L'informatisation de la bibliothèque de l'Université de Saint-Étienne

La bibliothèque de l'université de Saint-Etienne s'est informatisée en 1991/1992 en participant au réseau BRISE (Bibliothèque en réseau informatisé de Saint-Etienne). Ce réseau regroupe des bibliothèques de taille et de type différents mais désireuses de travailler ensemble pour offrir un meilleur service à leurs usagers. Il s'est constitué autour de la bibliothèque municipale de Saint-Etienne et fonctionne avec le système GLIS 9 000 de la société GEAC. La bibliothèque universitaire possède pour sa part 17 terminaux dont 3 micros, 1 console système, 3 imprimantes ainsi que du matériel central et du matériel de communication. Les différents modules du système ont été paramétrés en commun par les différents partenaires. La base bibliographique est en UNIMARC : elle est composée pour l'essentiel de notices en provenance de la Bibliothèque nationale, ce qui assure sa cohérence. Le réseau BRISE est une réalisation originale dont le fonctionnement satisfait aussi bien les usagers que les bibliothèques participantes.

The University library of Saint-Etienne has got computerised in 1991/1992, cooperating in the network BRISE (Library in computerised network in Saint-Etienne). That network groups various-sized and types libraries, anxious to work together so that they could offer a better service to their users. This network has grown around the public library and uses GLIS 9 000 system from GEAC company. The University library has got 17 terminals, among which 3 microcomputers, 1 system consol, 3 printers... The modules of the system have been parameterized in common by all the partners. The catalogue file is in UNIMARC : the fact that most of the entries come from the National library, gives him its coherence. The BRISE network is original and its functioning satisfies users as well as participating libraries.

Die Bibliothek der Universität Saint-Étienne hat sich 1991/92 an das bibliographische Netz BRISE (Bibliothèques en réseau informatisé de Saint-Étienne, automatisiertes Netz der Büchereien Saint-Étienne) beteiligt, und in diesem Rahmen ihre Automatisierung durchgeführt. Dieses Netz besteht aus Büchereien, deren Bedeutung und Aufgaben zwar verschieden sind, die aber ihre Mitarbeit als ein Mittel betrachten, ihren Benutzem einen besseren Dienst anzubieten. Der Kem dieses Netzes ist die Stadtbücherei Saint-Étienne ; als Verarbeitungssystem wurde GLIS 900 der Gesellschaft GEAC gewählt. Die Universitätsbibliothek selbst verfügt über 17 Terminals, unter denen 3 Mikrocomputer, ein Systembildschirmgerät und 3 Drucker, sowie Zentral- und Verbindungsmaterial. Die verschiedenen Systemteile wurden den selben Gesamtparametern von allen Partnern untergeordnet. Die bibliographische Datenbank entspricht dem Aufnahmensystem UNIMARC, und besteht insbesondere aus Notizen der Bibliothèque nationale, was für ihre Konsistenz verbürgt. Das Büchereiennetz BRISE ist eine eigenartige Gestaltung, deren Arbeitsweise sowie die Benutzer als auch die teilnehmenden Büchereien befriedigt.

La bibliothèque de l'université de Saint-Etienne s'est informatisée en 1991/1992 en participant au réseau BRISE (bibliothèques en réseau informatisé de Saint-Etienne). Ce réseau, né de la volonté commune d'un certain nombre de bibliothèques de la ville de travailler ensemble est une réalisation originale qui fonctionne à la satisfaction des différents partenaires et des usagers et qui a vocation à s'étendre à d'autres organismes documentaires.

Le projet d'un réseau informatique commun à plusieurs bibliothèques a pris corps en 1988. Depuis 1981, une association de type loi 1901 regroupait des centres de documentation et des bibliothèques de Saint-Etienne et éditait un catalogue commun de périodiques, d'abord manuel, puis extrait du Catalogue collectif national des publications en série (CCN). Les responsables de ces centres documentaires se connaissaient et avaient l'habitude de travailler ensemble. Des accords de réciprocité en faveur des lecteurs existaient et les contacts étaient multiples.

