Documentation administrative et renouveau du service public

La Commission de coordination de la documentation administrative, dont la création remonte à1971, présente son huitième rapport d'activité sur les trois dernières années (1988-1991). A l'occasion de ses vingt ans d'existence, la CCDA donne à ce rapport une importance qu'il mérite et le publie officiellement à la Documentation française. Il devrait ainsi avoir une meilleure audience que les précédents rapports.

Dossiers multiples

La densité des informations qu'il contient confirme la simultanéité de deux phénomènes :
- la CCDA s'est vu confier de nouvelles missions sur le développement de l'information administrative du public et a multiplié des groupes de travail auprès des administrations centrales sur les domaines de la gestion documentaire et la production de la « littérature grise » ;
- depuis trois ans un certain nombre d'administrations ont décidé de développer une réelle politique de documentation et d'information externe et interne.

Ce rapport témoigne avec intérêt de la richesse de cette période et de la mise en chantier de dossiers multiples.

Il est structuré de manière à être lu à plusieurs niveaux : le lecteur pressé s'attachera à la partie synthétique tandis que le lecteur concerné par les problèmes de documentation et d'information administratives peut approfondir ses connaissances grâce aux annexes détaillées. Le milieu de la documentation administrative est mal connu des bibliothécaires de lecture publique ou de bibliothèque universitaire et ignoré des documentalistes.

Les activités permanentes de la CCDA occupent la première partie. Elles concernent les travaux du Comité des publications qui contrôle la production des publications en série des administrations en donnant un avis sur l'opportunité de leur création et sur leur évolution. L'inventaire de ces publications est assuré par la base de données SAFRANC qui recense 1462 notices. Ce Comité a été complété par la mise en place en 1989 du Comité de l'information administrative du public. Il s'occupera plus précisément de tenir un inventaire des produits télématiques et de coordonner les actions des administrations qui mettent en place des systèmes d'information par vidéotex.

Les groupes de travail

A terme, il s'agit de proposer un réseau cohérent d'informations administratives tout public émanant de plusieurs administrations et d'en étudier les divers coûts.

Des actions plus ponctuelles mais de portée nationale sont menées par la CCDA et se développent en utilisant plusieurs approches : enquêtes sur le terrain et analyse de l'existant, groupes de travail.

De 1989 à 1991, quatre groupes de travail ont fonctionné sur divers sujets de manière ponctuelle ou quasi permanente.

- Elimination et conservation des ouvrages et périodiques dans les bibliothèques et centres de documentation qui relèvent des services du Premier ministre. Après avoir écouté des spécialistes de ces questions le groupe de travail a assuré une claire analyse des pratiques dans ce réseau et a défini une démarche interne de concertation et de coopération qui n'exclut pas le recours à des politiques nationales de conservation de type silo.

- Les bibliothèques ministérielles ont fait l'objet d'un autre groupe de travail qui a réuni la majeure partie des administrations centrales. Ses conclusions ont été publiées en 1992 par la Documentation française. Cet ouvrage prouve que ces établissements, qui abritent trois millions de volumes et 17 050 titres de périodiques vivants, sont encore pauvres en personnel qualifié, ne disposent pas de locaux adaptés et méritent toute l'attention de la profession.

Deux autres groupes de travail fonctionnent de manière quasi permanente et leurs travaux, sur le long terme, les apparentent à des commissions.

Ils concernent d'abord les bulletins officiels. Toujours dans la perspective d'améliorer l'accès aux textes et aux documents officiels, la CCDA a entrepris de sensibiliser les administrations qui les produisent à leur présentation (tables annuelles, classement et indexation facilités). Cette entreprise de normalisation d'édition s'accompagnerait d'une diffusion plus adaptée, notamment pour tous les textes qui ne sont pas publiés au Journal officiel. Les collectivités territoriales sont les premières intéressées car elles représentent avec la décentralisation un ensemble d'usagers qui a besoin d'accéder rapidement aux textes inédits.

Ce groupe de travail a ainsi mené une enquête sur l'opportunité de créer une banque de données spécifique à partir des bulletins officiels des ministères. Cette enquête a révélé que le projet est intéressant mais inapplicable du fait de l'absence de règles communes dans la rédaction et la conception. Cependant les études sont poursuivies et la création d'une rubrique BOEL * a été faite en 1990.

Le deuxième groupe de travail qui exerce sur la durée se retrouve autour de la « littérature grise » en la définissant comme « l'ensemble des études et rapports non édités que produisent les administrations ou qu'elles font réaliser pour leur compte ».

Depuis sa création la CCDA a le souci constant de promouvoir un dispositif efficace de collecte de recensement et de diffusion de ces rapports qui contiennent une information intéressante pour les autres administrations et notamment pour le public universitaire.

Elle se heurte dans les modalités d'applications à l'absence d'organisation documentaire des ministères : manque de personnels qualifiés et fragilité des structures. Avec une opération pilote lancée auprès de cinq administrations en 1992, la CCDA poursuit un objectif prioritaire.

Cet ouvrage riche d'enseignement et dont la portée est nationale se termine avec une troisième partie consacrée à la transcription in extenso du colloque du 22 octobre 1991. Autour des mêmes thèmes, politique d'information administrative pour quel public et comment, des intervenants ont pour la première fois exposé face à un public important et intéressé les difficultés rencontrées lors des réalisations. Les recommandations n'ont pas évacué les problèmes de fond clairement définis. Il faut louer tant de clairvoyance et encourager des actions nécessaires.