Le schéma directeur informatique des réseaux de bibliothèques universitaires

Le schéma directeur informatique des réseaux de bibliothèques universitaires, élaboré au cours de l'année 1992 et au début de 1993, a permis de redéfinir les perspectives de développement à moyen terme des applications informatiques mises à la disposition de l'ensemble des bibliothèques de l'enseignement supérieur pour faciliter leurs activités en réseau : système de prêt entre bibliothèques (PEB), catalogues collectifs permettant de localiser les documents dans les différentes bibliothèques (Pancatalogue pour les ouvrages, CCN-PS pour les périodiques, Téléthèses pour les thèses), répertoire terminologique Rameau. Après un bilan de la situation actuelle, des orientations ont été définies et un scénario retenu, qui modifiera assez sensiblement le dispositif actuel. Il s'agit désormais de préparer la mise en œuvre du futur sytème.

Strategic development plan for bibliographic information has been elaborated in 1992 and the beginning of 1993. It has been an opportunity to specify once more the middle term developments of the computerised implementations acting in the academic libraries network : interlibrary loans network (PEB), union catalogues locating documents in the different libraries (Pancatalogue for the books, CCN-PS for periodicals, Téléthèses for dissertations), authority list Rameau. After an assessment of existing, adjustments have been defined and a pattern has been choosen, which should noticeably change the actual state of the art. The implementation of the future system is now being prepared.

Die EDV-Richtlinien der Netze zwischen Universitätsbibliotheken wurden im Laufe des Jahrs 1992 und anfangs 1993 festgestellt und erlauben ihren Verfassern, der mittelfristigen Entwicklung der den ganzen Hochschulunterrichtbibliotheken zur Verfügung gestellten Softwares neue Aussichten zu eröffnen, um deren netzartige Tätigkeit zu befördern : auswärtiges Leihverkehrsystem (PEB : prêt entre bibliothèques), Gesamtkataloge, die ermöglichen, die Dokumente in verschiedenen Anstalten zu lokalisieren (Pancatalogue für die Bücher, CCN-PS für die Zeitschriften, Téléthèses für die Abhandlungen), und Themenverzeichnis Rameau. Nach der Untersuchung der heutigen Lage wurden Richtungen bestimmt und ein Wirkungsplan gewählt, der die gegenwärtige Gliederung deutlich verändern soll. Jetzt muB das Inkrafttreten des neuen Systems vorbereitet werden.

C'est au début de 1992 que la direction ministérielle chargée des bibliothèques de l'enseignement supérieur 1 a engagé les travaux d'élaboration du schéma directeur informatique des réseaux de bibliothèques universitaires.

La réflexion, menée avec les principaux partenaires 2 de cette direction, a porté sur l'ensemble des applications informatiques nationales mises à la disposition des bibliothèques universitaires. Ces applications, qui ont été mises en place depuis parfois de nombreuses années, participent toutes d'une façon ou d'une autre au travail en réseau des bibliothèques.

Il s'agit du système de prêt entre bibliothèques (PEB), des catalogues collectifs permettant d'identifier et de localiser les documents (Pancatalogue pour les ouvrages, CCN-PS pour les périodiques, Téléthèses pour les thèses) et enfin d'un outil professionnel, Rameau, répertoire terminologique visant l'harmonisation du vocabulaire de description du contenu des documents.

Comme on le sait, ces applications ont été conçues à l'origine indépendamment les unes des autres. Or, elles sont en réalité complémentaires : au moment où les évolutions technologiques rendaient nécessaires la réécriture de certaines d'entre elles, il était logique de prendre en compte cette complémentarité fonctionnelle et de la traduire dans une nouvelle conception d'ensemble.

Simultanément, le paysage des bibliothèques françaises évoluait considérablement. La mise à disposition de la base bibliographique de la Bibliothèque nationale sur un serveur, les projets de la Bibliothèque de France et du Catalogue collectif de France ouvrent en effet de nouvelles perspectives de coopération et vont favoriser le développement des réseaux documentaires. Il importait donc là aussi de prendre pleinement en compte les complémentarités et de favoriser les synergies entre projets.

