Les bibliothèques universitaires allemandes

Cet article présente les évolutions récentes des bibliothèques universitaires allemandes. Cinq ans après la réunification nationale, les universités de l'ex-RDA se modèlent de plus en plus sur celles de l'ex-RFA. A la stagnation des budgets d'acquisition et à l'augmentation du nombre des usagers, elles répondent par le développement des catalogues collectifs et l'introduction des nouvelles technologies. De plus, les premières étapes en matière de conservation des documents et de coopération régionale commencent à être visibles.

This paper presents the recent developments in the German university libraries. Five years after the German reunification, universities in the five new states of the East have largely been remodelled according to standards prescribed by the West. Faced with budgetary restraints and increasing users'demands, university libraries respond to the situation by forging ahead with shared cataloguing schemes and the introduction of new information and documentation services. With regional cooperation no longer just a theoretical concept, they also tackle the problem of preservation in a cooperative spirit.

Dieser Aufsatz stellt die neuesten Entwicklungen der deutschen Universitätsbibliotheken vor. Fünf Jahre nach der nationalen Einheit hat sich das westdeutsche Universitätsmodell auch in den östlichen Bundesländern weitgehend durchgesetzt. Obwohl sich die Universitätsbibliotheken mit steigenden Benutzerzahlen und stagnierenden Erwerbungsetats konfrontiert sehen, werden die Fragenkomplexe Gesamtkataloge und neue Informationstechnologien offensiv angegangen. Gleichzeitig werden erste Schritte auf ein umfassendes Bestandserhaltungskonzept hin unternommen sowie Probleme der regionalen Kooperation aufgegriffen.

Le nombre record des étudiants inscrits à l’automne dernier dans les universités allemandes met les bibliothèques universitaires de ce pays devant un dilemme. Alors qu’il leur faut satisfaire les demandes d’usagers plus nombreux, le budget des acquisitions (achat de livres et abonnement aux périodiques) stagne, voire diminue. Les instances gouvernementales en charge de l’enseignement supérieur au niveau fédéral ou régional ne veulent ou ne peuvent apparemment plus assurer son financement dans des conditions satisfaisantes.

Les budgets

Voici maintenant des années que plusieurs personnalités du corps des bibliothécaires allemands font état de leur inquiétude devant la diminution des crédits alloués aux bibliothèques universitaires. Mais, si les chiffres cités ci-dessous sont préoccupants, pour l’heure il n’y a certes pas lieu de s’alarmer.

Les BU de l’ex-RDA sont désormais pleinement intégrées au plan de financement fédéral et connaissent en règle générale une situation souvent meilleure que celle de certaines institutions bien établies à l’Ouest. Dans la mesure où les universités allemandes reçoivent leur financement des différents Etats fédéraux (les Länder), le budget attribué aux BU dépend étroitement des conditions sociales et économiques qui prévalent dans chaque Etat. La récession économique amorcée en 1993 a multiplié le nombre des chômeurs et ponctionne lourdement les finances des Länder qui doivent consacrer aux mesures d’aide sociale des sommes en principe affectées à d’autres postes. De plus, les fonds nécessaires au programme de reconstruction à l’Est amputent d’autant le revenu des Länder.

A l’Ouest, seuls cinq Etats sur dix (Bavière, Rhénanie-Westphalie, Sarre, Bade-Wurtemberg, Rhénanie-Palatinat) ont pu accorder aux BU une augmentation du budget des acquisitions ; les cinq autres ont dû voter des mesures de restriction budgétaire. A Brême, le Land le plus touché par la récession, les fonds réservés aux acquisitions ont effectivement diminué de 17,3 %.

Toutes bibliothèques universitaires confondues néanmoins, une légère augmentation (1,3 %) a été enregistrée en 1994. Mais un examen plus attentif des bibliothèques spécialisées révèle que 37 % d’entre elles ont vu leur budget stagner, voire diminuer. En 1993-1994, les universités les plus touchées par ces coupes furent :

Berlin : - 16,7 %, Cassel : - 16,4 %, Chemnitz : - 18,2 %, Darmstadt : - 14,5 %, Hildesheim : - 12,5 %, Mayence : - 24 %, Oldenbourg : - 11,4 %, Osnabrück : - 17,7 %.

