Analyser et comparer les coûts de catalogage

Le catalogage est aujourd'hui de plus en plus importé, mais cette activité demeure une part importante du coût de fonctionnement des établissements. La recherche du meilleur rapport coût-efficacité est un objectif majeur. Il est possible d'envisager de rendre disponibles, pour d'autres tâches, des personnels qualifiés, d'importer des ressources d'informations propres à proposer des Opac d'une grande qualité, et de faciliter la mise en réseau des bibliothèques par la normalisation des descriptions et des accès. Les auteurs ont conjugué leurs expériences respectives pour proposer une approche permettant une comparaison des coûts des politiques bibliographiques envisageables par les bibliothèques.

Cataloguing is now more and more imported, but this activity is always very important in the functioning cost of libraries. Research for the best ratio cost/efficiency is a major objective. Skilled employees could be free for other tasks ; information resources could be imported in order to propose very good Opac ; and the putting into network of libraries made easier with the standardization of bibliographie descriptions and accesses. The authors have combined their respective exporiences to suggest an approach allowing a comparison of the costs of bibliographie policies libraries could consider.

Die Katalogisierung wird zwar von äußerlichen Quellen in die Bibliothek immer mehr eingeführt, doch bleibt diese Tätigkeit in jeder Anstalt ein wichtiger Teil der Betriebskosten. Die Suche nach dem besten Verhältnis zwischen Kosten und Wirksamkeit ist ein bedeutendes Ziel. Es ist ja möglich, daß qualifizierte Beamten für andere Aufgaben verfügbar werden ; Informationsmittel sind einzuführen, die einen öffentlichen Qualitätszugriff zum Katalog vorschlagen können ; die Normierung endlich der Beschreibungen und Stichworte soll die Entwicklung eines Netzwerks der Bibliotheken erleichtern. Die Verfasser haben ihre beiderseitigen Erfahrungen vereinigt, um einen Vergleich der Kosten vorzuschlagen zwischen den verschiedenen bibliographischen Strategien, die die Bibliotheken vorausplanen können.

L'intérêt porté au coût du catalogage depuis désormais plusieurs années s'explique aisément, si l'on considère son poids dans la charge de travail d'une bibliothèque.

Le coût du travail qui lui est consacré constitue encore souvent la part principale du prix d'une notice. En effet, si l'informatisation des catalogues a présenté l'avantage de supprimer les tâches de classement et d'intercalation, elle n'a pas modifié pour autant le temps consacré à la description bibliographique proprement dite. Par contre, le progrès des politiques de récupération de notices a incontestablement permis un allégement notable du travail de saisie.

La composition du prix d'une notice s'en trouve modifiée. Cependant, au coût du travail s'ajoute désormais des coûts d'achat et de transfert de produits bibliographiques. Ces dépenses, parfois importantes, sont d'autant moins négligeables qu'elles apparaissent comme une dépense supplémentaire. Il convient donc de pouvoir apprécier dans quelle mesure cette dépense se traduit par une amélioration du rendement et de la qualité des services. C'est dans cette perspective que la notion de prix constitue un outil nécessaire à l'évaluation, et donc au choix d'une politique bibliographique.

Les ressources offertes par les bases bibliographiques sont aujourd'hui mieux connues. Cette connaissance ouvre des perspectives nouvelles aux bibliothécaires. Des possibilités qui semblaient hier hors de portée sont désormais rendues accessibles par l'évolution rapide des performances et des prix des matériels, ainsi que par le progrès des logiciels. La réduction à son strict minimum du catalogage local (données de gestion, données locales) est désormais un objectif explicitement recherché par un nombre croissant de responsables de bibliothèques.

Cette conjoncture permet d'envisager une approche plus globale du coût du catalogage. Il convient notamment de prendre en compte, dans le calcul du coût d'une notice, la part du coût des éléments « dynamiques » d'un catalogue, qui concourent à la fiabilité et à l'efficacité du système (gestion des liens et des dépouillements analytiques, contrôle et gestion de la cohérence par des index ou des autorités). Le travail de contrôle bibliographique apparaît en effet comme aussi, sinon plus coûteux, que la description bibliographique proprement dite.

C'est pourquoi il est apparu utile de proposer un indicateur qui puisse contribuer à une approche coût-efficacité. Dans une première étape, son mode de calcul a été confronté à des données déjà recueillies par le cabinet René Deriez consultants et appliqué sur un premier échantillonnage de bibliothèques. Cette première approche permet désormais de la proposer à une expérimentation plus large.