Enfin, les évolutions techniques récentes, par exemple en matière de réseaux mais aussi de logiciels applicatifs, permettent désormais d'envisager la mise en place de fonctionnalités qui semblaient il y a peu de temps encore inaccessibles, telles que l'interrogation simultanée de plusieurs bases de données distantes et de structures différentes.

L'objectif du schéma directeur consistait donc à définir un plan concerté de développement à moyen terme (cinq ans), favorisant les complémentarités et prenant en compte les évolutions techniques.

Les travaux ont été menés en plusieurs étapes : après un bilan de l'existant et une étude des besoins des différents utilisateurs, des orientations ont été arrêtées, puis un scénario préférentiel retenu.

Bilan et orientations

Le bilan a fait essentiellement apparaître une appréciation positive de la part des utilisateurs. On peut en particulier souligner que les services mis en place font désormais partie intégrante du mode de travail des bibliothèques. Pour ne citer qu'un exemple, aucun professionnel n'imaginerait aujourd'hui possible de revenir à une gestion manuelle du prêt entre bibliothèques...

Des améliorations sont cependant souhaitées, tant par les utilisateurs finals que par les professionnels : les remarques sont concordantes et portent essentiellement sur l'ergonomie, sur l'intégration des applications entre elles et sur la mise à disposition de nouvelles fonctionnalités.

Sur un autre plan, l'analyse a permis de faire ressortir plusieurs niveaux de besoins documentaires, en particulier des besoins propres à la documentation de type recherche. On le sait, ces besoins ne peuvent plus aujourd'hui être satisfaits par une seule bibliothèque, quelle que soit la richesse de ses fonds : chaque centre documentaire doit faire appel à un réseau de ressources pour fournir certains documents spécialisés.

Ce service de fourniture de documents, indispensable à la recherche, suppose la mise en place d'outils coopératifs nationaux, qui relèvent de la responsabilité du Ministère.

Mais il existe d'autres besoins documentaires, qui doivent en revanche pouvoir être satisfaits rapidement, sur le campus : en font partie par exemple les besoins des étudiants du 1" cycle.

Leur satisfaction ne relève pas d'un réseau national, mais bien de la politique documentaire de chaque université.

Enfin, un certain nombre de besoins professionnels relèvent eux aussi de la mise en place de systèmes nationaux. On peut citer certains outils de gestion documentaire, tels que la liste Rameau ou les systèmes de catalogage partagé, qui concourent à la satisfaction des besoins des divers utilisateurs tout en permettant de diminuer les coûts de gestion documentaire, notamment les coûts de catalogage.

Préserver l'acquis tout en améliorant encore la réponse aux besoins documentaires de la recherche, tendre vers une diminution des coûts, prendre en compte pleinement l'environnement bibliothéconomique et technique : telles étaient quelques-unes des orientations que le scénario devait respecter.

Les scénarios proposés

Plusieurs scénarios ont alors été élaborés. Certains ont été éliminés assez rapidement, mais deux d'entre eux ont été approfondis avant le choix définitif.

Le premier était un scénario de continuité. En effet, s'il proposait des améliorations non négligeables par rapport à la situation actuelle, celles-ci n'impliquaient aucun changement fondamental dans la structure ou la conception des applications. Son avantage résidait précisément dans le fait qu'aucune modification importante n'était introduite par rapport au dispositif actuel, ce qui minimisait les risques techniques et organisationnels. En revanche, les coûts 3 d'investissement et de fonctionnement qu'il supposait étaient relativement élevés par rapport aux bénéfices escomptés, purement qualitatifs.

C'est donc un deuxième scénario qui a été finalement retenu. Par opposition au précédent, il s'agit d'un scénario de changement permettant de résoudre un certain nombre de difticultés structurelles. D'un coût légèrement plus élevé que le précédent en investissement, il permettait à terme de réduire les coûts de fonctionnement en rationalisant un certain nombre de procédures.

Le scénario retenu

Ce scénario est construit autour de deux axes complémentaires répondant aux orientations fondamentales qui avaient été retenues.