Le personnel

Si le pouvoir exécutif fédéral ou régional annonce périodiquement une réduction du nombre des fonctionnaires, seuls quelques Länder ont effectivement entrepris de diminuer les effectifs de la fonction publique. Dans les cinq nouveaux Etats constitués à l’Est, toutefois, le « nettoyage » politique associé à des mesures de requalification a entraîné une compression du personnel d’Etat.

En 1994, les soixante-dix-neuf BU allemandes rémunéraient au total 7 880 personnes à temps plein, et trente-quatre d’entre elles comptaient plus de cent employés. Il s’agit là en majorité de postes de fonctionnaires : en effet, seuls treize d’entre eux étaient rétribués sur fonds privés, alors qu’une proportion considérablement plus importante (69) était indirectement payée par le gouvernement fédéral : ce dernier subventionne des projets de recherche (ces subventions sont accordées pour un temps limité) et rémunère le personnel chargé des projets de constitution de collections spécialisées.

Les collections

Selon les statistiques les plus récentes (1994), les soixante-dix-neuf BU allemandes s’enorgueillissent de posséder globalement des collections de monographies et de thèses représentant cent seize millions de volumes.

Ces collections qui couvrent tout l’éventail des domaines scientifiques, des sciences humaines à la technologie, ont été essentiellement constituées grâce à des fonds publics. Dans les BU associées au plan de constitution des fonds financé par l’Association allemande pour la recherche (Deutsche Forschungsgemeinschaft, ou DFG), une partie non négligeable des collections est toutefois achetée sur des crédits différents. Depuis le début des années cinquante, en effet, la DFG subventionne l’achat de publications étrangères (monographies et périodiques) jugées utiles à la recherche dans tous les domaines scientifiques.

A l’heure actuelle, les fonds avancés par la DFG permettent chaque année la souscription d’abonnements à près de 50 000 périodiques et l’acquisition d’environ 100 000 monographies. Depuis son lancement, ce projet a permis d’ajouter plusieurs millions de volumes aux collections existantes. Grâce à ces subsides annuels, les BU jouent toujours un rôle essentiel dans la mise à disposition des spécialistes de la littérature étrangère.

Par ailleurs, afin de satisfaire la demande croissante des étudiants de premier cycle en ce qui concerne le prêt d’ouvrages, toutes les BU ont complété de façon considérable leurs collections de manuels universitaires. Dans deux d’entre elles (Heidelberg et Tübingen), ces fonds comptent même plus de 100 000 volumes. Plusieurs Länder ont répondu à la demande accrue des jeunes étudiants en débloquant des crédits supplémentaires pour ce type d’ouvrages. Aujourd’hui, les collections de manuels universitaires rassemblées dans les BU allemandes approchent les 2,6 millions de volumes.

Les acquisitions

En 1994, 3,1 millions de monographies et 300 000 thèses ont été achetées par les bibliothèques universitaires. La somme totale engagée pour les acquisitions de monographies et de périodiques s’élevait cette année-là à 217 millions de marks.

Ce montant, qui peut paraître considérable par rapport aux autres pays européens, est néanmoins jugé insuffisant eu égard au rôle que les BU se sont fixé dans l’enseignement supérieur en Allemagne. Des études récentes laissent envisager qu’à l’avenir il ne sera plus possible d’acquérir l’ensemble des publications scientifiques de bon niveau produites à l’étranger, fût-ce avec l’aide de la DFG. Et qu’au vu du nombre d’inscriptions sans précédent dans les universités allemandes, plusieurs institutions ne seront plus en mesure de mettre dans de bonnes conditions cette littérature importante à la disposition de leurs étudiants, ni à celle de leurs enseignants et de leurs chercheurs. Le budget des bibliothèques a été sévèrement revu à la baisse au cours des dix dernières années et les lacunes dues aux restrictions décidées au début de la décennie 80 ne seront pas comblées avant longtemps.