La naissance du réseau BRISE

C'est pourquoi, au moment où les responsables, en particulier les directeurs de la bibliothèque municipale et de la bibliothèque universitaire, ont eu la charge d'informatiser leur établissement, l'idée d'un réseau s'est imposée. Un système informatique commun permettrait d'améliorer le service offert aux lecteurs tout en minimisant pour chaque partenaire le coût d'une informatisation globale.

Les avantages pour les lecteurs semblaient évidents : ils auraient désormais à leur disposition un réservoir de documents important consultable de n'importe quelle bibliothèque partenaire. Ils seraient lecteurs d'un réseau. Les formalités d'inscription seraient uniques et la carte du réseau leur permettrait l'accès à toutes les bibliothèques - avec éventuellement paiement d'un droit.

Un système intégré unique permettrait à chaque partenaire de faire des économies tant au niveau de l'investissement initial qu'au niveau du fonctionnement. En outre, une base bibliographique commune permettrait le partage du travail de catalogage et une politique documentaire coordonnée : la bibliothèque universitaire et la bibliothèque municipale, qui sont l'une et l'autre fréquentées par la communauté scientifique stéphanoise, mettraient en commun leurs fonds documentaires.

Les bibliothèques les plus petites verraient leurs collections valorisées et mieux connues des lecteurs potentiels, ce que ne leur permettrait pas une informatisation propre.

La ville de Saint-Etienne, favorable à ce projet, acceptait de mettre à la disposition d'autres partenaires le système informatique qu'elle souhaitait acquérir pour la bibliothèque municipale.

Les partenaires

En 1989, divers organismes souhaitaient participer au réseau : pour la ville de Saint-Etienne, la bibliothèque municipale (site central, six annexes et deux bibliobus), la bibliothèque des Archives municipales, la bibliothèque des Beaux-arts, le centre de documentation du Musée d'art moderne, la médiathèque du Conservatoire ; pour l'université, la bibliothèque (quatre sections sur trois sites), les centres de recherche de la maison Rhônes-Alpes des sciences de l'homme (MRASH), la bibliothèque de la Formation continue, la bibliothèque de l'Institut universitaire de technologie ; enfin, la bibliothèque de l'Ecole d'architecture et la bibliothèque de l'Institut supérieur de gestion commerciale.

La participation d'autres partenaires dans le futur a été considérée d'emblée comme probable : le centre Andreï Roublev, l'Ecole nationale d'ingénieurs de Saint-Etienne (ENISE), l'Ecole des Mines, etc.

Une réflexion commune, fruit de réunions multiples, était menée pour définir les besoins de chaque partenaire et aboutissait à la rédaction du cahier des charges de la bibliothèque municipale. Celle-ci se dotait d'un système en réseau susceptible de s'accroître et de répondre aux besoins de bibliothèques de type et de taille différents. Le dimensionnement était d'environ 120 terminaux répartis sur une vingtaine de sites. La base bibliographique devait être unique et en format UMMARC.

Les propositions des soumissionnaires étaient étudiées en commun par tous les partenaires. Des groupes d'étude étaient formés. Composés de professionnels des différents centres, ils devaient étudier plus spécifiquement une fonction des divers systèmes : prêt, acquisitions, catalogage, OPAC 1, vidéotex. Des réunions communes ont ensuite permis une évaluation fine des différentes propositions et, en mai 1989, le choix commun s'est porté sur le système GLIS de GEAC.

Cette société, qui avait une expérience importante des réseaux, avait à son actif des réalisations connues qui fonctionnaient à la satisfaction des usagers et des professionnels. L'expérience de la bibliothèque municipale de Lyon fut étudiée en détail, et des visites permirent de voir véritablement comment le système fonctionnait.

Le calendrier

Après la rédaction des contrats, la bibliothèque municipale commença à paramétrer le système, module par module, de novembre 1989 à février 1991. Comme les autres partenaires, la bibliothèque universitaire participa au paramétrage de chacun des modules alors même que, pour des raisons administratives et financières, elle n'avait pas encore signé de contrat avec la société GEAC - elle rédigea son cahier des charges en janvier 1990 et signa les contrats en mai 1991.

