Le réseau multimédia de la bibliothèque municipale de Lyon

En 1993, la bibliothèque municipale de Lyon a mis en place un réseau local, appelé réseau multimédia, afin de permettre la consultation de CD-Rom, de gérer des bases de documents numérisées et d’accéder aux réseaux d’Internet. Cet article résume les réalisations techniques ainsi que l’impact des nouveaux services sur le public et les bibliothécaires.

In 1993, the Lyon public library implemented a local area network, called multimedia network, to allow the interrogation of CD-Roms, the creation of scanned document databases, and the access to the Internet. The article summarizes the technical realizations as well as the impact of the new services on public and librarians.

Die Stadtbibliothek Lyon hat 1993 ein sogenanntes multimediales Ortsnetzwerk eingestellt, um die Abtrage der CD-Rom zu erlauben, digitalisierte Dokumentenbänke zu verwalten und Zutritt zu den Netzen Internet zu geben. Nach zwei Jahren ist es möglich, eine Bilanz der technischen Durchführungen vorzu- stellen sowie die Wirkung dieser neuen Dienste dem Publikum und den Fachleuten gegenüber abzuschätzen.

En 1993, la bibliothèque municipale de Lyon a mis en place un réseau local (appelé réseau multimédia) afin de permettre la consultation de CD-Rom, de gérer des bases de documents numérisés et d'accéder aux réseaux d'Internet. Au bout de deux ans de fonctionnement, il est possible de présenter un bilan des réalisations techniques et de l'impact de ces nouveaux services sur le public et sur les professionnels.

La décision de créer un réseau multimédia à la bibliothèque de Lyon était bien sûr motivée par la volonté d'étendre les services au public, mais aussi par la nécessité d'expérimenter les différents modes de stockage et de recherche d'information qui commençaient à se dessiner à l'époque et qui se confirment aujourd'hui. Lors de la mise en place du réseau, se posaient les questions suivantes : le CD-Rom va-t-il se tailler une place importante sur le marché de l'édition ? Devant l'immensité des collections, quels sont les documents à numériser en priorité ? Quelle est la position d'une grande bibliothèque publique comme celle de Lyon face au phénomène de « bibliothèque virtuelle » et des réseaux d'Internet ? Comment le public va-t-il réagir devant la documentation électronique et virtuelle ?

Au cours de cette expérience, la stratégie développée visait entre autres l'accès à un univers d'information le plus vaste possible à partir d'une station reliée en réseau. A terme, d'une station multimédia, le public pourrait naviguer d'un environnement documentaire à l'autre, y capturer l'information qu'il désire (en mode caractère ou graphique, dans des bases locales ou distantes) et constituer son dossier personnel à imprimer ou conserver sur support magnétique.

Par ailleurs, une autre raison poussait la bibliothèque à expérimenter ces nouvelles technologies de l'information. Le système informatique de la bibliothèque se fait vieux. Ce système, Glis de Geac, conçu dans les années 70, ne fait plus l'objet de développements majeurs. La société Geac propose maintenant d'autres produits qui s'appuient sur des technologies plus modernes. Un nouveau système informatique est prévu pour le début de 1996, qui devra s'appuyer sur un réseau à haut débit, permettre la recherche et la récupération d'information sur des bases de données réparties et offrir la gestion des bases de documents numérisés. En ce sens, le réseau multimédia, qui intègre ces fonctionnalités, préfigure le changement du système de gestion de la bibliothèque.

Les choix techniques

Dans les choix techniques, nous nous sommes efforcés de suivre deux règles.

La première est l'acquisition d'équipements standards. Le matériel informatique devait être le plus standardisé possible. Cela facilite la gestion du parc informatique et entraîne une réduction des coûts d'investissement et de fonctionnement (frais de maintenance). Ce souci de standardisation s'étend aux logiciels. Il faut éviter de faire développer des applications spécifiques, mais plutôt choisir sur le marché les produits qui correspondent le plus aux besoins et, ce qui est très important, les plus souples possible de façon à pouvoir les adapter à l'environnement.

Taurus, commercialisé par la société D.C.I., est un bon exemple de produit adaptable. Ce logiciel de gestion électronique de documents, utilisé pour la numérisation de nos documents, permet la modification de l'interface utilisateur. De plus, il est possible d'ajouter des entrées au menu et de les associer à divers traitements, pourvu que les programmes soient écrits en langage C. Cette souplesse d'adaptation fait qu'il y a un seul logiciel Taurus, mais plusieurs façons de gérer sa documentation avec lui.