Le premier axe vise les besoins documentaires de la recherche et repose sur une conception nouvelle du système de prêt entre bibliothèques. Il s'agit principalement de permettre l'enchaînement des opérations d'identification, de localisation et de demande de fourniture de document. Il sera ainsi possible d'émettre une demande en récupérant automatiquement les éléments d'information bibliographique et de localisation issus de l'interrogation des catalogues. On pourra également, grâce à une nouvelle conception d'ensemble du système, interroger simultanément l'ensemble des catalogues de localisation, ce qui en facilitera l'utilisation par les lecteurs.

Il s'agit là d'évolutions importantes, qui répondent directement à la demande de tous les utilisateurs. Elles permettront également d'aller progressivement dans le sens d'un service plus direct aux lecteurs.

Mais le deuxième axe du scénario, qui permettra une diminution des coûts de catalogage, apporte lui aussi d'importants changements par rapport à la situation actuelle.

Comme on le sait, les bibliothèques universitaires effectuent aujourd'hui leur catalogage sur ce qu'il est convenu d'appeler des « sources » : il s'agit de catalogues informatisés permettant aux bibliothèques participantes d'effectuer leur catalogage en bénéficiant du travail catalographique d'autres bibliothèques. C'est la procédure bien connue du catalogage partagé, que les bibliothèques universitaires effectuent aujourd'hui soit sur BN-Opale, soit sur Sibil, soit sur OCLC. Ces trois sources, en retour, fournissent les notices bibliographiques simultanément à chacune des bibliothèques participantes et au catalogue collectif des ouvrages, Pancatalogue.

Le scénario retenu propose de modifier assez radicalement cette procédure. En effet, le futur système universitaire mettra à la disposition de ses utilisateurs une partie de la production des agences bibliographiques nationales et d'organismes tels qu'OCLC, ainsi qu'une fonctionnalité de catalogage partagé. Ainsi, sans renoncer au bénéfice de la dérivation de notices à partir de réservoirs bibliographiques existants, les bibliothèques effectueront leur catalogage sur un système commun et non plus sur trois systèmes différents.

Ce nouveau mode d'alimentation des catalogues suppose bien entendu la mise en place de nouveaux services. Ainsi le futur système universitaire devra fournir à ses utilisateurs un certain nombre de produits, en particulier des produits bibliographiques sur divers supports, avec possibilité de déchargement en ligne pour alimenter les systèmes de gestion des bibliothèques, ou encore des produits statistiques assez élaborés.

Les conséquences du projet

Quels sont les avantages de ce nouveau dispositif ? Comment sera-t-il techniquement réalisé ? Quelles seront les conséquences pour les bibliothèques ?

Telles sont quelques-unes des questions qui viennent immédiatement à l'esprit.

Si la modification des interfaces d'interrogation et du système de prêt entre bibliothèques apporte une amélioration évidente, les avantages du nouveau circuit d'alimentation des catalogues, moins immédiatement perceptibles, sont cependant multiples.

Ce nouveau circuit permet tout d'abord de rationaliser l'achat des notices bibliographiques. Ces dernières seront en effet acquises par le système universitaire pour l'ensemble des bibliothèques, ce qui permet d'en diminuer le coût d'achat pour chacun des participants. Il rend également possible une diminution globale de la charge de catalogage, puisqu'un même document ne devrait plus être catalogué qu'une seule fois pour l'ensemble des bibliothèques. Enfin la cohérence des données sera améliorée dès l'origine, puisqu'une seule source, avec les mêmes référentiels, sera utilisée par toutes les bibliothèques.

Les modalités de réalisation du scénario sont quant à elles à l'étude. Comme on l'a vu, la logique du projet repose sur la mise en place de divers dispositifs de coopération, pour améliorer le service rendu aux utilisateurs et faciliter le travail des professionnels. Ceci ne passe plus nécessairement aujourd'hui par une solution technique entièrement centralisée. En revanche, le futur dispositif suppose, et il s'agit là d'un des points les plus importants, que les systèmes de gestion des bibliothèques et le futur système national soient à l'avenir capables de communiquer. Il sera alors possible de simplifier et d'accélérer considérablement les procédures de mise à jour des données aussi bien pour les bibliothèques que pour les catalogues collectifs. Pour tous les utilisateurs, le service offert sera de meilleure qualité.

