La normalisation et le bibliothécaire

Les normes sont multiples et complexes, les règles diverses ainsi que leur présentation. L'absence des index, indispensables dans la recherche rapide d'une information ponctuelle, rend l'usage des normes aléatoire. L'application des normes nécessite un contrôle de qualité, particulièrement dans les systèmes informatiques. Le développement de nouveaux médias, et, par la suite, le développement de nouveaux types de collections et de nouveaux moyens tels que l'informatique, ont désactualisé certaines méthodes répandues dans la formation professionnelle. Par conséquent, le fait d'apprendre les normes par cœur. appliqué massivement jusqu'il y a peu de temps, est remplacé de plus en plus par la compréhension de l'outil que représente ces normes. Il faut encore que les recueils soient mieux connus de la profession et présentés correctement.

The standards are various and complicated, as their presentation. The lack of indexes, essential to search quickly for a punctual information, makes uncertain the use of standards. The application of the standards requires a quality control, especially in the computers systems. The development of the new « media », and then of new sorts of collections and new means, as computers, have done invalidate some methods practiced in the profession. So, learning the standards by heart, applicated in massive doses, is more ever substituted by the comprehension of this tool.

Die Normen sind zahlreich und schwierig, die Regeln und ihre Vorstellung vielfältig. Der Mangel an Sachregister, die für rasche Nachforschung einer geringen Information nötig sind, macht deren Gebrauch unsicher. Zur Verwendung der Normen braucht man eine Qualitätskontrolle, insbesondere bei der EDV. Die Entwicklung der neuen Informationsträger, demzufolge die Entwicklung der neuen Sammlungen und Mittel, so der EDV, haben uns die durch die berufliche Ausbildung erweiterten Methoden abgewöhnt. Man hat doch lange die Normen auswendig lernen sollen ; es ist heute besser, die Handhabung des aus diesen Normen bestehenden Werkzeugs zu verstehen. Es ist noch zu hoffen, daß die Normensammlungen von den Fachleuten mehr bekannt und tadellos vorgestellt werden.

« La normalisation joue, dans la cohérence d'un système d'information et dans la coopération entre bibliothèques, un rôle nécessaire indispensable, bien que méconnu »  *.

La normalisation apparut en même temps que l'organisation du travail en commun 1. Elle se développa dans les grandes civilisations égyptienne, grecque, romaine. En Bulgarie, dans l'ancienne ville d'Augusta Traiana, ancienne province de la Thrace, on montre une poutre en marbre à la porte de la cité. Elle contient deux entailles qui, dans cette ville des confins de l'empire, comme dans tout le territoire de l'état romain, ne permettaient le passage de l'enceinte qu'aux voitures romaines, c'est-à-dire à celles ayant l'espacement légal de l'essieu, cet espacement étant normalisé sur le territoire entier de l'empire.

D'innombrables règles

Depuis l'époque romaine, la situation s'est compliquée. En cataloguant les livres d'une bibliothèque où que ce soit dans le monde, le bibliothécaire applique des règles normalisées valables pour toutes les bibliothèques. La difficulté est que ces règles sont trop nombreuses, souvent difficiles d'accès, présentées de façon inégale, et que les manuels pratiques sont très rares. Le bibliothécaire est donc contraint au choix de règles parmi les normes innombrables. De plus, il doit quelquefois subir les conséquences du non-respect des normes par les autres : par exemple, la publication d'un livre sans ISBN, avec une page de titre illisible.

Les difficultés s'accroissent pour les documents autres que le livre : audiovisuels, multimédias. Il n'existe pas de normes de présentation des documents audiovisuels. Etablir la description bibliographique d'un film n'est pas toujours simple : du fait que le générique n'est pas normalisé, on retrouve aussi bien les données d'identification au début qu'à la fin, ou on ne les retrouve pas du tout.

Et ce n'est pas le manque de coordination qui explique cet état des choses.

Les normes naissent à l'initiative des utilisateurs : au XIXe siècle, avec le développement et la coopération de l'industrie, la nécessité de l'unification devient évidente. Des travaux de normalisation sont fréquemment entrepris, généralement dans les domaines techniques. Et, à la fin du siècle, les instructions diverses régularisent les pratiques locales du catalogage pour donner naissance aux règles nationales 2.

Au XXe siècle, naissent les institutions centrales : 1901, en Grande-Bretagne, le Committee of Standards, aujourd'hui British Standards Institution ; 1917, en Allemagne, le Norme-nausschuss der Deutschen Industrie, aujourd'hui Deutscher Normenausschuss, dont le but était l'établissement des documents officiels nationaux. En France, l'Association française de normalisation (AFNOR) n'a été créée qu'en 1926.

