Un outil de gestion des collections

La gestion prévisionnelle des collections entraîne une double contrainte : contrôler les équilibres internes des contenus intellectuels des documents et maîtriser la disposition matérielle de ces documents dans l'espace de la bibliothèque. Le développement majeur des salles de libre accès a autorisé l'usage des cotes constituées à partir des classifications décimales. Ces cotes, situées au croisement des contenus intellectuels et des supports matériels, peuvent être un outil très simple de gestion prévisionnelle des collections, pourvu que leur utilisation soit maîtrisée en amont par un système de validation, et que des signaux d'alerte soient définis afin de contrôler acquisitions et désherbages.

Bookstocks forward-looking management brings two obligations : the control of internal balances of intellectual contents of documents and of the material organization of these documents in the library. The important development of free access rooms has justified the use of class marks made from decimal classifications. These marks can be a very simple tool of bookstocks forward-looking management, provided that their use is controlled by a validation system, and that alarm signals are defined in order to control acquisitions and " weedings ".

Die vorsorgliche Sammlungsverwaltung läβt einen doppelten Zwang erscheinen : das Innengleichgewicht des intellektuellen Inhalts der Dokumente muB überwacht werden, sowie die materielle Anordnung dieser Dokumente im Raum der Bibliothek. Die starke Entwicklung des Freizugriffs in den Lesesälen hat die Benutzung nach Dezimalklassifizierungen gebildeter Katalognummem gestattet. Diese Nummem beschreiben gleichzeitig den intellektuellen Inhalt und die materiellen Dinge, und können leicht für Instrumente einer vorsorglichen Sammlungsverwaltung gehalten werden. Es bleibt doch nötig, ein Bestätigungssystem der Benutzung stromaufwärts zu meistem und Alarmanlagen einzustellen, um die Erwerb- und Einstampfungspolitik nachzuprüfen.

La réflexion actuelle sur la gestion des collections encourage à l'élaboration de plans de développement de collections. En marge et en continuité d'un ouvrage récent 1, l'auteur propose ici le premier volet d'une approche concrète d'outils simples de gestion des collections, utilisables par tous les types de bibliothèque. Un second volet, consacré à la formalisation de l'espace disponible et renouvelé, complétera la réflexion dans une prochaine livraison du BBF.

Définir une politique d'acquisitions est un acte difficile, qui renvoie à de multiples points de vue : la qualité des documents sélectionnés, les procédures d'acquisition proprement dites, et la formalisation d'un plan de développement des collections.

C'est sur ce dernier point que nous voudrions nous attarder en réfléchissant aux outils nécessaires à la maîtrise d'un tel plan. La gestion des collections est devenue délicate pour de multiples raisons : les supports documentaires (papier, photo, disques optiques, etc.) se multiplient en même temps que les types de documents (prolifération de la littérature grise par exemple), les usages des « lecteurs » se diversifient (consultation à distance, fourniture de substituts), la bibliothèque elle-même se délocalise (antennes, dépôts, annexes, etc.). Un plan de développement des collections est devenu indispensable pour assurer la bonne gestion des collections de la bibliothèque 2. Toutefois, la simple formalisation volontariste des orientations voulues par le bibliothécaire et ses autorités ne suffit pas à autoriser la maîtrise de ce développement, et des outils concrets et quotidiens sont nécessaires. Nous voudrions mettre en valeur ici l'utilisation rationalisée d'un outil présent dans toutes les bibliothèques : les cotes de classement des documents en libre accès.

Le contenu et le contenant

Toute question relative à la gestion des collections fait intervenir dans un premier temps deux approches distinctes : le contenu des documents concernés, et l'encombrement matériel de supports divers. Le contenu peut être décrit par un langage documentaire qui recensera les sujets ou les thèmes de chaque document. Les langages alphabétiques encyclopédiques (de type Rameau ou autre liste d'autorités-matière) présentent le double inconvénient d'éparpiller les sujets retenus sans relations sémantiques réciproques, et de ne pas définir préalablement un champ unifié du savoir. En revanche, les indexations systématiques placent toujours le sujet défini dans un cadre de relations hiérarchiques : 636 (élevage) est un sous-ensemble de 63 (agriculture), lui-même subdivision de 6 (sciences et techniques). Et le principe décimal qui les sous-tend induit une unité globale du savoir et de la création : chaque indice d'un langage décimal peut être compris comme une division du savoir dans son ensemble, ce savoir étant contenu dans le chiffre 1 (636 devrait se lire 0,636). Cette hiérarchisation du savoir dans un ensemble unique fixe un cadre fini et organisé pour la description de chaque sujet précis ; c'est donc un outil intellectuel qui, s'il peut prêter à contestation par certains de ses aspects 3, présente l'avantage d'être aisément manipulable et, par ailleurs, aisément lisible et organisable par un ordinateur.