Structure de l'indicateur

Dans le domaine de l'évaluation, la littérature professionnelle est désormais suffisamment riche en normes statistiques nationales, internationales, et en manuels, pour qu'il soit possible de retenir des indicateurs existants ou d'en définir de nouveaux dans une perspective de comparaison internationale. Telle avait déjà été la démarche du projet de manuel Comment mesurer l'efficacité des bibliothèques publiques, publié dans le cadre du programme général d'information de l'Unisist, par l'Unesco. Tel est actuellement le cas de trois ambitieux projets respectivement entrepris par l'ISO, la section des bibliothèques universitaires de l'IFLA, et par la De Montfort University et la LISU (Library and Information Statistic Unit) pour le compte de la Commission des communautés européennes.

On peut, à l'examen de ces démarches, retenir un certain nombre de principes nécessaires à la construction d'un indicateur. Cet outil d'évaluation doit être conçu en fonction d'un objectif déterminé et se doit d'être, d'après R. H. Orr :
- fiable : confronté à des situations identiques, il doit produire des résultats identiques ;
- valide : il doit s'appliquer à son objet et non à un autre (il peut cependant rentrer dans la composition d'un autre indicateur) ;
- précis : le niveau de précision atteint doit être suffisant pour être significatif. Les facteurs internes ou externes susceptibles de modifier les résultats doivent être, dans la mesure du possible, identifiés. La (ou les) méthode(s) de calcul doivent être clairement indiquées ;
- maniable : il doit être applicable à des données faciles à recueillir et ne nécessiter que des moyens raisonnables et compatibles avec les ressources et la disponibilité du personnel d'une bibliothèque. Il doit être compréhensible et facilement lisible.

Mais l'essentiel réside dans l'interprétation du résultat. Celui-ci n'a pas abstraitement de signification en lui-même. Il constitue un symptôme qu'il ne faut pas confondre avec le diagnostic. C'est pourquoi un indicateur, tout particulièrement un indicateur de rendement, doit indiquer les points de l'organisation qui doivent être étudiés pour discerner les facteurs qui pèsent sur les résultats et déterminer les remèdes qui peuvent l'améliorer en fonction de l'objectif recherché.

La sélection des données

Les opérations de catalogage proprement dites dépendent d'une organisation plus générale qui a, bien entendu, elle aussi un coût. Cependant les situations et les modes de calcul des coûts d'acquisition et de maintenance de logiciels et des matériels (qui sont généralement utilisés à différentes fonctions : prêts, statistiques, etc.) et du report de la quote-part de frais de gestion généraux sont trop divers pour être comparés. C'est pourquoi les données retenues pour le calcul du coût du catalogage ne prennent en compte que les coûts directs de production, d'acquisition et de transfert de produits bibliographiques. La comparaison de ces données est destinée à conduire à l'examen des politiques de production et de récupération, à l'étude de la pertinence de l'organisation du travail et au contrôle des performances des équipements. Elle n'exclut bien entendu pas d'autres modes de calcul destinés à d'autres fins.

Calcul du coût horaire du travail

Mode de calcul du coût

Deux modes de calcul peuvent être envisagés :
- une hypothèse de coût moyen destinée à éviter, dans une comparaison entre bibliothèques, que des variables étrangères aux politiques bibliographiques n'obscurcissent la comparaison (le coût moyen constituant en fait une conversion du temps en coût pour la commodité de lecture du résultat) ;
- un coût local (dans la plupart des cas probablement plus élevé) à partir des indices, des rémunérations annexes et de la durée du travail des personnels employés. Ce mode de calcul peut notamment servir à justifier l'achat de données et d'éventuels investissements.

Les études portant sur des établissements employant du personnel relevant du statut de la fonction publique d'Etat ou de la fonction publique territoriale, le coût horaire de travail peut être établi à partir de la structure des carrières. Les indices de référence sont ici ceux des cadres d'emploi de la fonction publique territoriale. Ils correspondent cependant à des grilles indiciaires transposables aux corps comparables des personnels des bibliothèques de l'Etat.

Le caractère réglementaire des rémunérations n'exclut pas un certain nombre de données variables :
- l'application du régime indemnitaire est certes fixé par les textes, mais dépend de la décision des autorités des collectivités territoriales. Ce régime semble s'appliquer de façon
hétérogène. La différence de rémunération qui en résulte peut, dans les faits, varier pour les conservateurs de 0 F à 60 289 F par an. Cette différence est nettement moins significative pour les autres catégories de personnel. A ces indemnités réglementaires peuvent en outre s'ajouter des primes locales de nature et de montants divers ;
- la durée hebdomadaire du travail peut varier dans les collectivités territoriales de 35 heures à 39 heures ;
- la hiérarchie des grades et les niveaux indiciaires dépendent de la pyramide des âges des personnels au sein de chaque établissement et des politiques de recrutement de chaque collectivité territoriale.