L'installation du système a débuté en octobre 1991 et s'est poursuivie jusqu'en juin 1992. Les paramétrages ayant été réalisés, et la BM ayant déjà fait fonctionner les différents modules, cette installation s'est faite rapidement, en moins d'un an. L'ISGC et l'EASE 2 ont suivi le même calendrier que la BU, ce qui a autorisé des formations communes.

La bibliothèque universitaire a préféré commencer l'installation du système par le module de catalogage, en octobre, pour pouvoir créer un certain nombre de notices avant l'ouverture du prêt, en été. Le module d'acquisitions, qui comprend aussi le bulletinage, a été installé en février, ainsi que les OPAC.

La mise en réseau

Le système GLIS 9 000 est installé dans les locaux d'une société informatique stéphanoise chargée de l'exploitation.

Configuration du réseau

La bibliothèque universitaire utilise ce matériel commun. Elle a signé avec la ville de Saint-Etienne une convention pour la mise à la disposition du système. Pour permettre l'extension de ce système à la BU et aux autres établissements de l'enseignement supérieur (ISGC et EASE), on a dû ajouter du matériel : à savoir un processeur, deux MOctets de mémoire centrale, un disque 823 MO, un contrôleur de disque et une plaque de ports mixtes.

La BU a acquis 17 terminaux, dont trois micros, une console système, trois imprimantes. Les sections Sciences et Médecine ont chacune trois terminaux : un OPAC, un terminal de prêt un micro servant au catalogage et à la sécurité du prêt, et une imprimante.

La section Droit-Lettres dispose de dix terminaux et d'un micro : six OPAC, deux terminaux de prêt trois de catalogage et bulletinage : actuellement, pendant la reprise du fonds documentaire, deux OPAC servent en fait au catalogage.

L'université possède son propre réseau qui fonctionne à partir du protocole X 25. Une liaison Transfix 64 kbits relie la BU Droit-Lettres au système GLIS 9 000, et du matériel de communication installé en Droit-Lettres permet de faire circuler les données dans le réseau universitaire après conversion. Ce matériel comprend des TCS (matériel GEAC) et 1 Megapac (matériel GST ALCATEL). Un logiciel (VUCAT) autorise l'accès à l'OPAC de n'importe quel micro (PC ou Macintosh équipé d'une carte VT 100) relié au réseau interne de l'université.

Le financement provient du ministère de l'Education nationale (Direction de la programmation et du développement universitaire) : 800 000 F ; du Conseil régional : 500 000 F ; du Conseil général : 100 000 F.

La formation

La bibliothèque universitaire a choisi d'acheter à la société GEAC une formation première pour toutes les catégories de personnel et pour tous les modules. Le coût de cette formation est de 95 000 F. Elle a été complétée par une formation interne pour le personnel qui n'avait pas bénécifié de la formation GEAC : par exemple, formation interne au prêt pour le personnel non magasinier, les magasiniers ayant eu une formation GEAC, etc.

Certains stages ont été partagés avec nos partenaires de l'enseignement supérieur : ISGC et EASE. Après les formations, le travail effectif a pu commencer rapidement. Des réunions avec les collègues des autres bibliothèques, en particulier ceux de la bibliothèque municipale, ont eu pour objet de fixer des règles communes au réseau.

Les différentes fonctions

La bibliothèque universitaire a rencontré une réelle difficulté, du fait de son désir de s'insérer dans le réseau BRISE tout en respectant son obligation de participer à un réseau national de catalogage. En effet, en 1990, elle participait au réseau SIBIL 3. Avant de rédiger son propre cahier des charges, elle a étudié, avec le chef de projet GEAC pour Saint-Etienne à l'époque, et celui de SIBIL 4, comment résoudre les difficultés inhérentes à une base unique alimentée par deux sources différentes (Bibliothèque nationale, par requêtes, pour la bibliothèque municipale, et SIBIL pour la BU).