La deuxième règle est de ne pas s'adresser à un seul fournisseur pour réaliser le projet. Une équipe informatique interne à la bibliothèque intervient dans la maîtrise d'oeuvre. Plusieurs fournisseurs ont été sollicités : la société D.C.I. pour la gestion électronique de documents, la société Gesco pour l'équipement de numérisation des documents couleur, CD-Tech pour la mise en réseau des CD-Rom et, enfin, la société Wang pour la fourniture des équipements du réseau, Airtec pour les routeurs et IBM pour les concentrateurs et autres périphériques réseau.

Le système d'exploitation du réseau est NetWare de Novell. Il s'agit d'un réseau Token Ring à 16 Mbps avec une topologie physique en étoile. Les concentrateurs sont multiprotocoles et compatibles ATM (Asynchronous Transfer Mode). Le câblage est en double paire torsadée blindée et la connectique hermaphrodite (typiquement IBM). Deux protocoles circulent sur le réseau : IPX et TCP/IP.

Nous sommes conscients qu'il n'est pas possible de faire tourner d'importantes applications multimédia avec un réseau à 16 Mbps sur un support partagé. Cependant, le câble utilisé peut supporter des débits allant jusqu'à 300 Mbps et l'installation est prévue de manière à faciliter une migration vers un réseau commuté, tel que l'ATM. D'un réseau partagé à 16 Mbps, on passera à un réseau commuté à 100 Mbps, réseau qui permettra d'implanter de véritables applications multimédias.

Le réseau Token Ring à 16 Mbps a quand même permis de réaliser certains projets. Les temps de réponse en recherche et en affichage pour les images numérisées sont convenables. Et, à l'heure actuelle, le réseau comprend une trentaine de stations dont douze réservées au public. Les autres stations sont installées aux banques d'information réparties dans les différentes salles de lecture et dans les bureaux des bibliothécaires où elles servent à l'indexation et à la numérisation des documents.

Toutes les stations sont des 486 Dos/Windows, 8 Mo de mémoire vive et 200 Mo disques. Les stations publiques sont équipées d'écrans 17 pouces à haute résolution et de cartes son. La qualité de l'écran est liée à l'affichage des images numérisées. Un écran 17 pouces permet l'affichage des mosaïques d'images ainsi que des articles de presse, et cela, avec un rapport qualité -prix satisfaisant. Écran NEC a été choisi parce qu'il affiche aussi bien les images en noir et blanc que les images en couleur. La présence de cartes son était rendue nécessaire par les CD-Rom. Les stations ne sont pas encore équipées en casques audio, car il y a très peu de CD-Rom permettant la mise en réseau du son. Le son que l'on retrouve sur la plupart des CD-Rom sort directement sur le haut-parleur du lecteur et n'est pas encore codé de façon à pouvoir circuler sur un réseau.

Il y a deux manières de mettre en réseau des CD-Rom : on peut utiliser le serveur réseau comme serveur de CD-Rom ou bien ajouter un autre serveur dédié à cette fonction. La deuxième solution, appelée client-serveur, est préférable parce qu'elle permet la mise en réseau d'un grand nombre de CD-Rom. Elle a aussi l'avantage de ne pas consommer de ressources du serveur réseau. L'installation comprend trois serveurs optiques, chacun donnant accès à 21 lecteurs de CD-Rom, totalisant 63 disques.

CD-Rom

Au début de l'année 1993, il n'était pas évident que le support CD-Rom allait prendre une telle place dans le monde de l'édition. Nous avons évalué le marché et analysé les titres disponibles en français. Nous avons pris le pari que ce support allait se développer. Il existait des signes avant-coureurs tels que le nombre de titres produits aux Etats-Unis et la tendance des producteurs de bases de données en ligne sur les grands serveurs (Questel, Dialog, etc.) à éditer une version de leur base sur support CD-Rom.

Nous avons commencé avec un nombre restreint de titres, non par manque de conviction mais pour des raisons d'organisation budgétaire. Le CD-Rom n'est pas un matériel informatique, mais un document comme un autre. Son acquisition dépend des bibliothécaires responsables des acquisitions de documents. Il entre donc parfois en concurrence avec le livre ou les autres supports. Mais ceci n'est pas un réel problème. La plupart du temps, il est relativement facile de démontrer la « supériorité », en terme de performance, du support CD-Rom sur les autres supports dont le livre. Les possibilités de recherche et la facilité avec laquelle l'information est reproduite (l'impression sur imprimante à proximité remplaçant les files d'attente au photocopieur) sont des arguments convaincants. Si l'on ajoute à cela la possibilité de consultation en réseau, même le bibliothécaire le plus réfractaire à l'informatique se rangera à vos raisons.

