Le dossier documentaire

Cet ouvrage collectif, qui présente un caractère pédagogique marqué, contient aussi un chapitre consacré à la méthodologie du dossier documentaire au CAPES de documentation. Les annexes en constituent plus du tiers, autour de trois axes :
- les pratiques de gestion de dossier : la juxtaposition des présentations, essentiellement descriptives, n'illustre pas toujours clairement le propos ;
- les dossiers documentaires dans le domaine pédagogique ;
- des informations pratiques : fournisseurs, matériels, adresses... A noter les « mémo » qui rythment les chapitres proposant une synthèse, un débat, un éclairage.

Outil et produit

En introduction, le dossier est défini par son contenant : chemise, boîte, classeur... et son contenu : l'ensemble des documents. Les auteurs proposent de limiter leur étude aux dossiers documentaires en distinguant le dossier documentaire outil : dossier de base constitué a priori par le documentaliste pour sa propre activité de recherche et pour répondre aux questions des utilisateurs, constamment mis à jour ; et le dossier documentaire produit, réalisé sur mesure a posteriori, pour répondre à une demande.

Ces dossiers sont situés dans une approche globale du centre documentaire : la connaissance de l'environnement, la demande de l'utilisateur et l'intégration aux fonctions documentaires - information, communication, gestion -. La constitution du dossier est abordée dans le détail, avec des conseils à chaque étape : sélection des documents avec connaissance préalable des sources ; analyse du contenu avec condensation et indexation ; mise à jour du fonds constitué, avec stockage, extension, mise à jour et évaluation.

Comment le dossier outil devient-il un dossier produit ? Toutes les solutions sont envisageables, de la reproduction complète ou partielle d'un dossier outil à la création totale présentant des sources diverses. Sa constitution repose sur un dialogue avec le demandeur, il est un instrument de communication interne et externe.

L'organisation des dossiers outil ou produit est primordiale, et s'appuie sur une articulation claire : thématique, chronologique... issue d'un traitement de l'information préalable. Elle peut être formalisée par une note de présentation, une synthèse... Tout doit concourir à créer des dossiers pertinents, d'accès rapide et actualisés.

Gestion électronique

L'approche globale est complétée par les aspects technologiques et économiques de l'information et de la documentation appliqués aux dossiers documentaires.

Une série de questions préalables à tout projet d'informatisation introduit le chapitre consacré aux technologies de l'information, suivie d'une mise au point sur les applications GED (gestion électronique de documents) du marché qui gèrent des dossiers de clientèle et non documentaires. Tout projet GED appliqué aux dossiers documentaires suppose une réponse aux questions suivantes : le document est-il important en lui-même dans la recherche ? ou est-ce la structuration en dossier ? Soit la structure dossier s'efface au profit d'une base classique de références, soit base de références et base image sont associées.

La GED permet la gestion d'un flux d'informations et donne accès au document à l'écran sans manipulation, mais elle ne permet ni l'organisation ni la structuration des données. C'est l'association des fonctionnalités d'un logiciel documentaire, des méthodes de reconnaissance des caractères (OCR) ou de navigation de type hypertexte qui donnera une solution intégrée pour accéder à l'information plus rapidement, tout en valorisant le savoir-faire contenu et généré par le dossier. Une véritable GED documentaire est à venir.

Pour illustrer les notions de coûts, de prix de vente, de valeur ajoutée, des études de cas d'élaboration de dossiers documentaires sont présentées, centrées sur la notion d'indicateurs, véritables outils de gestion des dossiers tant pour leur réalisation que pour leur mise à jour ou leur valorisation.

Le côté hétérogène de ce livre dans sa rédaction et dans sa forme permet une lecture différente, partielle ou fragmentée suivant le lecteur : étudiant ou professionnel de l'information. L'étudiant lira les différents chapitres au fur et à mesure de sa progression pédagogique tout en gardant une vision globale. Le professionnel utilisera la première partie pour situer ses pratiques et la suite pour approfondir les questions technologiques et économiques.