De l'usage des CD-Rom bibliographiques biomédicaux

L'enquête sur l'utilisation des CD-Rom bibliographiques et médicaux qui s'est déroulée d'avril à juillet 1993 à la bibliothèque de l'unité pédagogique médicale (Bibliothèque interuniversitaire de Montpellier) avait pour objectif l'évaluation de leur usage du point de vue bibliographique, ainsi que l'évaluation de la capacité des usagers à utiliser de manière autonome les possibilités offertes par le logiciel de recherche sur CD-Rom. Les principales conclusions indiquent la satisfaction totale des usagers alors que les difficultés d'une recherche bibliographique cohérente, bien que perçues, ne sont pas résolues : difficulté d'utilisation du clavier, de l'impression, de l'anglais et plus largemenf de trouver les accès sujets. Difficultés compensées par la médiation et l'aide apportée par les bibliothécaires mais qui mettent en évidence la carence en formation. En revanche le lien avec les différents catalogues informatisés de la bibliothèque est mieux réalisé même s'il reste insuffisant.

The survey about the use of bibliographical and medical CD-Rom (April-July 1993) at the medical library of the Unité pédagogique médicale (Bibliothèque interuniversitaire de Montpellier) had for purpose to examine their use from a bibliographical point of view. The main conclusions show our patrons'great satisfaction, but also the search difficulties, well known but not resolved, particularly to find the right subject access. The main difficulties are the keyboard, the printing of the results and the English language. Our users'answers express a great need for documentation training, how to use computer and scientific English. The link with the other bibliographical products, in particular with the library catalogues is realized, even if it is not completely satisfactory.

Die Untersuchung über die Benutzung der bibliographischen medizinischen CD-Rom wurde zwischen April und Juli 1993 in der Bibliothek der medizinischen pädagogischen Abteilung (Universitätsbibliothek von Montpellier) durchgeführt. Sie sollte zur Evaluierung dieser Benutzung angesichts der Bibliographie führen (Zusammenhang mit den medizinischen Bibliographien auf Papier oder on line, Zusammenhang mit dem Gebrauch der Kataloge der Bibliothek), sowie zur Evaluierung der Fähigkeit unserer Benutzer, die von der Nachschlagensoftware auf CD-Rom angebotenen Möglichkeiten unabhängig anzuwenden. Die Schlußfolgerungen beweisen die vollkommene Befriedigung unserer Benutzer, obwohl die Schwierigkeiten einer passenden bibliographischen Abfrage, wenn sie auch eingenommen werden, noch keine Lösung finden : schwieriger Gebrauch der Tastatur und des Druckers, schlechte Kenntnis der englischen Sprache und weitgehend der Stichwörter. Diese Schwierigkeiten werden durch die Vermittlung und die vom Personal geleistete Hilfe beseitigt ; sie bringen doch ans Licht, daB unsere Benutzer keine Ausbildung zum Gebrauch der EDV genossen haben und weder die Methode der bibliographischen und dokumentarischen Abfrage noch das wissenschaftliche und berufliche Englische meistem. Im Gegenteil wird der Zusammenhang mit den verschiedenen EDV-Katalogen der Bibliothek besser übernommen, wenn er auch ungenügend bleibt.

La plupart des bibliothèques universitaires offrent aujourd'hui à leurs usagers des documents électroniques, en particulier des CD-Rom. Introduits dans les bibliothèques universitaires françaises dès 1988 à l'instigation de la Direction de la programmation et du développement universitaire (DPDU) qui avait financé et réalisé deux disques, CD-Thèses (thèses soutenues dans les universités françaises) et Myriade (CD-Rom du Catalogue collectif national des publications en série), ils ont connu dans les bibliothèques universitaires (BU) un développement rapide. La DPDU avait en outre équipé toutes les BU d'une configuration de lecture minimum : micro-ordinateur avec lecteur intégré de CD-Rom et imprimante. Il s'agissait donc dès le départ, de produits bibliographiques mis à la libre disposition des usagers, puisque l'accès direct aux configurations CD-Rom était la condition préalable à la dotation de la DPDU. Très rapidement les BU développaient leur parc matériel de consultation, ainsi que les titres auxquels elles devaient s'abonner, choisissant prioritairement les CD-Rom bibliographiques, support d'information et de stockage intéressant. Un CD-Rom contient 150 000 pages A4 et est interrogeable au moyen d'un logiciel ayant les possibilités de recherche offertes jusqu'alors pour la recherche en ligne, RDI 1, dont le coût et les langages d'interrogation souvent complexes justifiaient que seuls les professionnels y aient accès.