Si le budget des bibliothèques est aujourd’hui insuffisant, la production éditoriale continue d’augmenter en même temps que le prix des livres. Par voie de conséquence, les bibliothèques ont moins les moyens qu’autrefois d’acheter autant de monographies qu’il serait nécessaire ou souhaitable et cette situation ne leur permet pas non plus d’équilibrer comme il se devrait la liste de leurs abonnements aux revues. Une majorité des bibliothèques interrogées au cours des cinq dernières années disent avoir interrompu certains de leurs abonnements.

Pourtant, malgré cette réduction des achats de périodiques, les fonds nécessaires à l’acquisition de monographies paraissent toujours insuffisants, les économies réalisées étant englouties par l’augmentation bien supérieure du prix des revues. En 1994, plusieurs bibliothèques déclaraient même avoir acheté moins de titres d’ouvrages, ces réductions allant de 10 à parfois plus de 25 % par rapport à l’année précédente, ainsi que le précisent les chiffres suivants :

Berlin : - 10 %, Cassel : - 28 %, Chemnitz : - 21 %, Darmstadt : - 18 %, Essen : - 16 %, Gießen : - 23 %, Hohenheim : - 14 %, Lunebourg : - 15 %, Oldenbourg : - 16 %, Osnabrück : - 18 %.

Le catalogage

Pendant de nombreuses années, les BU ont participé à des projets de catalogage partagé et de catalogues collectifs.

Le catalogue collectif national créé pour les périodiques (le Zeitschriftendatenbank, ou ZDB) comprend aujourd’hui près de 710 000 titres et 2 800 000 localisations. Ce catalogue est toutefois loin d’être achevé, plusieurs établissements de l’Est n’ayant pas encore communiqué l’ensemble des titres en leur possession. Mais, grâce à l’aide financière de la DFG, qui subventionne à l’heure actuelle quinze projets, les lacunes les plus importantes seront comblées au cours des années qui viennent et le ZDB deviendra alors un catalogue collectif de portée réellement nationale.

S’agissant des monographies, le tableau est en revanche moins brillant. Après la fin de la Seconde Guerre mondiale, la remise sur pied des structures de l’enseignement supérieur entraîna la constitution de catalogues collectifs régionaux recensant les fonds détenus par les différents types de bibliothèques situées dans une même zone géographique. A partir des années 70, ces catalogues, dont chacun comprenait alors des fichiers de plusieurs millions d’entrées, furent remaniés en centres informatisés qui établirent des données lisibles sur ordinateur. Aujourd’hui, les plus importants catalogues collectifs régionaux sont ceux de Rhénanie-Westphalie (Cologne) et de Bavière (Munich). Et si la plupart d’entre eux sont accessibles on-line, le centre informatisé de Rhénanie-Westphalie a même entrepris de commercialiser le sien sur CD-Rom.

L’unique réalisation nationale, confiée au Deutsche Bibliotheksinstitut (le DBI, à Berlin) et pour le moment disponible seulement sur microfiches, est en fait une fusion des entrées de sept catalogues collectifs régionaux. Après un démarrage difficile au milieu des années 80, le Verbundkatalog a connu une quatrième édition en mai 1994. Il contient environ 18 500 000 entrées par titre et 40 400 000 localisations. Bien que la couverture des bibliothèques de recherche laisse encore à désirer, des éditions mises à jour sont publiées à intervalles réguliers.

Devant les difficultés rencontrées par les différents Länder pour coordonner leurs actions envers l’enseignement supérieur et les BU, la DFG a décidé d’assumer cette coordination pour tout ce qui concerne les bibliothèques de recherche. Comme tous les catalogues collectifs sont conçus en fonction d’un ensemble d’entrées secondaires normalisées, la DFG a financé des projets de normalisation pour les noms propres (Personennamendatei), les institutions et les organismes (Körperschaftsdatei), les mots matière (Schlagwortnormdatei) et un certain nombre d’autres paramètres.