Le contenant, quant à lui, se disperse en multiples unités matérielles. Ces unités matérielles occupent une place physique dans la bibliothèque, elles ont un usage. La place physique est affaire d'unités matérielles, et non d'unités intellectuelles : si l'ancienne bibliothèque d'Alexandrie devait accumuler 700 000 papyrus pour constituer 30 000 titres, un CD-Rom peut stocker sur un disque unique l'équivalent de dizaines de volumes. Le coût d'un document lui-même est sans commune mesure avec son contenu : le livre à 10 F voisine avec le même titre en édition rare et précieuse. Les Livres disponibles sur CD-Rom coûtent 150 % plus cher que l'édition sur papier, etc. ; l'acquisition de savoirs par une bibliothèque se traduira en définitive par l'acquisition d'unités matérielles, de documents. Remarquons également que l'usage ne se porte pas d'abord sur un savoir, mais bien sur le document qui en est le support : c'est un objet matériel que l'usager compulse, feuillette, étudie, c'est lui qu'il emprunte, c'est lui que le bibliothécaire acquiert, propose, classe, traite, c'est lui enfin dont l'usage sera décompté et analysé 4.

De l'indice à la cote

La gestion des collections renvoie donc à la gestion de supports matériels distincts, auxquels il convient de donner un contenu, une signification, pour que la collection prenne sa dimension intellectuelle. Le développement des salles en libre accès, pour les fonds courants, offre une opportunité réelle. En effet, les documents proposés au public sont classés selon un ordre qui présente une logique de contenu : la cote de chaque document reproduit un indice tel que nous le décrivions plus haut, et ce même si certaines libertés sont prises avec le système de classification - par exemple, R en bibliothèque publique signale un regroupement des indices 813, 823, 833, etc.

Cette cotation se justifie essentiellement par sa facilité de lecture (pour la classification Dewey notamment) et par le « sens » qu'elle donne à la localisation précise de chaque document dans l'espace. Certes, on ne peut pas nier l'appauvrissement de sens que représente la cote unique par rapport aux indices multiples : un ouvrage sur les femmes, par exemple, ne pourra recevoir qu'une cote et une seule (305.4 pour la sociologie des femmes, le cas échéant) en négligeant les autres indices possibles que seraient 331.4 (travail féminin), 155.633 (psychologie féminine), etc. Par ailleurs, il n'est pas rare que l'indice retenu soit tronqué lorsqu'il est désigné comme cote, pour des questions de lisibilité dans le classement des documents.

L'élection d'un indice en cote ne signifie nullement la suppression des indices en général, et un catalogue systématique conservera tout son intérêt pour un accès intellectuel à la documentation. Toujours est-il que ces cotes représentent une signification intellectuelle, même éventuellement partielle et sommaire, et donc une lisibilité de contenu pour l'usager comme pour le bibliothécaire. La cote apparaît comme une rencontre entre le contenu et le contenant des collections, un dénominateur commun, et donc, peut-être, un outil intéressant à ces deux titres. Enfin la cote est également un vecteur d'appropriation des collections par l'usager, c'est aussi l'outil dont se servent les différentes méthodes bibliométriques pour évaluer l'usage d'un fonds 5. Signe de contenu comme de contenant, la cote est donc également indicateur d'usage. C'est dire à quel point la gestion des collections ne peut s'en passer.

Un système de cotes validées

Encore faut-il utiliser la cote comme un outil de gestion. En effet, la pratique courante laisse toute liberté aux catalogueurs pour déterminer la cote d'un document en fonction de celui-ci seulement, et non en fonction des collections de la bibliothèque. Le processus de création d'une cote est fréquemment le suivant :
- analyse du document ;
- élaboration de plusieurs indices en fonction du contenu du document ;
- choix d'un indice comme cote en fonction du contenu principal - ou jugé tel - du document.

