Une expérience nord-américaine

Le réseau informatisé des bibliothèques de l'université McGill a été mis en place pour répondre à un certain nombre de besoins dont les principaux sont la qualité de l'information délivrée à l'usager et sa disponibilité. Les manifestations de cette informatisation très poussée sont la mise en réseau du catalogue des bibliothèques, et l'accès en ligne à des banques de données. L'historique, le développement et l'application de l'informatisation de ce réseau sont l'exemple type de ce qu'une université nord-américaine peut mettre en oeuvre dans la société de l'information de cette fin de siècle.

A few years ago, the network of the McGill University's libraries in Montreal has been computerized. The whole community of the campus and the affiliated institutions have now a direct access to two catalogues, the libraries' catalogue, and the on-line CD-Rom database. These catalogues are the answer to the increasing need for the quality of information and its availibility to its users. The article gives an historical approach of the network, its development and its implementation. This experiment is the best example of what a North American University within the world of information at the end of the century can do.

Das elektronische Netz der Bibliotheken der Universität McGill wurde zur Befriedigung bestimmter Bedürfnisse eingerichtet, insbesondere die Qualität der erteilten Information und deren Verfügbarkeit. Dieser hochgradige EDV-Einsatz hat schon die Einrichtung eines gemeinsamen Bibliothekenkatalogs, Muse, und dank dem System Peruse den Zugriff zu on-line Datenbanken erlaubt. Die Geschichte, die Entwicklung und der Einsatz der EDV in diesem Netz mögen das Beispiel schlechthin davon anweisen, was eine nordamerikanische Universität in der Informationsgesellschaft dieser Jahrhundertwende unternehmen kann.

« Une bibliothèque nous révèle l’esprit de celui qui l’a amassée, ses fantaisies et ses caprices, sa force et ses faiblesses, ses préjugés et ses préférences……les amitiés de sa vie, les étapes de son développement personnel, les vagabondages de son esprit, tout est représenté »Sir William Osler, 1849-1919Médecin, professeur à l’université McGill et bibliophile

Les bibliothèques universitaires au Québec représentent vingt-trois millions de documents (soit 118,4 documents par étudiant), 21 000 places assises, 157 000 étudiants, 1 794 salariés (dont 26 % de professionnels), soit une personne pour 96 étudiants (en France, ce rapport est de l’ordre d’une personne pour 350 étudiants). La plupart sont en général très bien dotées en locaux et en matériels informatiques : la bibliothèque McLennan, bibliothèque centrale du campus McGill, propose à ses usagers une vingtaine d’ordinateurs pour la consultation du catalogue en ligne Muse, mais également une vingtaine d’autres pour des usages divers, tels que la consultation du réseau de CD-Rom et des banques de données – Peruse –, ainsi que l’accès à Internet.

Les budgets

Les budgets des universités comprennent la masse salariale et sont financés par la dotation annuelle de l’université (soit environ 6 % du budget des universités) et par des dons privés. L’université McGill a une longue tradition de dons et de legs, la plupart provenant de ses anciens étudiants, de professeurs et d’institutions diverses. Une souscription a été lancée afin de reconstruire la bibliothèque de droit, une des plus importantes et des plus utilisées du campus, trop à l’étroit dans ses quatre étages : la moitié de la somme a déjà été réunie grâce aux dons.

Il faut cependant signaler que les budgets des universités nord-américaines sont en nette diminution ces dernières années, et que la situation financière des bibliothèques universitaires est morose : réduction drastique et compression de personnels sont à l’ordre du jour. Les collections subissent donc un sérieux préjudice (notamment par l’annulation d’un certain nombre de titres de périodiques).

Les ententes

L’accent est de plus en plus mis sur la coopération et les échanges entre bibliothèques et sur les nouvelles technologies.

L’accès au réseau des bibliothèques universitaires (emprunt des documents directement ou par le biais du prêt entre bibliothèques) repose sur le principe de la complémentarité des ressources. Les emprunteurs doivent s’efforcer d’utiliser les ressources documentaires de leur propre bibliothèque avant d’utiliser celles des bibliothèques des autres institutions universitaires.

La Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec, (CREPUQ) et le Council of Ontario Universities (COU) ont mis en place un système d’échanges, appelé ententes, à plusieurs niveaux (voir encadré ci-dessous). Mais ce n’est qu’un des aspects de cette coopération qui prend diverses formes, par la création d’une base de données donnant une liste des outils de formation documentaire par exemple.

Des ententes d’emprunt direct

Un premier exemple d’emprunt est celui qui permet à certaines catégories d’usagers – professeurs, étudiants, chercheurs, bibliothécaires –, après obtention d’une carte, d’emprunter directement des documents dans les bibliothèques citées. Un second exemple est l’entente qui permet à des étudiants inscrits à des programmes offerts conjointement par plusieurs universités d’emprunter directement des documents dans chacune des bibliothèques participant à ces programmes.

L’université McGill

L’université McGill est la plus importante université anglophone du Québec. Doyenne des établissements universitaires du Québec, elle fêtera son 175e anniversaire cette année.

Fondée en 1821 (collège devenu université en 1829), soit une trentaine d’années avant l’ouverture de la première université francophone – l’université Laval, à Québec –, grâce aux libéralités testamentaires de James McGill, riche marchand d’origine écossaise ayant fait fortune dans la traite des fourrures, elle occupe un vaste campus sur les premières pentes du Mont-Royal.

There is only one McGill ! Ainsi se définit, par ce slogan ambitieux, la célèbre université anglophone canadienne sise en plein cœur de Montréal. Il existe cependant d’autres grandes universités à Montréal, et parmi celles-ci, Concordia University, l’université de Montréal, l’université du Québec à Montréal (Uquam).

Forte de ses 25 000 étudiants, de ses 1 200 professeurs et de ses soixante bâtiments, dont la plupart ont un cachet XIXe siècle non dénué d’un charme tout britannique, l’université McGill s’enorgueillit d’un enseignement de pointe dans un certain nombre de domaines, dont la médecine et le droit. Elle compte douze facultés et dix écoles associées. Instituts de recherches avancées, hôpitaux universitaires, bibliothèques offrant les dernières technologies à leurs utilisateurs, tout est mis en œuvre pour que l’université soit à la hauteur de ses ambitions et de sa réputation.

Le système des réseaux bibliographiques

Compétence et rapidité dans la délivrance de l’information sont les maîtres mots du système bibliothéconomique canadien. Les nouvelles technologies sont donc complètement intégrées par les professionnels : citons les quatorze banques de données (bibliographiques et en texte intégral) offertes par le système Peruse sur tout le réseau de l’université, l’accès à Internet pour les étudiants et les professeurs, un prêt entre bibliothèques (PEB) très performant grâce notamment à l’utilisation d’Ariel. De plus en plus donc, l’accès à l’information se fait directement par l’utilisateur lui-même, le bibliothécaire ayant un rôle de conseil, d’intermédiaire et de formateur. Dans ce but, l’université McGill a mis en place une politique d’informatisation très poussée et son réseau bibliographique s’étend maintenant sur les seize bibliothèques du campus, dans des domaines très divers, ainsi que dans les institutions et hôpitaux affiliés.

Le projet d’informatisation Notis/McGill

Le système informatique mis en place à McGill est fondé sur une constatation et une évidence : tout a été fait et pensé pour l’usager. A partir des fonctions classiques d’une bibliothèque (acquisitions, traitement, disponibilité, prêt), c’est la disponibilité des documents pour l’usager qui a retenu toute l’attention des professionnels. Le catalogue en ligne est donc la pièce maîtresse de ce système dit intégré (voir encadré page précécente).

Entre 1986 et 1991, le projet d’informatisation Notis/McGill peut donc se résumer ainsi : le choix de Notis en 1986 par les bibliothécaires, cinq années de réalisation, l’inventaire des collections et le codage par code à barres, une coopération intense avec le centre de calcul de l’université, l’amélioration des services aux usagers en unifiant et en intégrant les catalogues, tout ceci s’est accompagné de mise en place de procédures et de règles, ainsi que de sessions de perfectionnement du personnel.

L’usager avant tout : Muse

Le catalogue en ligne des bibliothèques de l’université McGill – Muse – contient 1,5 million de notices. Il est constitué par le catalogage courant, le catalogage rétrospectif, et le catalogage dit « externe », c’est-à-dire l’achat de banques de données. Le concept du partage des ressources prend ici tout son sens, notamment en ce qui concerne les notices bibliographiques.