Qui plus est, en 1988, la DFG a commandé une étude de faisabilité sur la conversion des entrées de catalogues sur papier en données lisibles sur ordinateur (rétroconversion). Avec onze projets d’ores et déjà approuvés et portant sur 5 200 000 titres environ, le catalogue collectif national établi pour les monographies devrait au total doubler de volume. Par ailleurs, les BU sont partie prenante dans les projets de catalogage commun de leurs collections d’incunables et d’ouvrages allemands des XVIe et XVIIe siècles (VD 16/VD 17).

Le prêt

La richesse des fonds documentaires conservés dans les BU incite la plupart des lecteurs à beaucoup emprunter.

En 1994, l’activité du prêt aurait concerné plus de quarante-deux millions de documents. Il faut préciser que ce chiffre ne tient pas compte des statistiques des bibliothèques plus petites ou indépendantes qui existent dans les universités fondées avant les années soixante, ainsi que dans les Länder de l’Est. Dans une université allemande traditionnelle, on trouve en effet, à côté de la bibliothèque universitaire centrale, plusieurs bibliothèques spécialisées par discipline et administrées indépendamment de l’établissement principal. Si, sur un même campus, l’ensemble des collections de ces bibliothèques spécialisées rivalise souvent en taille et en diversité avec celles de la BU proprement dite, la politique de prêt appliquée, en principe très restrictive, ne permet généralement pas de sortir les documents des locaux. Enfin les bibliothèques décentralisées ne fournissent pas de données chiffrées exactes sur leur activité de prêt, ce qui rend pour le moins difficile la comparaison avec les établissements centralisés.

La fourniture de documents

Le développement des nouvelles technologies électroniques de documentation a encore creusé l’écart entre l’accès rapide à l’information et la lenteur des méthodes classiques de fourniture de documents.

Le flux annuel des publications étant ce qu’il est, force est de constater qu’aucune bibliothèque ne peut désormais répondre à toutes les exigences de recherche de ses lecteurs. En dix ans, les prêts entre bibliothèques ont augmenté de plus de 70 % (1982 : 1 800 000 ; 1987 : 2 500 000 ; 1992 : 3 100 000).

Traditionnellement, ce sont les BU qui, en Allemagne, fournissent le gros des prêts entre bibliothèques ; ces derniers ont ainsi franchi un nouveau seuil en 1994, année où le réseau des BU allemandes a traité 2 500 000 demandes de prêt. Il convient de mettre ce chiffre en rapport avec les restrictions budgétaires et les suppressions de crédits appliquées aux BU à partir des années 80. Manifestement, l’insuffisance des budgets d’acquisition, aggravée par le manque de personnel, l’inflation de la production éditoriale et l’augmentation du prix des livres entraîne un recours de plus en plus fréquent au système du prêt entre bibliothèques.

Les professionnels des bibliothèques ont réagi à cette situation en mettant au point toute une série de nouveaux services. La majorité des établissements a adopté le fax et le courrier électronique. Le soutien financier de la DFG a permis de lancer un projet pilote pour étudier les possibilités d’un transfert des documents par fichier.

Depuis le printemps 1995, deux systèmes de fourniture électronique des documents sont à la disposition des utilisateurs : JASON (Journal Articles Sent On Demand), le système choisi par la Rhénanie-Westphalie, est le résultat d’une collaboration entre dix-huit BU ; et RAPDOC est accessible à partir des bibliothèques de Basse-Saxe et de l’Anhalt saxon, depuis que plusieurs Länder ont choisi de s’associer au système néerlandais PICA. Dans les deux cas, l’objectif est d’assurer sous quarante-huit heures la fourniture des documents. Ceux-ci sont transmis aux bibliothèques du réseau ou, le cas échéant, directement aux utilisateurs.