Dans le but de faire ressortir les éléments d'interprétation proposés par l'indicateur (il ne s'agit pas ici de comparer des politiques de rémunération), il a donc été retenu pour cette analyse l'hypothèse d'un coût moyen comprenant le traitement et les charges afférentes de la collectivité employeur à l'exclusion de toute indemnité ou prime.

Mode de calcul du temps

L'horaire moyen hebdomadaire de 38 heures a été retenu comme étant supposé le plus proche de la réalité (les 35 heures sont peu répandues). Pour un membre du personnel faisant partie de ce qu'il est convenu d'appeler « l'effectif présent ») 1., le nombre annuel de jours ouvrés (déduction faite des congés réglementaires, des jours fériés, et d'une moyenne de 12 jours d'absence) est estimé à 209, soit 1 560 heures par an (cf. encadré).

Construction de l'indicateur

Dénomination : « coût par titre catalogué ».

Objectif : apprécier le coût de la politique bibliographique.

Champs d'application : toutes bibliothèques. Applicable à des catalogues sur fiche ou à des catalogues en ligne, il prend tout à la fois en compte la production complète ou partielle de notices et l'importation de données.

Définition : coût de fourniture de la description d'un document, et de son insertion logique et cohérente dans un catalogue.

Méthode : le coût direct du catalogage est calculé et divisé par le nombre de notices intégrées dans un catalogue durant une période déterminée.

A : temps passé à la production d'une description bibliographique et de l'ensemble de ses éléments bibliographiques connexes (notices d'autorité ou index, liens, etc., à l'exception des données purement locales).

B : coût d'acquisition des notices bibliographiques et de leurs données associées.

C : temps passé à l'identification et aux procédures de requêtes des données bibliographiques.

D : coût de l'heure de travail.

Echantillonnage : entre 50 et 200 titres, selon le degré de complexité du catalogage ; ou temps et coût moyens constatés sur un mois.

Calcul : (A+C)xD+B nbre de titres

Interprétation : le coût d'une notice bibliographique doit être apprécié en tenant compte des buts de l'organisation ; une agence bibliographique, par exemple, travaillera à un haut niveau de description bibliographique, alors qu'une bibliothèque publique pourrait ne produire pour les besoins de son fonctionnement que des données élémentaires, et recourir, pour la qualité de son catalogue, à la récupération des productions d'une de ces agences. On peut donc supposer que les coûts refléteront cette différence d'objectifs.

Les coûts doivent être appréciés en relation avec la qualité des catalogues afin d'évaluer le coût-efficacité d'une politique bibliographique : efficacité vis-à-vis des usagers (il conviendra ici de comparer les résultats obtenus avec l'évaluation du degré de satisfaction des usagers avec le catalogue), efficacité vis-à-vis des besoins du personnel (gestion de la politique documentaire et autres fonctions internes), et conformité aux standards nécessaires aux échanges et à la communication.

Dans cette perspective, le résultat devra conduire à la recherche de l'aspect de la politique bibliographique qui pèse sur le résultat coût-efficacité : organisation du travail, notamment la répartition des tâches entre les catégories de personnel ; coût et qualité des produits récupérés ; relation entre production et récupération ; aspects techniques - performances des logiciels, performances des matériels, performances et pertinence des formats de travail, de récupération, et d'échange.

Facteurs influençant l'indicateur : le coût des données nécessaires à la cohérence et au contrôle des catalogues peut varier en fonction du développement de la base et de la politique de développement des collections. Par exemple, le rapport entre le nombre d'entrées et le nombre d'autorités peut être sensiblement différent dans une large base encyclopédique ou dans une base spécialisée, faisant fréquemment appel aux mêmes autorités.

D'un pays ou d'une région à l'autre, les prix peuvent varier notablement (coût du travail, coût réel ou relatif des données et des matériels). La prise en considération de ces données peut aider à apprécier la pertinence d'une politique bibliographique.

Premières comparaisons

Depuis 1978, le cabinet René Deriez consultants a réalisé de nombreuses études sur le fonctionnement des bibliothèques, soit dans la perspective d'une informatisation, soit dans le cadre d'un audit de ces établissements. Ce sont des éléments extraits de ces analyses qui ont été utilisés afin d'ébaucher une première comparaison du coût de production d'une notice bibliographique.