Les difficultés techniques (conversion de format, écrasement des niveaux) paraissaient difficilement surmontables à court terme, et les problèmes intellectuels (divergence des vedettes, incohérence de la base) totalement insurmontables. L'exemple de la bibliothèque de Neuchâtel fut étudié en détail, mais il s'agissait, dans ce cas, de l'alimentation de la base par une seule source (SIBIL), ce qui n'est pas le cas à Saint-Etienne. C'est ainsi qu'en accord avec la DPDU, la bibliothèque universitaire, fortement attachée à sa participation au réseau BRISE, a choisi l'abandon du réseau SIBIL et le rattachement au réseau BN-OPALE qui venait de s'ouvrir.

Les formations BN-OPALE ont eu lieu en février 1992 et le démarrage effectif du travail a commencé en octobre de la même année - compte tenu de quelques problèmes techniques de liaison. La base stéphanoise est donc entièrement alimentée par des notices BN ou par des notices créées localement.

Le fonctionnement est un peu différent pour la BM qui envoie des requêtes à la BN et pour la BU qui catalogue dans BN-OPALE. Les procédures sont les suivantes : des notices simplifiées viennent du module des acquisitions ou sont directement créées dans le module de catalogage. Pour les bibliothèques autres que la BU, les notices des ouvrages français ont une zone spécifique qui permet tous les six mois environ d'extraire une bande de requêtes à la Bibliothèque nationale. Les notices BN complètes correspondant aux requêtes écrasent à leur retour les notices simplifiées, excepté la zone locale.

Les notices des ouvrages étrangers sont complétées par les catalogueurs à la réception des ouvrages.

Pour la BU, le catalogage complet est fait dans la base BN-OPALE en ligne. La BN renvoie une bande magnétique de ces notices qui écrasent alors les notices simplifiées, excepté la zone locale. Le lien entre les notices simplifiées BRISE et les notices complètes BN-OPALE est le numéro de la notice BN-OPALE qui est entré dans la notice simplifiée BRISE.

Pour le catalogage rétrospectif, l'ensemble des partenaires du réseau BRISE utilise le CD-Rom BN-OPALE et décharge des notices. Un logiciel spécifique permet d'écrire en totalité la zone locale au moment du déchargement : les notices déchargées n'ont pas à être reprises ensuite dans le réseau BRISE.

La base bibliographique est donc cohérente : une procédure de dédoublonnage sur l'ISBN 5 permet de raccrocher des exemplaires à une notice déjà existante.

Néanmoins la BU doit faire un double catalogage : une fois dans la base BN-OPALE, une fois dans BRISE.

Le catalogue en ligne

L'OPAC permet au lecteur de rechercher dans la base bibliographique de n'importe quel point du réseau, de n'importe quel terminal de l'université connecté au réseau X 25. Il est accessible par Minitel depuis septembre 1992 (3615 BRISE) et par Internet. Sur les terminaux du réseau, le lecteur cherche, par défaut, dans le fonds de la bibliothèque où il se trouve. Une commande simple lui permet de chercher dans le fonds général.

Le fonds bibliographique comprend actuellement environ 145 000 notices, dont 35 000 pour la bibliothèque universitaire, y compris les notices de périodiques qui ont été déchargées du Catalogue collectif national.

Une indexation fine, choisie en commun par les partenaires du réseau, facilite la recherche. L'indexation « matières » se fait en RAMEAU pour l'ensemble du réseau. La recherche booléenne est possible soit en version assistée, soit en version complète avec les opérateurs booléens, les opérateurs de proximité et la troncature.

Les bases bibliographiques d'autres sites GEAC - bibliothèque municipale de Lyon et médiathèque de la Villette - peuvent être consultées à partir de terminaux stéphanois grâce à un logiciel spécifique TRAX.

Les acquisitions

Ce module permet de gérer les acquisitions de documents (fournisseurs, comptabilité) : son lien avec le module de catalogage permet de ne pas ressaisir les informations. La notice simplifiée à partir de laquelle va être faite la requête BN pour la bibliothèque municipale, ou en attente de la notice complète faite dans BN-OPALE pour la bibliothèque universitaire, vient directement des acquisitions. Néanmoins, pour une BU dont la comptabilité est gérée par l'université, le module des acquisitions est assez lourd à utiliser.