A l’automne 1994, un comité de planification a été chargé d’élargir ces premières réalisations à l’échelle du pays tout entier et d’y inclure également la fourniture des monographies. Baptisé SUBITO, le nouveau système informatique devra intégrer les modalités de commande et de paiement à la recherche documentaire, trois fonctions auxquelles les utilisateurs pourront accéder grâce à des techniques de manipulation simples. Selon des prévisions optimistes, la première version de SUBITO devrait être disponible à l’automne 1996. De l’avis général, pour que le nouveau système serve efficacement la fourniture des documents, il est indispensable de revoir la politique des prix pratiquée pour le prêt entre bibliothèques en visant à long terme le recouvrement substantiel des coûts.

La conservation

Depuis la fin des années 80, les bibliothécaires allemands s’inquiètent de l’état de dégradation avancée d’une grande partie des documents conservés dans les réserves.

Le groupe de travail constitué en 1989 a publié un premier rapport en 1992. Les documents du XIXe et du début du XXe siècle que possèdent un grand nombre de bibliothèques sont les plus touchés par la détérioration du papier. Alertée, l’assemblée des ministres de l’enseignement supérieur et de la recherche au niveau des Länder (la Kultusministerconferenz, ou KMK) accepta en 1993 de subventionner un programme de sauvegarde consistant à microfilmer l’ensemble des textes majeurs. Dans ses recommandations, la KMK préconisait de consacrer en sus 1 % du budget des acquisitions à cette entreprise de sauvegarde.

Depuis 1995, certains Lände r ont relevé le défi en allouant des fonds supplémentaires à des BU qui conservent un nombre particulièrement important de documents menacés. Conscientes que seuls des efforts conjoints permettront de remporter cette course contre le temps, les bibliothèques concernées ont élargi les bases de la coopération au niveau international ; en conséquence, tous les titres microfilmés sont importés dans la banque de données EROMM (European Register of Microform Masters).

La coopération

Simultanément confrontées à la demande croissante des utilisateurs et au gel de leurs ressources financières, les BU allemandes ont réouvert le débat sur la coopération régionale.

Abordé dès les années 70, mais quelque peu délaissé par la suite, ce thème a été exhumé pour tenter de résoudre des problèmes qui se posent avec acuité. Certains Länder ont pris des initiatives visant à limiter au mieux la répétition des tâches au sein de leurs différentes BU.

A cet égard, les mesures les plus ambitieuses ont été introduites en Rhénanie-Westphalie où un programme de coordination des abonnements aux périodiques est en vigueur depuis le milieu des années 70 ; baptisé Zeitschriftenschwerpunktprogramm, il porte sur dix-huit disciplines auxquelles les autorités de tutelle accordent des subventions supplémentaires depuis 1981. Dans les années suivantes, la coopération a été étendue aux monographies dont le prix était élevé et aux achats de CD-Rom. D’autres Länder ont envisagé des formules similaires, mais sans aller jusqu’à en imposer l’application.

En ce qui concerne la coopération en matière de catalogage et de documentation, les directives publiées par la DFG concernant les évolutions nationales visent à harmoniser les équipements en matériel et en logiciels dont se sont jusque-là dotés les centres de traitement des catalogues collectifs.

Maintenant que les incompatibilités entre les différents systèmes (PICA, BIS/UNIX ou d’autres nouveaux programmes) se font plus nettement sentir, il faut que le modèle de documentation prévu au niveau national soit ouvert aux différents types de matériel et d’applications en service (norme OSI). Essentiellement développées en fonction des accords de coopération conclus pour le catalogage, les versions mentionnées ci-dessus ne sont pas dotées des sous-programmes de manipulation et de traitement aujourd’hui tenus pour indispensables. L’intégration des stratégies présentes et à venir s’impose donc si l’on veut que la nouvelle version nationale soit une solution viable au début du siècle prochain.

Décembre 1995