La base de référence

Seuls sont retenus ici les résultats obtenus dans l'étude de bibliothèques de lecture publique. Les mêmes éléments concemant les bibliothèques universitaires, tout particulièrement celles qui contribuent aux bases BN-Opale et OCLC, ne peuvent être valablement comparés. En effet, dans ces bibliothèques, le rapport entre ouvrages de fiction et ouvrages documentaires, différent dans les deux types d'établissement, modifie notamment la proportion du travail d'indexation 2. L'harmonisation des politiques bibliographiques peut cependant rendre pertinente à l'avenir des comparaisons bibliothèque municipale/bibliothèque universitaire sous réserve des précautions d'interprétation recommandées par l'indicateur.

Les données retenues ont été relevées dans 14 bibliothèques. Elles concernent le catalogage des monogaphies, à l'exclusion des périodiques, documents sonores et fonds anciens.

L'ensemble de l'échantillon représente le traitement d'un total de 102 786 notices, cataloguées de manière originale, par chacune de ces bibliothèques. La production de ces notices est réalisée essentiellement suivant une méthode traditionnelle, à la main pour le catalogage intellectuel, puis sur une machine à mémoire, pour la frappe des fiches. Quelques bibliothèques informatisées réalisent directement ces notices sur écrans. Les bibliothèques important les données bibliographiques d'une source extérieure n'ont pas été prises en compte dans l'échantillon.

Le mode de collecte de ces informations

Dans chaque établissement, il a été procédé à une décomposition détaillée de l'ensemble des tâches de chaque membre du personnel, suivant une grille d'analyse identique à tous les établissements.

Dans cette grille, l'ensemble des fonctions de la bibliothèque a été décomposé en une trentaine de tâches, mesurées pendant une période d'environ trois semaines.

Les résultats obtenus lors de ces mesures ont été regroupés en cinq grandes fonctions : acquisitions, catalogage et équipement pour ce qui concerne le circuit traditionnel du livre, prêts et accueil pour ce qui concerne le service public et enfin gestion pour ce qui concerne la gestion du personnel, le fonctionnement du bâtiment et des matériels.

Etendue et caractéristiques de l'échantillon

419 emplois ont été pris en compte, parmi eux 111 de catégorie A et B. Ces personnels desservent une population totale de 906 000 habitants, dont 120 000 sont abonnés à la bibliothèque (ce chiffre est très en deçà du nombre d'usagers réels, comme le constatent plusieurs des études ayant mis en évidence un nombre important d'usagers non inscrits, consultant les documents sur place).

La masse salariale s'élève à 53,4 millions, soit un coût de 127 600 F par personne, incluant l'ensemble des charges sociales, primes et indemnités. Le temps de travail hebdomadaire moyen est de 36,8 heures (compte non tenu des temps d'absence pour formation ou autres raisons).

Les résultats de ces études n'ont bien évidemment pas la prétention de correspondre à une valeur absolue. Néanmoins, compte tenu de l'étendue de l'échantillon, ils peuvent sans doute être considérés comme ayant une certaine valeur statistique.

Le poids du catalogage dans l'ensemble des fonctions

La répartition des tâches assumées par les bibliothèques montre que celles qui sont liées à la constitution des collections représentent 32,7 % de l'ensemble (10,5 pour les acquisitions, 13,9 pour le catalogage et 8,3 pour l'équipement).

L'ensemble des services duectement liés au public représente 46,9 % du total (26,9 pour le prêt et 20 pour l'accueil), enfin la gestion représente 20,3 % de l'activité de la bibliothèque.

D'un point de vue stratégique, il apparaît que si le poids du catalogage est important, il l'est moins qu'on a parfois tendance à le penser. Il est par contre incontestable que c'est une fonction sur laquelle un gain important de temps de travail peut être réalisé, alors que les autres tâches demeurent plus difficilement compressibles (Cf. tableau ci-dessous).

Analyse du temps de catalogage

Il est intéressant de constater que les résultats obtenus dans chaque bibliothèque sont relativement homogènes. Les écarts constatés s'expliquent aisément par des choix bibliographiques différents, généralement justifiés, par les bibliothécaires, par la nature des publics fréquentant la bibliothèque. Ces choix se traduisent par des différences de niveau de la description bibliographique.