Son avantage est l'affichage à l'OPAC de tout document commandé. Il donne des statistiques financières intéressantes : par fournisseur, par utilisateur, par ligne budgétaire. Il permet en particulier de gérer de façon très précise un budget en le subdivisant en autant de lignes que nécessaire. La bibliothèque universitaire a simplement suivi les statistiques établies par l'ESGBU 6 (livres français, livres étrangers), mais le système peut différencier les chapitres d'achats de manière beaucoup plus complexe : par exemple, la littérature française, anglaise, etc.

Le bulletinage des périodiques se fait également dans ce module. Cette fonction n'a pas encore été mise en place dans le réseau BRISE, mais devrait être utilisée par la BU en 1994.

Le prêt

Le module de prêt a demandé une réflexion importante, des ajustements et des concessions de la part de tous les partenaires pour obtenir un prêt qui soit avantageux pour tous les lecteurs, tout en gardant à chaque bibliothèque son autonomie de fonctionnement. Les partenaires ont décidé que les lecteurs seraient des lecteurs du réseau. Leur carte unique donne accès à toutes les bibliothèques, avec éventuellement le paiement d'un droit. Il a fallu créer 27 catégories de lecteurs pour l'ensemble du réseau - lecteurs qui ne bénéficient pas des mêmes conditions de prêt partout. Ces catégories peuvent être modifiées : par exemple, un lecteur adulte de la bibliothèque municipale, qui est aussi un étudiant et va fréquenter les bibliothèques de l'enseignement supérieur, verra sa catégorie changer quand il viendra à la BU. En revanche, s'il retourne à la BM, il conservera sa catégorie et aura les mêmes droits qu'un lecteur de la catégorie « adulte ».

Ce fonctionnement en réseau implique des règles communes : accueillir tous les lecteurs, respecter les amendes ou pénalités qu'ils peuvent avoir, faire attention aux modifications de catégories. En revanche, il permet un allégement des inscriptions, les lecteurs, étudiants surtout, fréquentant aussi beaucoup la bibliothèque municipale, etc. Pour eux, l'avantage est évident : simplification administrative, carte unique, accès à toutes les bibliothèques partenaires. Mais un lecteur en retard se verra refuser le prêt partout tant qu'il n'aura pas régularisé sa situation.

Outre les 27 catégories de lecteurs, le réseau comprend 97 types de documents. Ces derniers, différents dans chaque bibliothèque, permettent de définir les conditions de prêt pour chaque catégorie de lecteurs. C'est grâce à eux que seront faites les statistiques de prêt par bibliothèque. En revanche, la BU ne pourra plus avoir de statistiques d'inscription de ses étudiants puisque, par définition, l'inscription se fait une seule fois dans le réseau. Une zone optionnelle permet toutefois de savoir qu'un étudiant est en telle discipline et en telle année, et de répondre aux statistiques ESGBU.

Le fonctionnement du réseau

Chaque partenaire du réseau doit prendre en charge la maintenance de son matériel propre. Une convention passée entre la ville de Saint-Etienne et chacun d'eux définit leurs droits et devoirs. Elle précise que la Ville met à leur disposition le système GEAC et définit le montant de leur participation financière pour la maintenance et l'exploitation du matériel central et des logiciels.

D'autres conventions seront passées entre la BU d'une part et l'ISGC et l'EASE d'autre part, pour le partage de la maintenance du matériel dont l'adjonction était nécessaire au fonctionnement. Le coût de la ligne TRANSFIX sera partagé entre tous les utilisateurs : BU, Centre de recherche de la Maison Rhône-Alpes des sciences de l'homme et bibliothèque de la Formation continue.

La maintenance prévisible pour la bibliothèque universitaire - y compris le coût des communications - est évaluée à environ 12 000 F TTC par terminal et par an. Ce coût peut varier en fonction du nombre des terminaux connectés.

Par ailleurs, chaque partenaire doit participer à la gestion matérielle du système.

L'organisation du travail

Un réseau comme BRISE, très ouvert, nécessite entre les différents centres une étroite collaboration. Il faut harmoniser toutes les décisions et apprendre à travailler en adoptant une nouvelle ligne de conduite : prendre en compte les besoins de tous les lecteurs, se mettre d'accord sur la façon de cataloguer et de gérer les budgets, d'afficher les notices à l'OPAC ou sur le Minitel, etc.