La version électronique du Kompass en est un très bon exemple. Sa version papier, même si elle se présente en plusieurs volumes, ne peut guère être consultée par plusieurs personnes à la fois. Elle n'est pas non plus aisée à utiliser : index en petits caractères, renvois d'un volume à l'autre. En revanche, la version CD-Rom est conviviale et représente à mon avis un des succès de l'édition sur support optique : recherche aisée, possibilité de croiser plusieurs critères, de consulter l'historique de ses recherches et d'imprimer les données complètes sur les entreprises. De plus, l'éditeur négocie des versions réseau à prix raisonnable. Voici un produit qui fait rapidement évoluer les mentalités et permet de convaincre les décideurs de l'importance d'offrir un service de consultation de CD-Rom en bibliothèque.

Mais cela devient plus difficile lorsqu'il n'y a pas d'équivalent papier au CD-Rom. Le bibliothécaire n'a plus de repère pour évaluer le produit. Il n'a pas à choisir entre deux modes de consultation. Le CD-Rom doit donc être intègré dans une politique globale d'acquisition.

En mars 1993, le public disposait d'une dizaine de titres. Les statistiques de consultation ont démontré que le public avait bien réagi à ce service. Au cours des neuf derniers mois de l'année, il y eut plus de 12 500 consultations à partir des quatre postes répartis dans la bibliothèque. La durée moyenne de consultation d'un CD-Rom était de 14 minutes. En 1994, le nombre de titres était doublé ; en voici la liste (cf. tableau), accompagnée des statistiques de consultation.

Nous portons une attention particulière aux statistiques. Dans le cahier des charges du serveur de CD-Rom, il était bien précisé que le logiciel devait fournir des statistiques précises. En bibliothèque, ce sont des outils de gestion importants. Les statistiques de consultation servent au développement de la collection et celles par station, à la répartition des stations dans les différentes salles de la bibliothèque. Des règles strictes quant à leur collecte sont fixées. Par exemple, un utilisateur doit consulter pendant plus de 60 secondes pour que la statistique soit prise en compte. En deçà, nous considérons que l'utilisateur s'est trompé de CD-Rom (erreur de manipulation de la souris par exemple) ou qu'il a abandonné sa recherche.

Depuis le début de cette année, les titres suivants ont été ajoutés : Année stratégique, Bacchus, Cinémania, Jour J, Mémoire et actualité en Rhône-Alpes, Music index, Normandie, Pascal et Repère. L'installation comprend donc 33 titres.

Les bibliothécaires ont d'emblée pris en main le service de consultation des CD-Rom. Le service informatique n'a assuré que la formation de départ : explication des différents logiciels de recherche, les fonctionnalités particulières à ce support, le paramétrage de l'impression, etc. Les bibliothécaires de chaque département ont ensuite approfondi leur connaissance des CD-Rom en créant des petits ateliers de travail dans lesquels ils analysaient les produits. Ils se sont rapidement appropriés ce mode de recherche de l'information et n'ont aucun problème pour renseigner le public.

Numérisation des documents texte

La numérisation des documents peut répondre à plusieurs besoins. On peut numériser pour archiver des documents (économie d'espace de rangement), protéger des collections (conservation de documents rares ou précieux), améliorer l'accès à certains documents (recherche plus performante et répartie sur plusieurs points du réseau).

Après numérisation, il est possible d'effectuer sur le document un certain nombre de traitements. Par exemple, on peut gommer les parties du document qui ne sont pas pertinentes, saisir et coller du texte, modifier la taille du document afin qu'il puisse occuper une pleine page à l'écran ou à l'impression. Dans ces cas, on garde le document sous sa forme image (fichier dans un format graphique).

Il est aussi possible d'effectuer une reconnaissance optique des caractères. Le fichier image est alors converti en fichier texte (ASCII ou ANSI). L'avantage de la reconnaissance optique de caractère est double : économie d'espace disque et possibilité de recherche sur le texte lui-même (recherche plein texte).

A la bibliothèque de Lyon, les dossiers de presse du département de documentation Rhône-Alpes ont été numérisés en priorité. Pour ce service, la reconnaissance de caractères n'est pas utilisée, ce type de traitement n'étant pas suffisamment au point pour concerner les articles de presse. Le taux d'erreur dû à la mise en page (titre en gros caractères, utilisation des caractères gras, texte en colonne, etc.) ne permet pas une reconnaissance de qualité.

