La gestion électronique de documents (GED), issue des progrès de la bureautique, suscite un intérêt certain dans l'entreprise, qui se manifeste par un salon annuel, le SIGED 1, dont la taille et l'audience croissent chaque année.

Les articles en français sur la GED sont nombreux, mais c'est le premier ouvrage à faire le point de manière aussi magistrale qu'agréable à lire. Le sujet est complexe et fait appel à des domaines aussi divers que l'informatique, la bureautique, l'information, l'archivage, la communication mais aussi l'organisation.

Un avenir prometteur

C'est en fait un manuel dans le sens complet et positif du terme : ouvrage de référence, de consultation facile, sans céder à la facilité.

En 200 pages, nous est exposé ce qu'est la GED : ses applications, l'offre du marché, les enjeux économiques, les problèmes qu'elle soulève, la démarche à suivre pour éviter les écueils d'une implantation inutile, et enfin les perspectives d'avenir de cet ensemble complexe de technologies nouvelles.

La bureautique a suscité une inflation extraordinaire de la production de papier et la GED apparaît alors une solution performante pour stocker informatiquement, restituer et communiquer des documents conservés intégralement.

La définition approfondie d'un document électronique, de ce qu'il est, de ce qu'il peut devenir, de l'évolution qu'il va introduire dans la manière d'écrire (on parle déjà d'écriture électronique), permet de mieux apprécier et de décrire les avantages et les inconvénients des applications qu'il générera. Ces applications concernent généralement l'entreprise ; un domaine, celui de l'échange de données informatisées, est en plein développement. Et si le marché français compte à son actif bon nombre de réalisations, la croissance rapide de ce secteur aux Etats-Unis laisse apparaître un avenir prometteur.

L'offre technologique, avec les normes qu'elle impose et les problèmes juridiques qu'elle suscite est présentée dans un panorama précis et complet sur ce qu'est un système de gestion électronique de document.

Les grandes fonctions assurées par la GED nous sont expliquées avec les techniques qu'elles mettent en oeuvre : les matériels et les logiciels nécessaires et leurs capacités, les réseaux de télécommunication nécessaires. Pour certains d'entre eux, l'évaluation de leurs coûts de revient, la disponibilité sur le marché sont précisées.

La normalisation est une donnée importante dans la GED, dans la mesure où il y a transfert de documents électroniques par des matériels sophistiqués et des réseaux performants. L'évolution rapide des matériels et des logiciels doit tenir compte de la durée, si ce n'est de la pérennité, que doivent avoir les documents électroniques.

Les normes réelles ou de fait concernant les documents électroniques eux-mêmes, SGML 2 ou ODA 3, les réseaux, OSI 4 ou EDI 5, et la compression suivant le type de document sont très clairement exposées ; chacune d'elles est présentée avec son utilité et son devenir.

Un ouvrage indispensable

Les auteurs abordent les enjeux économiques avec compétence et d'un point de vue très novateur en documentation ; ils proposent quelques ratios permettant de mesurer les avantages économiques que présente un système de gestion électronique de documents, système coûteux en lui-même, et d'évaluer la qualité du service rendu par cette technologie. Evaluation qui porte sur le fonctionnement, la performance, l'efficacité, la compétitivité. Dans des formules logiques, le rappel de tous les éléments constitutifs de la GED nous est présenté. « Pense-bête », écrivent trop modestement les auteurs, c'est, en fait, une « check-list » exhaustive des vérifications à faire avant d'envisager un projet.

Les problèmes juridiques posés par la GED, sont nombreux. Parmi eux, la protection du droit d'auteur, la valeur juridique du document, le « photocopillage », la déformation et la sécurité de l'information sont abordés concrètement, avec d'intéressants exemples de dérives possibles.

Les deux derniers chapitres sont très heureusement consacrés à la méthode et à la prospective propres à la GED.

Comment éviter des erreurs coûteuses ? Quelques exemples de méthodologie donnent un cadre de réflexion et d'action pour mettre en œuvre un SGED 6.

L'avenir de la GED, en perspective et en prospective, est longuement développé dans le demier chapitre : les différentes applications, l'évolution des ratios économiques, le potentiel sont évoqués. La prospective s'appuie sur deux exemples de systèmes intégrés de gestion électronique de documents : l'un dont les applications sont nombreuses, les SIG 7, et l'autre, un projet européen multimédia. Le rêve devient réalité... pas à pas.

L'index des abréviations, le glossaire clair et complet de termes encore spécifiques, et une bibliographie significative d'ouvrages et d'articles en français contribuent à rendre cet ouvrage indispensable pour aborder de manière efficace (et agréable !) le domaine complexe, très technique, de la GED.