L’usager a donc dorénavant accès très rapidement à l’information désirée : le système, tout en lui signalant l’état de la collection de l’université sur le thème choisi, est à même de lui dire si l’ouvrage désiré est en commande, s’il est arrivé. Dans le cas où l’ouvrage désiré correspond à une urgence, une procédure spéciale de prêt dans les 24 h a été mise en place.

L’utilisateur peut consulter Muse d’une des bibliothèques du campus, et également à partir de son ordinateur personnel. Sur Internet, la consultation est possible par le réseau Telnet en tapant : mvs. mcgill.ca. (voir encadré ci-contre).

L’accès en ligne aux références bibliographiques

Le catalogue Peruse a pu naître grâce à un fond spécial attribué par l’université, ainsi qu’au soutien financier de plusieurs facultés. Depuis février 1994, il est consultable par l’ensemble de la communauté de l’université McGill, ainsi que dans les laboratoires, les bureaux et les hôpitaux universitaires affiliés, de la même manière que Muse, et ce, 24 h sur 24 et sept jours sur sept (voir encadré page suivante). Mais il n’est pas accessible sur Internet, car ce système possède un certain nombre de banques de données commerciales pour lesquelles des accords financiers ont été signés entre les producteurs et l’université.

En 1994, l’ensemble des interrogations des banques de données était de 43 089, dont 30 934 pour Medline, suivie de PsycInfo (4 613), Compendex Plus (1 418), Current Contents (1 255) et Cinahl (1 323). Les deux bibliothèques utilisant le plus Peruse sont la Health Sciences Library (11 355 connexions) et la bibliothèque centrale McLennan (9 408 connexions). La moyenne des connexions extérieures se situait aux alentours de 10 000 par mois en 1994. Les étapes futures sont la montée en puissance du serveur central, l’addition de nouvelles banques de données et de périodiques en texte intégral (tel le New England Journal of Medicine en 1995), un système client/serveur.

La réaction des utilisateurs est extrêmement positive. L’université espère un accroissement significatif de son utilisation dans les années à venir. Un autre de ses usages sera la consultation possible dans un avenir proche des catalogues collectifs de périodiques ou de répertoires, tels Books in print.

La fourniture électronique de documents

L’université McGill cherche de plus en plus à trouver les moyens de pallier les restrictions budgétaires qui se traduisent par des coupes sombres dans les collections de périodiques scientifiques. Ainsi, telle bibliothèque possédant tel titre de périodique se verra la seule à le posséder, à charge pour elle de le mettre à disposition de la communauté universitaire. C’est le cas pour le département Chimie à l’Uquam qui propose en ligne cent titres sélectionnés qu’il est le seul à posséder, et ceci à titre de projet pilote. D’autre part, un consortium des bibliothèques médicales, appelé McGill Medical and Health Libraries Association (MMAHLA) réunissant vingt-deux bibliothèques a défini une politique globale d’achat des périodiques. Celle-ci fait l’objet de réajustements chaque année. Les articles fournis entre membres de ce consortium ne sont pas gratuits.

La technologie actuelle sert aussi de support à la fourniture de documents avec notamment Ariel (permettant la transmission via Internet de documents scannérisés avec sortie sur l’imprimante du demandeur).

Le Canada Institute for Scientific and Technical Information

Un accord a été signé entre l’université McGill et le Canada Institute for Scientific and Technical Information (CISTI) – situé à Ottawa et équivalent de l’INIST – afin d’obtenir, en un temps record et par la technologie actuelle la plus moderne, des photocopies d’articles de périodiques. Cet accord s’est révélé très efficace, la moyenne d’obtention pour un article étant de deux à trois jours.

Le CISTI possède la plus importante collection de documents scientifiques et techniques d’Amérique du Nord, et l’une des collections les plus complètes de comptes rendus de conférences scientifiques et de rapports techniques, qui s’enrichit de plus de mille documents par jour, et dans toutes les langues. Le budget de cet institut est de 24,5 millions de dollars canadiens, et il emploie plus de deux cents personnes sur le site du National Research Council of Canada. Il possède un service de références et d’orientation – soixante personnes y sont affectées –, un service de bases de données en ligne, édite quatorze revues scientifiques, peut traiter quotidiennement 1 800 demandes de documents. Les clients choisissent la méthode de livraison qu’ils préfèrent : copie imprimée, télécopie ou fichier électronique (avec autorisation de l’éditeur). La livraison est garantie pour le jour suivant dans n’importe quelle grande ville d’Amérique du Nord.