Par ailleurs, laisser les documents en fichier image présente l'avantage de conserver la mise en page. Ainsi le document est affiché tel quel à l'écran et son impression restitue une copie conforme à l'original. En revanche, il faut indexer chaque article de presse pour pouvoir le retrouver et les fichiers occupent beaucoup d'espace disque. Le serveur accède à douze giga-octets de disques.

Mais les logiciels de reconnaissance de caractères s'améliorent sans cesse et la norme SGML fait son chemin. D'ici à quelques années, la reconnaissance de caractères et le codage de la mise en page des documents seront intégrés à tout logiciel de gestion électronique de documents. Il sera alors intéressant de convertir la base en base plein texte pour permettre la recherche sur l'intégralité du texte.

Depuis 20 ans, la bibliothèque réunit la documentation sur la région Rhône-Alpes. Auparavant, les documents étaient photocopiés et placés dans des classeurs répartis en 180 thèmes reliés par année. L'usager qui recherchait une information devait se plier à une gymnastique intellectuelle pour savoir dans quel dossier se trouvait l'information recherchée. Et dans plusieurs cas, il lui fallait consulter plusieurs dossiers pour compléter une recherche. De plus, pour des raisons de sécurité, les dossiers de l'année en cours n'étaient pas en accès libre. Le public devait fournir une pièce d'identité pour les obtenir.

La numérisation des dossiers de presse n'a engendré aucune économie de temps ou de personnel. La quantité de travail reste sensiblement la même, mais elle est répartie autrement : il y a moins de tâches manuelles et plus de tâches scientifiques, comme la création d'un thésaurus. En revanche, on constate une amélioration de la productivité et de la sécurité des dossiers. Le gain de productivité se manifeste, parce qu'à travail égal, on obtient une meilleure exploitation du fonds documentaire. La recherche d'un dossier s'effectue maintenant par mots du titre, auteur, titre du périodique, date et sujet. En ce qui concerne la sécurité, les risques de vol et de détérioration des dossiers sont nuls.

Dans l'intérêt du public, nous avons décidé de ne pas indexer les documents avec les vedettes-matière Rameau. Le public peut difficilement comprendre l'organisation de ce langage documentaire. Ce mode d'indexation est valable si la recherche est effectuée par le bibliothécaire et non pas directement par le public.

Un thésaurus propre à la documentation régionale a été réalisé, qui s'inspire fortement des vedettes-matière Rameau, à ceci près que les vedettes et les sous-vedettes sont éclatées en autant de descripteurs, certains termes adaptés et des renvois ajoutés. L'expérience s'avère intéressante et le thésaurus qui comprend aujourd'hui plus de 12 000 descripteurs est bien adapté aux besoins du grand public.

L'informatisation de la documentation Rhône-Alpes a remporté un succès non seulement auprès du public, mais aussi du personnel. Les bibliothécaires ont bien réagi au changement d'organisation. Les tâches sont différentes et plus exigeantes d'un point de vue professionnel, donc plus valorisantes.

Numérisation des collections iconographiques

La bibliothèque municipale de Lyon possède d'importantes collections iconographiques. Le fonds ancien à lui seul recense des milliers d'images intéressantes. Le département Arts possède aussi des estampes, des affiches, des photographies... autant de documents que le public n'a pas souvent l'occasion de voir sauf lors d'expositions organisées par la bibliothèque. La numérisation est tout compte fait la seule façon de restituer au public son patrimoine iconographique.

Les documents images posent un double problème : d'une part, il ne sont pas bien répertoriés et d'autre part, il ne sont pas en accès direct puisqu'il s'agit souvent de documents rares ou précieux. Mais l'intérêt porté à l'image est de plus en plus grand. Par exemple, l'IRHT (Institut de recherche et d'histoire des textes) vient de terminer une campagne photographique de 12 000 enluminures. Ces documents, qui ont été remis sous forme de diapositives, sont envoyés à un laboratoire Kodak pour être numérisés. Kodak retourne les fichiers images sur CD-Photo. Elles sont alors importées dans la base image.

Nous constituons une banque d'images, qui comprend un échantillon représentatif de chaque type de documents, des enluminures aux affiches modernes en passant par les estampes du XVIe siècle et les photographies du XIXe siècle. Le traitement des images s'apparente à celui de la numérisation des dossiers de presse. Mais il y a deux possibilités : soit on numérise le document sur place à l'aide d'un appareil photo numérique (DCS 200 de Kodak), soit on passe par l'intermédiaire d'un laboratoire pour réaliser un CD-Photo. En voici les principales étapes : le choix des documents à numériser est effectué par le responsable du département Arts ; les lots d'images sont constitués par format ou type de document : lot de 100 pour un CD-Photo et de 50 pour la numérisation sur place (le DCS 200 a une capacité mémoire de 50 images avant le télédéchargement sur l'ordinateur) ; le photographe saisit la date, la cote et les champs se rapportant à l'inventaire (ces champs reflètent la source du document) ; puis, le bibliothécaire complète la fiche dont l'indexation sujet représente certainement le principal élément de repérage.

