Conservation du patrimoine documentaire

Depuis 1987, l'Organisation internationale de normalisation travaille sur l'établissement de normes concernant tant les méthodes de préservation et de gestion des fonds que l'amélioration des supports documentaires actuellement produits. Premier résultat des travaux entrepris, une norme internationale sur le papier permanent devrait être adoptée à la fin de cette année. Quatre autres sujets viennent d'être mis en chantier : le papier d'archives, la permanence des encres, les méthodes de reliures industrielle et artisanale et les conditions de stockage des documents. Ces travaux ont l'avantage de permettre non seulement une concertation entre les professionnels de la conservation, mais aussi une sensibilisation des industriels, qui fabriquent les différents composants du livre, à la pérennité de leur production.

Since 1987, ISO has worked on the setting-up of standards for preservation and files management methods and also for the improvement of actual medias. The first result of such works is that an international standard for permanent paper should be adopted by the end of this year. Four other subjects have just been planned : archives paper, inks permanency, industrial and craft binding and requirements for document store. These works not only permit the dialogue between conservation specialists but also make the manufacturers who produce the different books elements sensitive to the durability of their products.

Seit 1987 arbeitet die ISO an die Normenfetzsetzung über Erhalten- und Verwaltungsmethoden der Sammlungen, und auch über die Verbesserung der heute erzeugten Dokumententräger. Als erstes Ergebnis dieses Normenverfahrens soll eine Norm über langlebiges Papier Ende dieses Jahrs verabschiedet werden. Vier neue Projekte werden auch verfolgt : Archivpapier, Tintenlanglebigkeit, gewerbliche und handwerkliche Bindenmethoden, Lagerungsbedingungen für Altbestand. Diese Arbeit bringt mehrere Vorteile, insbesondere die Erörterung zwischen Erhaltensfachleuten, und erweckt die Interesse der Industrieller, die die verschiedenen Buchelemente herstellen, für die Langlebigkeit ihrer Erzeugnisse.

Bibliothécaires et archivistes savent, pour y être quotidiennement confrontés, avec quelle rapidité et quelle ampleur se dégradent les documents. Supports de mauvaise qualité, stockage inadapté, utilisation abusive contribuent à rendre difficile et délicate la conservation du patrimoine documentaire.

Les structures de normalisation peuvent y aider en permettant une réflexion, non seulement sur les méthodes de gestion et de conservation des fonds, mais aussi sur la nécessaire amélioration de la qualité des supports documentaires actuellement produits.

Les Etats-Unis et les pays scandinaves ont depuis plusieurs années privilégié cette dernière option. Bibliothèques, archives et centres de documentation travaillent au sein des organismes de normalisation nationaux pour faire établir des critères minimaux de qualité dans la fabrication du papier ou d'autres supports. Ils espèrent ainsi pouvoir faire l'économie de vastes plans de sauvegarde de la production documentaire contemporaine.

Depuis 1987, l'Organisation intemationale de normalisation (ISO), qui regroupe au niveau international les instances nationales de normalisation, a décidé d'inscrire cette question au programme du Comité technique 46 (TC 46), chargé des questions de normalisation documentaire, qui a créé à cet effet un sous-comité 10 (SC 10), « Conservation matérielle des documents ». Le secrétariat en est assuré par Ivar A.L. Hoel (Danemark) et la présidence par Rolf Dahlo (Norvège). Il a pour mission de normaliser la fabrication du support du document ainsi que ses conditions de stockage et d'utilisation. Il ne travaille pas sur les questions relatives aux mémoires optiques et aux photographies qui restent traitées dans d'autres comités ISO.

L'AFNOR a aussitôt créé, pour suivre et coordonner ce travail au niveau français, une commission (CN 10) au sein de la commission générale « Documentation » (CG 46).

Le travail se fait au sein de groupes d'experts, fondés sur le principe du volontariat. Le groupe est animé par un spécialiste de la question traitée, qui rassemble toute la documentation disponible, rédige les avant-projets, coordonne les tests menés par divers laboratoires pour juger de la pertinence des critères retenus.