L'organisation du réseau stéphanois présente une structure bien au point. Un chef de projet réseau, également chef du projet BM, a la responsabilité du fonctionnement de l'ensemble : matériel et logiciel. Interlocuteur privilégié de la société GEAC, il s'occupe également des projets d'extension du réseau à d'autres partenaires.

La bibliothèque universitaire, et plus généralement l'université, a également un chef de projet qui a la charge de tout ce qui est particulier à l'université : installation du système à la bibliothèque universitaire, extension aux différents centres de recherche. La nécessaire collaboration est facilitée par les réunions d'un groupe de coordination qui comprend les responsables des bibliothèques partenaires et les chefs de projets.

En outre, pour chacune des grandes fonctions, des groupes de travail ont été créés qui comprennent des personnels de toutes les bibliothèques. Ces groupes se réunissent autant de fois que nécessaire, en moyenne une fois par mois, et prennent des décisions qui s'imposent ensuite à tous. Leurs responsables respectifs sont les personnes qui connaissent le mieux la fonction : acquisitions, prêt, catalogage ou OPAC. La bibliothèque universitaire a pour sa part la responsabilité du prêt : l'une de ses bibliothécaires-adjointes s'occupe particulièrement de cette fonction.

Une certaine discipline est nécessaire : si une bibliothèque souhaite une amélioration sur un point - par exemple, une modification de l'affichage à l'OPAC, l'affichage par défaut d'une zone de catalogage, une modification de ses conditions de prêt... -, elle doit suivre la procédure imposée : exposition du problème dans le groupe de travail concerné, qui transmettra la demande à la société GEAC s'il n'y a aucun inconvénient à la modification dans l'ensemble du réseau.

Cette organisation, qui peut sembler lourde, a en fait des avantages. Toutes les catégories de personnel de la bibliothèque universitaire sont représentées dans les groupes de travail : ceux qui participent aux réunions se sentent très responsables et accomplissent un travail fort intéressant et valorisant puisque les décisions prises sont respectées par l'ensemble des partenaires du réseau.

Les contacts avec les collègues des autres bibliothèques se sont multipliés : la façon de concevoir le travail a changé. En un mot, la bibliothèque s'est ouverte, et la confrontation avec d'autres professionnels est extrêmement profitable à tous. Les compétences particulières sont utilisées au mieux : certains collègues ont davantage l'habitude du catalogage des vidéos, des documents sonores ou des périodiques. Leurs instructions sont diffusées dans tout le réseau et cette collaboration permet une meilleure optimisation des tâches.

Le point de vue de l'usager

Bien qu'il soit encore prématuré de juger de l'impact du réseau BRISE sur le public stéphanois, puisque la bibliothèque universitaire vient seulement d'achever la mise en place du prêt, il semble pourtant que les lecteurs manifestent un vif intérêt. Déjà la consultation de l'OPAC a permis à certains d'entre eux de trouver les documents qu'ils recherchaient dans une bibliothèque à laquelle ils ne pensaient pas spontanément. Très certainement la circulation des lecteurs dans les différentes bibliothèques va s'accentuer au fur et à mesure de la montée en charge de la base bibliographique. La consultation par Minitel, avec possibilité de réservations, ira dans le même sens. Quant aux chercheurs de l'université, ils auront accès de leur bureau à un grand réservoir de documents. Les recherches interdisciplinaires devraient être facilitées. L'extension probable du réseau à d'autres bibliothèques stéphanoises et aussi, peut-être, dans le futur, son interconnexion avec d'autres réseaux apporteront d'autres développements favorables à la documentation.

En conclusion, la bibliothèque universitaire peut être satisfaite de son informatisation qui lui permet une amélioration de la qualité du service rendu à ses usagers à un coût avantageux grâce à sa participation à un réseau. Elle respecte ses obligations de participer à une source de catalogage reconnue dont l'intérêt est national, et valorise en même temps ce travail au niveau local.

La mise en place de cette procédure complexe est l'œuvre de l'ensemble du personnel de la bibliothèque qui s'est impliqué dans la réalisation du réseau et se sent responsable de son bon fonctionnement.

Décembre 1992