Les conséquences pour les bibliothèques seront de divers ordres, on le voit. Organisationnelles avec la modification des circuits de catalogage, elles devraient entraîner la prise en compte progressive d'un certain nombre de recommandations techniques lors de l'élaboration des futurs projets d'informatisation des bibliothèques, sans se traduire par des modifications des projets actuels d'informatisation documentaire des universités. En effet, les délais de mise en place du projet universitaire et la durée d'amortissement des équipements informatiques des bibliothèques sont comparables. Les contraintes techniques pourront donc être prises progressivement en compte, sans remise en cause des investissements déjà consentis ou en cours.

Un certain nombre d'interrogations demeurent. En particulier, les moyens seront-ils à la hauteur des ambitions ? Quelles sont les perspectives et le calendrier de réalisation, et où en sommes-nous actuellement ? Comment le projet s'intégrera-t-il dans les réseaux de la recherche ? Il est possible d'apporter dès à présent quelques réponses, qui seront complétées à l'issue des travaux en cours aujourd'hui.

L'avancement du projet

Le scénario est aujourd'hui validé. Nous entrons maintenant dans une nouvelle étape : il s'agit en effet de préparer la mise en oeuvre des conclusions. Plusieurs actions sont actuellement menées dans ce sens.

Il faut tout d'abord affiner au plan fonctionnel les objectifs généraux définis à l'issue du schéma directeur. Pour cela plusieurs groupes de travail ont été mis en place. Composés de bibliothécaires (gestionnaires et utilisateurs des applications), d'informaticiens et de représentants des partenaires de la DISTB, ces groupes ont également pour mission de fournir les éléments nécessaires à la réalisation d'une étude de définition des solutions techniques du futur système.

L'étude technique est donc la deuxième action préalable à la réalisation du scénario. Il s'agit ici de définir les principes de la solution technique et d'en évaluer définitivement les coûts. La solution sera-t-elle décentralisée ou centralisée, partiellement ou totalement ? Quelle famille de progiciels ou de logiciels sera utilisée pour construire le cœur du futur système ? Quelles normes, standards, formats seront retenus pour le prêt entre bibliothèques, pour la recherche bibliographique, pour les notices des catalogues ? Quels seront les modes d'accès des différentes catégories d'utilisateurs ?

Telles sont quelques-unes des questions auxquelles cette étude technique devra apporter des réponses. Les conclusions permettront ensuite de poursuivre le projet : les investissements seront définitivement programmés, les études approfondies seront engagées, puis il sera possible de préparer les premières acquisitions matérielles et logicielles.

Mais les questions techniques ne sont pas les seules à résoudre. De tels projets ne peuvent bien entendu être réalisés que s'ils sont rigoureusement conduits. Les aspects méthodologiques sont donc dès à présent pris en compte, pour permettre aux équipes et aux groupes de travail d'avancer ensemble le plus efficacement possible.

Enfin rappelons que concertation et coordination avec les partenaires sont l'une des orientations constantes du projet. Ainsi, l'avancement simultané des travaux d'élaboration du Catalogue collectif de France et du futur système universitaire favorisent dès aujourd'hui les complémentarités et les synergies entre les deux projets 4.

Conclusion

L'étape actuelle est donc un préalable à la mise en oeuvre du projet à proprement parler. Quand sera-t-il réalisé ? Les évaluations actuelles prévoient un délai de cinq ans entre le début des études approfondies et l'ouverture de toutes les fonctionnalités du futur système. La réalisation de projets complexes doit en effet passer par un certain nombre d'étapes de conception puis de réalisation qui ne peuvent être réduites sans risques. Entre-temps les bibliothèques pourront continuer à utiliser les applications, qui évolueront et seront mises progressivement à la disposition des utilisateurs au fur et à mesure de leur réécriture. Des travaux concrets sont déjà en cours ou programmés à brève échéance, pour apporter sans attendre un certain nombre d'améliorations très demandées par les utilisateurs. C'est ainsi que le système de prêt entre bibliothèques ou le catalogue des périodiques bénéficieront d'améliorations rapides.

Une planification avec un horizon qui peut certes paraître lointain, mais des améliorations progressives sans interruptions du service : telle est l'ambition du projet.

Novembre 1993