorhanden sind. Mitten in den zeitgenössischen Werken sind sie jetzt mit den Terminals und durch Btx nachzuschlagen.

La bibliothèque municipale de Dijon a fait partie des sept premiers établissements (avec Besançon, Bordeaux, Grenoble, Lyon, Nancy et Nantes) sélectionnés en 1990 par l’Établissement public de la Bibliothèque de France (EPBF) pour participer à l’opération de conversion rétrospective de leurs catalogues de fonds anciens, c’est-à-dire les ouvrages publiés avant 1811, ainsi que des fonds spécialisés, particuliers et locaux.

Les bibliothèques retenues devaient être informatisées et posséder un fonds ancien important – ce qui était le cas de Dijon, équipé du système Geac Glis 9500 et conservant 60 000 volumes antérieurs à 1811.

L’opération de conversion rétrospective des catalogues de fonds anciens, encore en cours actuellement pour un certain nombre de bibliothèques, vise à constituer un catalogue collectif de France du livre ancien par le regroupement dans un même fichier des notices rétroconverties de toutes les bibliothèques qui y participent.

Calendrier de l’opération

L’EPBF a assumé la charge financière de toutes les prestations et demandé à la société Tosca Consultants de mener une étude de faisabilité pour chaque site en termes de moyens scientifiques, techniques et humains disponibles. La société Jouve SI a été retenue pour la saisie informatique des notices en format UNIMARC telles qu’elles se présentaient, sans recatalogage.

Dans le courant de 1991, l’étude de faisabilité terminée confirma la possibilité de mener à bien l’opération. De nombreux tests réalisés en 1992 aboutirent à la rédaction du cahier des spécifications techniques de saisie en juin 1993. La signature, le 28 juin 1993, de la convention entre la ville de Dijon et l’EPBF, donna le signal du début de la saisie qui s’échelonna de juillet 1993 à avril 1994.

Enfin, le 8 novembre 1994, la bibliothèque réceptionnait les trois bandes magnétiques définitives contenant l’ensemble des notices rétroconverties. Le chargement progressif de ces 55 406 notices commença fin 1994 et s’acheva le 15 juin 1995, deux ans seulement après la signature de la convention. Parallèlement, une copie des bandes magnétiques fut transmise à l’EPBF pour leur future intégration dans le Catalogue collectif de France (CCF).

Les différents catalogues rétroconvertis

Les recherches dans le fonds ancien s’effectuaient auparavant par l’intermédiaire de plusieurs catalogues très différents les uns des autres, tant par leur forme (registres manuscrits, volumes imprimés, fiches manuscrites ou dactylographiées...) que par leur structure (dates de rédaction, emploi de tables de conversion...).

Des registres manuscrits (vingt-deux volumes matières, dix-neuf volumes auteurs), rédigés au XIXe siècle, contenaient la plus grande partie des notices de livres anciens, mais aussi celles de nombreux ouvrages du XIXe siècle non pris en compte par l’EPBF. La bibliothèque et la ville de Dijon saisirent l’occasion de rétroconvertir ces notices en même temps que les autres, et prirent en charge la saisie pour un coût total de 284 000 F.

Étaient également concernés par l’opération les catalogues imprimés des incunables et des fonds particuliers, et plusieurs petits fichiers manuscrits correspondant à des fonds d’une importance numérique moindre (factums, fonds Muteau et Breuil – collections d’érudits locaux –, ouvrages anciens acquis après 1900).

Ces catalogues ont été répartis en deux lots, d’un côté les fiches manuscrites du fonds Breuil et le catalogue imprimé des fonds particuliers, de l’autre les registres et les autres catalogues. Pour chacun d’eux, un cahier de spécifications techniques fut rédigé par Jouve SI à partir des consignes données par la bibliothèque et l’EPBF. Chaque zone UNIMARC y était décrite avec des modalités de saisie différentes selon les catalogues ou fiches d’origine.

Corrections et vérifications

Un énorme travail préparatoire de corrections et de vérifications – relecture intégrale des différents catalogues et fichiers à rétroconvertir – fut mené à la bibliothèque par un assistant de conservation, à temps plein de septembre 1992 à mai 1993.

L’indexation matière des registres manuscrits et du catalogue imprimé des fonds particuliers a été conservée, les intitulés trop longs pour être saisis en zone UNIMARC 610 (indexation en langage libre) ont été simplifiés.

Dès la fin du mois de juillet 1993, arrivèrent les premières listes de notices contenant des anomalies, liées à des difficultés rencontrées en cours de saisie, dues principalement à des problèmes d’illisibilité ou de formatage des informations, et ne pouvant être résolues avec la seule aide des cahiers de spécifications techniques. Plus de 12 000 notices furent corrigées, pour la plupart ouvrage en main, et renvoyées à Jouve SI.

Des éditions de notices représentant 4 % du total ont également été contrôlées, par leur comparaison avec les notices papier, puis retournées à l’EPBF, afin d’assurer un suivi de la qualité de la saisie.

Le chargement des notices sur le système informatique de la bibliothèque n’est pas une fin en soi ; il reste à corriger, par exemple, les nombreuses fautes de frappe dans les textes en latin ou encore les vedettes auteurs de qualités très diverses. L’ajout d’informations dans les notices à partir de fichiers d’ex-libris et de reliures est également prévu.

Toutes ces modifications apportées au catalogue informatisé des fonds anciens, tant par ajout de notices que par correction des notices rétroconverties, seront signalées au futur organisme de gestion du Catalogue collectif de France selon des modalités qui restent à préciser.

En un temps relativement court, la bibliothèque a donc pu offrir à ses usagers un moyen de recherche plus rapide et efficace sur ses fonds anciens. Les notices rétroconverties sont désormais accessibles, comme celles des ouvrages contemporains, en tout point du réseau de la bibliothèque municipale et par le Minitel (code : 3614 BMDIJON). L’écran d’accueil du catalogue informatique, en proposant d’effectuer la recherche au choix dans le fonds général ou dans les fonds patrimoniaux, limite les risques de demandes non fondées de consultation d’ouvrages anciens.

Si la conversion rétrospective a pris en compte la plus grande partie du fonds ancien, plusieurs fonds particuliers, dont les catalogues ne présentaient pas un niveau de qualité suffisant, devront être progressivement traités et intégrés à la base informatique dans les années à venir.

Février 1996