Même si ce processus connaît parfois quelques aménagements liés à l'usage prévu du document (certaines bandes dessinées « osées » quittent par exemple une cote « BD » pour rejoindre les rayonnages peu explorés des 800...), il reste essentiellement attaché à chaque document pris dans son individualité. sans considération du reste de la collection. La prolifération des cotes dans une bibliothèque est ainsi incontrôlée, et il peut y avoir autant de cotes que de documents grâce aux possibilités de la décimalisation. L'intérêt des cotes comme outil n'est certes pas aboli pour autant, puisque le principe de troncature autorise le regroupement de cotes pour des comptages ou autres évaluations. Mais cet outil n'est alors utilisable qu'a posteriori et nulle politique prévisionnelle n'est possible, étant donné la liberté de création des cotes.

Un premier élément de solution est apporté par les systèmes des « cotes validées ».

Ce système a été mis en place notamment à la Bibliothèque publique d'information (BPI) afin de permettre un classement plus aisé des ouvrages, et de garantir autant que possible une homogénéité de la présentation des documents au public. Le principe en est très simple : un document ne peut recevoir une cote que si celle-ci a été préalablement autorisée. Une liste d'autorité des cotes (extraites de la classification Dewey) est publiée, disponible auprès de chaque catalogueur, et celui-ci consulte la liste pour coter les ouvrages qu'il a catalogués et indexés. La création d'une nouvelle cote n'est possible qu'après validation par une cellule d'autorité de cotes, et dans deux cas seulement :
- critère de lisibilité : la cote couvre un trop grand nombre de documents classés ensemble, ce qui entraîne un risque de confusion pour les usagers comme pour les agents chargés des reclassements (critère non valable pour les romans, bien sûr) ;
- critère de pertinence : le document acquis ne saurait être placé sous une cote sans risquer un réel contresens.

Mais aurait-on dû l'acquérir ?

Il y a évidemment un lien entre le nombre de documents possédés et le nombre de cotes validées : si une cote ne peut être validée sans qu'il y ait un document au moins sous cette cote, il ne saurait y avoir plus de 200 documents sous une même cote (une hauteur de rayonnage). La BPI a validé 4 000 cotes simples pour ses 360 000 volumes, le jeu des notations auxiliaires (elles-mêmes validées) autorisant une souplesse de lecture et de classement 6.

Enfin, une cote nouvelle n'est validée que s'il y a une probabilité d'utilisation de cette cote située entre 10 et 200 documents : un ouvrage totalement atypique ne peut donc recevoir qu'une cote générique (suivant le principe de la hiérarchisation des classifications décimales). Ce système est aisément applicable dans tout type de bibliothèque, en adaptant le nombre de cotes validées au nombre de documents possédés par la bibliothèque : une bibliothèque possédant 10 000 volumes en fonds courants (hors fiction) peut limiter le nombre de ses cotes à 500, une autre possédant 100 000 documents atteindre 3 000 cotes...

Le cas des romans et des non-livres

Si le principe est aisément applicable pour tous les « documentaires », il est peu efficace en ce qui concerne les ouvrages de fiction, dans lesquels c'est le nom de l'auteur qui est discriminant. Une adaptation partielle serait possible (validation d'un nouvel auteur, d'un nouvel éditeur, voire d'un nouveau genre littéraire), mais elle n'est guère envisageable sans qu'une traduction en cote soit appliquée à ces distinctions. En fait, cette analyse est de peu d'intérêt pour la fiction, sinon pour repérer la part prévisible de cette dernière dans la masse documentaire, et une évaluation du fonds pour ce domaine relèvera d'une approche qualitative dans une bibliothèque publique ; pour une bibliothèque universitaire en revanche, les œuvres de fiction sont objets documentaires, et reçoivent en général une cote décimale.

