La maîtrise de l'information scientifique et technique

L’emploi des CD-Rom bibliographiques dans la formation des doctorants de l’Ecole doctorale en sciences de l’ingénieur de Grenoble répond à un double objectif : la connaissance des bases de données sur CD-Rom pour une interrogation efficace par le thésard et une aide dans sa production personnelle, en premier lieu pour la rédaction de sa thèse et le choix de ses éléments d’identification (titre, mots clés, résumé...).

The use of bibliographic CD-Rom for the training of the students preparing a thesis (doctorants) in the Ecole doctorale of engineering sciences in Grenoble has two objectives : the knowledge of the data bases on CD-Rom for an effective interrogation by the student and an assistance for his personal production, at first for the writing of the thesis and the choice of its elements of identification (title, keywords, abstracts...).

Von der Benutzung der bibliographischen CD-Rom in der Ausbildung der Doktoranden verlangt die Doktorschule der Ingenieurwissenschaften in Grenoble zwei Ergebnisse : die Kenntnis der Datenbanken auf CD-Rom, damit der Student sie mit Erfolg abrufen kann, und eine Hilfe für dessen eigene Leistung, d.h. vor allem für die Abfassung der Habilitationsschrift und die Wahl deren kennzeichnender Elemente (Titel, Stichw¨rter, Zusammenfassung...).

Pour la troisième année consécutive, le Service interétablissements de coopération documentaire de l’université Joseph Fourier et de l’Institut national polytechnique de Grenoble participe à la formation à la maîtrise de l’information des doctorants de l’Ecole doctorale aux sciences de l’ingénieur de Grenoble. Cette collaboration entre dans les missions de formation des utilisateurs décrites dans le décret du 4 juillet 1985 instaurant les SCD (services communs de la documentation). Elle implique plus directement le Cadist (Centre d’acquisition et de diffusion de l’information scientifique et technique) de physique, invité par circulaire du 31 décembre 1992 du ministère de l’Education nationale et de la Culture « à promouvoir auprès des doctorants, les instruments de références et les outils bibliothéconomiques nécessaires à la recherche ». Depuis de nombreuses années, les bibliothèques universitaires participent à des formations d’utilisateurs 1, certaines faisant même l’objet de contrat avec le ministère de l’Education nationale et de la Recherche 2.

L’École doctorale

Ouverte aux diplômés de l’université et d’écoles d’ingénieur, l’Ecole doctorale vise une « formation d’excellence pour et par la recherche ». Après une année d’études à plein temps, qui mène au DEA (diplôme d’études approfondies), le doctorant consacre deux à trois ans à un sujet de recherche original.

Cette Ecole compte près de 1 250 étudiants ; 400 DEA et 170 thèses sont soutenus dans cinq secteurs (matériaux et génie des procédés, mécanique, micro-électronique et génie électrique, informatique et mathématiques appliquées, automatique et traitement du signal) des dix-huit formations doctorales. Cette formation a pour ambition d’éviter le clivage traditionnel entre sciences et techniques en valorisant les sciences appliquées, qui transmettent à la technique les résultats de la science. De nombreux laboratoires publics et privés accueillent les thésards.

Les meilleurs d’entre eux sont d’ailleurs récompensés par un prix de thèse décerné par l’Ecole doctorale en association avec des industriels. Ces efforts pour faire connaître les travaux en sciences de l’ingénieur sont méritoires.

En effet, selon l’Observatoire des sciences et des techniques, si les sciences de l’ingénieur deviennent la première discipline scientifique par le nombre de thèses délivrées (1 457 en 1991), son indice de spécialisation (l’indicateur bibliométrique mesurant le poids de la France dans une discipline, rapporté à son poids toutes disciplines confondues) est relativement faible par rapport à d’autres disciplines comme la physique et la chimie 3.

Dans le même esprit, l’école propose aux doctorants une formation dite générale, incluant des cours d’anglais scientifique et technique, et un cycle de séminaires sur l’histoire des sciences et des techniques. Depuis six ans, une formation à l’IST (information scientifique et technique) est confiée à des professionnels de la documentation. Initialement prise en charge par deux bibliothécaires d’écoles d’ingénieurs, elle revient, depuis le départ de l’une d’elles, à la bibliothécaire de l’Ecole nationale supérieure d’hydraulique et de mécanique et au conservateur chargé du Cadist de physique. Membres rétribués du corps enseignant de l’Ecole doctorale, les bibliothécaires participent aux réunions d’enseignants, lieu d’échanges pour modifier et adapter les cours à leur demande.