Nous avons créé, à l'instar de la base de documentation Rhône-Alpes, un thésaurus propre à la bibliothèque, inspiré de Rameau et du Thésaurus iconographique de l'abbé Garnier.

Internet et la « bibliothèque virtuelle »

La troisième raison qui a présidé à l'implantation d'un réseau important à la bibliothèque municipale de Lyon était l'adhésion au projet mondial de bibliothèques virtuelles. Ce projet, amorcé en Amérique du Nord, est en train de bouleverser le fonctionnement traditionnel des bibliothèques. Il ne sera bientôt plus possible, si l'on veut répondre aux besoins des utilisateurs, de rester en marge des grands réseaux d'échange d'information tel qu'Internet.

L'importance de la bibliothèque et la richesse de ses collections justifient que l'on rende accessible son patrimoine culturel sur les réseaux nationaux et internationaux. Actuellement, le catalogue de la bibliothèque de Lyon peut être consulté par Internet (bm.univ-lyon1.fr). Dans un proche avenir, les fonds numérisés seront accessibles par un des logiciels clients de la gamme W3. Nous travaillons à l'implantation d'un serveur Mosaic, qui permet de créer des bases de données hypermédias.

La navigation sur Internet exige des formations particulières pour les professionnels de la bibliothèque. Il s'agit d'apprendre à utiliser les services offerts sur les réseaux : messagerie, forums (newsgroup), telnet, WAIS, Gopher, Web. Nous demeurons convaincus que les bibliothécaires doivent s'initier rapidement à la recherche d'information sur les réseaux d'Internet. Il est important qu'ils se préparent à exercer leur métier dans ce nouvel environnement. Leur rôle ne va pas pour autant changer. Ils seront toujours impliqués dans l'analyse des contenus : seuls les moyens d'accéder aux contenus changent. Leur rôle de formation ou d'éducation du public va prendre de l'importance à mesure que le nombre de réseaux augmente. Le public aura besoin d'assistance pour naviguer dans cet environnement qui n'est pas formalisé et qui ne contient que très peu de repères.

En deux ans de fonctionnement, le réseau multimédia a évolué : initialement pourvu de six stations, il en compte aujourd'hui plus de trente dont douze dédiées au public.

L'édition sur support optique est florissante et le nombre de titres de CD-Rom possédés par la bibliothèque augmente de mois en mois. Nous commençons à numériser d'autres types de documents texte, tels que les tables des matières, brochures, tableaux statistiques, etc. La base de dossiers de presse Rhône-Alpes va se diversifier et le département Arts de la bibliothèque va commencer la numérisation des dossiers sur les artistes dont les documents proviendront de plusieurs musées.

Au cours de l'année 1995, les efforts porteront aussi sur l'accroissement de la banque d'images. Nous allons bientôt rendre cette base accessible au public de la Part-Dieu, puis offrir un accès à distance via Internet. Nous allons aussi tenter de mettre à disposition du public un outil de recherche sur Internet afin qu'il puisse accéder aux catalogues des principales bibliothèques du monde entier.

Un long travail reste à faire dans la création d'outils documentaires plus appropriés qui permettront au public de rechercher l'information sur les réseaux d'Internet. Ce travail se fera en collaboration avec les bibliothécaires qui devront sélectionner les serveurs répondant aux besoins de la bibliothèque. Une des difficultés des réseaux d'Internet est que la recherche d'information n'est pas statique mais dynamique. L'information sous la forme électronique évolue rapidement. Nous ne sommes jamais certains de pouvoir retrouver la même information au même endroit.

Il y a aussi des problèmes de disponibilité des serveurs d'information : un serveur peut aussi bien être surchargé, en panne ou supprimé. Comment l'expliquer au public ?

L'évolution de la technologie nous pousse à doter les bibliothèques d'instruments de recherche et de récupération d'information toujours plus performants pour répondre aux besoins du public. Mais la mise en place de ces instruments ne pose pas seulement le problème de sa réalisation technique. Il s'agit d'une transformation en profondeur du fonctionnement de la bibliothèque et des habitudes de travail des bibliothécaires qui nous incite à réfléchir à la survie des bibliothèques dans un contexte de décentralisation de l'information, à la formation des bibliothécaires et aux problèmes de droits d'auteur.

Janvier 1995