Un développement rapide

Aujourd'hui 3 500 titres de CD-Rom sont disponibles sur le marché mondial 2, au départ bibliographiques (base de références) et factuels (recueil de données). L'offre documentaire explose, conjuguée à celle des matériels donnant naissance à de véritables systèmes d'information comme Adonis 3. De factuels, ils sont devenus textuels, multimédia non seulement dans des domaines traditionnels comme le juridique et l'économique, mais aussi « plein-texte » : ainsi les revues Le Monde, The Financial Times, Pediatrics, avec de plus en plus une couverture multidisciplinaire. Les publics visés sont maintenant aussi des non-professionnels comme avec le CD-Photos de chez Kodak.

Les bibliothèques productrices d'importantes bases de données (BdD) que sont leurs catalogues, ont, elles aussi, compris le parti qu'elles pourraient en tirer et ont édité leur catalogue sur CD-Rom, ainsi la Bibliothèque nationale de France, ainsi le catalogue collectif des bibliothèques de la montagne Sainte-Geneviève à Paris. Aujourd'hui, après la création de services d'informations bibliographiques sur CD-Rom, la plupart des organismes documentaires s'attachent à les mettre en réseau, ce qui montre bien l'extraordinaire développement d'un média né en 1985 et qui a donc pénétré très massivement et rapidement les bibliothèques, grandes bibliothèques ou de recherche tout d'abord, grâce, il faut le remarquer, à l'attitude très positive des bibliothécaires et documentalistes à son égard.

Il s'agit de professionnels convaincus de ses possibilités et qui, pour cause de nouveauté, n'y avaient cependant pas été formés.

Il nous a semblé que le moment était venu de faire le point, cinq ans après leur introduction et leur utilisation dans notre organisme, de mesurer, à travers l'étude du service CD-Rom de la bibliothèque de l'Unité pédagogique médicale (UPM), leur utilisation, leur perception par les usagers comme par les bibliothécaires, et d'évaluer de leur efficacité bibliographique supposée.

L'enquête

Nous voulions connaître quelle était leur utilisation dans notre bibliothèque universitaire médicale, essentiellement fréquentée par des étudiants de 3e cycle, des enseignants et des chercheurs (il s'agit de CD-Rom exclusivement bibliographiques).

Les objectifs

Nous voulions savoir comment était appréhendé l'outil par des usagers néophytes en situation de recherche bibliographique. Le média était-il une aide ou un frein à la recherche ? Quels étaient les obstacles liés à l'outil ainsi qu'à l'utilisation d'un logiciel documentaire le plus souvent développé à l'attention de l'usager final ?

Notre hypothèse était que la langue de travail, l'anglais, était un réel obstacle à l'utilisation des logiciels et donc à celui de la recherche bibliographique (RB). Les contenus des BdD étaient-ils valorisés par l'outil ? La RB était-elle rendue plus performante ? Nous souhaitions enfin mesurer le décalage entre l'usage attendu des CD-Rom par les professionnels en documentation et celui approprié par l'usager ; de même que nous souhaitions évaluer le décalage entre l'usage espéré par l'usager et celui effectivement réalisé parce que nous supputions :
- que les performances de recherche liées au logiciel n'étaient pas exploitées ;
- que la recherche effectuée par l'usager n'était pas documentairement satisfaisante ;
- que l'usager était cependant satisfait de sa recherche comme du média utilisé.

Enfin, la RB effectuée sur CD-Rom était-elle exclusive des autres médias et autres sources bibliographiques présentes dans la bibliothèque ? Question légitime tant il nous semblait que l'accès aux CD-Rom bibliographiques était devenu le réflexe facile des chercheurs, pas toujours adapté aux besoins réels d'information, et qu'il s'effectuait au détriment des autres ressources.