En fin d’année universitaire, il est procédé à une évaluation de l’activité avec M. Lacoume, directeur de l’Ecole doctorale. Le soutien de l’école est constant, tant au niveau financier par la prise en charge d’une partie du coût d’abonnement du CD-Rom Inspec et des coûts d’interrogation des banques de données en ligne, qu’au niveau administratif par l’action du secrétariat de l’école qui diffuse une information large auprès des secrétariats des formations doctorales sur le cours et les modalités d’inscription.

Les objectifs de ce cours ont été définis avec le directeur de l’Ecole doctorale. Il s’agit de :

– faire saisir aux jeunes chercheurs sans expérience que l’IST est le fruit des travaux de la communauté scientifique. Qu’à ce titre, elle est source d’acquisition et d’enrichissement de ses connaissances et qu’elle conduit à l’évaluation de son propre travail. Qu’elle est largement disponible dans les bibliothèques grâce à l’édition scientifique et technique ;

– donner des points de repère aux doctorants pour qu’ils puissent organiser et produire de l’information et en premier lieu, leur faire connaître les règles de la thèse, de sa rédaction à la valorisation.

Définition du public

Il y a eu réflexion sur trois points pour bâtir le cours : quel public touchons- nous ? Quelles connaissance et compétence a-t-il ? Que lui faut-il pour sa thèse et sa vie professionnelle ultérieure ?

Dans la mesure où l’inscription est optionnelle, viennent principalement au cours, en nombre variable suivant les années, les étudiants intéressés et disponibles et ceux encouragés par leurs enseignants, principalement des DEA. Le niveau de connaissance des étudiants se révèle à l’expérience assez homogène : des connaissances empiriques acquises par une bonne fréquentation des bibliothèques d’écoles, une relative méconnaissance des périodiques scientifiques et leur mise à disposition dans les bibliothèques, une ignorance des apports des banques de données scientifiques et techniques pour leurs travaux.

Il est regrettable, cependant, que les étudiants ayant déjà eu une approche de l’IST dans leur cursus universitaire – souvent à l’initiative de la Conférence des grandes écoles (de la sensibilisation à la formation, en passant par l’initiation), principalement les informaticiens et les physico-chimistes 4 –, ne puissent pas être touchés. La recherche d’information étant un processus éminemment personnel, il serait intéressant d’aboutir dans les cours à des échanges d’expériences, à une relativisation des circuits d’information, d’autant plus que, dans les groupes, sont mélangés des étudiants de différentes origines.

La qualité de doctorants des élèves a conduit à être attentif à la forme des cours. Étudiant « mutant », il est au stade où il se libère de la tutelle pédagogique, pour passer à celle de la recherche, faite de doutes et de remises en cause. Le travail se fait donc par petits groupes d’une dizaine d’étudiants ; une grande part est faite aux nouveaux outils (CD-Rom, bases de données en ligne, sur minitel) complétés des documents traditionnels (essentiellement les périodiques et les thèses). La bibliothèque doit faire partie des lieux d’apprentissage du jeune chercheur et devenir partie intégrante de son travail de recherche : faire du sur mesure, adapter le contenu des démonstrations et travaux pratiques aux centres d’intérêt des thésards, souvent différents à chaque session ! Ne pas chercher à évaluer les capacités des uns et des autres, sachant finalement que l’ultime vérification du travail de recherche de l’information revient au directeur de thèse, même non averti en IST !

Le cours se présente en deux modules : le premier, de trois heures, s’intitule « Connaître les outils nécessaires au chercheur débutant », suivi d’un second de trois heures, dans la même semaine sur « La production de l’information comme chercheur débutant ».

Banques de données sur CD-Rom

Le premier module s’appuie sur les banques de données bibliographiques disponibles à la bibliothèque universitaire sciences, essentiellement celles sur CD-Rom. L’information secondaire est délibérément privilégiée, car elle convient tout à fait au doctorant.

En effet, il n’a pas comme ses aînés de distance vis-à-vis des banques de données, n’est pas encore imprégné des modes de pensée de la recherche, ne fait pas partie des fameux collèges invisibles.L’image virtuelle de la recherche donnée par les banques de données ne le freine pas et, au contraire, ce côté information de seconde main le conduit à plonger sans appréhension dans cette masse d’information et à tenter sa chance !

