La coopération internationale dans le cadre de l'Ifla (International Federation of Library Associations and institutions) en matière de contrôle bibliographique universel (CBU) et de format de catalogage Marc international permet maintenant des échanges très performants de notices bibliographiques. Ces notices, émises par de grands réservoirs nationaux ou internationaux, sont transférées sans problèmes majeurs dans des fichiers locaux, tant pour les descriptions bibliographiques que pour leurs points d'accès auteurs. Cependant, en récupérant des accès auteurs, les organismes documentaires sont très vite confrontés à la gestion des formes d'autorités des vedettes auteurs (personnes physiques, collectivités et titres uniformes).

Et dans ce domaine, la normalisation internationale est floue et peu applicable, ce qui ne permet pas l'échange de notices d'autorité au même titre que les notices bibliographiques. Françoise Bourdon, forte de son expérience de responsable du fichier d'autorité des auteurs personnes physiques de la base BN-Opale à la Bibliothèque nationale, livre ici une réflexion remarquable sur ce que pourrait être la coopération internationale en matière d'échange de données d'autorité auteur.

Ce rapport réalisé en 1990 grâce à une bourse du « Robert Vosper IFLA fellows programme » existe en version française, malheureusement non publiée. Il vient d'être édité en traduction anglaise.

Un constat pessimiste

Dans une première partie, on découvre un constat pessimiste sur les outils de coopération et de normalisation internationale existant en ce domaine des données d'autorités auteurs.

Certes, les grands principes du CBU indiquent que chaque agence bibliographique nationale (ABN) doit tenir à jour une liste de formes d'autorité pour ses auteurs nationaux (personnes et collectivités). Certes des groupes de travail ont produit des listes de forme d'autorités (la plus célèbre étant celle des « Classiques anonymes ». Certes l'Ifla a émis deux recommandations en matière de notices d'autorité : les GARE (Guidelines for authority and reference entries) en 1984 et un format Unimarc, Authorities en 1991. Mais ces textes manquent de rigueur et surtout de définitions de base permettant de les appliquer dans un cadre d'échange. Par exemple ils ne permettent pas l'identification d'une notice d'autorité émise par une agence bibliographique nationale pour l'un de ses ressortissants.

Les fonctions d'un fichier autorité

La deuxième partie, très analytique, définit les fonctions possibles d'un fichier d'autorité. Elle s'appuie sur l'étude de la documentation d'une dizaine d'ABN et est enrichie par des enquêtes menées sur 8 fichiers d'autorité auteurs (Allemagne, Angleterre, Canada, Etats-Unis, France, Pays-Bas, Portugal et Suède ont été visités et de nombreux exemples de notices et formes d'autorité figurent en annexe). Ces fichiers manuels ou informatisés peuvent servir à normaliser les points d'accès auteurs à une base bibliographique et donc lui être liés. Ils peuvent également être des fichiers d'identification des auteurs. Dans ce cas, le lien avec la base bibliographique n'existe pas toujours et les notices d'autorité prennent une utilité hors du contexte d'une notice bibliographique, ce qui permet d'envisager leur échange. Cependant les formats, présentations, contenus et liens des divers fichiers étudiés font apparaître une telle diversité que l'échange est impossible, malgré la responsabilité confiée aux agences bibliographiques en ce domaine.

Des recommandations

C'est dans la dernière partie que des recommandations sont émises. Reprenant les données de l'existant, Françoise Bourdon insiste d'abord sur l'absolue nécessité d'appliquer la politique générale du CBU : l'ABN est responsable du traitement des auteurs nationaux, elle doit donc établir des données d'autorité de référence pour les auteurs nationaux et les diffuser en utilisant un système intemational. Puis elle suggère des travaux de normalisation plus pointus, tels que le recensement des données d'identification d'un auteur, de leurs sources et de leur contenu, l'inclusion des fichiers d'autorité dans les règles de catalogage, la normalisation de la terminologie, la mise à jour de listes et de règles intemationales sur la structure des formes d'autorité, une révision d'Unimarc/Authorities et des GARE. Une coopération réussie dans ce domaine permettrait le développement de la diffusion des notices d'autorité sur requête et pourquoi ne pas rêver de fichiers d'autorité accessibles aux usagers des organismes documentaires.

La densité et la finesse des analyses de ce rapport en font un ouvrage de référence primordial dans un domaine où aucune publication synthétique n'existait jusqu'à présent.