Les conditions

L'enquête s'est déroulée d'avril à juillet 1993 dans le service CD-Rom de l'UPM, nouvelle section médicale de la bibliothèque interuniversitaire (BIU) de Montpellier.

Le lieu

Ouverte au public depuis le 15 mars 1993, cette section est issue de la scission des collections, comme des personnels, de la prestigieuse bibliothèque de la faculté de médecine de Montpellier, devenue trop exiguë, et dont les salles classées ne militaient pas en faveur des nouveaux besoins des bibliothèques : informatique, libre accès... les aménagements de l'espace n'étant pas possibles sans de très coûteuses transformations de salles classées. Enfin, les nouveaux hôpitaux de Montpellier, centres hospitaliers universitaires (CHU) Lapeyronie et Arnaud de Villeneuve se trouvant au nord de la ville, il devenait difficile, voire impossible, aux étudiants comme aux enseignants, qui sont souvent des hospitaliers, ou qui effectuent des stages en milieu hospitalier, de fréquenter le centre ville en raison des problèmes d'accès et de stationnement.

La faculté de médecine a donc construit, à proximité des hôpitaux, l'Unité pédagogique dont la bibliothèque occupe le premier - et dernier - étage. Il s'agit d'un bâtiment neuf où l'espace bibliothèque est organisé pour le libre accès et les services « poumons » très ouverts sur l'espace public : copieurs, prêt entre bibliothèques (PEB), recherche documentaire informatisée (RDI), espace CD-Rom.

L'accès aux CD-Rom

Avant leur mise en réseau, des postes individuels de consultation permettaient l'accès à 5 titres bibliographiques (pour 15 disques CD-Rom). Il s'agissait de postes dédiés à la consultation d'une ou plusieurs bases de données. Chaque micro-ordinateur était équipé de lecteurs de disques multiples (4 à 6). Enfin, des imprimantes permettaient à l'usager d'imprimer son résultat de recherche et de repartir avec « ses » références 4.

Nous constations des files d'attente devant le micro-ordinateur dédié à Medline 5, alors que les autres bases étaient sous-utilisées. Dès le 15 juin 1993 fut mis en œuvre un réseau de CD-Rom implanté sur le réseau local existant. Le nombre de titres de BdD accessibles a été élevé à 10 grâce à une convention avec Silver Platter, l'éditeur des titres CD-Rom, faisant ainsi de la bibliothèque de l'UPM un centre de références. Cette évolution technique modifiant positivement l'offre bibliographique sur CD-Rom n'a pas été perçue par les utilisateurs. Elle n'est mentionnée par aucun d'entre eux, sans doute parce qu'elle n'a pas entraîné d'interruption du service, mais plus sûrement parce que le public ne s'intéresse pas au « comment » de l'offre, du moment que cela fonctionne.

Comment ?

Deux questionnaires étaient élaborés, l'un de 38 questions à l'attention des usagers finals, l'autre de 8 questions destiné aux bibliothécaires.

Le questionnaire destiné aux usagers était déposé dans l'espace CD-Rom, devant les postes de consultation, les bibliothécaires de service incitant les usagers à les remplir. Ils étaient ensuite remis à la banque accueil-prêt. Le questionnaire destiné aux bibliothécaires a été remis directement aux intéressées 6. L'enquête s'est déroulée à une période où les étudiants préparent généralement leur bibliographie de thèse ou de mémoire de spécialité. 37 questionnaires ont été dépouillés, auxquels s'ajoutent les 4 questionnaires destinés aux bibliothécaires (cf. encadré).

Pour la question 4 (exprimer le sujet de la recherche), il était demandé aux usagers de joindre la copie-écran de la recherche effectuée sur CD-Rom, afin d'évaluer les fonctionnalités logicielles utilisées par rapport au sujet exprimé, ainsi que la validité des titres bibliographiques retenus.

Le logiciel

Le logiciel utilisé, commun à l'ensemble des BdD sur CD-Rom, est le logiciel Spirs 7. Il s'agit d'un logiciel relativement simple d'utilisation, commandes standards et pages de guide sur écran bien expliquées, en particulier pour les exemples d'interrogation. Notre hypothèse de départ était que plus le sujet est complexe plus grand doit être le nombre de fonctions du logiciel utilisé.