Intellidoc

Intellidoc est un système électronique de fourniture de documents. Il est d’ores et déjà possible d’archiver les documents électroniques, grâce, dans un premier temps, à un accord avec l’éditeur Springer-Verlag. D’autres accords suivront.

Le cheminement de demande d’article est le suivant : la demande arrive sur le système en format électronique via Internet, Swetscan (consultation en ligne de sommaires), CAN/OLE (banques de données canadiennes en ligne) ou Romulus (le catalogue en ligne du CISTI), ou par télécopie, téléphone, courrier (les données sont alors saisies de façon à retrouver un format électronique en sortie) ; le système, grâce à un code-client, fait le lien entre le demandeur et la demande et débite le compte de celui-ci mensuellement. Il calcule également les droits d’auteurs à payer ; le système retrouve la localisation de l’article demandé grâce à un autre code ; la demande est alors imprimée et envoyée là où la revue est archivée. Une équipe est chargée de scannériser les pages de texte. Douze stations électroniques équipées de scanners travaillant en réseau local se chargent de répartir les demandes selon les différents codes. Les pages scannérisées sont alors envoyées en mode électronique (par Ariel) ou sous forme papier (télécopie, courrier) à l’adresse du client. La livraison se fait en un ou deux jours, et en quatre heures en service rapide.

Docline

Docline a été lancé par la National Library of Medicine aux Etats-Unis. Les bibliothèques qui souscrivent à ce projet doivent mettre en commun leurs catalogues. Le choix de la bibliothèque où la demande doit être envoyée est fait automatiquement par le système. Six choix sont possibles en cas d’indisponibilité du document. Les bibliothécaires canadiens sont très enthousiastes quant à leur participation à ce très ambitieux projet qui est une formidable ouverture sur l’ensemble des collections nord-américaines.

Internet

La plupart (pour ne pas dire toutes) des bibliothèques canadiennes participent au phénomène Internet. A l’université McGill, l’utilisation d’Internet a pris toute son ampleur en 1991, lorsque l’accès a été démocratisé à travers le réseau MUSIC (Multi-User System for Interactive Computing). Les milliers d’étudiants de McGill ont alors eu la possibilité de l’utiliser. Chaque étudiant, professeur et bibliothécaire peut demander un code d’accès personnel à Internet.

Le centre de calcul de l’université travaille à partir de deux ordinateurs IBM modèle 3090 de 128 mégabytes chacun. Ce système supporte, entre autres, tout le réseau informatisé des bibliothèques et notamment MUSIC. Des serveurs SUN sont également reliés pour les réseaux locaux (en particulier les CD-Rom). Enfin, ce système est connecté à plusieurs réseaux, et en premier lieu au réseau canadien CA * net, NetNorth ainsi qu’au Québec Research Network RISQ. Cela constitue la passerelle d’accès à Internet.

Les bibliothèques McGill ont dû former leurs personnels et leurs usagers : des séminaires ont été organisés à cette intention par des bibliothécaires spécialisés dans les nouvelles technologies, aidés par des informaticiens. Le succès des séminaires McGill va croissant (ils s’exportent même à l’étranger, notamment lors des conférences internationales telles que l’IFLA).

Malgré des problèmes économiques certains et visibles, notamment dans le domaine des bibliothèques, l’université McGill occupe une place importante dans le paysage universitaire canadien et nord-américain, ainsi que sur le plan international. Un des meilleurs exemples est la politique de coopération soutenue avec un certain nombre de pays dont la Chine : la Health Sciences Library a, depuis plusieurs années, mis sur pied un programme d’échanges avec l’université chinoise médicale de Shenyang, et de nombreux bibliothécaires ont participé à ces échanges, notamment en organisant des sessions de formation.

Ainsi, non contente d’avoir tissé un réseau dense au sein de ses bibliothèques, à la fois sur le plan humain et sur le plan technologique, l’université McGill a su maintenir et élargir son champ d’action et de compétence. There is only one McGill !

Décembre 1995