Tel établissement désirera offrir à son public des OPAC d'une grande richesse, tel autre établissement considérera qu'un catalogage moyen correspond mieux à ses priorités, voire à l'attente de ses lecteurs. Au premier choix correspond, en général, une construction d'index et de thésaurus beaucoup plus élaborée, nombre de bibliothèques se contentant de simples listes de mots matières. C'est ainsi que, pour certains établissements, le temps de catalogage peut représenter jusqu'à 17 % de l'ensemble, contre 10 % ailleurs. La majeure partie de l'échantillon se situe entre 12 et 15 %.

Le coût du catalogage

Après avoir analysé le poids relatif du catalogage dans l'ensemble des tâches, il est important de mesurer le coût de production d'une notice. Deux éléments sont donc à considérer : le temps unitaire de catalogage et la qualification (et donc le coût) du personnel.

Une remarque préliminaire doit être faite : ces études n'ayant pas eu, en leur temps, pour objet essentiel de définir des choix stratégiques en matière de catalogage, la collecte d'information n'a pas été construite de manière rigoureusement identique à celle qui semble appropriée dans ce cas précis.

C'est ainsi que les temps de catalogage relevés comprennent la saisie des éléments locaux de gestion, mais ne prennent pas en compte les éléments saisis lors de la création de la notice d'acquisition, celle-ci étant légèrement plus longue.

Les données locales étant incluses dans le temps de catalogage, ce sont donc l'ensemble des exemplaires venus enrichir les collections qui sont pris en compte et non pas uniquement le nombre de notices bibliographiques créées pour chaque titre. Une pondération tenant compte du nombre d'exemplaires a donc dû être réalisée.

En revanche, les coûts de personnels sont des coûts exacts et non pas des coûts estimés en fonction d'une grille indiciaire moyenne sur le modèle proposé ci-dessus. A la décomposition des temps de chaque agent correspond la même décomposition de son coût salarial ; celui-ci tient compte de la qualification réelle et de l'ancienneté de chaque agent, ainsi que de la politique indemnitaire de la collectivité.

Le coût total consacré au catalogage des 102 876 notices est de 7 173 485 F soit 69,73 F par notice. Le nombre moyen d'exemplaires constaté dans l'échantillon est de 1,3 par titre. Le coût moyen de catalogage d'un titre est donc de 53,63 F. Ce chiffre moyen correspond à l'ensemble des bibliothèques étudiées, pour certaines d'entre elles non informatisées et alimentant un fichier manuel.

Le temps consacré à la production et à l'intercalation des fiches représente 10,02 % de l'ensemble des temps relevés, ce qui correspond à 5,37 % par notice.

Le coût de production unitaire d'une notice, relevé sur un échantillon de 102 000 notices, est donc de 48,26 F.

Mise en œuvre de l'indicateur

Une étude entreprise par enquête auprès de quelques bibliothèques est en cours afin de tenter d'estimer le coût d'une notice dans des établissements dont l'enrichissement des catalogues se fait, selon des politiques et des procédures diversifiées, par importation des données bibliographiques et d'autorité à partir de sources extérieures.

A cette étape, les éléments recueillis sont insuffisants pour que ces données puissent être considérées comme une référence. Cependant, il n'est pas apparu inutile d'en rendre compte afin de permettre une réflexion sur la construction de l'indicateur et d'en tester la validité. Les modes de calcul et les premiers résultats obtenus pourront donc servir à d'autres établissements. La collation des données, sur un échantillon large, devrait alors permettre d'approcher un coût statistiquement plus fiable.

La grille de recueil de données retenue pour l'enquête a été la suivante (Cf. tableau ci-contre) :

Bibliothèque réalisant sa propre production localement :
- description bibliographique : notice réalisée lors de la commande : 2 F notice bibliographique : 6,90 F
- indexation: 13,71 F
- contrôle et vérifications autorités : 23,61 F
- vérification de la commande sur CD-Rom Electre : 0,78 F
- coût total de la notice : 47 F.

L'analyse des premiers résultats, très partiels, obtenus grâce à l'enquête adressée à quelques bibliothèques, semble indiquer que ceux-ci sont étonnamment comparables à ceux obtenus suivant une autre méthode, plus globale mais aussi beaucoup plus lourde à mettre en œuvre.

Le coût de production d'une notice produite localement à partir de la récupération de la notice de commande (obtenue à partir de la base Electre) se situe entre 45 et 50 F. C'est là une première indication qui peut permettre de comparer d'autres stratégies de récupérations. Il convient cependant de rester prudent, dans l'attente d'une expérimentation plus large.

Septembre 1994