Qu'en est-il ?

Seulement deux fonctions en moyenne par recherche sont utilisées ; et paradoxalement, plus la recherche est complexe, moins il y a de fonctions différentes utilisées. La fonction « voir les références » n'est jamais mentionnée alors que forcément utilisée. La logique booléenne fortement utilisée, 4,8 fois/recherche en moyenne, n'est souvent justifiée que par l'incapacité des chercheurs à maîtriser et à construire leur recherche (cf. tableau 1).

Si la réponse à la question est égale à zéro référence, le chercheur essaie d'autres croisements. Ce réflexe semble identique si le nombre de réponses est trop important, donc les références non lisibles, car en trop grand nombre.

L'utilisation du booléen justifie cependant le recours au média, qui permet les croisements multiples, par opposition aux produits papier qui permettent une organisation arborescente des contenus (cf. index matière hiérarchique de l'Index Medicus). En effet,des questions simples comme « effets de l'interféron sur les aptochromes P 450 », ou bien « étude de la clearance de l'insuline chez 57 patients », ne pourraient pas être traitées rapidement par les bibliographies papier.

Formalisation du sujet de recherche

L'énoncé écrit de la recherche en train de s'effectuer reste pauvre, souvent schématique, voire en anglais (transcription littérale des mots-clés supputés). Les usagers semblent exprimer leur sujet de recherche avec difficulté, et sont parfois dans l'impossibilité de le faire. L'on peut cependant noter le faible niveau de complexité avancé, à rapprocher du nombre d'étapes important et d'une surutilisation de croisement booléen ET, ce qui nous permet d'avancer la non-cohérence/performance des recherches effectuées.

La base Medline est utilisée par 26 usagers sur 28, seulement 7 d'entre eux disent avoir utilisé un autre titre. L'on peut alors parler de « l'effet mammouth » de cette base bibliographique médicale au détriment des autres titres accessibles, ce qui ne milite pas en faveur de la diversification des sources bibliographiques.

Tout indique la confusion fréquente entre le logiciel Spirs et le nom de la base, le logiciel étant commun à l'ensemble des titres biomédicaux, confusion que souligne Dominique Baude : « Les utilisateurs ont ce point en commun : ils ne lisent pas la signalétique mise à leur disposition, ni les écrans de présentation. Nous avons ainsi retrouvé devant Pascal, Myriade ou BgF 8 des lecteurs qui cherchaient désespérément les livres de la bibliothèque » 9.

Les difficultés

La question 7 devait permettre d'identifier les problèmes rencontrés par les usagers face aux CD-Rom. Il était demandé de classer les difficultés par ordre décroissant. Lorsque les items proposés n'étaient pas classés mais simplement cochés, nous avons attribué un poids moyen à x.

Si 4 items étaient cochés, x valait 2 ; si un nombre impair d'items étaient cochés, la valeur de x était arrondie au supérieur (pour 5 items cochés, x vaut 2). Cela permet de déterminer le poids de chaque item, en plus de sa fréquence de citation.

13 items étaient proposés, mélangeant volontairement des contenus ayant trait au matériel comme « le clavier », des fonctions du logiciel comme « afficher les références », « imprimer » ainsi que des contenus propres à la recherche bibliographique comme « chercher », « trouver les mots-clés », « chercher un auteur » ou « combiner ».

La recherche d'information sur CD-Rom est perçue comme étant difficile dans 32,35 % des cas. Les principales difficultés rencontrées par nos usagers se répartissent ainsi : trouver les mots-clés : 54,8 % ; utilisation du clavier : 25,80 % (1re en intensité) ; l'anglais : obstacle pour 31,81 % d'entre eux (3e position en intensité).

Jugement du service

Le service CD-Rom est jugé très positivement, puisque 30 (sur 36 réponses) lui attribuent la note A ou B, soit 83,33 %. La bibliothèque dans son ensemble, bien que faisant un moindre score de A, est elle aussi très favorablement jugée, puisque 28 usagers sur 32 lui attribuent A ou B, soit 87,5 % des réponses.

