La documentation administrative aux ministères de l'Économie et du Budget

Documentalistes, bibliothécaires et archivistes sont des métiers reconnus et appréciés dans les ministères de l’Economie et du Budget. Depuis 1989, cet intérêt s’est transformé en une programmation pluriannuelle qui a abouti en 1994 à la création d’un nouveau service intitulé « Pôle documentation administrative » au sein de la Direction du personnel et de l’administration, sous-direction de la logistique.

Ce service est le résultat d’une politique dynamique de coordination entre la documentation et les archives. Confié à un conservateur général des bibliothèques, le pôle documentation administrative a en charge la politique documentaire via le centre de ressources documentaires et son réseau de vingt centres de documentation, et la politique archivistique via le service des archives économiques et financières.

Employant 80 personnes, il assure, outre la gestion des crédits de documentation (ouvrages, périodiques, banques de données, aménagement), soit plus de 13 millions de francs en 1995 pour 32 services et directions, toute la coordination des centres de documentation (une centaine de personnes) et des correspondants archives (350 personnes).

Les documentalistes et les archivistes, fortement impliqués dans le fonctionnement administratif, dispensent près de quarante jours de formation à nos métiers en collaborant avec le centre de formation professionnelle et de perfectionnement. Un secteur études développe, soit à partir de groupes de travail sur les langages documentaires, les tableaux de bord, les catalogues collectifs, soit à partir d’enquêtes auprès des bureaux et directions, une connaissance approfondie des méthodes de travail de nos utilisateurs.

Ces approches ont permis, en collaboration avec la sous-direction de l’informatique, de démarrer des chantiers sur la gestion électronique de documents en précisant bien le rôle des intervenants. L’analyse des bases de données GED qui servent aux rédacteurs pour classer les dossiers dans leurs bureaux est considérée sous l’angle de la documentation (classement, thésaurus) et de l’archive (tableau d’archivage).

Deux grands chantiers mobilisent toutes les équipes : l’un, qui constitue une opération pilote, concerne la mise en exploitation en 1995 du silo automatisé qui va accueillir les dossiers des directions sur Bercy ; l’autre projet concerne la construction, qui sera terminée en 1997, d’un bâtiment d’archives qui accueillera les fonds dispersés à Saint-Florentin et à Fontainebleau, et qui permettra surtout d’aménager la bibliothèque patrimoniale, dont les collections fort intéressantes sont encore inexploitées. L’informatisation, en cours d’étude sur la base de l’organisation du silo automatisé, s’articulera essentiellement sur une exploitation optimisée des magasins. La bibliothèque bénéficiera de la base bibliographique REBECA, riche de 80 000 notices.

Les orientations majeures du pôle documentation administrative sont d’élaborer des approches qualitatives de prestations de service multifonctions adaptées à la culture de chaque direction. Elles permettent au quotidien de renforcer la confiance par le dialogue avec les services, tout en les aidant à rationaliser leurs propres méthodes et d’organiser des espaces de travail où le stockage est conçu de façon intelligente.