Le CD-Rom bibliographique s’adapte tout à fait à la démarche pédagogique. Par sa simplicité d’utilisation, il est prétexte à travaux pratiques variés ; par son autonomie, il sécurise le doctorant, par son interactivité, il conduit l’utilisateur à expérimenter diverses stratégies de recherche. Le doctorant est conduit à adopter une méthode proche de celle qu’il utilisera par la suite, en veille technologique 5. Cibler un sujet, au besoin le segmenter en thèmes, trouver les mots clés pertinents, analyser les résultats, cet exercice difficile a la vertu de le confronter, souvent pour la première fois, avec l’analyse documentaire, lexiques, thésaurus et descripteurs. Un travail particulier est accompli sur le thésaurus de la base Inspec, bonne photographie des sciences physiques à l’heure actuelle, qui présente l’avantage de contenir des ensembles de termes descripteurs hiérarchisés anglais qui font souvent défaut au doctorant, généralement peu à l’aise en anglais scientifique. Pour assurer cours, démonstrations et travaux pratiques, une salle de formation est disponible, récemment équipée à la bibliothèque universitaire, ainsi qu’un poste de travail CD-Rom sur Pascal (base multidisciplinaire française scientifique produite par l’Inist, Institut de l’information scientifique et technique) et un autre sur Inspec (base de données anglaise spécialisée en physique, physique appliquée, informatique produite par The Institution of Electrical Engineers). Ces deux bases sont très complémentaires, mais il reste que, pour être complète, la formation devrait utiliser le CD-Rom Compendex, très complet en engineering, absent à la bibliothèque.

Les limites du CD-Rom (peu d’antériorité dans les années analysées, 1987 pour Pascal, 1989 pour Inspec, temps consacré à la recherche relativement long), vite perçues lors des travaux pratiques, permettent de comparer services en ligne et banques de données sur CD-Rom et ainsi de présenter les services de recherche documentaire.

Pour autant, il ne s’agit pas d’être la vitrine nouvelle technologie de la bibliothèque. Ainsi nous avons écarté le CD-Rom Chemical Abstracts (12th collective index) disponible à la bibliothèque. D’une part, parce qu’il ne correspond pas au profil des doctorants, d’autre part, parce qu’il ne présente qu’un caractère pédagogique limité en reproduisant la recherche manuelle sur index papier. Une fois la recherche terminée, un article original correspondant à la recherche est regardé avec les étudiants, ceci afin qu’ils ne se contentent pas de l’ersatz de publications sur listing. La tâche est facilitée par l’emplacement de la salle de formation, proche des salles de lecture de niveau recherche et par la richesse de la bibliothèque en publications en série de physique et technique provenant en grande partie du fonds Cadist. Cet avantage n’est pas négligeable dans la perception qu’ont les étudiants de la qualité de la bibliothèque. Avoir en main un document primaire donne la possibilité d’aborder les questions relatives au copyright, à l’édition électronique, qui auront un impact probable dans les années à venir sur les relations avec le monde de la recherche.

Autant les bibliothécaires sont à l’aise sur la partie scientifique de l’information, autant ils éprouvent des difficultés à donner un contenu à l’information technique. Celle-ci émane essentiellement des brevets et de la littérature grise et joue un grand rôle dans les laboratoires de recherche et développement. Comme la plupart des bibliothèques académiques, le fonds de brevets (documents primaires et secondaires) est quasiment inexistant, tout comme celui de littérature grise. A la différence des publications scientifiques, le brevet est très lié à son utilisation économique, la découverte technique n’étant disponible que brevetée, donc devenant un bien privé ; ce facteur complexifie rapidement une notice bibliographique d’un brevet dans une base de données. Sachant également que, dans les entreprises, on trouve de plus en plus de « service brevets », il est préférable de ne pas épiloguer, mais plutôt de décrire les services proposés par l’INPI (Institut national de la propriété industrielle).

En ce qui concerne la littérature grise, l’absence d’interrogation par mots clés et l’obligation d’interroger de manière hiérarchisée la rubrique discipline demeurent un obstacle à l’appropriation de la base Sigle (System for information on grey literature in Europe, base de données sur la littérature grise) par les doctorants. La future base Griseli (réseau de capture, traitement et communication de la littérature grise) 6 est attendue. Comme complément de cours est distribué le fascicule Des banques de données pour les étudiants, les enseignants, les chercheurs, document bien actualisé, ainsi qu’un mémo réalisé par la bibliothèque sur les contenus et procédures d’interrogation des bases étudiées 7.