La norme sur le papier permanent

La création du SC 10 a été en grande partie motivée par la nécessité de disposer au niveau international d'une norme pour la fabrication d'un papier ne contenant pas d'acide ou de substances susceptibles de se dégrader rapidement en vieillissant et utilisable par les éditeurs. Ce papier existait : c'est le papier dit « neutre » ou « permanent ». Plusieurs pays disposaient, depuis quelques années, de normes (Etats-Unis, Autriche, Finlande...), mais le vocabulaire et les caractéristiques requises restaient disparates.

Dans un premier temps, les bibliothécaires et archivistes du SC 10 ont décidé d'adapter aux besoins internationaux la norme des Etats-Unis. Rapidement, les professions de l'industrie papetière ont souhaité être associées de plus près à ce travail. Un groupe d'experts commun aux commissions de normalisation ISO « Documentation » (TC 46) et « Pâtes et cartons » (TC 6) a été constitué en 1989.

Plusieurs réunions, tenues entre 1988 et 1992, ont été nécessaires pour mettre au point le texte définitif. Le projet de norme en langues anglaise et française - ces deux langues sont langues officielles à l'ISO - est actuellement soumis au vote des pays membres de l'ISO. S'il est accepté tel quel - et on peut penser que ce sera le cas puisque la plupart des pays ont déjà demandé les modifications qu'ils jugeaient utiles - la norme sera adoptée fin 1993 et, en attendant, le projet est repris comme norme expérimentale française par l'AFNOR (Q15 013).

Dès lors, tout papier dont l'emballage portera le symbole ∞ devra présenter les caractéristiques minimales suivantes :
- résistance à la déchirure au moins égale à 350 mN pour un grammage supérieur à 70g/m2 ;
- réserve alcaline d'au moins 20g/kg de carbonate de calcium ;
- résistance à l'oxydation calculée grâce à l'indice Kappa (Kappa > 5). Cette mesure permet de dépister les papiers comportant de la pâte mécanique ;
- pH compris entre 7,5 et 10.

Ce papier est désormais officiellement qualifié de permanent, c'est-à-dire, selon la définition donnée par la norme, « qu'au cours d'un stockage de longue durée dans des bibliothèques, dépôts d'archives et autres environnements protégés, il ne subira que peu ou pas de changements dans celles de ses caractéristiques qui ont une incidence sur son utilisation ».

La norme « Papier permanent » est bien le texte de compromis qu'elle promettait d'être. Le papier qu'elle décrit est un papier de très bonne qualité, essentiellement destiné au domaine de l'impression-écriture. Il fallait donc que le coût de fabrication de ce papier restât raisonnable pour permettre aux éditeurs de l'utiliser sans hésitation dans leur production courante.

Autres travaux en cours

L'achèvement des travaux sur le papier permanent a permis au SC 10 de commencer une réflexion dans d'autres domaines. Quatre nouveaux sujets ont été inscrits à son programme.

Papiers d'archives

Le but est de définir les caractéristiques d'un papier supérieur au papier permanent. Ce papier serait destiné à l'impression et/ou à l'écriture de documents « devant être conservés de manière à pouvoir être utilisés en permanence en raison de leur importante valeur historique ou légale » (texte de l'avant-projet).

On introduit ici la notion de durabilité, c'est-à-dire de plus grande résistance à la manipulation, notion absente de la norme « papier permanent ».

Les critères d'ores et déjà retenus sont :
- une pâte ne comportant que des fibres de coton ;
- un grammage supérieur à 70g/m2 ;
- une importante résistance mécanique ;
- des caractéristiques chimiques identiques à celles de la norme « papier permanent ».

Le groupe d'experts chargé du précédent projet travaille actuellement sur ce nouveau texte. La commission AFNOR CN 10 s'est opposée à l'inscription de ce projet au programme du SC 10 ; le papier qui serait ainsi défini n'aurait qu'une utilisation si limitée qu'elle ne justifie pas la mise au point d'une norme. Elle a néanmoins demandé à ses experts de continuer de participer aux travaux, afin de les orienter et de ne pas courir le risque de s'exclure de ce travail de normalisation.