En 1926 également, est née la Fédération internationale des associations nationales de normalisation (ISA, ou International Federation of the National Standardizing Associations), « mère » de l'ISO, qui regroupe vingt pays. L'ISO (International Organization for Standardization), créée en 1947 à l'initiative des membres de l'ISA, favorise le développement de la normalisation à l'échelle mondiale afin de faciliter les échanges de produits et services dans les domaines scientifiques, techniques ou économiques. Depuis son origine, l'une de ses préoccupations est la documentation : le comité TC 46 existe depuis 1947.

Pour l'établissement des bibliographies et catalogues, on employait essentiellement les règles ISBD élaborées par l'IFLA (International Federation of Library Associations) 3 et l'ISO avant l'émergence de l'informatique. Depuis, les bibliothèques ont créé des formats, que l'IFLA ou l'UNESCO ont essayé de faire converser entre eux (UNIMARC, CCF...). Quant aux producteurs de systèmes informatiques, ils élaborent divers manuels de procédures basés sur les normes.

Confusion

Devant une telle diversité de règles, que doit connaître le bibliothécaire ? A l'ère où l'informatisation des bibliothèques est « le pain du jour », il doit à la fois appliquer des règles de description bibliographique, des règles concernant les accès à cette description, des règles de construction des fichiers d'autorité et des règles concernant le fonctionnement du système. Ceci, à une échelle différente selon l'organisation du travail. Pour traiter la chaîne entière de tous les types de documents, il faut une connaissance détaillée du système dans son ensemble, ainsi que la maîtrise de la description bibliographique de chaque type de document. D'un module à l'autre, les commandes peuvent changer. D'un système à l'autre, aussi. Si le bibliothécaire a affaire quotidiennement à deux ou trois systèmes informatiques, il doit mémoriser les commandes propres à chaque système.

Ces divers manuels, normes, règles... sont-ils cohérents entre eux ? Hélas, pas toujours... Dans cette jungle, comment ne pas se perdre ?

Un outil indispensable dans le travail quotidien du bibliothécaire est un recueil de normes complet et transparent, facilitant l'accès à la solution d'un problème rencontré. Or, les recueils des normes de bibliothéconomie et sciences de l'information disponibles en français n'ont pas d'index thématique ni alphabétique, mais une liste numérique qui les rend difficilement utilisables. Pourtant « l'histoire des index, tables des matières et autres systèmes permettant à un lecteur de trouver une référence dans un livre donné commence à proprement parler à la fin du XIIe siècle ou au début du XIIIe, sans nul conteste, en France » 4.

Le répertoire actuel des normes ISO concernant les bibliothèques comporte près de 100 normes et recommandations dans des domaines divers : terminologie de la documentation, conversion des langues, reproduction, micrographie, etc.

Ce recueil qui, entre 1982 et 1988, a doublé de volume - de 500 à 1 000 pages -, n'a qu'un index purement numérique des normes et ne possède ni liste alphabétique par titre, ni index thématique. En revanche, quelques-unes des dernières recommandations AFNOR ont leur propre index : par exemple, Z 44-050-89.

Le recueil de normes de documentation de l'AFNOR - près de 1 000 pages en deux volumes - contient un index qui est en réalité l'index des thèmes généraux des normes et ne renvoie qu'au numéro de la norme. Chaque recueil de normes de catalogage devrait présenter un index très détaillé - comme celui des AACR2 (Anglo-American Cataloguing Rules, 2nd ed.) ou d'autres manuels anglo-saxons - qui faciliterait son utilisation.

UNIMARC, le format utilisé dans de nombreuses bibliothèques de par le monde, a droit à « son » manuel 5. Sa traduction française est remarquablement bien présentée et s'accompagne d'un index. En revanche, le manuel UNIMARC Authorities publié par le même éditeur n'est pas très lisible : l'indication d'un titre courant comprenant les zones du format en haut de chaque page serait, par exemple, nécessaire.

Les règles propres à un système informatique, basées, pour la plupart, en ce qui concerne la partie bibliographique, sur les normes existantes, sont produites par le constructeur et s'ajoutent souvent malheureusement à la confusion. Les bibliothèques devraient être plus attentives à la qualité de ces instructions et faire pression sur les constructeurs car la qualité du traitement en dépend. Il arrive ainsi que le bibliothécaire, perdu dans la masse des règles et consignes, invente ses propres pratiques, ce qui n'est pas gênant dans le cadre d'une petite bibliothèque tant que la continuité et l'uniformité sont maintenues, mais peut poser des difficultés dès qu'il faut transmettre des règles ou échanger des données avec les autres.