Enfin, les documents non-livres (à l'exception des périodiques) peuvent recevoir le même traitement, classement de la discothèque des Halles pour les phonogrammes par exemple, à moins qu'on ne préfère intégrer la totalité du fonds dans un classement multimédia à base de Dewey (comme le fait la bibliothèque municipale de Tavemy), ou créer des tables de correspondance de cotes. La validation des cotes peut intervenir également lorsque la bibliothèque adopte partiellement d'autres modes de classement (par corpus, par centres d'intérêt..) : il suffit de conserver la cote décimale (Dewey généralement) comme cote fondamentale, et de la surmonter de la cote complémentaire qui servira pour le classement définitif ou temporaire.

Les cotes validées et la gestion prévisionnelle des collections

D'inflationnistes auparavant, les cotes sont limitées en nombre par ce système de validation. Cette condition nécessaire à la mise en œuvre d'une politique de développement des collections n'est pas suffisante. Qui dit politique ou plan entend volontarisme ou prévision. Les cotes validées l'ont été par la présence d'un document entrant sous cette cote, mais on peut également décider l'introduction de nouveaux contenus dans la collection et donc prévoir la création de nouvelles cotes.

De constat, le système de cotes validées peut prendre la forme d'un projet. Il faut pour cela lister les cotes possibles en se référant aux indices publiés dans les tables de classification Dewey, et retenir les sujets sur lesquels la bibliothèque souhaite porter des efforts d'acquisition, donc valider les cotes sous lesquelles seront placés les documents souhaités ; dans ce cas bien sûr, les cotes retenues peuvent très bien ne signaler encore aucun document dans le fonds de libre accès, mais sont signes d'une volonté d'accroissement des collections dans certains sujets et thèmes.

Cette élaboration demande sans aucun doute un peu de temps, et réclame également une conscience claire tant des objectifs que poursuit la bibliothèque que de la production documentaire existant pour les sujets retenus ; cette politique documentaire s'élaborera d'autant mieux qu'une large concertation sera établie, et qu'une évaluation préalable des collections aura été effectuée (sans reprendre obligatoirement dans la liste des cotes validées toutes les cotes précédemment affectées aux documents existants).

Une fois cette liste de cotes établie, il est relativement aisé de programmer les acquisitions à venir, traduites en nombre d'unités matérielles. La prévision cote à cote est évidemment trop longue et aléatoire, et on peut regrouper les cotes par grands domaines du savoir avant de faire une prévision quantitative approximative (les coûts unitaires moyens des documents étant traduits en unités matérielles). Cette prévision, pour être valable, doit tenir impérativement compte de trois contraintes complémentaires :

1. la présence dans la bibliothèque de documents non ou mal signalés par les cotes décimales, - les périodiques par exemple représentent une somme de données qui se substituent au moins partiellement à des livres. Mais ce raisonnement est également valable lorsque la bibliothèque est abonnée à des bases ou banques de données ;

2. la nécessité d'un désherbage régulier afin de garantir aux collections la fraîcheur, la pertinence et la qualité nécessaires 7 : ce désherbage amenuise la quantité de documents disponibles dans un domaine et donc sous les cotes correspondantes ; complémentairement, la quantification des objectifs permet de mieux cerner la place des acquisitions rétrospectives en fonction des besoins ;

3. l'éventuelle présence dans les acquisitions d'exemplaires supplémentaires de titres déjà ou nouvellement acquis : l'estimation d'un ratio moyen est indispensable, afin que le nombre de titres sélectionnés corresponde bien au nombre de documents réellement acquis (ce ratio peut par exemple atteindre 1,5 dans une bibliothèque universitaire pluridisciplinaire).

Il ne s'agit là que des points de repère essentiels pour une gestion prévisionnelle des acquisitions à partir des cotes. On pourrait sophistiquer le système en codant complémentairement les prévisions par « niveaux de complexité » 8, mais notre première approche est déjà opératoire pour indiquer aux agents chargés des acquisitions le nombre de documents qu'ils doivent acquérir durant l'année à venir sur les différents sujets ou thèmes retenus par la politique documentaire de la bibliothèque.