Les aspects positifs le plus souvent relevés sont de 3 ordres :
1 - les locaux : « accessibles, faciles, spacieux, agréables, commodes »,
2 - les conditions propres aux CD-Rom : « complet, performant, mis à jour »,
3 - enfin et surtout, ils concement le personnel spécialisé que sont les bibliothécaires : « disponibilité, compétence, sérieux », dont l'aide apportée est plébiscitée sans faille.

L'aspect négatif le plus souvent indiqué concerne les périodiques.

Les reproches avancés sont de 3 ordres : domaines insuffisamment couverts (anesthésie et psychiatrie), non-antériorité des collections, puisque seules les collections de périodiques depuis 1988 sont en libre accès à l'UPM, les années antérieures des revues possédées sont, faute de place suffisante, restées au centre ville (5 ans d'antériorité seulement sur place), manque global de titres de périodiques. Ce qui, pour des chercheurs en bibliographie, confrontés à des bases dépouillant des milliers de titres biomédicaux, est flagrant face à la pauvreté relative du fonds courant : 500 titres en abonnement.

La carence de l'offre documentaire est cruellement mise en évidence depuis l'introduction des CD-Rom.

Améliorer

Sur les sept propositions viennent en tête : des postes de consultation en plus grand nombre (22 fois cité), plus de formation à la bibliographie (17 fois cité), 3 ex-æquo (15 fois cités), dont : plus de titres CD-Rom, une formation à l'informatique.

La première des conclusions qui s'impose est l'énorme satisfaction des usagers quant au résultat de leur recherche même si, nous l'avons déterminé, les potentialités du logiciel ne sont pas exploitées. Schématiquement l'on peut avancer qu'en 55 minutes, temps moyen d'une recherche bibliographique sur CD-Rom, et par rapport à un sujet de complexité moyenne, l'usager repart avec une vingtaine de références dans son cartable, ce qui lui semblait a priori inespéré.

Cependant, et c'est notre deuxième conclusion, la difficulté ou l'aptitude à conduire une recherche, qui renvoie à des connaissances méthodologiques et documentaires, comme « trouver les mots-clés », n'est pas résolue, mais perçue des usagers et connue des bibliothécaires.

D'où malgré l'aide documentaire et humaine apportée, le besoin fort de formation à la recherche qui s'exprime, y compris pour la demande de formation à l'informatique que l'on peut aussi comprendre comme étant celle à l'utilisation de l'outil informatique mis à leur disposition.

L'obstacle principal rencontré (outre le clavier) demeure celui de la langue anglaise, tant pour le logiciel que pour les résultats : les références aux articles, eux-mêmes en anglais. Ce qui pour des étudiants de 3e cycle devrait être résolu par l'université et non par la bibliothèque.

L'on ne peut que constater l'usage dominant de la base Medline, alors qu'usagers et bibliothécaires demandent plus de titres CD-Rom, titres peu utilisés lorsqu'ils sont présents car non connus du public.

Ainsi, l'on peut avancer que le média transcende les difficultés de la recherche, d'ailleurs en les masquant, mais que les contenus des bases ne sont pas valorisés par l'outil : seul l'accès sujet, accès principal des bibliographies papier avec l'accès auteur, est utilisé au détriment de multiples autres index permis par les CD-Rom.

Liens bibliographigues et connaissance/utilisation des autres sources

Nous souhaitions déterminer les liens bibliographiques entre les diverses bibliographies proposées sur papier, ou en ligne (RDI), ainsi qu'avec le fonds propre de la bibliothèque : catalogues des monographies et périodiques de la bibliothèque 10 (cf. tableau 3).

D'autres questions visaient à évaluer le chaînage et l'exploitation des autres sources bibliographiques, de déterminer le pourquoi de l'attrait des CD-Rom. Choix véritable des potentiels du média ou hasard, attrait informatique ? alors que très souvent le produit documentaire existe dans la bibliothèque mais sous une autre forme (papier ou en ligne).

Le second objectif visait à déterminer quels liens étaient faits avec les produits bibliographiques internes à la bibliothèque, à savoir les catalogues de la bibliothèque 11, bref à évaluer l'usage fait des différentes sources d'information par rapport à une situation de recherche bibliographique qui ne devrait pas être exclusivement une recherche d'articles originaux, mais aussi de thèses, mémoires, actes de congrès ou d'autre document.