Encres

Le but est de définir les critères de sélection des encres utilisées pour l'écriture, l'impression et les photocopies, et produisant un tracé lisible, stable et permanent. Un groupe d'experts dirigé par Marie-Louise Samuelsson (Suède) travaille sur la base d'un projet élaboré par Mme Samuelsson elle-même. Le groupe, constitué lors de la réunion de l'ISO qui s'est tenue à Londres en mai 1992, s'est rencontré pour la première fois à Berlin en mai de cette année. Aucun représentant français ne participait à la réunion de ce groupe où sont inscrits Mme Flieder, directeur du Centre de recherches sur la conservation des documents graphiques (CRCDG) et Mme Tsagouria, conservateur à l'Etablissement public de la Bibliothèque de France (EPBF) ; le groupe miroir français ne rassemble pour le moment que des archivistes et des bibliothécaires. En dépit de sollicitations auprès d'industriels de l'encre, leur participation n'a pu encore être acquise.

Reliure

Le but est de sélectionner des techniques permettant, d'une part, de réaliser une reliure industrielle solide et durable, d'autre part de donner aux volumes acquis par les bibliothèques une reliure conforme aux exigences de conservation et d'usage de ces établissements.

Un important travail reste à faire dans ce domaine. A l'exception d'un texte américain sur la reliure de bibliothèque, il n'existe pas, dans le domaine de la brochure-reliure, de recommandations conformes aux exigences des bibliothécaires où la durabilité et la permanence sont concernées.

Un groupe de travail dirigé par Poul Steen Larsen (Danemark) se réunit depuis fin 1992. La représentation française est assurée par Jean-Paul Oddos, responsable des questions liées à la conservation des documents à l'Etablissement public de la Bibliothèque de France. L'EPBF a en effet entamé une réflexion de première importance sur les techniques de reliure et, de par la connaissance qu'il a acquise du milieu des relieurs artisanaux et industriels, il apparaissait comme le mieux placé, à la fois pour représenter la France au niveau international et pour animer les travaux entrepris au sein de l'AFNOR. C'est également l'EPBF qui invite le groupe international pour sa prochaine réunion les 5 et 6 octobre prochains.

Stockage dans les magasins d'archives et de bibliothèques

C'est actuellement le seul projet inscrit au programme du SC 10 qui ne mette pas en cause directement les agents économiques. Il s'agit d'un travail à réaliser de façon interne à la profession.

Les premières discussions ont fait apparaître qu'un texte normatif, nécessairement rigide, ne pouvait pas prendre en considération la diversité des conditions climatiques et géographiques propres à chaque grande région du monde. Un groupe d'experts internationaux a été formé, qui travaillera sur des documents d'origine soviétique, britannique, suédoise, italienne et hollandaise. Ce groupe tenait sa première réunion à Oxford en juin 1993, sous la présidence de David Cooper, du Conseil international des Archives. Un groupe miroir français est en train de se constituer.

La participation de la France

La participation française a été très active dans le cadre des travaux sur le papier permanent, qui ont parallèlement été relayés par des initiatives de la Direction du livre et de la lecture et du Centre national du livre, destinées à susciter l'intérêt des éditeurs et à les informer.

En revanche, les deux projets portant sur les encres et la reliure n'ont suscité en France que peu de réactions, tant dans les secteurs économiques concernés que chez les responsables de la conservation. Sous peine que les industriels français ne se voient imposer des critères normatifs extérieurs, éventuellement pénalisants économiquement ou inapplicables, il est de leur intérêt de participer activement à ces travaux, à l'image de ce que les papetiers ont fait pour la norme « papier permanent ». De même, les responsables de la conservation, s'ils venaient aux commissions de normalisation, y trouveraient l'occasion unique d'exposer les problèmes qu'ils rencontrent quotidiennement, de confronter leur expérience à celle des autres et de contribuer à la mise au point de solutions.

Avril 1993