Nécessité des signaux d'alerte

Rien n'est plus simple alors que de constituer une grille de suivi des acquisitions (cf. le tableau ci-contre), remplie au fur et à mesure de la cotation des différents documents entrés dans la bibliothèque, et donc de contrôler de façon fine l'adéquation des acquisitions aux objectifs documentaires de la bibliothèque. Toutefois, la construction de cette grille ne prend son réel intérêt qu'avec l'instauration de signaux d'alerte. En effet, la grille, même remplie soigneusement, n'offre qu'une comparaison entre un souhait et une réalisation, sans prévenir d'éventuelles dérives ni proposer des réadaptations des pratiques d'acquisition. En revanche, si cette grille est informatisée, des signaux d'alerte peuvent être programmés à l'intention des acquéreurs, comme lorsqu'aucun document n'a été inscrit en six mois sous une cote validée, ou à l'inverse que le « taux de remplissage » de la cote menace d'être atteint dans le même temps.

A moyen terme, d'autres repères sont utilisables : tout document sous une cote devant être renouvelé régulièrement (avec des « âges » différents selon les cotes), l'acquéreur peut être alerté si un désherbage n'a pas eu lieu depuis longtemps, ou bien si une cote n'a pas fait l'objet d'acquisition fraîche depuis x années, etc. Bien entendu, ces signaux sont moins des moyens de contrôles que des avertissements : une cote non alimentée en documents peut avoir perdu son intérêt (usage moindre du public ou production commerciale défaillante), l'acquéreur concerné par une cote peut rattraper son retard ou au contraire freiner son appétit, etc. Et, bien entendu, les différentes acquisitions doivent être rapportées à l'usage réel qui en est fait, ce que la cote validée permet encore par croisement avec l'enregistrement de la communication aux usagers. Les bibliothèques disposent ainsi d'un outil simple (comptage) et fiable (validation des cotes) pour suivre leurs acquisitions, donc leurs collections dans toutes leurs facettes (contenu, document matériel, et usage), en sachant que cet outil n'est qu'une aide à la décision, facilitant les éventuels changements d'orientation de la politique documentaire.

Autour de la mise en œuvre et des objectifs documentaires

Pour simple qu'il soit, ce système qui combine les cotes validées avec une grille prévisionnelle et de suivi des acquisitions nécessite quelques aménagements dans l'organisation du travail. Deux « cellules », éventuellement fondues en une seule, doivent être créées. La première se consacre à la définition de la politique documentaire, fixe les quantités de documents à acquérir dans tous les domaines (traduits en ensembles de cotes), assure le suivi et impulse le repositionnement des acquisitions ; la seconde contrôle l'adéquation des documents aux cotes préalablement validées, et autorise la création de nouvelles cotes en fonction de la politique documentaire. Si, dans les bibliothèques publiques, la définition des cotes validées (en termes de contenu) relèvera presque exclusivement des professionnels des bibliothèques, il sera souvent intéressant d'y associer les enseignants dans les bibliothèques d'enseignement supérieur ; en effet, chaque cote nouvelle sous-entend un champ précis du savoir, et implique un nombre de documents sur le sujet : l'avenir de cette cote tient beaucoup à la politique d'enseignement et de recherche de l'université.

Matériellement, le suivi nécessite quelques aménagements dans le système informatique de la bibliothèque : les cotes validées doivent être enregistrées comme telles, la grille de suivi doit intégrer un programme de signaux d'alerte, la validation des cotes doit être réservée, le re-paramétrage doit être aisé, et surtout le système informatique doit être capable de fournir les états de collection de façon très souple. Mais il convient de signaler que de simples fiches, cochées au fur et à mesure de la cotation des documents indexés, permettent également un contrôle manuel des acquisitions, les « signaux d'alerte » se repérant par un examen régulier de ces fiches.

Par ailleurs, si le système proposé peut être aisément adapté à une bibliothèque nouvelle, dépourvue de toutes collections antérieurement constituées, il peut apparaître plus complexe à une bibliothèque ancienne lourdement pourvue en documents. Une solution passe par une évaluation préalable des collections existantes en trois temps :
- désherbage rigoureux des fonds en libre accès ;
- décompte sommaire des collections possédées par grandes classes de la Dewey, mené à la première « décimale » (600 - 610 - 620...), ce pour une bibliothèque publique bien sûr, une bibliothèque universitaire approfondissant davantage les cotes en fonction de ses spécialités ;
- codage de l'importance constituée par chaque ensemble de cotes par rapport à l'ensemble de la collection (de 0 : rien, à 100 = 100 %).

C'est par rapport à cet état sommaire que les objectifs d'acquisition seront définis dans la grille de suivi.