Les thèses

Pour le second module, axé sur les thèses, sont utilisés également les CD-Rom : CD-Thèses recensant l’ensemble des thèses en sciences exactes soutenues en France depuis 1972 et Pascal.

Les bases CD-Thèses et Pascal présentent l’avantage de valoriser ce type de document, souvent sans que le doctorant le sache ! Le doctorant rédige sa thèse en fonction d’un lecteur privilégié – son directeur de thèse – et ne se soucie souvent qu’à la dernière minute de ce qui sera la partie visible de son travail : le titre, le résumé, les mots clés.

Les étudiants, à la lecture de quelques notices de thèses, comprennent vite l’intérêt de peaufiner également l’aspect documentaire de leur travail. Malheureusement, ne sont proposés que deux produits très imparfaits répondant mal aux attentes du doctorant.

Ainsi CD-Thèses, dont le disque a été pressé en 1992, ne permet plus de trouver avec une seule question et sur un seul disque l’ensemble des thèses publiées sur un thème, faute de mise à jour récente. Ce manque de fraîcheur, combiné à une absence totale de vocabulaire contrôlé dans la recherche sujet, contribue à déprécier largement le produit : c’est dommage, car l’association CD-Thèses et microfiches des thèses permet de répondre rapidement à l’attente des utilisateurs dans nos bibliothèques.

La base Pascal, mise à jour trimestriellement, signale les thèses les plus récentes. Mais alors quel imbroglio pour interroger par sujets ! Faut-il reprendre les mots clés de CD-Thèses, ou en choisir d’autres ? Ceux du dictionnaire descripteurs du disque le plus récent ou ceux alimentant le lexique papier édité par l’Inist ? Un étudiant lambda qui effectue cette démarche seul, et sans formation, a toutes les chances de naviguer entre bruit et silence !

Un exemple

Si l’on cherche les thèses sur les quasi cristaux, sur CD-Thèses, on trouve les deux formes sujet : quasicristal et quasi cristaux. Le lexique Pascal sous forme papier retient lui : quasicristal. Mais la recherche entreprise sur l’ensemble des disques Pascal, révèle que quasicristal, mais également quasicristaux sont retenus dans l’index descripteurs. Les exemples de ce type foisonnent. Le CD-Rom est un bon révélateur de la qualité d’analyse et de gestion d’une base de données.

Et ce qui peut se corriger en ligne par réindexation automatique, élimination des mots clés parasites ne touche pas le CD-Rom, figé à tout jamais, sauf réédition corrigée. Ce manque de cohérence gêne beaucoup, d’autant plus que le doctorant est incité par le fascicule intitulé Le signalement et la valorisation de la thèse à trouver « un mot clé ou une vedette matière Rameau », huit au maximum 8 L’appropriation de Rameau par les doctorants permettrait d’inclure dans le catalogue local, les vedettes matières des thèses soutenues à Grenoble. Mais cela suppose que cet outil d’indexation, très professionnel, soit disponible pour le lecteur dans un état le plus récent possible, c’est-à-dire en ligne, si possible sur Internet, pour qu’il soit accessible du laboratoire et dans une version expurgée.

Pour cet exemple, cela reviendrait à choisir le descripteur quasicristaux, justement le terme non retenu par Pascal ! C’est ubuesque.

De toute façon, le thésard choisira naturellement les mots clés des bases dont il est familier. Il est possible que sa connaissance de Pascal le conduise à utiliser les descripteurs pertinents trouvés dans ses recherches bibliographiques sur cette base. En attendant la clarification de cette situation, il lui est vivement déconseillé de construire ses mots clés !

Les deux modules évolueront dès l’année prochaine avec l’intégration des services documentaires, catalogues et bases de données accessibles par Internet. Et avec l’extension aux formations aux bases de thèses anglaises et américaines.

Les échanges que les bibliothécaires ont avec les thésards qui reviennent par la suite à la bibliothèque, laissent à penser que notre formation les aide à franchir le cap de la maîtrise de l’information scientifique et technique. En tout cas, elle les met à égalité de savoir, qu’ils travaillent dans un « petit laboratoire » ou dans un grand service de recherche et développement... Pour la bibliothèque, cette implication pédagogique à l’ultime cursus universitaire participe à son intégration dans l’université.

Les métiers évoluent, un savoir-faire est acquis... Mais cette mission supplémentaire sera de plus en plus lourde à assurer au vu de la demande croissante des enseignants et des étudiants.

Novembre 1994