Grand archéologue américain, S. N. Kramer n'a pu reconnaître la règle qui a guidé l'auteur des plus anciens catalogues du monde - catalogues sumériens écrits sur tablettes, dont une partie se trouve au Louvre, une autre à la bibliothèque de l'University Museum, à Philadelphie : 43 titres communs aux deux listes ne sont pas traités de la même manière. « A priori, on pourrait penser que les œuvres ont été classées d'après leur contenu. Mais c'est seulement le cas des treize derniers titres de la tablette de l'University Museum »...

« Il se peut que l'ordre des titres qui figurent dans les deux documents ait été surtout fonction de la taille des tablettes » 6. Le titre « Uria » est mentionné trois fois sur les tablettes. Le bibliothécaire devait donc disposer de plusieurs œuvres commençant par le même mot ; néanmoins, il n'a pas jugé nécessaire de les distinguer.

Indispensables normes

Aujourd'hui, il est impensable de ne pas distinguer les titres, les patronymes ou les noms de collectivités identiques. Les titres identiques de périodiques sont souvent différenciés à l'aide du nom de la ville, de la date de publication, de la collectivité éditrice, de la périodicité ; les auteurs homonymes, par les dates ou spécialités ; les collectivités homonymes, par les qualificatifs de localisation... Les règles de différenciation des homonymes peuvent se trouver aussi bien dans les normes concernant les vedettes que dans les manuels décrivant les formats pour les autorités ou dans les manuels traitant des réseaux, les catalogues collectifs : par exemple, le manuel de l'ISDS (International Serial Data system).

Les normes « sont indispensables pour tout travail en commun », qu'il s'agisse « de 15 services alimentant une base bibliographique ou [de] 4 000 bibliothèques participant au même réseau. La normalisation et l'absence de normalisation ont leur prix : la machine ne fabrique pas de données » 7.

L'utilisateur final retrouve les données entrées par le bibliothécaire : si celui-ci respecte les règles, la consultation du catalogue en est facilitée, même pour un novice. Mais parfois les règles manquent : autant la description bibliographique et les « entrées auteur » (catalogage descriptif) sont relativement faciles à normaliser et font l'objet de plusieurs recommandations, autant les « entrées sujet » posent des problèmes. S'il existe un système national d'indexation, il y a nécessité de coopération entre établissements et de discussion au niveau national afin d'en maintenir la cohérence. Si une bibliothèque n'adopte pas le système national, ou si celui-ci n'existe pas, le manque de règles, l'absence d'un guide ou les règles trop générales - surtout si plusieurs dizaines de personnes alimentent une même base bibliographique -mèneront au chaos.

Par ailleurs, même quand les normes sont bien définies, il faut un contrôle de qualité et le renforcement des efforts de coordination pour éviter ce chaos.

« L'adoption d'une norme résulte le plus souvent d'un compromis, criticable et amendable, ce qui explique qu'une fois le travail terminé, un groupe d'experts envisage de la modifier à nouveau » 8. L'utilisateur a parfois l'impression que les normes sont révisées en permanence - il est en effet nécessaire de prendre en compte la modernisation constante, les contraintes techniques, l'harmonisation du traitement multimédia et l'échange des données. Ceci ne devrait pas décourager outre mesure le bibliothécaire débutant qui, sortant de l'école, doit être imprégné de l'importance des normes. Il arrive pourtant encore souvent qu'il ne se rende pas compte de l'intérêt d'appliquer des règles.

Quand, dans un système informatisé, on rencontre une difficulté ou une anomalie, on accuse d'abord souvent ce système, mais on finit par s'apercevoir que le problème resurgit à la suite d'une inattention ou d'une erreur de ponctuation mal interprétée par la machine, ce qui a des répercussions sur la recherche.

La situation du bibliothécaire a changé depuis les trente dernières années et continue d'évoluer constamment. Le développement des nouveaux médias et, par la suite, le développement de nouveaux types de collections et de nouveaux moyens tels que l'informatique ont désactualisé certaines méthodes répandues dans la formation professionnelle. Par conséquent, le fait d'apprendre les normes par cœur. appliqué massivement jusqu'à il y a peu de temps, est remplacé de plus en plus par la compréhension de l'outil que représentent ces normes. Il faut encore que le recueil soit mieux connu de la profession, présenté correctement, et de telle manière que l'on puisse trouver rapidement la réponse à la question posée.

Juillet 1993