Les contraintes de budget et d'espace

En outre, ce système de contrôle des acquisitions par les cotes suppose que le nombre de documents à acquérir soit bien connu. Cela nécessite un calcul budgétaire précis : à titre indicatif, un livre coûtait en moyenne 80 F en bibliothèque municipale pour 1993, mais 240 F en bibliothèque universitaire. Ces statistiques nationales ne remplacent d'ailleurs pas l'évaluation précise des coûts pour chaque bibliothèque, à partir des dépenses de l'année précédente : un livre acquis à la bibliothèque interuniversitaire de Toulouse ne valait-il pas 146,89 F en moyenne en 1992 contre 261,53 F pour un livre acquis à la Sorbonne 9 ?

L'espace physique occupé par les collections est également un facteur important, à plusieurs titres. La masse prévisible des collections présentées en libre accès conditionne évidemment le nombre de cotes acceptables pour cet espace. Ce dimensionnement connaît même des limites liées aux capacités de perception des usagers : pour les bibliothèques publiques par exemple, la Direction du livre préconise un maximum de 20 000 documents présentés en un même lieu à l'intention des enfants, chiffre au-delà duquel la capacité de repérage de ces derniers serait trop faible. En outre, cette limitation volontaire de l'aménagement dans l'espace répond au souci d'offrir une documentation fraîche et pertinente, en rapport avec les capacités budgétaires de l'établissement : la BPI, avec un budget d'acquisition de 5,67 millions de francs, ne propose en libre accès « que » 360 000 volumes environ. Dans un espace limité et empli, tout nouveau document acquis doit en chasser un autre moins « utile ».

Enfin, cette utilisation de cotes validées pour gérer les acquisitions nécessite une cohérence dans l'espace pour les collections présentées : une cote égale un emplacement matériel. Que faire dans le cas de bibliothèques multipolaires ? En effet, un ouvrage coté 631.2 peut être présent dans un secteur de prêt, une salle de référence, une annexe, chacun de ces secteurs disposant de sa propre grille de cotes validées. La solution tient sans doute dans une organisation du travail coordonnée :
- une liste de cotes validées est fixée pour tout l'établissement ;
- chaque secteur fait connaître ses besoins pour chaque cote (ou pour chaque domaine regroupant un ensemble de cotes) ;
- un récapitulatif des domaines (ensemble de cotes) est établi pour l'ensemble de la bibliothèque ;
- des sélectionneurs effectuent des propositions pour des ensembles de cotes (il peut s'agir des commissions d'acquisition dans les bibliothèques universitaires) ;
- une grille quantifiée est fixée pour chaque secteur, et le contrôle s'effectue secteur par secteur ;
- une synthèse (informatique ?) est effectuée régulièrement pour l'ensemble de la bibliothèque.

Comme on le devine, l'important ici est plutôt de disposer de points de repère dans les politiques des différents secteurs que de contrôler en amont les pratiques matérielles d'acquisition.

Au croisement du contenu, des supports et des usages

Les cotes ont longtemps été parents pauvres dans le traitement des documents, rattachées aux supports matériels plus qu'au noble contenu intellectuel de ceux-ci. On voit émerger leur intérêt avec l'apparition des collections en libre accès, et donc avec l'évaluation de l'usage qui est fait de ces documents par le public. Leur situation unique, au carrefour du contenu des documents, de leur identification matérielle, de l'organisation spatiale de leur classement comme du comptage de leur usage, en font des outils inestimables pour la gestion des collections et de la politique documentaire. Encore faut-il les considérer comme tels, et donc leur fixer des règles de constitution, des limites, une codification. La classification décimale de Dewey offre toutes les garanties d'un système universel, hiérarchisé, maintenu. Elle n'est sans doute pas idéale pour répondre à tous les besoins de présentation des documents en libre accès : il est important cependant de la maintenir pour disposer d'un outil de gestion documentaire.

L'outil n'est rien cependant sans une politique affirmée. L'utilisation stratégique des cotes montre bien qu'il est nécessaire d'énoncer sa politique documentaire plutôt que de vérifier des pratiques : les cotes ne seront utiles comme outil de gestion qu'à celui ou celle qui aura su formaliser les objectifs documentaires de sa bibliothèque, pour un meilleur service au public.

Septembre 1994