De l'exclusivité des CD-Rom

12 usagers sur 34 pensent qu'il aurait été possible d'effectuer la même recherche sans les CD-Rom, soit 35,29 % des usagers. Ces affirmations sont à atténuer en raison des croisements multiples effectués lors des recherches, booléen multiple sur 5 copies/écran rendant impossible une recherche sur support papier. Deux réponses positives sont aussi à exclure en raison du commentaire ajouté « oui mais en 3 mois », « oui sur des années ». Après contrôle, les oui ne sont plus que 5 sur 34 soit 14,70 % des réponses contre 85,29 % pour les non. A noter qu'aucun des usagers n'envisage le oui pour la RDI qui, il est vrai, est un service payant, et n'envisage que des recherches manuelles.

Liens avec d'autres bibliographies

29,03 % des usagers ont consulté d'autres bibliographies. Ce qui est positif en raison de la complémentarité des contenus dans différentes bases et astucieux lorsqu'il s'agit de la bibliographie des articles. Il suffit (presque) de trouver le bon article original correspondant exactement à son sujet, et qui comporte forcément une bibliographie, pour, de références en références, reconstruire une bibliographie quasi exhaustive du sujet. Principe de la bibliographie Science Citation Index (base informatisée Scisearch) qui permet la navigation entre articles à partir de celle des références de l'article.

Lien avec l'information interne : les catalogues de la bibliothèque

Le catalogue « livres » de la bibliothèque a été consulté dans 22,22 % des cas, ce qui est satisfaisant eu égard à la non-consultation généralisée des catalogues 12.

Le catalogue des périodiques est consulté dans 50 % des cas, ce qui est mieux, mais paradoxalement non satisfaisant. Les bases sur CD-Rom étant des BdD bibliographiques non factuelles, chaque recherche devrait déboucher sur la consultation du catalogue des périodiques afin de déterminer les revues présentes, donc les articles accessibles immédiatement. Il est vrai que la référence Medline/Silver Platter indique si la revue est possédée ou non par la bibliothèque, permettant le chaînage immédiat, à la lecture des références, entre la base bibliographique et les collections de la bibliothèque 13.

Ainsi les CD-Rom sont-ils un média exclusif, ce dont a conscience la grande majorité des usagers (85,29 %), mais ils ne constituent pas l'information unique puisque 29,03 % d'entre eux font appel à d'autres bibliographies, et 50 % d'entre eux consultent au moins un des catalogues de la bibliothèque.

Enfin les CD-Rom bibliographiques qui donnent « l'illusion de l'exhaustivité » de la recherche et permettent d'accéder au contenu de milliers de périodiques (3 700 pour Medline, 4 500 pour Excerpta Medica) accentuent la perception de pauvreté du fonds de la bibliothèque. La nôtre n'est abonnée qu'à 500 titres biomédicaux, la BIUM 14 de Paris, qui est la plus importante des bibliothèques médicales en France, en reçoit 4 000 environ.

Les nouvelles technologies de l'information, si elles satisfont nos usagers et améliorent l'image des bibliothèques - mais faut-il s'en satisfaire et s'en contenter ? - ne sont pas maîtrisées par ceux auxquels elles sont destinées, parce que les savoirs documentaires de base, qui en permettraient l'appropriation réelle et individuelle, ne sont pas enseignés.

L'accès aux CD-Rom bibliographiques est, nous l'avons évalué lors de l'enquête, fortement médiatisé par les bibliothécaires : 91,42 % des utilisateurs ont fait appel aux bibliothécaires pour leur recherche sur CD-Rom.

L'on note une absence de formation cohérente tant pour l'informatique, que pour l'anglais scientifique, que pour chercher des informations, ce qui induit un usage appauvri d'outils cependant performants.

Pour ma part, je déplore que la mission de formation de la bibliothèque universitaire ne soit pas mieux utilisée et comprise par les enseignants, alors que le besoin en formation de nos usagers, en témoigne cette enquête, s'exprime fortement. De plus cette formation est rendue absolument nécessaire par l'introduction de nouveaux outils, qui n'ont pas encore pénétré la sphère privée, et dont la pratique s'effectue le plus souvent en milieu institutionnel.

Mars 1994